بررسی و شناخت ERP

مقدمه :
یکی ازپیشرفت¬های مهم در پنج سال گذشته در زمینه¬ی فناوری OM، به وجود آمدن یک نرم افزارجدید به نام ERP است.
 ERP به وسیله¬ی DELOITTE و TOUCHE به عنوان یک بسته¬ی نرم¬افزار تجاری شناخته شده است که توانایی¬های زیر را در اختیار شرکت¬ها و سازمان¬ها قرار می‌دهد:
۱) یکپارچه و خودکار کردن بیش¬تر فرآیندهای تجاری.
۲) به کارگیری داده¬ها و عملیات عمومی در سراسر شرکت.
۳) تولید و ارزیابی اطلاعات دریک محیط زمان واقعی.
هدف ERP، هماهنگ کردن کل فعالیت¬های شرکت، از ارزیابی عرضه کننده تا صورت-حساب مشتریان، است.ERP از یک بانک اطلاعاتی متمرکز برای کمک به جریان یافتن اطلاعات، بین وظایف ساخت، خرید، مالی، لجستیک و منابع انسانی در شرکت استفاده می¬کند.
برنامه¬ریزی منابع سازمان ( (ERP، مجموعه¬ای است که در سامان¬دهی فرآیندهای تجاری سنتی مانند کنترل موجودی، برنامه¬ریزی احتیاجات مواد و پردازش سفارش کاربرد دارد. ماهیت ERP یکپارچه کردن کل منابع سازمان از دیدگاه اطلاعاتی است. یکپارچه کردن به معنای ارتباط بیش¬تر، ترکیب شدن یا به طور ساده با یکدیگر بودن است. دراین یکپارچگی، اطلاعات تکراری حذف می¬شود، در زمان صرفه¬جویی می¬شود و کارایی عملیات بهبود می¬یابد. یکپارچگی در یک سیستم ERP تنها به اطلاعات محدود نمی¬شود و ممکن است مهندسی مجدد کسب و کار را نیز دربر گیرد.
این نرم¬افزار در ابتدا کسب و کار شرکت را بررسی می¬کند. پس از آن بر روی مضامین یکپارچه¬سازی داده، کاهش هزینه¬های تعامل و سرعت و صحت اطلاعات، به عنوان مباحث کلیدی استراتژیک تمرکز می¬شود.
صنعت ERP به سرعت درحال رشد و توسعه است، درطول یک سال گذشته ۲۰هزار شرکت، ۱۰میلیارد دلار به فروشندگان نرم¬افزارERP پرداخت کرده¬اند.
 
 
دریک سیستم ERP، داده¬هایی که دریک زمان وارد شده¬اند، به تنهایی به یک بانک اطلاعاتی مشترک، کامل و سازگار که برای همه کاربردها قابل استفاده باشد، تبدیل می-شود. برای مثال، وقتی یک فروشنده  NIKE، سفارش۲۰۰۰۰ جفت کفش را برای FOOTLOCKER، در سیستمERP ثبت می¬کند، داده¬ها به طور مداوم در دست¬رس واحدهای ساخت قرارمی¬گیرند. اگرموجودی سفارش در انبار موجود باشد، کارکنان تولید شروع به پر کردن سفارش می¬کنند، حسابداری فاکتور FOOTLOCKER راچاپ می¬کند و حمل ونقل، FOOTLOCKER را از تاریخ دریافت آگاه می¬کند. فروشنده یا حتا مشتری، می¬تواند هر نقطه از فرآیند سفارش را کنترل کند. این عمل به وسیله¬ی استفاده از داده¬های یکسان و کاربردهای مشترک صورت می¬گیرد. برای رسیدن به این سازگاری، مفهوم داده¬ها باید در سراسر شرکت به صورت یکسان تعریف شوند.
در مثال NIKE، این مفهوم با یکپارچه¬سازی عملیات تولیدی در موقعیت¬های گوناگون از ویتنام تا چین و مکزیک، در واحدهای تجاری درسراسر جهان، با پول¬های متفاوت و زبان¬های مختلف میسر شده است.
بیش¬تر کاربردهایERP برای تولید سفارشی است. فروشندگان اصلی، SAPAG (یک شرکت آلمانی)، Baan (یک شرکت هلندی)، J.DEdwards، Peoplesoft و Oracle (همه ازآمریکا) الگوهای سفارشی شده¬ای را برای صنعت¬های خاص شروع کرده¬اند.
اگرچه بیش¬تر تولیدکنندگان، نرم¬افزار را مطابق میل فروشندگان می¬سازند، بیش¬تر شرکت¬ها، هزینه¬هایی بیش ازپنج برابر قیمت نرم افزار خرج می¬کنند تا در شرکت آن¬ها مورد استفاده قرار گیرد. برنامه¬هایERP برای یک شرکت خیلی کوچک هزینه¬ای افزون بر ۳۰۰۰۰۰ دلار در پی دارد. این مبلغ برای یک شرکت بزرگ مانند جنرال موتور یا کوکاکولا به بیش از صدها میلیون دلار افزایش می¬یابد.
تفاوت بین ERPو یک بانک اطلاعاتی مرکزی
 (2000) Jacobs به شیوه¬ای ساده به این سوال پاسخ می¬دهد. در یک بانک اطلاعاتی مرکزی، اطلاعات از نواحی عملیاتی مختلف به بانک اطلاعاتی مرکزی می¬آیند، در حالی که در یک سیستم ERP، هر کدام از بخش¬های عملیات با یکدیگر و همچنین با بانک اطلاعاتی مرتبط هستند.
بانک اطلاعاتی مرکزی در یک بنگاه

سیستم ERP در یک بنگاه

به این معنا که ERP همه¬ی ارتباطات بین نواحی عملیاتی مختلف مانند ساخت، مالی، حسابداری، بازاریابی و… را برقرار می¬کند.
ERP باید در انجام دو عمل بسیار مهم توانایی داشته باشد؛ نخست به اشتراک گذاشتن اطلاعات (همان کاری که بانک اطلاعاتی مرکزی انجام می¬دهد) و دوم یکپارچه کردن فرآیند (ویژگی یکتای سیستم¬های ERP). زمانی که این دو فعالیت توسط یک سیستم ERP به خوبی انجام شود، منابع سازمان بهینه می¬شوند، هزینه¬ها کاهش و درآمدها افزایش می¬یابد.
مزاِیا ومعایب سیستم¬های ERP
مزایا
۱) زنجیره¬ی تامین، تولید، فرآیند اداری و مدیریت روابط مشتری را یکپارچه می¬کند.
۲) بانک¬های اطلاعاتی جامع ایجاد می¬کند.
۳) تفرقه در واحدها را از بین می¬رود و به تخصیص «بهترین فرآیندها» کمک می¬کند.
۴) ارتباطات و همکاری وسیع جهانی را افزایش می¬دهد.
۵) به یکپارچگی واحدهای تجاری و مکان¬های چندگانه کمک می¬کند.
۶) امکان ارایه¬ی یک مزایای رقابتی را فراهم می¬کند.
۷) کاهش زمان تحویل و دوره¬ی زمانی ازطریق به کم¬ترین میزان رساندن تاخیرهای گزارش¬گیری و بازیابی ذخیره¬ی زمان¬ها
معایب
۱) خریداری آن بسیار گران و سفارشی کردن آن بسیار پرهزینه¬تر است.
۲) به کارگیری آن ممکن است به تغییرات اساسی در ساختار و فرآیند شرکت نیاز داشته باشد.
۳) استفاده از آن بسیار پیچیده است، به گونه¬ای که همه¬ی شرکت¬ها نمی¬توانند خود را با آن تعدیل کنند.
۴) وقت¬گیر است، تا جایی که بهتر است از طریق تاکید بر روی مباحث حساس و سیاست¬های داخلی زمان صرف شده را به حداقل رساند.
چرا شرکت‌ها ERP را در تجارت خود به کار می‌گیرند؟

۱- یکپارچه کردن اطلاعات مالیERP: با این کار یک سیستم یکپارچه و با ثبات طراحی می‌شود که کلیه عملیات بخش‌های فروش، حسابداری، مالی و سایر واحدهای مرتبط را ادغام می‌کند و دوباره کاری دراین بخش‌ها را ازبین می‌برد.
۲-یکپارچه کردن اطلاعات سفارش مشتریان: سیستم ERP می}تواند چرخه‌ی سفارش مشتریان را از زمانی که مشتری درخواست خدمت می‌کند تا زمانی که کالا دریافت کالا و صورت‌حساب مالی، برنامه‌ریزی کند. با استفاده از این نرم‌افزار، شرکت‌ها با پی‌گیری مسیر سفارش به آسانی بخش‌های ساخت، موجودی و حمل‌و‌نقل را با یکدیگر هماهنگ می‌کنند.
۳- استاندارد کردن و سرعت بخشیدن به فرآیندهای ساخت: سیستم ERP با شیوه‌های استاندارد، مراحل مختلف ساخت یک محصول را خودکار می‌کند. استانداردسازی فرآیندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند زمان ساخت را کاهش داده، بهره‌وری را افزایش و هزینه‌ها را کاهش دهد.
۴- کاهش موجودی: ERP به هموارسازی و بهبود فرآیند در حال ساخت کمک می‌کند. آن موجودی در جریان ساخت را کاهش می‌دهد. ERP با تحویل به موقع کالا به مشتریان، موجودی کالای ساخته شده را کاهش می‌دهد و در این راستا از مدیریت زنجیره تامین کمک می‌گیرد.
۵- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: در شرکت‌هایی که در چند زمینه‌ی کاری فعالیت می‌کنند،ERP شیوه‌های ساده‌ای برای ردیابی اطلاعات مربوط به ساعات کاری کارمندان و مزایا و خدمات آن‌ها ارایه می‌دهد.ERP با به کارگیری صحیح کارمندان در پروژه‌های مختلف، به این امر کمک می‌کند.

۲- مراحل برنامه‌ریزی سیستم‌های ERP:

الف- ارزیابی نیازها و انتخاب یک سیستم ERP درست:
به طور عموم برنامه‌ریزی برای طراحی سیستم ERP زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان تشخیص دهد روش‌ها و فرآیندهای تجاری جاری پاسخ‌‌گوی نیازهای استراتژیک آینده و حال سازمان نیست؛ بنابراین اولین قدم در برنامه‌ریزی، ارزیابی نیازهای سازمان است. از طرف دیگر، هزینه‌های اجرای سیستم ERP شامل هزینه‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، مشاوره و پرسنلی، می‌تواند دو یا سه درصد درآمد شرکت را به خود اختصاص دهد. ارزیابی این نیازها و هزینه‌ها کمک می‌کند تا درباره‌ی بهبود سیستم موجود یا اجرای سیستم ERP جدید تصمیم‌گیری کنیم.
برای انجام درستERP، باید رویه‌های کسب و کار و انجام کار افراد، تغییر کنند. این تغییرات بدون زحمت ممکن نیستند، اما اگر شیوه‌های کسب و کار به خوبی با یکدیگر یکپارچه شده باشند، (سفارش‌ها به موقع حمل می‌شوند، بهره‌وری نسبت به سایر رقبا بالاتر است، مشتری به طور کامل رضایت دارد) در این حالت، دیگر حتا دلیلی برای به کارگیری ERP وجود ندارد.
 دلایل قابل قبول برای اجرای یک سیستم جدیدERP:
– ناتوانی سیستم موجود در برآورده کردن نیازهای سازمانی
– احتیاج سیستم موجود به منابع وسیع برای نگه‌داری و حمایت
– برسی نیاز فرآیند یک شرکت به مهندسی مجدد
– کاستی سیستم‌های اطلاعاتی موجود در شرکت
– ناتوانی کارکنان در پاسخ‌گویی آسان به سوالات یا اطلاعاتی که به وسیله‌ی مشتریان و تامین‌کنندگان کلیدی، درخواست می‌شود.
– ورود اطلاعات یکسان از راه‌های گوناگون به سیستم موجود

ب-تطبیق فرآیندهای تجاری سازمان با سیستمERP:
برای بهتر فهمیدن خطرات و جذابیت‌های سیستم ERP، باید مشکلات موجود را درک و آن‌ها را در طراحی سیستم، منظور کنیم. نقص عمده‌ی سیستم‌های قدیمی در بسیاری از سازمان‌های بزرگ، پراکندگی اطلاعات بود. تا قبل از به وجود آمدن سیستم‌های ERP، ابتدا نحوه‌ی عملیات تجاری مشخص می‌شد و سپس نرم‌افزاری که از فرآیندهای تجاری به بهترین نحو حمایت می‌کرد، انتخاب می‌کردند. این توالی بعد از به وجود آمدن سیستم ERP، معکوس شد. بنابراین فرآیند تجاری اغلب مواقع جهت تناسب با سیستم جدید باید تغییر کند.
پ-استنباط احتیاجات سازمانی:
بیش‌تر شرکت‌ها در درک کامل مزایای سیستم‌های ERP، شکست می‌خورند، زیرا آن‌ها یک شیوه‌ی سازمان‌یافته برای فهم مزایای ابزارهای اطلاعاتی جدید و سیستم‌های شرکت ندارند. بنابراین سازمان را نمی‌توان در معرض یکپارچه شدن قرار داد. بخش‌های سازمان به وسیله‌ی مجموعه‌ای از اهداف مربوط به خود کار می‌کنند، اندازه گیری عملکرد و پاداش‌ها، به جای این‌که کلی باشند، کارکردی هستند و عده کمی از کارکنان با دیدگاه گسترش شرکت، آشنایی دارند. از این رو مدیریت عالی باید رهبری همه‌ی این تغییرات را بر عهده بگیرد، زیرا اجرای یک سیستم ERP موفق، به معنای تغییر بسیاری از شغل‌هاست.
 
ت- توجیه اقتصادی و استراتژیک
در این مرحله باید سرمایه‌گذاری بر روی سیستم‌های ERP، توجیه اقتصادی داشته باشد. اجرای یک سیستم ERP جدید، در یک شرکت کوچک بین دو تا سه میلیون دلار و در یک شرکت بزرگ، به یک میلیارد دلار سرمایه نیاز دارد. از طرفی با توجه به سرمایه‌گذاری گزاف مورد احتیاج برای ایجاد یک سیستم ERP، باید دقت لازم د ر منافع و هزینه‌ها و سودآوری در این سرمایه‌گذاری صورت گیرد، بنابراین توجیه‌های اقتصادی و استراتژیک در نصب پروژه ERP در اولویت قرار دارد؛ زیرا سرمایه‌گذاری بالایی احتیاج دارد. نکته‌ی قابل توجه دیگر این است که توجیه اقتصادی و استراتژیک به تشخیص مزایای نهفته‌ای که با اجرای ERP اتفاق می‌افتد، کمک می‌کند.
۳- چرخه عمر سیستمهای ERP:
برای تعریف مدل چرخه‌ی عمر سیستم‌های ERP، ازمدل ارایه شده‌ به وسیله‌ی Esteves&Pastor درسال ۱۹۹۹، استفاده شده است. این مدل در مراحل و ابعاد، ساخت‌یافته است. در ادامه مراحل مختلف این چرخه و شرح مختصری از هر مرحله آورده شده است:

مرحله‌ی اول، تصمیم برای انتخاب:
در این مرحله مدیران زمینه‌های نیاز به یک سیستم ERP جدید را بررسی می‌کنند و با انتخاب نگرش سیستم جامع اطلاعاتی، بهترین چالش‌های حیاتی یک شرکت را عنوان خواهند کرد و استرتژی  سازمانی را بهبود خواهند بخشید. مرحله‌ی تصمیم‌گیری شامل تعریف نیازمندی‌های سیستم، اهداف و مزایای سیستم و تحلیل تاثیر این انتخاب در یک شرکت و کلیه سطوح سازمانی است.
مرحله‌ی دوم، انتخاب یا فراگیری:
در این مرحله یک سیستمERP که با احتیاجات سازمان به بهترین نحو تناسب داشته باشد و نیاز به تغییرات را به کم‌ترین میزان برساند، انتخاب می‌شود. در مراحل بعدی چرخه عمرERP، به ویژه مرحله‌ی اجرا یک شرکت مشاوره در نظر گرفته می‌شود. عواملی چون قیمت، آموزش و خدمات نگه‌داری بررسی و موافقت قراردادی تعریف می‌شود. در این مرحله تحلیل نرخ برگشت سرمایه‌ی هر محصول، بسیار با اهمیت است.
مرحله‌ی سوم، اجرا:
این مرحله شامل ایجاد دوباره یا تطبیق و سازگاری نرم‌افزار سیستم ERP با نیازهای سازمان باشد. به طور معمول این وظیفه با کمک مشاوران برای تهیه‌ی روش‌های اجرا، دانش و آموزش ایجاد شده است.

مرحله‌ی چهارم، کاربرد و نگه‌داری:
این مرحله زمان را پوشش می‌دهد. در جایی که محصول سیستم‌های ERP سود داشته باشند و بی‌نظمی‌ها را به کم‌ترین میزان برساند. در طول این مرحله باید از جنبه‌های کارکردی، توانایی و شایستگی‌های سازمانی و فرآیندهای تجاری آگاهی داشته باشیم. یک سیستم اجرایی باید به خوبی نگه‌داری شود تا خرابی سیستم قابل تصحیح باشد، پیشنهادهای بهینگی برآورده شوند و یک سیستم جامع برای بهبود ایجاد شود.
مرحله‌ی پنجم، تکامل:
این مرحله یکپارچگی توانایی‌های جدید در سیستم ERP، در برآورده کردن نیازهای جدید را با عنوان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پیش‌رفته، مدیریت زنجیره‌ی تامین، مدیریت ارتباط با مشتری و جریان کاری برعهده دارد.
مرحله‌ی ششم، بازنشستگی:
این مرحله زمانی به وجود می‌آید که فناوری جدید سیستم ERP نارسایی داشته باشد، یا به نیازهای شرکت، با نگرشی تازه پرداخته شود. در این‌جا مدیران نسبت به جای‌گزینی دیگر نگرش‌های سیستم‌های اطلاعاتی که تناسب بیش‌تری با نیازهای سازمانی خواهند داشت، تصمیم‌گیری می‌کنند.

۴- روش‌های پیاده سازی ERP :
‍
الف) روش‌شناسی راه‌حل جامع (The Total Solution)
“ارنست” و “یانگ” دو روش سیستماتیک جهت مهندسی مجدد سیستم‌ها ارایه کرده‌اند، که راه‌حل جامع نامیده می‌شود. این روش‌شناسی ۳ فاز عمده دارد:

فاز ۱- پیش‌نهاد ارزش (ایجاد یک مورد کاربردی کسب‌وکار برای یک راه‌حل SAP)
قبل از شروع هر کاری باید اطمینان حاصل کرد که روش به کار رفته برای نوع کسب‌وکار مناسب است.  برای اطمینان باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:
– آیا سرمایه‌گذاری انجام شده برای این فناوری قابل توجیح است؟
– آیا راه‌حل، با اهداف شرکت سازگاری دارد؟
– آیا مدیریت شرکت درک درستی از تغییر دارد و آیا این تغییرات پشتیبانی خواهد شد؟
– میزان پیش‌رفت فرآیند پروژه را کدام نقاط کلیدی اندازه‌گیری می‌کند؟
فاز ۲- ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر
از آن‌جا که تغییر به بسیاری از افراد تحمیل می‌شود،ضروری است که انتظارات تغییر در افراد قبل از تغییر ایجاد شود. در این فاز باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:
آیا سازمان برای تغییر آماده است؟
آیا هر کس در فضا و شرایط تغییر قرار گرفته است یا خیر؟
تغییرات چه‌گونه مدیریت خواهد شد؟
انتظارات مدیریت چیست؟
پاسخ به این سوالات، تعیین کننده‌ی رویکرد پیاده‌سازی خواهد بود و آگاهی از پاسخ آن‌ها نیز می‌تواند به پیش‌رفت پروژه کمک کند و مانع انطباق‌ناپذیری عوامل تغییر با واقعیت‌های مشتری خواهد شد.
فاز ۳- رویکرد تعیین ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی
در این فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده‌ی پروژه در دوره‌های زمانی کوتاه و بلند، مهم‌ترین عامل کلیدی موفقیت پروژه به شمار می‌آید. چون اگر پیش‌رفت پروژه ملموس باشد، پذیرش آن برای افراد مقاوم در برابر تغییر آسان‌تر خواهد شد.

ب) روش‌شناسی Accelerated SAP
روش‌شناسیASAP یک طرح جزیی از پروژه  SAP است که تمام فعالیت‌های پیاده‌سازی را در بر می‌گیرد.  پیمودن مراحل این پروژه سریع‌تر از پروژه‌های دیگر است. این روش‌شناسی شامل فازهای زیر است:
فاز ۱- آماده‌سازی پروژه
در این فاز برنامه‌ریزی مناسب و ارزیابی آمادگی سازمانی انجام می‌گیرد، تا اطمینان حاصل شود که:
برای انجام پروژه در سازمان توافق کامل وجود دارد.
اهداف روشن برای پروژه تعیین شده است.
فرهنگ تغییرپذیری در شرکت وجود دارد.
فاز ۲- مدل سازی کسب وکار
در این فاز ابزارهای کامل شامل فرآیندهای کسب‌وکار از پیش تعریف شده به کار می‌روند، که با استفاده از پرسش‌نامه‌ها و الگوها، فرآیندهای جدید مدل‌سازی می‌شوند. الگوهای جدید شامل Best Practiceها هستند.
فاز ۳- انطباق سیستم با واقعیت
بر اساس مدل‌سازی کسب‌وکار یک فرآیند دو مرحله‌ای برای پیکربندی یک سیستم R/3 آغاز می‌شود. در این مرحله خطوط کلی سیستم جدید تعیین‌شده و سیستم برای برآورده کردن نیازمندی‌های کسب‌وکار آماده می‌شود. این خطوط کلی به کاربری مدل‌های کسب‌وکار در دنیای واقعی کمک می‌کند و یک دیدگاه از تبادلات سیستم در عمل ارایه می‌دهد.
فاز ۴- تعیین اعتبار مدل (پیاده‌سازی و آزمایش)
در این فاز سیستم طراحی شده، پیاده‌سازی و آزمایش می‌شود.
فاز ۵- آماده‌سازی نهایی
در این مرحله سیستم  R/3 به خوبی منطبق شده و آزمایش نهایی برای پیاده‌سازی انجام می‌شود.
فاز ۶- پشتیبانی
در این فاز بازنگری‌های ضروری در سیستم R/3 انجام می‌شود. SAP خدماتی را به صورت برخط (Online) فراهم می‌کند، تا از پیاده‌سازی موفق سیستم، اطمینان حاصل شود. نگه‌داری سیستم نیز در این فاز انجام می‌شود.
¬¬
ج) روش‌شناسی  Fast Track
اگر برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار، مهندسی مجدد کلی فرآیندها ضروری باشد، روش‌شناسی FastTrack پیاده‌سازی ERP را تسریع می‌کند. این روش‌شناسی ۵ مرحله دارد که با فعالیت‌های مشخص در جهت رسیدن به اهداف ERP کمک می‌کند:
فاز ۱-  تعیین حوزه‌ی مساله و برنامه‌ریزی
در این فاز تعریف پروژه و حوزه‌ی مساله اتفاق می‌افتد.
فاز ۲- تعیین آرمان‌ها و اهداف
در این مرحله آرمان‌ها و اهداف مشخص می‌شوند.
فاز ۳- طراحی مجدد
در این فاز طراحی و توسعه‌ی نرم‌افزار انجام می‌شود.
فاز ۴- پیکربندی
در این فاز، نرم‌افزار ایجاد و برنامه‌ریزی، تست و یکپارچگی نرم‌افزار، انجام می‌شود.
فاز ۵- تست و تحویل
در این فاز سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می‌گیرد.

منابع:
۱) Fiona-HoonNah,Enterpris Resource Planning Solution&Management/IRM Press
۲) Jose manuel&Joao Alvaro Carv&Aldemar, Towards an ERP life-cycle costs model alho
۳) ERP architectural/Operational alignment for order-processing performance/operation&production management vol.24 No.1 2004 pp.99-117
۴) William J.Stevenson,Operations Management
۵) Jay Heizer & Barry Render,Operations Management
۶) www.CIO.com
۷)www.systemgroup.net