بررسی طرح اتوماسیون اداری

فهرست مندرجات

۱- مقدمه

۲- تعریف پروژه

۳- اهداف پروژه

۴- مراحل انجام کار

۱-۴- انتخاب نرم‏افزار

۲-۴- تشکیل کمیته راهبری

۳-۴- شناخت و برنامه‏ریزی

۴-۴- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری

۵-۴- آموزش

۶-۴- نصب و راه‏اندازی

۷-۴-پشتیبانی

۵- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

۶- پیوست‏ها

پیوست ۱- گزارش ارزیابی نرم‏افزارها

پیوست ۲- گزارش برنامه اجرایی

پیوست۳- راهنمای کاربران – دبیر

پیوست۴- راهنمای کاربران – مدیر

 
۱- مقدمه
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود ۱۷۶ نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود ۱۱۰ دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی ۳۸ دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
۲- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

۳- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :
• شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم‏افزار
• نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی

    راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

۴- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
۱-۴- انتخاب نرم‏افزار
۲-۴- تشکیل کمیته راهبری
۳-۴- شناخت و برنامه‏ریزی
۴-۴- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
۵-۴- آموزش
۶-۴- نصب و راه‏اندازی
۷-۴- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.
۱-۴- انتخاب نرم‏افزار
برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید
• تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرم‏افزار کاندید
• نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
• انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

۲-۴- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه ۸۱ مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ ۸/۳/۸۱ با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :
• تأمین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیت‏های موجود در زمینه تدارکات
• اولویت‏بندی انجام کار اتوماسیون

۳-۴- شناخت و برنامه‏ریزی
برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور که مشاهده می‏شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یک از معاونت‏ها که برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏کار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :
• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

۵-۴- آموزش
برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
• اعضای دبیرخانه
• معاونین و مدیران کل
• مسئولین دفاتر
• رؤسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه ۶ ساعت و برای سایر افراد ۴ ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردش‏کار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مرکزی ۱ و ۲ 14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی 6
دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی 8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی 8
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی 12
دبیرخانه معاونت اقتصادی 6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن 14
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید 25
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی 16
معاونین و مدیران کل 2
جمع 111 نفر

۶-۴- نصب و راه‏اندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مرکزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏که نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامه‏ها به صورت مکانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمرکز تشکیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری می‏یابد.
در معاونت‏هایی که سیستم راه‏اندازی شده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی می‏باشد
.
۷-۴- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
• رفع مشکلات موجود حین انجام کار
• انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشکالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.
 
۵- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

انتخاب نرم‏افزار 100%
عقد قرارداد با شرکت مورد نظر 100%
تشکیل کمیته راهبری  100%
شناخت و برنامه‏ریزی 100%
آموزش 80%
نصب و راه‏اندازی سیستم 70%
پشتیبانی 30%

لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سخت‏افزار و تدارک نیازها درصدهای باقی‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال می‏توان به شکل‏گیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقی‏مانده اشاره نمود که انتظار می‏رود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‏بندی نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.

پیوست ۱
گزارش ارزیابی نرم ‌افزارها
             
فهرست مندرجات

۱- مقدمه  1
۲- وضعیت موجود 3
۱-۲- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) 4
۲-۲- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی 4
۳-۲- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) 5
۴-۲- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن 5
۳ – چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب 8
۱-۳- مفروضات 9
۲-۳- تعیین نیازها 10
۳-۳- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران 10
۴-۳- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید 10
۵-۳- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید 11
۶-۳- گزینش 14
۴ – نتیجه‏گیری 23

۱- مقدمه
    با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار می‏گیرد تا ساده‏تر،   با سرعت بیشتر و با بهره‏وری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر می‏گردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهره‏وری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پی‏گیری امور و مکاتبات می‏تواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راه‏اندازی آن را از جمله اقداماتی  تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند. (گزارش اولیه بررسی‏های این کار در پیوست یک آمده است)
به همین منظور پروژه‏ای تحت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شرکت  مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرم‏افزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن می‏باشد، به نحوی که   با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرم‏افزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.

۲- وضعیت موجود
۱-۲- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره ۲ این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به  هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود ۵ سال پیش توسط شرکت  افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های کاری مستقر در دبیرخانه ۶ دستگاه می‏باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای که از آن می‏شود این است که بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در کامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یکسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

۲-۲- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرم‏افزار در طی سال ۷۸ تحت عنوان نرم‏افزارهای “دبیر” و “مدیر”  عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال ۷۸ پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به  ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال   78  نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است.  در سال ۷۹ نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای که نرم‏افزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال ۷۹ کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرم‏افزارهای کاندید، این نرم‏افزار با کسب ۹۱ امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است که جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از ۸۵ امتیاز منظور شده است.

۳-۲- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره ۰۱۰۶۱۱۰۲  به تاریخ ۲۱/۳/۱۳۸۰ آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل   شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستم‏ها پس از اینکه حدود ۵۰% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین کار، هم سیستم‏ها تکمیل می‏شوند و هم نظرات کاربران اعمال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در حال حاضر سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .
سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

۴-۲- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره ۱  (خیابان سمیه) و ساختمان     شماره ۲ (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمان‏ها از نظر  استقرار شبکه داخلی به شرح   زیر است :

۱-۴-۲- ساختمان شماره ۱
به منظور بهره‏برداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاق‏ها کابل کشی شده‏اند و در   صورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبکه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone  در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server  . در حال حاضر در کل طبقات ساختمان حداکثر ۲۰ ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که  اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.

۲-۴-۲- ساختمان شماره ۲
در حال حاضر کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نیستند. طبق بررسی خاصی که در حال  حاضر تحت عنوان “وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن” در حال انجام است، بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ اتاق از کل اتاق‏های موجود دارای کابل شبکه هستند. به عبارت دیگر از ۴۰ اتاق موجود در هر طبقه حدوداً ۲۰ اتاق فاقد کابل کشی شبکه هستند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبکه‏های داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏کف دارای شبکه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای ۶ ایستگاه کاری در طبقه همکف و ۲ ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone  در نظر گرفته شده دارای سرعتی  معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکه NT است و دارای ۴ سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده‏اند.

۳-۴-۲- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار کردن بین این دو ساختمان تصمیم‏گیری  خواهد شد. چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد که سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبکه‏های دو ساختمان است.

۳- چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حکم شماره ۱۰۰۲۱/۵۰۹۸۷ مورخ ۱۲/۳/۱۳۸۰ مسئول بررسی، امکان سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حد‏اقل زمان ممکن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشکیل گردید.

۱-۳- مفروضات
طی جلساتی که به منظور شناسایی کسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامه آتی گردش مکاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید :
۱-۱-۳- شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و در صورتی که نیاز به تکمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
۲-۱-۳- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
۳-۱-۳- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
۴-۱-۳- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره ۱ و شماره ۲ وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
۵-۱-۳- تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه داده‏ها و…) که برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، در صورتی که قابل تأمین توسط شرکت  عرضه کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
۶-۱-۳- در صورتی که نرم‏افزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش کار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
۷-۱-۳- برنامه کلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
۸-۱-۳- طبق اظهار نظر مدیر کل محترم امور اداری، طی نامه شماره ۶۲۷۸۰۱ مورخ ۱۶/۴/۸۰ فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا می‏گردد. تعداد این افراد ۱۵۴ نفر می‏باشد.

۲-۳- تعیین نیازها
با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستم‏های اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره ۲)، وضعیت فعلی و خط‏مشی ‏آتی وزارتخانه   در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید. بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین ‏شدند.

۳-۳- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران
در این مرحله  اقدام به شناسایی و جمع‏آوری اطلاعات اولیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید.   به همین منظور از اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد که  چنانچه موردی را مناسب می‏دانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد. جهت شناسایی شرکت‏های عرضه کننده نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت‏ اینترنتی شورای عالی انفورماتیک کشور و انجمن شرکت‏های انفورماتیک ایران استفاده شد. از بین نرم‏افزارهای دبیرخانه آنهایی که بر روی شبکه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند که برای استفاده   در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات کسب شده در خصوص نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یک بررسی اولیه ۱۵ نرم‏افزار به عنوان کاندید تعیین شدند و مشخصات شرکت‏های عرضه‏کننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیق‏تر بدست آمد. اسامی نرم‏افزارها و شرکت‏های عرضه‏کننده در جدول    شماره ۱ درج شده است که در بخش ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید ارائه می‏گردد.

۴-۳- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید
با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستم‏های اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیک کشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزار مورد نظر گردید، این   پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند :
۱-۴-۳- مشخصات عمومی نرم‏افزار
۲-۴-۳- نیازها (سخت‏افزاری و نرم‏افزاری)
۳-۴-۳- تعدد دبیرخانه‏ها
۴-۴-۳- امکانات کاربری
۵-۴-۳- امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها
۶-۴-۳- چگونگی حذف مکاتبات
۷-۴-۳- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامه‏ها
۸-۴-۳- حفاظت و کنترل دسترسی
۹-۴-۳- امکانات پیام رسانی
۱۰-۴-۳- امکانات ثبت قرار ملاقات‏ها
۱۱-۴-۳- وجود دفاتر راهنما
۱۲-۴-۳- امکانات پی‏گیری و گزارش‏گیری
۱۳-۴-۳- چگونگی تهیه نسخه‏های پشتیبانی
۱۴-۴-۳- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشکال کاربران
۱۵-۴-۳- چگونگی ارائه نسخه جدید نرم‏افزار
۱۶-۴-۳- قیمت نرم‏افزار

پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیت‏های مورد ارزیابی در نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در ۶ صفحه و با ۱۷۵ پارامتر نهایی گردید.

۵-۳- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید
به منظور مراجعه حضوری به شرکت‏های عرضه‏کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری کاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شرکت‏ها تماس گرفته شده، برنامه‏ای جهت بازدید از قابلیت‏ نرم‏افزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شرکت‏های عرضه‏کننده   و نرم‏افزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد. در ضمن مشتریان فعلی نرم‏افزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرم‏افزارهایی که دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شرکتها در جدول شماره ۱ درج شده است.

جدول شماره ۱ –  نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
ردیف نام شرکت تاریخ مراجعه ساعت مراجعه نام نرم افزار تماس با نشانی تلفن فاکس
۱ خبره پرداز پارس 22/03/80 15:00 اتوماسیون دفتری آقای اژدری خ خرمشهر  خ عشقیار ک دوم ش ۹ واحد ۵ 19 و ۸۷۳۷۰۱۸ 
۲ آوین تک 29/03/80 13:00 آوین پیک خانم ممقانی خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش ۹۶ 8767240  و ۸۷۴۷۶۳۴ 8767240
۳  راد سامانه – مشاور وزارت معادن و فلزات 30/03/80 14:00 دبیرخانه  دکتر رضا رمضانی خ خرمشهر  خ عشقیار ک چهارم ش۴ 8762120 8741620
۴ تینا سامانه 02/04/80 13:30 دبیرخانه و مکاتبات آقای مؤذنی خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش ۳۷ واحد ۱۸ 6 و ۲۲۲۷۰۰۶ 2227008
۵ دلتا پردازش 02/04/80 15:30 دبیرخانه آقای مجید پارساییان خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش ۲۰۷ ط ۳ واحد ۴ 6433561-09112902889 6432561
۶ مشاورین پارس سیستم 03/04/80 13:00 دبیرخانه و کارتابل خانم امامی خ  مطهری  خ کوه نور کوی ششم ش ۶ 8731032  و ۸۷۳۵۶۶۶ 8735389
۷ پتسا                      03/04/80 15:00 دبیرخانه (اینترانتی)  خانم قاسمی آقای محمدی م آرژانتین خ بخارست خ ۱۹ ش ۲۰ 8754748 8747761
۸  رهیافت 04/04/80 13:00 نما آقای آقاجانزاذه خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش  6  8724278 و۸۷۲۴۲۹۵ 8724309
۹ همکاران سیستم 04/04/80 14:30 اتوماسیون اداری آقای نکویی خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش ۲۸ 8715116 و۸۷۲۵۸۶۳ 8715638
۱۰ رز سیستم               05/04/80 10:00 نامه آقای شریفی خ فاطمی  خ دائمی ش ۱۲۵ 8951000 8967879
۱۱  ایزایران 05/04/80 14:00 دبیرخانه آقایان اخوان نیاکی،کلانتری  میدان نوبنیاد –ساختمان جدید ط ۱ 2545662   
۱۲ فرامطلق 06/04/80 13:00 زونکن آقای اسماعیل نیا خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش ۶/۱۰۵۰ برج نگین ساعی واحد ۳۰۸ 07-8714702 87114707
۱۳ مهندسی نرم افزار رایورز 06/04/80 15:00 اتوماسیون اداری خانم فرجی خ خالد استامبولی خ ۱۸ ش ۳۰ 8721501  و ۸۷۲۱۵۰۳ 8711504
۱۴  طراحان بهینه          10/04/80 9:00 دبیرخانه  آقایان حامد و میری خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی )  ش ۴۰۰ ط اول  771640 و ۷۶۷۴۷۳  769951
۱۵ برید سامانه نوین        10/04/80 14:00 دبیرخانه آقای جامی مقدم نارمک خ سمنگان ش ۳۹۷ 7905974  و ۷۹۰۳۱۲۰ 7904971