بانک اطلاعاتی Access

مقدمه

بخش اول) آشنایی با نرم افزار مورد استفاده
نرم افزار از دبیرخانه تحت بانک اطلاعاتیAccess 2005 تهیه و تدوین گردیده فلذا برآن شدیم به دلیل توضیح کامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت این برنامه را از فصل اول کتاب خودآموز جامع مایکروسافتAccess 2003 استفاده نماییم.
اگر با کامپیوترهای شخصی زیاد کار می کنید، بی تردید از واژه پردازها یا برنامه های کاربردی صفحه گسترده در کارهای خود استفاده می نمایید و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زمانی که محصولات مبتنی بر کاراکتر تحتMS-DOS به کار برده می‌شوند شروع کرده و به تدریج آنها را به واژه پردازهایی که تحت سیستم عامل ویندوز اجرا می‌شوند ارتقاء داده اید. و نیز احتمال می رود که اکنون از مزیت داشتن بعضی نرم افزارهای بانک اطلاعاتی، یا به منزله جزئی از بسته های مجتمع سازی نشده مانند Microsoft Works یا به صورت یک برنامه جداگانه برخوردار هستید.
اکنون مدت های طلوانی است که برنامه های بانک اطلاعاتی برای استفاده کلیه کاربران کامپیوترهای شخصی به بازار ارائه شده اند، ولی متأسفانه بیشتر این برنامه ها یا برنامه‌های مدیریت ذخیره سازی ساده داده ها می باشند که برای ساخت برنامه های کاربردی مناسب نمی باشد. امروزه، حتی افرادی که با کامپیوتر به خوبی آشنا هستند نیز از سیستم های بانک های اطلاعاتی پیچیده دوری می کنند، مگر اینکه مجبور به استفاده از یک بانک اطلاعاتی اختصاصی تکمیل شده باشند. اکنون، با ارائهAccess مایکروسافت، یک سیستم بانک اطلاعاتی ساده در اختیار همگان می باشد و کاربران بسیاری برای ساخت بانک های اطلاعاتی ساده و کاملاً پیشرفته از آن استفاده می کنند.
اکنون که هفتمین نسخهAccess ارائه شده است، این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود که برای نسخه های۳۲ بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از کامپیوتر برای انجام کار تحتAccess دارد. اگر تاکنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری کار با بانک های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانک های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اکنون می توانید بدون واهمه از علل فوق کار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع کنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد که به کاربردن Accessبرای انجام کارهای شما یک برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یک نرم افزار توسعه بانک اطلاعاتی بیندازید.
بانک اطلاعاتی چیست؟
به یک زبان ساده، یکDataBase (بانک اطلاعاتی) به مجموعه رکوردها و پرونده هایی اطلاق می شود که به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی کلیه دوستان یا مشتریان را بر روی کامپیوتر خود نگه دارید. و یا کلیه نامه هایی را که می نویسید نگهداری کرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی کامپیوتر ذخیره کنید. اسناد واژه پرداز که برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یک بانک اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای که بر حسب کاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یک بانک اطلاعاتی می باشند، میانبرها به کلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانک اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یک بانک اطلاعاتی است.
اگر کار شما کاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها کاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره کنید. هنگام انجام این کار، «شما» مدیر بانک اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشکال بزرگی برخوردید چه باید کرد؟
چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را که در اسناد و پرونده های کاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری کرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد کردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد که اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراک گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این کارها، به یک سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.
بانک های اطلاعاتی رابطه ای