مقاله مبانی طراحی معماری ساختمان نمایشگاه ها

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله مبانی طراحی معماری ساختمان نمایشگاه ها دارای ۱۵۴ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله مبانی طراحی معماری ساختمان نمایشگاه ها  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله مبانی طراحی معماری ساختمان نمایشگاه ها،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن مقاله مبانی طراحی معماری ساختمان نمایشگاه ها :

غیره) تعلق دارند در بند ۶-۳ قوانین داخلی تصریح شده است.

ماده ۸ روش اعطای مجوز و تاییدیه:
این روش‌ها در ماده ۷-۳ قوانین داخلی تصریح شده است.

ماده ۹ شرایط تبعیضی:
در الحاق UFI، و با توجه نمایشگاههای تأیید شده، هر عضو باید متعهد شود که هیچ نوع محدودیتی درخصوص ممانعت مشارکت‌کنندگان در حضور در نمایشگاههای بین‌المللی تأیید شده دیگر UFI به عمل نیاورد.

ماده ۱۰ روش برکناری (ماده ۶ قوانین داخلی):
هر عضو UFI می‌تواند با ارسال نامه ثبت شده در ستاد تا قبل از ۳۰ سپتامبر سال جاری، و پس‌از پرداخت دیون و حق عضویت سال جاری، از اتحادیه کناره‌گیری کند. این انصراف بلافاصله پذیرفته می‌شود اما باید در مجمع عمومی عادی بعدی اعلام شود.[

هر برگزارکننده عضو می‌تواند درخواست کناره‌گیری از تاییدیه اعطا شده به یک یا چند نمایشگاه برگزارشده خود و نمایشگاهی که دیگر شرایط تصریح شده در ماده ۳-۳ و ۵-۳ قوانین داخلی را برآورده نمی‌کند، اعلام نمایند. در این صورت باید با نامه ثبت شده قبل از ۳۰ سپتامبر سال جاری و پس از پرداخت دیون مربوطه، ستاد را مطلع سازد و دلایل درخواست کناره‌گیری از تاییدیه را مشخص نماید. چنین درخواست‌هایی جهت تصمیم‌گیری به کمیته تعیین دستور جلسه تسلیم خواهند شد و مجمع عمومی متعاقبا مطلع خواهد شد.

ماده ۱۱ محرومیت:
مجمع عمومی با توصیه کمیته تعیین دستور جلسه می‌تواند با اکثریت دو سوم هر عضوی را محروم سازد که :
۱-۱۱ از نظامنامه پیروی نمی‌کند‌، به خصوص شرایطی که در ماده ۴ نظامنامه و مواد ۳-۳ و ۶-۳ قوانین داخلی تصریح شده‌اند؛
۲-۱۱ از روش‌های کاری ناعادلانه در جهت اعضای دیگر یا طرف سوم استفاده می‌کند.
این عضو دو ماه قبل از مجمع عمومی از محرومیت پیشنهادی مطلع خواهد شد به نحوی که بتواند مورد خود را در یک سند ارائه دهد که باید تا قبل از صدور رأی نهایی مجمع عمومی به ستاد UFI تحویل داده شود.
عضوی که حق عضویت خود را طی دو سال پرداخت نکرده است و بعد از دو بار اخطار پرداخت، بعد از بررسی کمیته تعیین دستور جلسه و مطلع‌سازی مجمع عمومی، توسط خزانه‌دار یا مدیرعامل به‌طور خودکار از UFI محروم می‌شود.

فصل III
هیئت‌های UFI

جهت دستیابی به اهداف تصریح شده در بند ۲ نظامنامه، UFI متشکل می شود از:
مدیریت عالی
– مجمع عمومی از اعضای کامل UFI‌
(مهمترین هیئت UFI، که نقش آن در ماده ۱-۱-۱۲ نظامنامه حاضر تعریف شده است.)
رئیس
(شرایط عطف آن در ماده ۱-۱۳ نظامنامه تصریح شده است.)
– کمیته اجرایی و کمیته تعیین دستور جلسه
(نقش‌های آن در بندهای ۱-۱۴ و ۱-۱۵ نظامنامه تعریف شده است.)
یک هیئت اجرایی
مدیر عامل
(شرایط عطف در ماده ۱-۱۷ نظامنامه تعریف شده است.)
هیئت‌های مشاوره‌ای:
کمیته همکاری
بررسی و تهیه کمک فنی را توسط متخصصین، آموزش، برگزاری سمینارها و سخنرانی برای برگزارکنندگان نمایشگاه در کشورهای در حال توسعه متقبل می شود. (ماده ۱۷ قوانین داخلی)
شعب منطقه‌ای
برای اعضای UFI در اقلیم‌هایی مشخصاً تعیین شده (ماده ۱۸ قوانین داخلی)
گروه‌های کاری ناحیه‌ای توسط کمیته تعیین دستور جلسه انتخاب می‌شوند (ماده ۱۹ قوانین داخلی)
کمیته و گروههای کاری ویژه توسط کمیته تعیین دستور جلسه انتخاب می شوند (ماده ۲۰ قوانین داخلی)
وضعیت، اهداف و مسئولیت‌های آنان توسط کمیته تعیین دستور جلسه مشخص می شود.
به استثنای شعب منطقه‌ای و گروههای کاری ناحیه‌ای، ‌رئیس جلسه هیئت‌های مشاوره‌ای فوق‌الذکر توسط کمیته تعیین دستور جلسه انتخاب می شوند.
اعضای هیئت‌های مشاوره‌ای فوق‌الذکر باید فعالیت اصلی خود را در مدیریت یک عضو UFI انجام دهند.

ماده ۱۲ مجمع عمومی:
۱-۱۲ مجمع عمومی عادی
۱-۱-۱۲ نقش مجمع عمومی عادی
اعضای UFI باید حداقل سالی یک بار طی مجمع عمومی در یک شهر و در تاریخ تعیین شده توسط یکی از مجامع عمومی قبلی، ملاقات کنند.
صلاحیت حقوقی مجمع عمومی UFI مطلق است، و تحت ریاست رئیس UFI ، اعضا در خصوص همه موارد دستور جلسه که توسط کمیته تعیین دستور جلسه مطرح می شود بحث می‌کنند و در موارد فوق تصمیم گیری می‌کنند:
گزارش فعالیت سالانه رئیس؛
تایید کار ترازی و حسابها برای سال مالی گذشته، بعد از گزارش های خزانه‌دار و ممیز؛
انتخاب رئیس، کمیته تعیین دستور جلسه و ممیزان، طبق مفاد مواد ۲-۱۳،‌۳-۱۴، و ۲-۱۶ زیر و مواد ۱-۱۳،‌۱-۱۴، و ۲-۱۴، و ۳-۱۴ قوانین داخلی؛
رایزنی احتمالی برای عنوان افتخاری به رئیس سابق؛
تایید اعضا جدید، تایید نمایشگاههای جدید که شرایط تصریح شده در UFI را برآورده می سازند، و در صورت لزوم، محرومیت اعضای یا لغو تاییدیه.
۲-۱-۱۲ تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی
مجمع عمومی توسط رئیس بنا به پیشنهاد کمیته تعیین دستور جلسه، حداقل سه ماه قبل از تاریخ نشست سالانه تشکیل می شود.
دستور جلسه توسط کمیته تعیین دستور جلسه تدوین می شود و باید با ابلاغیه ارسال شده به اعضا ضمیمه شده باشد.
۳-۱-۱۲ اعتبار تصمیمات مجمع عمومی عادی
حدنصاب دو سوم اعضای UFI حاضر یا نماینده، برای معتبر بودن مجمع عمومی عادی ضروری می باشد.
۲-۱۲ مجمع عمومی فوق العاده
۱-۲-۱۲ تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق العاده
تغییرات در نظامنامه باید منوط به رای مجمع عمومی فوق العاده باشد.
یک مجمع عمومی فوق العاده نیز در دفتر مرکزی UFI تشکیل می شود که حداقل یک ماه قبل از تاریخ آن تعیین می شود و در یکی از موارد زیر:
– با درخواست کتبی نمایندگان قانونی اعضا، و در شرایطی که تعداد آرا به حمایت از درخواست اکثریت مطلق آرا UFI را دربر داشته باشد، چنانچه در ماده ۹ قوانین داخلی تصریح شده است؛
– در صورت عدم حضور بیش از یک سوم کمیته تعیین دستور جلسه، برای جایز شمردن انتخاب کل کمیته تعیین دستور جلسه، تصریح شده در ماده ۲-۱۴ نظامنامه؛
– بنا به تصمیم کمیته تعیین دستور جلسه یا کمیته اجرایی در موارد اضطراری و الزام پیش‌بینی نشده.
۲-۲-۱۲ اعتبار تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده
تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده برای معتبر بودن باید توسط اکثریت مطلق اعضای حاضر و نماینده، اتخاذ شوند.
۳-۱۲ حق رای اعضا در مجمع عمومی عادی و فوق العاده
هر عضو، مشروط بر این که حق عضویت UFI خود را برای سال جاری پرداخته باشد، محق به تعداد آرای تعیین شده برای انتخابات در مجامع عمومی عادی و فوق العاده می باشد (ماده ۹ قوانین داخلی)
۴-۱۲ شرایط رأی گیری
شرایط رأی گیری و روش آن در مواد ۱۰ و ۱۱ قوانین داخلی تصریح شده است.

ماده ۱۳ رئیس:
۱-۱۳ شرایط مرجع رئیس
رئیس نماینده قانونی و رسمی UFI است. وی بر کمیته اجرایی، کمیته تعیین دستور جلسه و نشست های مجمع عمومی عادی و فوق العاده ریاست می کند. او عملکرد مدیر عامل را کنترل می‌کند و نسبت به هزینه های UFI اختیار قانونی دارد.
او می تواند به اعضای کمیته اجرایی اختیار دهند، چه به صورت جزیی و دائمی و چه به‌طور کامل به صورت موقت.
۲-۱۳ انتخاب رئیس
رئیس UFI هر دو سال انتخاب می‌شود؛ او وظایف خود را به دنبال خاتمه مجمع عمومی بر عهده می گیرد.
رئیس می تواند بار دیگر برای یک دوره دو ساله دیگر انتخاب شود؛ او خدمات خود را رایگان اهدا می کند.
اگر رئیس به هر علتی نتواند وظایف خود را انجام دهد، نایب رئیس ارشد تا زمان مجمع عمومی عادی بعدی جانشین وی می گردد. در مجمع عمومی عادی بعدی، اعضا رئیس جدیدی را برای دو سال بعد انتخاب می کند. در این صورت، نامزدها باید سی روز قبل از تاریح این مجمع عمومی عادی نام خود را ابلاغ کنند. نایب رئیس که در این فاصله ریاست را بر عهده دارد نیز می تواند برای این انتخاب نامزد شود.
کمیته تعیین دستور جلسه طی نشست خود در ژوئن سال انتخاب رئیس، نامزدی را برای انتخاب ریئس پیشنهاد می کند. بعلاوه، هر برگزارکننده عضو می تواند یک نامزد معرفی کند، ‌البته مشروط بر آن که تا قبل از ۱ ژوئن سال انتخاب رئیس، نام وی را به ستاد UFI‌ اعلام نماید.
۱-۲-۱۳ هر نامزد برای واجد شرایط بودن به عنوان رئیس UFI باید شرایط ذیل را پیروی کند:
– او باید پنج سال فعالیت و مسئولیت مدیریت یک برگزارکننده عضو را داشته باشد و در تاریخ انتخاب خود هنوز هم بر این فعالیت باشد.
– او باید به مدت دو سال در کمیته های UFI‌حضور فعال داشته باشد.
– او باید به عنوان نماینده در سه مجمع عمومی UFI شرکت کرده باشد.
– او باید به سازمانی تعلق داشته باشد که حداقل پنج سال عضو UFI بوده است.
۲-۲-۱۳ جزییات روش های رای گیری در ماده ۱-۱۳ قوانین داخلی تصریح شده است.

ماده ۱۴ کمیته تعیین دستور جلسه:
۱-۱۴ نقش کمیته تعیین دستور جلسه
نقش های کمیته تعیین دستور جلسه عبارتند از قانونی‌سازی تصمیمات مجمع عمومی، تعیین سیاست UFI به دنبال احکام مجمع عمومی و در صورت علاقمندی اعضا، آماده کردن همه تحقیقات و پیشنهادات مربوط به مسائلی که بر نمایشگاههای بین المللی و تجارت بین المللی موثرند، و لذا، قادر ساختن مجمع عمومی به اتخاذ تصمیمات مناسب.
فعالیت های آن عمدتاً عبارتند از:
– انتخاب نایب رئیس، خزانه‌دار، انتخاب یا معرفی مدیر عامل و در صورت لزوم، معرفی معاون مدیر عامل؛
بررسی پیشنهادات ارائه شده توسط اعضا؛
– آماده سازی و سازماندهی کنگره ها و سمینارها؛
– ارائه پیشنهادات به مجمع عمومی؛
– بررسی سئوالات مربوط به عضویت UFI ، عمدتاً درخواست‌های اخذ مجوز و تاییدیه و تخصیص یک محقق
در صورت لزوم؛
– بررسی محرومیت ها، تفویض ها و لغو موقت حقوق رأی گیری اعضا؛
– تنظیم و کاربرد قوانین داخلی؛
– همه سئوالاتی که مطرح می شوند و در نظامنامه حاضر به آن پرداخته نشده است، از طریق مباحثات جامع و
تصمیم گیری،‌ که منوط به ابلاغیه به مجمع عمومی بعدی می باشد.
۲-۱۴ ترکیب کمیته تعیین دستور جلسه
کمیته تعیین دستور جلسه شامل حداکثر چهل و سه عضو است که توسط مجمع عمومی عادی هر دو سال در سالهای فرد انتخاب می شوند و چهار عضو از هر ملیت که توسط رئیس به مدت دوره منصب خود پیشنهاد می شوند و همگی عنوان مشاور را دارند.
۳-۱۴ انتخاب کمیته تعیین دستور جلسه
در صورتی که یک یا چند کرسی خالی باشد، بقیه اعضا این اختیار را دارند تا یک یا چند جانشین را انتخاب کنند که همتراز با مشاوران انتخاب شده برای گروه خود می باشند، چنانچه در ماده ۱-۱۴ و ۲-۱۴ قوانین داخلی تصریح شده است.
مشاوران برگزیده شده باید از قوانین تصریح شده در ماده ۲-۱۴ قوانین داخلی پیروی کنند.
در صورتی که بیش از یک سوم کرسی ها خالی باشند، یک مجمع عمومی فوق العاده باید تشکیل شود تا کل کمیته تعیین دستور جلسه را انتخاب نماید (ماده ۱-۲-۱۲ نظامنامه)
اعضای کمیته تعیین دستور جلسه خدمات خود را رایگان ارائه می دهند. آنها می توانند در صورت داشتن صلاحیت مجدداً انتخاب شوند.
۴۷ کرسی مطابق ماده ۲-۱۴ قوانین داخلی تخصیص داده می شود.
۱-۳-۱۴ هر نامزد کمیته تعیین دستور جلسه باید در روز انتخاب خود، با مسئولیت کامل در پست مدیریت یک شرکت عضو فعالیت داشته باشد و باید تمامی حق عضویت UFI را پرداخته باشد.
درخواست های نامزدی کمیته تعیین دستور جلسه باید قبل از ۱ ژوئن سال فرد به ستاد UFI ارسال شده باشد.
جزییات روش رای گیری در ماده ۳-۱۴ قوانین داخلی تصریح شده است.
۴-۱۴ نشست های کمیته تعیین دستور جلسه
کمیته تعیین دستور جلسه در هر زمان که لازم باشد به خاطر UFI و حداقل دو بار در سال نشست خود را برگزار می کنند و فراخوان مکتوب از طرف رئیس به ضمیمه دستور جلسه، حداقل پانزده روز قبل از تاریخ برگزاری جلسه، ارسال می شود. دستور جلسه، در صورت امکان، باید با گزارش ها و دیگر اسناد مربوطه دیگر همراه باشد.
همچنین اگر حداقل یک سوم از اعضای کمیته تعیین دستور جلسه درخواست مکتوب تسلیم کرده باشند، این نشست صورت می گیرد، جزییات دلیل موجه این نشست باید ارائه شود.
تصمیمات‌کمیته تعیین‌دستورجلسه درصورتی معتبرهستند که‌حداقل نیمی‌از‌اعضای‌آن حاضر‌باشند.
به استثنای آرا برای انتخاب نایب رئیس، خزانه‌دار و مدیر عامل، یا معرقی وی یا معاون مدیر عامل، چنانچه در ماده ۲-۱۵ قوانین داخلی تصریح شده است، همه تصمیمات دیگر توسط اکثریت آرا اتخاذ می شوند، در صورتی که آرای برابر باشند، رئیس جلسه رای سرنوشت ساز دارد.
یک عضو کمیته تعیین دستور جلسه که نمی تواند در نشست شرکت کند می تواند نماینده ای داشته باشد که از قدرت قانونی کامل برخوردار است:
نماینده ای از سازمان خود؛
نماینده ای از سازمان عضو کامل کشور خود یا گروه جغرافیایی مشابه؛
یک عضو کمیته تعیین دستور جلسه، محدود به یک وکالت توسط عضو؛
یک عضو وابسته که می تواند نماینده یک عضو وابسته دیگر باشد.
این چنین نمایندگی تنها در صورتی معتبر است که رئیس سه روز قبل از جلسه به صورت مکتوب مطلع شده باشد.
رئیس جلسه کمیته های موجود، گروههای کاری ناحیه ای و گروههای کاری ویژه یا اعضای مسئول بررسی مسائل خاص می توانند در نشست ها در مقام مشاوره و با دعوت رئیس UFI حضور یابند البته اگر دستور جلسه حاوی مسائلی باشد که به کمیته و یا بررسی آنها مربوط می‌شود.

ماده ۱۵ کمیته اجرایی:
۱-۱۵ نقش کمیته اجرایی
کمیته اجرایی هئیتی است که سیاست کلی UFI را ترسیم می کند و نیز بررسی هایی را درخصوص مشکلات خاص انجام می دهد، نتایج کسب شده از این مباحثات سپس برای تصمیم‌گیری به کمیته تعیین دستور جلسه ارائه می شود.
بعلاوه، هر اقدام اضطراری که توسط کمیته اجرایی صورت می گیرد باید سپس توسط کمیته تعیین دستور جلسه تایید شود.
۲-۱۵ ترکیب کمیته اجرایی
کمیته تعیین دستور جلسه بعد از انتخابات خود، به صورت داخلی یک کمیته اجرایی را تعیین می‌کند که علاوه بر رئیس که طبق مقررات توسط مجمع عمومی انتخاب می شود، عبارت است از:
سه تا شش نایب رییس
نایب رئیس ها باید از ملیت های مختلف باشند و مدرکی دال بر دو سال مشارکت موثر در کمیته تعیین دستور جلسه ارائه دهند؛
خزانه دار، ‌که باید دو سال مشارکت موثر در کمیته تعیین دستور جلسه ارائه دهد؛
مدیر عامل.
اعضای کمیته اجرایی می توانند مجدداً انتخاب شوند. رؤسای سابق UFI می توانند مجدداً به‌عنوان اعضای کمیته اجرایی انتخاب شوند.
جزییات روش رای گیری در ماده ۳-۱۵ قوانین داخلی تصریح شده اند.
۳-۱۵ شرایط مرجع نایب رئیس
علاوه بر اختیار قانونی که رئیس می تواند به نایب رئیس ها تفویض کند، آنها دارای همه حقوق و اختیارات رئیس هستند که در صورت عدم حضور وی یا عدم توانایی وی اعمال می شود.
اگر رئیس به هر علتی نتواند وظایف خود را انجام دهد، مسن‌ترین نایب‌رئیس در این نقش جایگزین می‌شود. درصورت عدم توانایی این نایب‌رئیس، تا زمان مجمع عمومی بعدی، نایب‌رئیس سنی دوم انتخاب می‌شود.
درصورت هم‌سن‌بودن نایب‌رئیس‌ها، مسن‌ترین نایب‌رئیس کمیته تعیین دستور‌جلسه جانشین رئیس می‌شود.
۴-۱۵ شرایط مرجع خزانه دار
خزانه‌دار مسئول حفاظت از سرمایه‌های UFI است. او حسابها را بررسی می‌کند، تصمیمات مالی مجمع عمومی و کمیته تعیین دستورجلسه را به اجرا درمی‌آورد، بر درآمد و هزینه نظارت می‌کند، و درخصوص موقعیت مالی به کمیته تعیین دستور جلسه و مجمع عمومی گزارش می‌دهد.
در پایان هر سال مالی که از ۱ ژولای تا ۳۰ ژوئن می‌باشد، وی ترازنامه را برای فعالیتهای سال قبل آماده می‌کند و بودجه موقت را برای سال بعد آماده می‌کند، ‌که هر دو بعد از تایید کمیته تعیین دستور‌جلسه برای تایید نهایی به مجمع عمومی تسلیم می‌شوند.

ماده ۱۶ ممیزها:
۱-۱۶ شرایط مرجع ممیزها
کنترل مالی توسط حداکثر سه ممیز صورت می‌گیرد که مسئول بررسی حساب‌ها و اسناد مربوطه است که توسط خزانه‌دار ارجاع شده‌اند.
آنها گزارشی از ممیزی خود به مجمع عمومی عادی ارائه می دهند.
۲-۱۶ انتخاب ممیزها
در سالهای فرد، ممیزها، که باید اعضای UFI باشند، توسط مجمع عمومی عادی برای دوسال انتخاب می شوند. آنها می توانند مجدداً انتخاب گردند. ممیزها خدمات خود را رایگان انجام می‌دهند.
نامزدها باید در روز انتخابات، با مسئولیت تام در سمت مدیریت یک شرکت عضو که حق عضویت UFI خود را پرداخته است، به مدت دو سال فعالیت داشته باشند.
تقاضای پست ممیزی باید قبل از ۱ ژوئن سالهای فرد به ستاد UFI تسلیم شود.

ماده ۱۷ مدیرعامل:
۱-۱۷ شرایط مرجع مدیر عامل
مدیرعامل تصمیمات UFI را آماده و اجرا می کند و نیز مسئولیت های ذیل را برعهده دارد:
سرپرستی امور جاری UFI
بررسی همه اطلاعاتی که توسط اعضا انتقال می یابد و توزیع جدول رویدادهای تایید شده UFI ؛
ایجاد یک سرویس مستند سازی که می تواند مورد استفاده اعضا قرار بگیرد؛
تهیه هر نوع اطلاعاتی که اعضا در خصوص مسائل مربوط به قابلیت UFI مد نظر دارند.
نظارت بر سازماندهی و نگهداری آرشیو UFI
مدیرعامل مسئول کنترل و دخیل ساختن کارمندان برای اجرای موثر UFI می باشد.
مدیر عامل خلاصه مذاکرات نشست های کمیته اجرایی و کمیته تعیین دستور جلسه را تدوین می‌کند که باید توسط رئیس بعد از تایید هیئت های مربوطه امضا شود.
فعالیتهای اصلی و توصیف کار مدیرعامل در سندی شرح داده‌می‌شوند که توسط کمیته اجرایی تعریف شده است.
۲-۱۷ انتخاب یا معرفی مدیر عامل
مدیر عامل توسط کمیته تعیین دستور جلسه انتخاب یا معرفی می شود. وی در جلسات کمیته اجرایی و کمیته تعیین دستور جلسه در جایگاه مشاوره ای شرکت می کند. در مورد معرفی مدیرعامل، تا مادامی که در منصب خود است معرفی وی نیازی به تکرار ندارد.
جزییات روش رای گیری در ماده ۳-۱۵ قوانین داخلی تصریح شده است

فصل IV
مفاد مالی
ماده ۱۸ عضویت:
جهت برآورده کردن هزینه های UFI ،‌اعضا متعهد می شوند تا مبلغی را سالانه به عنوان حق عضویت بپردازند.
عضویت در UFI همه اعضا را مستلزم می سازد تا حق عضویت خود را در عرض یک ماه از دریافت صورت حساب،‌در آغاز سال مالی UFI بپردازند.
نرخ های عضویت و مقادیر آن تنها توسط مجمع عمومی، بنا به پیشنهاد کمیته ‌تعیین دستور جلسه، می تواند تغییر کند.
اعضای جدید، اما نه اعضای وابسته، اولین سال عضویت خود را بعلاوه حق عضویت متعارف ، یک هزینه اخذ مجوز برابر با مقدار این حق عضویت متعارف، پرداخت خواهند کرد.
جزییات محاسبه‌حق عضویت در مواد ۱-۲۱ و ۲-۲۲ قوانین داخلی تصریح شده است.

ماده ۱۹ بودجه احتیاطی:
بودجه احتیاطی توسط کمیته تعیین دستور جلسه UFI رسیدگی می شود.

فصل V
اصلاحیه نظامنامه
قوانین داخلی
ماده ۲۰ اصلاحیه نظامنامه:
تغییرات فقط توسط اکثریت مطلق اعضای حاضر یا نماینده در مجمع عمومی فوق العاده می توانند صورت بگیرند.

ماده ۲۱ قوانین داخلی:
۱-۲۱ قوانین داخلی اتحادیه نمایشگاههای بین المللی شامل عملکردها، مسائل حق عضویت وقررات مربوط به اداره UFI و روابط آن با اعضای آن می باشد.
۲-۲۱ قوانین داخلی هرچند به طور جداگانه انتشار می یابند، بخشی از نظامنامه هستند و همان قدرت قانونی را دارا می باشند. روش های رای گیری مربوط به آنها متفاوت هستند و تحت کنترل کمیته تعیین دستور جلسه می باشند.
۳-۲۱ قوانین داخلی با تایید کمیته تعیین دستور جلسه تدوین،‌ اصلاح یا حذف می شوند. مجمع عمومی باید سالانه هر نوع ماده الحاقی را اعلام نماید و اعضا را مطلع سازد.

فصل VI
مفاد قانونی
ماده ۲۲ انحلال:
انحلال UFI فقط توسط مجمع عمومی عادی می تواند تایید شود یا توسط یک یا توسط مجمع عمومی فوق العاده که به علت آن تشکیل می شود و این پیشنهاد توسط حداقل دوسوم اکثریت صورت می گیرد.
درصورتی کهUFIمنحل شود، کمک های مالی هر عضوبازپرداخت می شود. مبلغ مازاد مطابق قانون توزیع خواهدشد.
ماده ۲۳ بند حکمیت:
هر نوع اقدام ضروری برای یک قضاوت قانونی باید در محکمه Tribunal de Grande Instance پاریس صورت بگیرد.

حق عضویت برای سال ‏۲۰۰۳‏
عضویت UFI تعهدی را برای اعضا ایجاب می کند.
(ماده ۱۸ نظامنامه و ماده ۲۲ قوانین داخلی)
مجمع عمومی که بنا به پیشنهاد کمیته تعیین دستور جلسه، نرخ حق عضویت را تعیین می کند که هر سال قابل پرداخت می باشد. VTA در مقادیر ذکر شده زیر منظور نشده است.
۱- اعضای کامل:
(برگزارکنندگان نمایشگاههای ملی و بین المللی،‌ که از معیارهای کیفی و تعیین شده مجمع عمومی فوق العاده که در کلن ، ۱۹ اکتبر ۲۰۰۱ به تصویب رسید، تبعیت می کنند)
هزینه های اخذ مجوز UFI برابر است با مبلغ حق عضویت.
علاوه بر هزینه حق عضویت متعارف ،‌اعضای کامل جدید باید یک هزینه مجوز معادل با این مبلغ، برای سال اول عضویت خود بپردازند.
۱-۱- برگزارکنندگان نمایشگاه مستقل
برگزارکنندگان نمایشگاه چند ملیتی
۱-۱-۱- اساس محاسبه حق عضویت برای سال ۲۰۰۳
(سال مالی ۲۰۰۲/۲۰۰۳ UFI)
کل فضای خالص اجاره داده شده نمایشگاههای مورد تایید UFI ، که توسط :
برگزارکنندگان نمایشگاههای مستقل، و
شرکتهای تابعه آنها که رویدادهای فرامرزی را سازماندهی می کنند، برگزار می شود؛
یا توسط:
برگزارکنندگان نمایشگاه چند ملیتی ،‌ و
شرکت های تابعه آنها که نمایشگاهها را سازماندهی می کنند.
که در سال ۲۰۰۱ صورت گرفته اند،‌ به عنوان اساس محاسبه حق عضویت به کار می روند، مثلا:
فضای خالص سالن اجاره داده شده بعلاوه ۳۳% از فضای خالص باز اجاره داده شده
دوره های اضافی:
اگر طی سال مرجع (در این مورد،‌سال ۲۰۰۱)، دوره های دیگری از یک رویداد نمایشگاهی مورد تایید UFI وجود داشته باشد، آنگاه:
۵% از فضای خالص سالن و فضای باز اجاره داده شده محاسبه خواهد شد و به کل فضای خالص سالن و باز اجاره داده شده رویداد اصلی اضافه می‌شود.

۲-۱-۱- حق عضویت ۲۰۰۳ مطابق مقیاس متغیر ذیل محاسبه خواهد شد:
حق عضویت سال ۲۰۰۳ ( به یورو)
۲۰۰۰۰- ۱ متر مربع حداقل ۲۷۰۰
۵۰۰۰۰- ۲۰۰۰۱ متر مربع ۱۱۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۱۰۰۰۰۰-۵۰۰۱ متر مربع ۱۰۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۱۵۰۰۰۰-۱۰۰۰۰۱ متر مربع ۸۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
۲۰۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۱ متر مربع ۶۰ هر ۱۰۰۰ متر مربع
بیش از ۲۰۰۰۰۰ متر مربع حداکثر ۱۸۰۰۰

توضیح محاسبه حداکثر حق عضویت
۲۷۰۰ = حداقل حق عضویت ۲۰۰۰۰- ۱ متر مربع
۳۳۰۰ =۱۰۰۰ / ( ۲۰۰۰۰-۵۰۰۰۰) × ۱۱۰ ۵۰۰۰۰- ۲۰۰۰۱ مترمربع
۵۰۰۰ = ۱۰۰۰/ (۵۰۰۰۰- ۱۰۰۰۰۰) ×۱۰۰ ۱۰۰۰۰۰-۵۰۰۰۱ مترمربع
۴۰۰۰ = ۱۰۰۰ / (۱۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۰)×۸۰ ۱۵۰۰۰۰- ۱۰۰۰۰۱ مترمربع
۳۰۰۰ = ۱۰۰۰/ (۱۵۰۰۰۰-۲۰۰۰۰۰) ×۶۰ ۲۰۰۰۰۰-۱۵۰۰۰۱ مترمربع
۱۸۰۰۰ یورو = (حداکثر حق عضویت) بیش از ۲۰۰۰۰۰ مترمربع

۳-۱-۱- اعضایی که فقط یک نمایشگاه مورد تایید UFI را در فواصل نامنظم برگزار می کنند.
هنگامی که نمایشگاه طی سال مورد نظر جهت محاسبه حق عضویت برگزار نمی شود (در این مورد سال ۲۰۰۱)، آنگاه برگزار کننده عضو باید حداقل حق عضویت را بپردازد.
۲-۱- اعضایی که مالک یا مدیر مراکز نمایشگاهی هستند اما برگزارکنندگان نمایشگاه نیستند
۱-۲-۱- اساس محاسبه حق عضویت برای سال ۲۰۰۳
(سال مالی ۲۰۰۳ / ۲۰۰۲ UFI)
حق عضویت این اعضا مانند ماده ۱-۱-۱ محاسبه می شود، یعنی بر اساس کل فضای خالص سالن و باز اجاره داده شده نمایشگاههای بین المللی موردتایید UFI، که در مرکز نمایشگاهی طی سال مورد نظر جهت محاسبه حق عضویت، برگزار شده اند (در این مورد سال ۲۰۰۱)

حق عضویت سال ۲۰۰۳
(به یورو)
۵۰۰۰۰- ۱ متر مربع حداقل ۳۵۰۰
۱۰۰۰۰۰- ۵۰۰۰۱ متر مربع ۶۵۰۰
بیش از ۱۰۰۰۰۰ مترمربع حداکثر ۹۵۰۰

۲-۲-۱- در مورد نمایشگاه های برگزار شده در سال ۲۰۰۱ که مورد تایید UFI نیستند ، مالک/ مدیر سالن باید مبلغ قطعی ۳۵۰۰ یورو را بپردازد.

حق عضویت سال ۲۰۰۳
(به یورو)
۳۵۰۰
۱ اعضای وابسته
۱-۲ انجمن ها:
مبلغ پایه ۲۰۰۰ یورو
انجمن مقیاس متوسط (‌بنا به تایید کمیته تعیین دستور جلسه): ۱۵۰۰ یورو
انجمن مقیاس کوچک (‌بنا به تایید کمیته تعیین دستور جلسه): ۱۲۰۰ یورو
۲-۲ همتاهای صنعت نمایشگاهی
(مطابق معیار کیفیت و تعریف تایید شده توسط مجمع عمومی فوق العاده در کلن،‌۱۹ اکتبر ۲۰۰۱)
مبلغ پایه : ۵۰۰۰
شرکت های مقیاس کوچک (بنا به تایید کمیته تعیین دستور جلسه): ۲۰۰۰ یورو

۱-۲- قوانین داخلی UFI:
تایید شده توسط کمیته تعیین دستور جلسه
در کلن ، ۱۹ اکتبر ۲۰۰۱

فصل I
شرایط عمومی
ماده ۱ لوگوی UFI:
– برای اعضای کامل
– برای اعضای وابسته
لوگوی UFI باید در سربرگ عضو UFI در بالا یا پایین صفحه و در کنار نام شرکت، استفاده شود.
برای انجمن ها ( اعضا وابسته) لوگوی UFI باید با ذکر عضو وابسته همراه باشد.
برای همتاهای صنعت نمایشگاهی، لوگوی UFI باید با ذکر «همتای UFI» همراه باشد.
لوگوی UFI باید به صورت جداگانه مشخص شده باشد و نه به عنوان بخشی از لوگوی شرکت یا نمایشگاه.
لوگو باید تنها روی سربرگ و مفاد تبلیغاتی مربوطه نمایشگاههای تایید شده UFI استفاده شود که به گروه A تعلق دارد (لطفاً به ماده ۴ نظامنامه و ماده ۳۳ قوانین داخلی رجوع شود.! لوگو نباید در ارتباط با نمایشگاههایی بکار رود که توسط UFI تایید نشده اند.

فصل II
اعضای UFI
(ماده های ۵ و ۶ نظامنامه)
ماده ۲ UFI اعضا را بدین صورت تایید می کند:
– اعضای کامل
– اعضای وابسته

۱-۲ اعضای کامل
۱-۱-۲ وضعیت قانونی اعضا
۱-۱-۱-۲ برگزارکنندگان نمایشگاه مستقل با تاییدیه UFI (ماده ۱-۱-۵ نظامنامه) (رویدادهای گروه A: لطفاً به ماده ۴ نظامنامه و ماده ۳-۳ قوانین داخلی رجوع کنید.)
این اعضا، هویت قانونی (شخصی، دولتی یا شخصی- دولتی) یا افراد حقیقی، ‌نمایشگاههای بین‌المللی برگزار می کنند و مستقیما مسئول بخش مالی و اجرایی آن رویداد نمایشگاهی هستند.
این برگزارکنندگان می توانند مدیران/ مالکین مراکز نمایشگاهی باشند که فضای نمایشگاهی را به برگزارکنندگان دیگر اجاره می دهند، هرچند این فعالیت هیچ حق رای دیگری برای آنان فراهم نمی‌کند.
شرکتهای تابعه برگزارکنندگان نمایشگاههای خارجی و شرکتهای تابعه آنها در بخش خدمات نیز اعضای UFI می شوند اگر مجمع عمومی عادی مجوز آنها را تایید کند.
۲-۱-۱-۲ برگزارکنندگان نمایشگاههای چند ملیتی
(ماده های ۲-۱-۵ نظامنامه)
وضعیت قانونی این اعضای در دو ماده اول ماده ۱-۱-۲ قوانین داخلی تصریح شده است.
شرکتهای تابعه آنها که نمایشگاهها برگزار می کنند، ‌رویدادهایی که آنها و شرکتهای تابعه آنها در بخش خدمات برگزار می کنند نیز می توانند اعضای UFI باشند، نامزدی آنها منوط به تاییدیه مجمع عمومی عادی است.
۳-۱-۱-۲ ارگانیزرهای نمایشگاهی/ نمایشگاههای چند ملیتی
(ماده ۳-۱-۵ نظامنامه)
این اعضا، هویت قانونی (شخصی، دولتی یا شخصی- دولتی) یا افراد حقیقی، نمایشگاههای ملی برگزار می کنند و مستقیما مسئول بخش مالی و اجرایی رویدادهای نمایشگاهی هستند.
این برگزارکنندگان می توانند مدیران/ مالکین مراکز نمایشگاهی باشند که فضای نمایشگاهی را به برگزارکنندگان دیگر اجاره می دهند، هرچند این فعالیت هیچ حق رای دیگری برای آنان فراهم نمی‌کند.
۴-۱-۱-۲ مالکین/مدیران مراکز نمایشگاهی که برگزارکنندگان نمایشگاه نیستند
(مواد ۴-۱-۵ نظامنامه)
این اعضا، هویت های قانونی یا افراد حقیقی، که فضای نمایشگاهی را به یک یا چند برگزارکننده نمایشگاه اجاره می دهند اما خودشان نمایشگاه برگزار نمی کنند باید خدمات و تاسیسات مناسب با برگزاری نمایشگاههای بین المللی را مستقر کنند.
۲ـ۲ اعضای وابسته
(ماده ۲-۵ نظامنامه)
آنها یا انجمن ها هستند:
– فدراسیون ها یا انجمن های نمایشگاهی
سازمانهای کنترل آمار نمایشگاهی و تحقیقات صنعت نمایشگاهی
– تامین کنندگان انجمن های بین المللی خدمات برای صنعت نمایشگاهی
– انجمن های صنعتی و تجاری
و یا:
– همتاهای صنعت نمایشگاهی
انجمن ها توسط رئیس و/ یا مدیر عامل خود معرفی می شوند و در مجمع های عمومی شرکت می‌کنند و یک حق رای دارند.
انجمن ها در فعالیتهای خاص UFI شرکت می کنند که توسط کمیته تعیین دستور جلسه مشخص می شود و دو نماینده در این کمیته دارند و ممکن است در هیئت مشاوره UFI به عنوان عضو وابسته انتخاب شوند.
همتاهای صنعت برگزارکنندگان نمایشگاهی یامدیران/ مالکین سالن نمایشگاهی نیستند.

ماده ۳ مجوز برگزارکنندگان نمایشگاه:
۱-۳ برگزارکنندگان نمایشگاهی چندملیتی و مستقل
۱-۱-۳ ترکیبی از یک فایل مجوز
سند مجوز که توسط یک برگزارکننده نمایشگاهی مستقل و چندملیتی تسلیم می شود باید یک پیش نویس توضیحی در بر داشته باشد. این پیش نویس توضیحی باید به شکل یک پرسشنامه باشد که توسط ستاد UFI به متقاضی ارسال می شود و مشخص کننده‌موارد زیر است:
– ساختار قانونی سازمان، شرکت تجاری (با درج سرمایه کاری)، سازمان غیرانتفاعی؛ و غیره
– ترکیب ساختار مدیریتی آن با ذکر مشارکت در هر سازمان رسمی یا تخصصی
– خلاصه ای از گزارش پیشرفت های شرکت در زمینه نمایشگاه بین المللی.
۲-۳ شرایط مجوز برگزارکنندگان نمایشگاههای مستقل و چندملیتی
این برگزارکنندگان تنها در صورتی به عنوان عضو UFI شناخته می شوند که حداقل یکی از نمایشگاههای آنان شرایط تصریح شده در ماده ۱-۳-۳ قوانین داخلی را برآورده سازند.
این برگزارکنندگان عضو UFI متعهد می شوند تا همه نمایشگاههای بین المللی را که سازماندهی می کنند رسماً اعلام کنند و جهت تایید UFI تسلیم نمایند.
کمیته تعیین دستور جلسه ارزیابی خواهدکرد که آیا شرایط لازم برای صدور مجوز این اعضا برآورده شده است یا خیر.
نمایشگاههایی که در مکان برگزارکنندگان عضو برگزار می شوند اما توسط یک طرف سوم سازماندهی می شوند نمی توانند تحت هیچ شرایطی توسط برگزارکننده عضو برای تاییدیه UFI تسلیم شوند بلکه می بایست مستقیماً برای عضویت درخواست شوند.
یک سازمان عضو همچنین می تواند تقاضای عضویت برای موارد زیر نماید:
– شرکت های تابعه خود که نمایشگاه برگزار می کنند و این نمایشگاه شرایط تصریح شده در ماده ۳-۳ قوانین داخلی را برآورده می سازد؛
– شرکت های تابعه خود در بخش خدمات.
این امر همچنین برای نمایشگاههایی به کار می رود که توسط شرکتهای تابعه برگزارکنندگان نمایشگاههای بین المللی سازماندهی می شوند.
کمیته تعیین دستور جلسه قابلیت اعطای مجوز این درخواست ها را ارزیابی خواهد نمود.
۳-۳ تایید یک نمایشگاه بین المللی (رویدادهای نمایشگاهی گروه A)
(لطفاً به مواد ۴ و ۷ نظامنامه رجوع کنید.)
ارائه سند همراه با درخواست عضویت یک نمایشگاه جدید باید شامل موارد زیر باشد:
– یک پیش نویس توضیحی که نشان دهنده موقعیت نمایشگاه برحسب شرایط مختلف تصریح شده در ماده ۱-۳-۳ قوانین داخلی می باشد.
– فهرستی از داده های آماری و همه اطلاعات دیگر که نوسط پرسشنامه درخواست شده است و گواهی هایی برای ارقام ممیزی شده از سه رویداد نمایشگاهی آخر که توسط یک اداره ممیزی متخصص و یا یک کنترل کننده مستقل و مورد تایید UFI، محقق شده است.
– یک پیش نویس تکمیلی که نشان‌دهنده دلایلی است که می تواند استثنا را توجیه کند البته در صورتی که نمایشگاه مربوطه همه شرایط را برآورده نمی سازد.
۱-۳-۳ شرایط تایید یک نمایشگاه بین المللی یک برگزارکننده عضو چند ملیتی یا مستقل
تایید یک نمایشگاه بین المللی می تواند تنها تحت شرایط ذیل اعطا شود:
– این نمایشگاه باید توسط مقامات مربوطه کشور تابعه به رسمیت شناخته شده و طبقه بندی شده باشد (اگر قانونی برای آن تعیین شده است)؛
– این نمایشگاه باید مطابق با استانداردهای تعیین شده ذیل بین المللی باشد و باید یکی از شرایط ذیل را ثابت کند:
– تعداد غرفه داران خارجی (‌مستقیم یا غیر مستقیم) باید حداقل ۲۰% تعداد کل غرفه داران باشد؛
– فضای خالص اجاره داده شده به غرفه داران خارجی نباید کمتر از ۲۰% از کل فضای اجاره داده‌شده به غرفه داران باشد؛
– بازدیدکنندگان خارجی نباید کمتر از ۴% کل تعداد بازدیدکنندگان باشند.
– این آمار باید توسط اداره ممیزی متخصص یا یک ممیز تایید شده UFI عیناً تایید گردد.
– این نمایشگاه باید مرتباً و حداقل سه بار به عنوان یک نمایشگاه بین المللی برگزار شود.
– این نمایشگاه باید از تاسیسات ثابت مناسب برخوردار باشد و همه خدمات مورد نیاز کاربران را فراهم سازد، به ویژه خدمات اطلاع رسانی، تبلیغاتی و پذیرایی برای غرفه داران و بازدیدکنندگان خارجی. فرم های درخواست،‌ مفاد تبلیغاتی و کاتالوگ نمایشگاه باید هم به زبان کشور و هم به یکی از زبان های فرانسوی، انگلیسی و یا آلمانی چاپ شود؛
– این نمایشگاه نباید شامل هیچ نوع فعالیت غیرتجاری در فضای نمایشگاهی و در زمان برگزاری نمایشگاه باشد. مواردی که در این ماده نمی گنجند عبارتند از کنگره های آموزشی، فنی یا علمی و کنفرانس هایی که به‌طور همزمان در این نمایشگاه برگزار می شوند.
– این نمایشگاه باید تنها مشارکت کنندگانی را بپذیرد که تولید کننده، تامین کننده خدمات، نمایندگان انحصاری و عمده فروش هستند و از مشارکت همه نمایندگان و فروشندگان دیگر ممانعت به عمل آورد.؛
– این نمایشگاه باید به طور کلی فروش های نقدی را منع کند و تحویل کالا از غرفه نمایشگاهی را منع نماید.
ـ این نمایشگاه باید یک جدول و دوره زمانی منظمی باشد که بیشتر از دو هفته نیست.
بعلاوه، با توجه وسعت تنوع نمایشگاهها،‌ به علت ساختار اقتصادی، موقعیت جغرافیایی یا ماهیت نمایشگاهها، ممکن است استثناهایی در کمیته تعیین دستور جلسه صورت بگیرد که توصیه هایی به‌نفع نمایشگاههایی ارائه دهد که نمی‌توانند همه شرایط قید شده فوق را برآورده سازند.
۴ -۳ برگزار کنندگان نمایشگاههای ملی
۱-۴-۳ ترکیب یک فایل مجوز
ارائه سند مجوز توسط برگزارکننده ملی نمایشگاهها باید شامل یک پیش نویس توضیحی باشد؛ این پیش نویس توضیحی به شکل یک پرسشنامه است که توسط ستاد UFI به متقاضی ارائه می شود و باید موارد زیر را مشخص کند:
– ساختار قانونی سازمان، شرکت تجاری (با درج سرمایه کاری)، سازمان غیرانتفاعی؛ و غیره
– ترکیت ساختار مدیریتی آن با ذکر مشارکت در هر سازمان رسمی یا تخصصی
-اسامی ونقش های سازمانی کارمندان مدیریت
– خلاصه‌ای از گزارش پیشرفت‌های شرکت در زمینه نمایشگاه بین المللی.
۵-۳ شرایط پذیرش برگزارکنندگان ملی
این برگزارکنندگان تنها در صورتی می‌توانند عضو UFI باشند که حداقل یکی از نمایشگاههای آنان توسط انجمن ملی نمایشگاهها معرفی شده باشد و/ یا توسط انجمن‌های صنعتی/ تجاری حمایت شود.

برگزارکننده باید توسط انجمن نمایشگاهی یا یک انجمن صنعتی/ تجاری معرفی شده باشد.
کمیته تعیین دستور جلسه ارزیابی خواهد کرد که آیا شرایط مورد نیاز برای مجوز این اعضا برآورده شده است یا خیر.
نمایشگاه هایی که در مکان برگزارکننده عضو برگزار می‌شوند اما توسط یک طرف سوم سازماندهی می‌شوند نمی‌توانند تحت هیچ شرایطی توسط برگزارکننده ‌عضو برای تاییده UFI معرفی شوند بلکه باید مستقیماً درخواست عضویت نمایند.
کمیته تعیین دستور جلسه قابلیت اعطای مجوز به این متقاضیان را ارزیابی خواهد کرد.
۶-۳ تایید یک نمایشگاه ملی (‌رویدادهای نمایشگاهی گروه B)
(لطفاً به مواد ۴ و ۷ نظامنامه مراجعه نمایید.)
تحقیق روی درخواست عضویت برگزارکننده نمایشگاه با رویدادهایی که هنوز توسط UFI تایید نشده‌اند، موکول به معرفی کمیته عضویت است که نماینده اقتصادی آن رویداد محسوب خواهد شد.
این رویداد باید سه بار برگزار شود و باید یک طول مدت و تناوب منظمی داشته باشد.
آمار ارزیابی شده باید در خصوص فضای اجاره داده شده،‌ تعداد غرفه‌داران و بازدیدکنندگان تهیه شود که در راستای تصمیم‌گیری کمیته عضویت می‌باشد.
۷-۳ روش اعطای مجوز برگزارکنندگان نمایشگاه و تایید رویدادهای نمایشگاهی آنان:
کمیته تعیین دستور جلسه شرایط لازم را برای بررسی مجوز و تایید درخواست‌ها جهت نمایشگاههای ارائه شده به این کمیته، تعیین می‌کند.
در صورت نیاز، یک یا چند محقق را مشخص می‌کند که یا از میان کمیته تعیین دستور جلسه یا و یا از میان اعضای UFI برگزیده می‌شوند و مسئولیت انجام تحقیقات در محل را به هزینه متقاضی برعهده دارد. محقق صحت اطلاعات تسلیم شده توسط متقاضی را بررسی خواهد کرد و مشاهدات خود را در یک سند گزارش می‌کند که به کمتیه تعیین دستور جلسه تسلیم خواهد شد.
اگر کمیته تعیین دستور جلسه لازم بداند، اسناد را می‌توان به اعضای UFI در کشور مربوطه و یا هر یک از اعضای UFI که درخواست را انجام داده‌اند، انتقال داد.
متقاضیان مجوز و تأییدیه باید حداقل شش هفته قبل از نشست‌ها کمیته تعیین دستور جلسه درخواست خود را تسلیم کنند و این درخواست ابتدا توسط کمیته عضویت بررسی خواهد شد.
درخواست‌ها برای تأییدیه که توسط اعضای UFI تسلیم می‌شوند معمولاً تحقیق نمی‌شوند.
بر اساس گزارشات تحقیقی تسلیم شده، کمیته تعیین دستور جلسه موافق یا مخالف درخواست تصمیم‌گیری می‌کند. و درخواست را برای انتخاب توسط مجمع عمومی عادی تسلیم می‌نماید.
مجمع عمومی عادی با رأی اکثریت و رأی‌گیری مخفی، ‌روی پیشنهاد کمیته تعیین دستور جلسه برای محوز این اعضا تصمیم‌گیری می‌کند و انطباق این نمایشگاهها را با مفاد ماده ۳ قوانین داخلی بررسی می‌کند.
اگر برگزارکننده یک رویداد تایید شده تغییر کند، باید مشخص شود که:
– اگر برگزارکننده جدید قبلاً عضو UFI باشد، کمیته تعیین دستور جلسه پیش‌نویسی از این تغییر تهیه می‌کند و مجمع عمومی عادی را مطلع می‌سازد.
– اگر برگزارکننده عضو UFI نباشد، باید درخواست عضویت نماید.

ماده ۴ مجوز اعضایی که مالکین/‌ مدیران مراکز نمایشگاهی هستند اما برگزارکننده نمایشگاهی نیستند:
بعد از بررسی اولیه درخواست‌ها جهت مجوز، کمیته عضویت درخواست‌های قابل قبول را به کمیته تعیین دستور جلسه برای انتصاب یک محقق ارائه می‌کند. نتایج تحقیق مشخص خواهد کرد که آیا این مجوز ممکن است یا خیر.
اگر یک رویداد تایید شده UFI در آن مرکز نمایشگاهی صورت بگیرد تقاضای محوز مورد تحقیق قرار نخواهد گرفت.
داوطلبان باید شرایط ذیل را برآورده سازند:
مستقرسازی تاسیسات و خدمات مناسب برای سازماندهی نمایشگاههای بین‌المللی؛
– تضمین ویژگی بین‌المللی فعالیت‌های خود
– انطباق نمایشگاههای بین‌المللی
مجمع عمومی عادی برای مجوز این اعضا توسط یک رأی اکثریت و مخفی تصمیم‌گیری می‌کند.

ماده ۵ مجوز اعضای وابسته:
درخواست‌های مجوز برای یک عضو وابسته ابتدا توسط کمیته عضویت بررسی می‌شوند و سپس به کمیته تعیین دستور جلسه ارجاع می‌گردد که قابلیت پذیرش آنها را قضاوت می‌کنند.
مجمع عمومی عادی مجوز این اعضا را توسط یک رأی اکثریت و مخفی تعیین می‌کند.
۱-۵ انجمن‌ها
کمیته عضویت هنگام بررسی درخواست‌ها برای عضویت وابسته انجمن‌ها، از فدراسیون‌ها، انجمن‌ها یا موسسات مربوطه نظرخواهی می‌کند. ممکن است از این فدراسیون‌ها، انجمن‌ها و موسسات خواسته شود تا پشتیبانی رسمی خود را ارائه دهند.
۲-۵ همتاهای صنعت نمایشگاهی
۳-۵ شرایط اعطا مجوز
همتای صنعت نمایشگاهی باید خدماتی را ارائه دهد که اهمیت اصلی دارند؛ این خدمات باید برای یک برگزارکننده نمایشگاهی، یک مالک/مدیر سالن نمایشگاهی، ‌غرفه‌دار یا بازدیدکننده عرضه شوند و باید به مشارکت نمایشگاه مربوطه باشند.
همتا باید شواهدی را ارائه دهد که نشان می‌دهد وی پیوسته خدماتی را در بخش نمایشگاهی حداقل به مدت ۳ سال ارائه می‌دهد.
طول مدت عضویت به عنوان یک همتا می‌تواند محدود باشد که بعد از آن وضعیت مشارکت باید دوباره تایید شود. یک شرکت خدماتی تنها تا مادامی یک همتا باقی می‌ماند که عملاً خدمات مورد بحث را ارائه دهد.
شرکتهایی که مایل هستند تا همتا شوند باید حداقل دو عضو UFI به عنوان معرف داشته باشند.
شرکت خدماتی باید توسط یک سازمان ملی یا بین‌المللی یا یک انجمن صنعتی و تجاری معرفی شود.
یک پرسشنامه مربوطه توسط ستاد UFI به متقاضی ارائه می‌شود.
ماده ۶ شیوه استرداد:
۱-۶ استرداد اعضایی که نمایشگاهها را برگزار می‌کنند.
درخواست مجوز و تاییدیه در صورتی استرداد می‌شود که متعاقباً دریافت شود شرایط مورد نیاز برآورده نشده‌اند و یا دیگر برآورده نمی‌شوند.
مجمع عمومی عادی توسط یک اکثریت دو سوم اعضا درخصوص استرداد مجوز و تاییدیه تصمیم می‌گیرد.
عضو مربوطه می‌تواند در مقابل این تصمیم استیناف دهد که توسط رأی مجمع عمومی عادی با همان اکثریت می‌تواند لغو شود.
اگر نمایشگاه به مدت پنج سال برگزار نشود و دوره‌ای بودن آن مورد بررسی قرار می‌کند و عضویت UFI و تاییدیه UFI ‌ از نمایشگاه به‌طور خودکار باطل می‌شوند و عضویت برگزارکننده عضو مربوطه فاقد ارزش قانونی می‌باشد.
۲-۶ استرداد اعضایی که مالک/ مدیر مراکز نمایشگاهی هستند اما برگزارکنندگان نمایشگاه نیستند.
اگر مالک/ مدیر یک مرکز نمایشگاهی فعالیت خود را متوقف سازد، عضویت UFI به‌طور خودکار باطل و بی‌اعتبار اعلام می‌شود.
۳-۶ استرداد اعضای وابسته
طول مدت عضویت به‌عنوان همتای صنعت نمایشگاهی می‌تواند محدود باشد و پس از آن وضعیت مشارکت باید مجدداً تایید شود. یک شرکت خدماتی تنها تا مادامی همتا باقی می‌ماند که عملاً خدمات مورد بحث را ارائه دهد.

ماده ۷ معوق ماندن موقت یک عضویت:
در شرایط خاص کمیته تعیین دستور جلسه در موافقیت با تعویق موقت عضویت به جای محروم‌سازی کامل عضو، تصمیم‌گیری می‌کند.

ماده ۸ محروم‌سازی:
لطفاً به ماده ۱۱ نظامنامه رجوع کنید.

ماده ۹ حق رای اعضا در مجمع عمومی عادی و غیر عادی:

۱-۹ حق رأی برگزارکنندگان نمایشگاه
(برگزارکنندگان مستقل، چند ملیتی و ملی)
تعداد آرای مختص به هر برگزارکننده بین ۱ تا ۶ می‌باشد،‌ که مطابق جدول ذیل است و بر اساس کل ناحیه اجاره داده شد معین می‌شود و برای محاسبه حق عضویت قابل پرداخت به UFI منظور می‌شود و پیرو شرایط تصریح شده در ماده ۱-۱-۲۲ قوانین داخلی می‌باشد.
– تا ۲۰۰۰۰مترمربع = ۱ رای
– از ۲۰۰۰۱ تا ۵۰۰۰۰مترمربع =۲ رای
– از ۵۰۰۰۱ تا ۱۰۰۰۰۰مترمربع = ۳ رای
– از ۱۰۰۰۰۱ تا ۱۵۰۰۰۰ مترمربع = ۴ رای
– از ۱۵۰۰۰۱ تا ۲۰۰۰۰۰ متربع = ۵ رای
– بیش از ۲۰۰۰۰۰ مترمربع = ۶ رای
۲-۹ حق رای اعضایی که مالک/ مدیر مراکز نمایشگاهی هستند اما برگزارکنندگان نمایشگاه نیستند.
تعداد آرای تخصیص داده شده به این اعضا بین ۱ تا ۳ رای است، که مطابق جدول ذیل می‌باشد و بر اساس کل فضای اجاره داده شده تعیین می‌گردد و برای محاسبه حق عضویت قابل پرداخت به UFI منظور می‌شود و پیرو شرایط تصریح شده در ماده ۲-۱-۲۲ قوانین داخلی می‌باشد.
– تا ۵۰۰۰۰مترمربع = ۱ رای
– از ۵۰۰۰۱ تا ۱۰۰۰۰۰مترمربع =۲ رای
– بیش از ۱۰۰۰۰۰مترمربع = ۳ رای

اگر در مرکز نمایشگاهی هیچ رویداد نمایشگاهی مورد تایید UFI‌ برگزار نشود، این اعضا تنها یک رای دارند.
۳-۹ حق رای اعضای وابسته (انجمن ها، و همتاهای صنعت نمایشگاهی)
تعداد کل آرای همتاهای صنعت نمایشگاهی و انجمن‌ها به ماکزیمم ۳۰% از تعداد کل اعضا محدود می‌شود.
۱-۳-۹ انجمن‌ها به یک رای برای انتخابات مجامع عمومی عادی و غیرعادی محق می‌باشند. کل آرای این اعضا به حداکثر ۳۰% کل آرای اعضا محدود می‌شود.
۲-۳-۹ همتاهای صنعت تنها محق به یک رای هستند اگر هزینه‌های عضویت خود را پرداخته باشند.

ماده ۱۰ شرایط حق رای اعضا:
به استثنای رای‌گیری برای انتخاب رئیس، کمیته تعیین دستور جلسه، ممیزها، مجوز به اعضای جدید و تایید نمایشگاههای جدید که باید توسط انتخابات مخفی انجام شوند، مجمع عمومی عادی برای همه مباحثات خود، به انتخابات صوری آزاد متوسل می‌شود.
به استثنای رای‌گیری برای انتخاب رییس، که در ماده ۲-۱۳ نظامنامه تصریح شده است، کمیته تعیین دستور جلسه، همان‌طور که در ماده ۳-۱۴ نظامنامه تصریح شده است، و برای تغییرات در نظامنامه همانگونه که در ماده ۱-۲-۱۲ و ۲۱ نظامنامه، تصمیمات مجمع عمومی عادی با رای اکثریت اعضا صورت می‌گیرد. این تصمیمات می‌توانند تنها توسط یک مجمع عمومی عادی متعاقب اصلاح شود.

ماده ۱۱ نمایندگی اعضا در مجامع عمومی عادی و غیرعادی:
۱-۱۱ اعضای کامل
هر عضو کامل توسط یک نماینده در مجمع حضور خواهدداشت و در صورت تعدد، وی نماینده را برای رای‌گیری متعاقب، قبل از افتتاح مجمع عمومی نامزد خواهد کرد، و ستاد UFI را مطلع خواهد ساخت.
هر عضو کامل که نمی‌تواند یک نماینده به مجمع عمومی بفرستد، می‌تواند توسط نماینده سازمان عضو دیگری را وکیل خود سازد که باید ابتدا معرفی‌نامه فوق را ارسال کرده باشد که سه روز قبل از جلسات به رئیس ارائه می‌شود.
۲-۱۱ اعضای وابسته
انجمن ها رئیس و/ یا دبیر کل خود را به عنوان وکیل معرفی می‌کنند.
اگر رئیس و/ یا دبیر کل نتواند در مجمع عمومی شرکت کند آنها تنها می‌توانند حق رای خود را عضو وابسته دیگر (انجمن) تفویض کنند. یک معرفی‌نامه باید سه روز قبل از جلسه به رئیس UFI تسلیم شود.

فصل III
هیئت‌های UFI
(مواد ۱۲ تا ۱۷ نظامنامه)
ماده ۱۲ مجمع عمومی عادی:
مجمع عمومی که ترکیب و وظایف آن توسط ماده ۱-۱-۱۲ نظامنامه تعریف شده است،‌ هیئت تصمیم‌گیری نهایی UFI است.
۱-۱۲ دستور جلسه مجمع عمومی عادی
جهت قادر ساختن کمیته تعیین دستور جلسه برای تدوین به موقع دستور جلسه مجمع عمومی،‌ اعضای UFI که می‌خواهند یک مطلب خاص را در دستور جلسه ببینند، می‌بایست قبل از ۱ ژوئن هر سال ستاد UFI را مطلع سازند.
ماده ۱۳ رئیس
(بند ۱۳ نظامنامه)
۱-۱۳ روش رای گیری
رئیس در صورتی انتخاب می‌شود که اکثریت مطلق آرای معتبر را در اولین یا دومین انتخابات کسب کند.
در صورت تعدد کاندیداها و اگر هیچ یک از آنان اکثریت را کسب نکرده باشند، یک انتخابات دیگر بین دو کاندیدا که بیشترین تعداد آراء معبر انتخابات اول را کسب کرده‌اند، صورت می‌گیرد.
ماده ۱۴ کمیته تعیین دستور جلسه:
(ماده ۱۴ نظامنامه)
۱-۱۴ نمایندگی کشورها
طبقه‌بندی جغرافیایی کشورهای مختلف و نمایندگی در کمیته بر اساس حق عضویت پرداخت شده سال انتخابات، تعیین می‌شود.
یک کشور تنها در دامنه تعداد محدودی از کرسی‌های تخصیص داده شده به گروه آنها می‌تواند در کمیته تعیین دستور جلسه نماینده داشته باشد اما نمی‌تواند بیش از پنج مشاور داشته باشد،‌ چه توسط مجمع عمومی عادی انتخاب شده باشند و چه توسط کمتیه تعیین دستور جلسه به عضویت درآمده باشند.
در انتهای هر مجمع عمومی، ستاد UFI باید فهرست کشورها را در محدوده هر گروه جغرافیایی به روز کند. وضعیت جاری در ضمیمه آمده است.
۲-۱۴ توزیع کرسی‌های کمیته تعیین دستور جلسه
۴۷ کرسی (۴۳ عضو انتخابی و ۴ عضو انتصابی) کمیته تعیین دستور جلسه به‌صورت ذیل تخصیص می‌یابند:
۳۶ کرسی برای برگزارکنندگان عضو
۲۹کرسی برای اروپا
۱۶ کرسی برای گروه A اروپا
۵ کرسی برای آلمان
۴ کرسی برای ایتالیا
۴ کرسی برای فرانسه
۳ کرسی برای اسپانیا
۹ کرسی برای گروه B اروپا
(به ۲ کرسی برای هر کشور محدود می‌شود.)
۴ کرسی برای گروه C اروپا
(به حداکثر ۱ کرسی برای هر کشور محدود می‌شود.)
۵ کرسی برای آفریقا/ آسیا/ اقیانوسیه
۲ کرسی برای کشورهای قاره آمریکا
(به حداکثر ۲ کرسی برای هر کشور محدود می‌شود.)
۱ کرسی برای مالکین/ مدیران مراکز نمایشگاهی
(کاندید توسط این گروه پیشنهاد خواهد شد.)
۲ کرسی برای اعضای وابسته
(کاندیداها توسط این گروه پیشنهاد خواهند شد.)
۴ کرسی برای ۴ شعبه منطقه‌ای
(کاندیداها رؤسای چهار شعبه می‌شوند.)
۴ کرسی برای نامزدهای ریاست UFI
به جز تخصیص نظامنامه‌ای ۴۳ کرسی در کمیته تعیین دستور جلسه، رئیس UFI در طول مدت ریاست خود می‌تواند چهار عضو UFI را از چهار کشور مختلف انتخاب کند که واجد حقوقی مشابه با مشاوران منتخب خواهند داشت. آنها باید عضو UFI باشند و در شرکت خود فعالیت مدیریتی داشته باشند. ریاست UFI کمیته تعیین دستور جلسه را از انتخاب این نامزدها مطلع می‌کند.
۳-۱۴ روش رای‌گیری کمیته تعیین دستور جلسه
اسامی همه کاندیداها باید به نظم الفبایی، یا براساس گروه جغرافیایی یا کشور ارائه شود، شایستگی مجدد نامزدهای برکنار مشخصاً اعلام می‌شود.
اگر کاندیداها اکثریت مطلق آرای معتبر را کسب کنند، در محدوده تعداد کرسی های تخصیص داده شده به هر کشور، در کمیته تعیین دستور جلسه انتخاب می‌شوند.
اگر تعداد کاندیداها از تعداد کرسی‌ها بیشتر باشد، کاندیداهای انتخاب شده کسانی هستند که در محدوده کرسی‌های تخصیص داده شده به کشور یا گروه جغرافیایی خود اکثریت مطلق و بیشترین رای را کسب کرده‌اند. اگر تعداد آرای دو کاندیدا برابر باشد، کاندید منتخب کاندیدی است که در بخش خدمات UFI سابقه بیشتری دارد.
نتیجه نهایی انتخابات به همه اعضا ابلاغ خواهد شد.
کمیته تعیین دستورجلسه درخواست‌های انتخاب مجدد یک عضو برکنار را حمایت نخواهد کرد البته اگر عضو نامبرده شخصاً و حداقل در یک سوم جلسات برگزار شده طی دوره منصب خود حضور نداشته باشد.
کمیته تعیین دستور جلسه اقدام به گزینش هیچ عضوی نمی‌کند که به عنوان یک کاندیدا در انتخابات قبل، اکثریت لازم آرا را تحت شرایط تصریح شده فوق کسب نکرده است.
اعضای کمیته تعیین دستور جلسه به عنوان نماینده سازمان معینی انتخاب نمی‌شوند. در نتیجه هر نوع پست خالی مستلزم فرصتی برای «حق جانشینی» در سازمانی که عضو آن قبلاً این منصب را داشته، نمی‌باشد.
۴-۱۴ رای‌گیری کاندیداها برای کمیته تعیین دستور جلسه
(ماده ۴-۱۴ نظامنامه)
کمیته تعیین دستور جلسه معمولاً با بلند کردن دست رای می‌دهند، مگر هنگامی که روش رای‌گیری شامل کسانی باشد که که موقعیت آنها رای گیری مخفی را الزام می‌کند.
استثنای فوق نیز در هر تصمیم‌گیری بنا به درخواست ریاست یا مشاور کمیته تعیین دستور جلسه اعمال می‌شود.
۵-۱۴ جلسات کمیته تعیین دستور جلسه
(ماده ۴-۱۴ نظامنامه)
۱-۵-۱۴ در انتهای هر جلسه، کمیته تعیین دستور جلسه تاریخ و مکان جلسه بعدی را تعیین می‌کند و به جز شرایطی که تحت کنترل کمیته نیستند، تاریخ و مکان دیگر تغییر نمی‌کنند.
۲-۵-۱۴ همه پیشنهادات که به کمیته تعیین دستور جلسه ارائه می‌شوند باید در یک سند مکتوب سه هفته قبل از جلسه به ستاد UFI ارسال شود تا مشاوران به موقع مطلع گردند.

ماده ۱۵ کمیته اجرایی:
(ماده ۱۵ نظامنامه)
۱-۱۵ اداره کمیته اجرایی
رئیس‌، نایب رئیس، خزانه‌دار و مدیرعامل ملزم هستند تا شخصاً در جلسات کمیته اجرایی شرکت کنند. اگر نتوانند شرکت کنند نمی‌توانند نماینده معرفی نمایند.
رئیس می‌تواند یک عضو UFI دیگر را در یک موقعیت مشورتی دعوت کند، البته اگر دستور کار این جلسه شامل سئوالی باشد که در آن خصوصاً واجد صلاحیت باشد.
۲-۱۵ انتخاب کمیته اجرایی
جهت واجد شرایط بودن برای انتخاب مجدد، نایب رئیس و خزانه‌دار باید شخصاً در دو سوم جلسات برگزار شده توسط کمیته اجرایی UFI طی دوره منصب خود، حضور داشته باشند.
درخصوص پست خالی طی دوره منصب، کمیته اجرایی می‌توانند کاندیدی برای آن کرسی خالی به کمیته تعیین دستور جلسه پیشنهاد کند.
کمیته‌ تعیین دستور جلسه تعداد نایب رئیس‌هایی که باید انتخاب شوند را معین می‌کند. این تصمیم باید توسط اکثریت مطلق آرا با بلند کردن دست، صورت بگیرد.
۳-۱۵ روش رای‌گیری برای انتخاب کمیته اجرایی
نایب رئیس، خزانه‌دار و مدیر عامل، اگر مورد آخر عضوی از کمیته تعیین دستور جلسه باشد، توسط کمیته تعیین دستور جلسه و با انتخابات مخفی (حداکثر دو انتخابات) با اکثریت دو سوم آرای اعضای حاضر طی اولین نشست بعد از مجمع عمومی،‌ انتخاب می‌شوند.
اگر مدیرعامل توسط کمیته تعیین دستور جلسه به صورت مستقل از اعضای آن انتخاب شده باشد، وی با اکثریت دو سوم آرای اعضای حاضر توسط کمیته تعیین دستور جلسه پیشنهاد می‌شود. همین امر برای نامزدی معاون مدیرعامل صدق می‌کند.
۴-۱۵ فعالیت‌های نایب‌رئیس‌ها
رییس UFI کمیته تعیین دستور جلسه را از توزیع فعالیت‌های اصلی در میان نایب‌رییس‌ها آگاه می‌سازد.
هر نایب‌رئیس متعاقباً سئوالات مطرح شده را به رییس گزارش می‌دهد.
هر نایب‌رئیس توسط اعضای کمیته تعیین دستور جلسه و احتمالا توسط اعضای دیگر UFI، ‌در وظایف خود یاری می‌شود.

ماده ۱۶ ممیزها:
لطفاً به ماده ۱۶ نظامنامه رجوع کنید.

ماده ۱۷ کمیته همکاری:
۱-۱۷ نقش کمیته همکاری
تحت ریاست یک نایب‌رییس یا عضوی از کمیته تعیین دستور جلسه، نقش کمیته همکاری بررسی می‌شود و همکاری فنی (توسط متخصصین و سخنرانی‌ها،‌ سمینارها و آموزش) به برگزارکنندگان نمایشگاه در کشورهای در حال توسعه و در دیگر کشورهایی که یک درخواست مربوطه‌ای دارند، ارائه می‌شود.
۲-۱۷ ترکیب کمیته همکاری
کمیته همکاری علاوه بر رییس جلسه، شامل یک نایب‌رئیس و اعضای واجد شرایط از نظر روابط عمومی و تجربه از کشورهای در حال توسعه می‌باشد.
کمیته تعیین دستور جلسه از نظر ترکیب، کمیته همکاری را هر دو سال در سالهای فرد، تغییر می‌دهد و حضور در جلسات کاملاً موردنظر و بررسی قرار خواهدگرفت. اعضایی که حداقل در یک سوم جلسات شرکت نکرده‌اند به‌طور خودکار مستعفی تلقی خواهند شد.
۳-۱۷ وظایف کمیته همکاری
رئیس جلسه کمیته همکاری به کمیته تعیین دستور جلسه گزارش می‌دهد. همه پیشنهادات کمیته همکاری برای تصمیم نهایی به کمیته تعیین دستور جلسه تسلیم می‌شوند.

ماده ۱۸ شعب منطقه‌ای:
۱-۱۸ نقش شعب منطقه‌ای
– بحث در خصوص مسائل خاص و ایده‌های مربوط به ناحیه خود؛
– تشویق همکاری بین اعضا؛
– افزایش تخصص در میان اعضا از طریق برنامه‌های آموزشی UFI ؛
– کمک و آموزش به اعضای جدید در خصوص مسئولیت‌ها‌ی آنان نسبت به UFI؛
– پیشنهاد موضوعات مورد علاقه به کمیته تعیین دستور جلسه؛
– ترویج UFI در ناحیه آنها و تشویق عضویت‌های دیگر
– توصیه به مدیرعامل در خصوص موضوعات عضویت
۲-۱۸ ترکیب شعبه منطقه‌ای
چهار شعبه برای آفریقا، قاره امریکا، آسیا/ استرالیا/ خاورمیانه و اروپا، اعضای کامل و وابسته UFI را در مناطق خاص تشکیل می‌دهند.
هر شعبه می‌تواند رئیس جلسه خود را، که توسط آن شعبه معرفی می‌شود، به‌عنوان نماینده در کمیته تعیین دستور جلسه داشته باشد. او می‌تواند یکی از اعضای منتخب کمیته تعیین دستور جلسه باشد یا توسط مجمع عمومی عادی به عنوان رئیس جلسه آن شعبه انتخاب شود.
همچنین شعبه یک منشی از میان اعضای خود انتخاب می‌کند که مسئول وضع کردن دستور کار و خلاصه مذاکرات جلسات می‌باشد.
۳-۱۸ نشست‌های شعب منطقه‌ای
شعب منطقه‌ای این فرصت را دارند که طی کنگره سالانه UFI در نشست‌ها حضور یابند. اما آنها می‌توانند نشست‌های خود را در منطقه مربوطه خود داشته باشند.
دستور جلسه و خلاصه مذاکرات جلسات باید توسط منشی شعبه و به زبان انگلیسی تهیه شود و یک نسخه به مدیرعامل UFI ارسال گردد.
هر شعب می‌تواند زبان کنفرانس‌های خود را به دلخواه انتخاب کند.
رئیس جلسه یا نایب رئیس یا هر عضو کمیته تعیین دستور جلسه که به آن شعبه مربوط می‌شود، کمیته تعیین دستور جلسه را از مضامین مورد علاقه منطقه خود و یا اجرای تصمیمات از طرف کمیته تعیین دستور جلسه UFI یا مجمع عمومی UFI آگاه می‌سازد.

ماده ۱۹ گروه‌های کاری ناحیه‌ای:
۱-۱۹ نقش گروههای کاری ناحیه‌ای
– افزایش تخصص‌گرایی در نمایشگاههای یک شعبه مشخص
– تشویق همکاری در میان اعضا
– ترویج UFI و تشویق عضویت بیشتر
– مشاوره با UFI درخصوص مسائل عضویت
۲-۱۹ ترکیب گروههای کاری ناحیه‌ای
گروههای کاری ناحیه‌ای پذیرای برگزارکنندگان نمایشگاه در یک شعبه مشخص که عضو UFI هستند، می‌باشد. مشارکت یک ناظر از گروههایی نظیر RIDEU ، IFBSO (فدراسیون بین‌المللی برگزارکنندگان نمایشگاه قایق)، COPE (کنفدراسیون برگزارکنندگان نمایشگاههای بسته‌بندی) و غیره، می‌توانند منظور شوند اما فقط به مدت یک سال. اعضای چنین سازمانهایی می‌توانند دعوت به الحاق در چنین گروههایی شوند که در محدوده زمانی ماکزیمم یک سال و با هدف تشویق آنها و اعضایشان به پیوستن به UFI می‌باشد.
هر گروه کاری ناحیه‌ای یک رئیس جلسه و یک منشی از میان اعضای خود انتخاب می‌کند. رئیس جلسه نشست‌ها را اداره می‌کند و منشی دستور جلسه و خلاصه‌ مذاکرات جلسات را تهیه می‌نماید.
۳-۱۹ جلسات گروههای کاری ناحیه‌ای
دستور جلسه و خلاصه مذاکرات جلسات باید توسط منشی شعبه و به زبان انگلیسی تهیه شود و یک نسخه به مدیرعامل UFI ارسال گردد.
هر گروه کاری ناحیه‌ای می‌تواند زبان کنفرانس‌های خود را به دلخواه انتخاب کند.
رئیس جلسه گروه کاری ناحیه‌ای، کمیته تعیین دستور جلسه را از مضامین مورد علاقه ناحیه خود و یا اجرای تصمیمات را از طرف هیئت‌های مدیریت UFI، آگاه می‌سازد.

ماده ۲۰ گروههای کاری ویژه و کمیته‌ها:
۱-۲۰ نقش کمیته‌ها و گروههای کاری ویژه
کمیته تعیین دستور جلسه شامل کمیته‌هایی برای مدت زمانی محدود می‌باشد. کمیته تعیین دستور جلسه منتخب جدید، در سال‌های فرد، در موارد ذیل تصمیم‌گیری می‌کند:
تداوم کمیته
انتخاب رییس جلسه خود

کمیته تعیین دستور جلسه شامل گروههای کاری ad hoc برای مسائل خاص و برای طول مدت فعالیتهای خود می‌باشد.
۲-۲۰ ترکیب کمیته‌ها وگروههای کاری ویژه
همه اعضای UFI می‌توانند در این فعالیتها شرکت کنند. تحت این شرایط که به زبان انگلیسی تکلم کرده و به طورمنظم در جلسات شرکت نمایند.
این کمیته و گروههای کاری ویژه به طور مستقل کار می‌کنند و نتایج تحقیقات خود را به کمیته تعیین دستور جلسه تسلیم می‌نمایند.
۳-۲۰ جلسات کمیته‌ها و گروههای کاری ویژه
این کمیته‌ها و گروههای کاری ویژه تحت ریاست نایب رییس UFI، یک عضو از کمیته تعیین دستور جلسه یا یکی از اعضا کمیته UFI جلسات خود را برگزار می‌کنند.

ماده ۲۱ پیگیری فعالیتهای هیئت‌های مشاوره‌ای:
(مواد ۱۷ تا ۲۰ قوانین داخلی)
با کمک مدیرعامل، کمیته تعیین دستور جلسه فعالیتهای هیئت‌های فوق‌الذکر را نظارت می‌کند تا از تداخل مضامین جلوگیری به عمل آورد و اجرای صحیح نشست‌های مختلف را تضمین نماید.

فصل IV
مفاد مالی
ماده ۲۲ حق عضویت:
(ماده ۱۸ نظامنامه)
۱-۲۲ اعضای کامل
۱-۱-۲۲ اعضایی که نمایشگاهها را برگزار می‌کنند.
(برگزارکنندگان مستقل، چند ملیتی و ملی)
حق عضویت این اعضا بر اساس کل فضای خالص اجاره داده شده برای نمایشگاههای بین‌المللی تایید شده است که توسط خودشان یا شعب خارج کشورشان دو سال قبل برگزار شده و مطابق با مقیاس فضای اجاره داده شده که در ماده ۱-۹ قوانین داخلی تعیین شده، می‌باشد.
برای برگزارکنندگان چندملیتی نمایشگاهها، حق عضویت براساس کل فضای اجاره داده شده نمایشگاههای بین‌المللی با تاییدیه UFI است که توسط خودشان یا شعب آنان سازماندهی می‌شود.
کل فضای خالص اجاره داده شده رویدادهای تایید شده UFI، که به‌عنوان اساس محاسبه حق عضویت به کار می‌رود، کل فضای خالص سالن بعلاوه ۳۳% از فضای خالص باز است. اگر طی سال مرجع، دوره‌های دیگری از یک نمایشگاه وجود داشته باشد، آنگاه ۵۰% از فضای خالص سالن و فضای باز اجاره داده شده به کل فضای خالص سالن و باز دوره اصلی اضافه می‌شود.
از برگزارکنندکان عضو خواسته می‌شود تا این داده‌های آماری را حداقل تا ۳۱ ژانویه سال بعد ارسال نمایند.
یک برگزارکننده عضو که تنها یک رویداد مورد تایید UFI را در فواصل نامنظم برگزار می‌کند باید هنگامی که آن رویداد را برگزار نمی‌کند، حداقل حق عضویت را بپردازد.
شرکتهای تابعه عضو در بخش خدمات یک مبلغ ثابت می‌پردازند که به حق عضویت برگزارکننده مستقل نمایشگاه یا برگزارکننده چندملیتی نمایشگاه اضافه می‌شود.
۲-۱-۲۲ اعضایی که مالک/ مدیر سالن نمایشگاه هستند اما برگزارکننده نمایشگاه نیستند.
حق عضویت این اعضا بر اساس کل فضای خالص سالن و باز نمایشگاه بین‌المللی مورد تایید UFI می‌باشد که دو سال قبل در مرکز نمایشگاهی واقع شده است و مطابق مقیاس‌های فضای خالص تعیین شده در ماده ۲-۹ قوانین داخلی می‌باشد.
فضای خالص باز این نمایشگاهها به فضای مسقف به نسبت ۳۳% از ارزش واقعی آنها اضافه می‌شود.
در مورد نمایشگاههایی که مورد تایید UFI نیستند و طی سال مرجع برگزار می‌شوند، مالک/ مدیر سالن یک مبلغ ثابت می‌پردازد.
داده‌های آماری باید حداقل تا ۳۱ ژانویه سال بعد ارائه شوند.
۲-۲۲ اعضای وابسته
۱-۲-۲۲ انجمن‌ها
انجمن‌ها مبلغ ثابتی می‌پردازند که توسط کمیته تعیین دستور جلسه تعیین می‌گردد. این مبلغ باید در ۱ نوامبر هر سال پرداخت شود.
۲-۲-۲۲ همتاهای صنعت نمایشگاهی
همتاهای صنعت نمایشگاهی مبلغ ثابتی می‌پردازند که توسط کمیته تعیین دستور جلسه مشخص می‌شود. این مبلغ باید در ۱ نوامبر هر سال پرداخت شود.
۳-۲۲ اساس محاسبه نرخ‌های عضویت
اساس محاسبه نرخ‌های عضویت، مبالغی حداقل و حداکثر حق عضویت و مبلغ ثابت مجمع عمومی عادی بنا به پیشنهاد کمیته تعیین دستور جلسه تغییر می‌یابند.

فصل V
کنگره
ماده ۲۳ تعریف:
کنگره که در زمان مجمع عمومی برگزار می‌شود، شامل نشست‌های کمیته‌های مختلف UFI و رویدادهای رسمی است که در آن همه اعضای UFI بنا به دعوت ریاست UFI شرکت می‌کنند.
در سال انتخاب رئیس، مراسم اختتامیه و مهمانی مشترکاً با ریاست رؤسای منتخب سابق و جدید صورت می‌گیرد.

ماده ۲۴ ناظران:
کمیته تعیین دستور جلسه، در ابتدای جلسه مجمع عمومی عادی و احتمالاً، غیرعادی، فهرستی از افرادی را تعیین می‌کند که به‌عنوان ناظر برای انتخابات مخفی، که ممکن است طی این مجمع عمومی صورت بگیرد، انجام وظیفه می‌کنند.

فصل VI
انواع موقعیت سازمانی

ماده ۲۵ وضعیت پرسنلی:
همه پرسنلی که در اداره ستاده UFI دخیل هستند دارای یک وضعیت هستند، شرایط آن توسط رئیس و خزانه‌دار برای تاییدیه توسط کمیته تعیین دستور جلسه پیشنهاد می‌شوند.

ماده ۲۶ زبان کاری، ترجمه همزمان و مستندسازی:
سه زبان کاری رسمی UFI عبارتند از فرانسوی، آلمانی و انگلیسی.
ترجمه به سه زبان رسمی کاری طی کنگره‌های سالانه و سمینارهای تابستانی به هزینه UFI صورت می‌گیرد.
هزینه‌های ترجمه به زبان‌های دیگر به هزینه متقاضیان خواهد بود.
ترجمه جلسات کمیته اجرایی، کمیته تعیین دستور جلسه و کمیته‌ها و گروههای کاری ویژه به هزینه سازمان میزبان است.
ترجمه اسناد برای این جلسات به هزینه UFI می‌باشند.

ماده ۲۷ هزینه های نشست‌ها و ماموریت‌ها:
هزینه‌های متحمل شده توسط اعضای UFI طی مشارکت در نشست‌های کمیته‌های مختلف اتحادیه به هزینه خودشان می‌باشد.
بازپرداخت هزینه‌های متحمل شده در زمان ماموریت‌های دیگری که برای UFI صورت گرفته صورت نمی‌گیرد، به جز موارد استثنایی که با تفویض اختیار توسط رئیس و با تاییدیه خزانه‌دار صورت گرفته باشد.
همه هزینه‌ها (هزینه‌های هتل، هواپیما) متحمل شده برای بررسی و تحقیق روی یک نمایشگاه که کاندید تاییدیه UFI می‌باشد، به‌طور کامل توسط برگزارکننده به محقق بازپرداخت می‌شود، حتی اگر مجمع عمومی عادی بر علیه تاییدیه یا مجوز رای دهد.

ماده ۲۸ جوایز UFI:
۱-۲۸ ریاست افتخاری
رئیس سابق UFI که جایزه ریاست افتخاری را کسب کرده است، و نایب‌رئیس و خزانه‌دار سابق به مجمع عمومی دعوت می‌شوند.
۲-۲۸ نشان‌ها و دیپلم
اعطا جوایز UFI توسط کمیته تعیین دستور جلسه بنا به پیشنهاد رئیس صادر می‌شود.
برای اعضای UFI این جوایز بدین شکل اعطا می‌شوند:
۱-۲-۲۸ نشان‌های طلا
– روسای سابق UFI
– اعضای سابق کمیته اجرایی که بیش از یک دوره صاحب منصب بوده‌اند.
– تحت شرایط استثنایی، اعضایی کمیته تعیین دستور جلسه (با چندین سال سابقه، بیش از دوره‌های منصب یا برای خدمات استثنایی ارائه شده به UFI) .
۲-۲-۲۸- نشان‌های نقره
– اعضای کمیته تعیین دستور جلسه یا ممیزان که بیش از یک دوره صاحب منصب بوده‌اند.
– تحت شرایط استثنایی، اعضای کمیته همکاری (با چندین سال سابقه، بیش از دوره‌های منصب یا برای خدمات استثنایی ارائه شده به UFI) .

ضمیمه
طبقه‌بندی جغرافیایی و نمایندگی کشورها در کمیته تعیین دستور جلسه

اروپا ۲۹ کرسی
اروپا A 16 کرسی
آلمان ۵
ایتالیا ۴
فرانسه ۴
اسپانیا ۳
اروپا B 9 کرسی
(حداکثر ۲ کرسی برای هر کشور)
هلند ۲
سوئد ۱
فدراسیون روسیه ۱
اتریش
جمهوری چک ۱
پرتغال ۱
کروات
بریتانیای کبیر ۲
یوگسلاوی
بلغارستان
بلژیک ۱
اروپا C 4 کرسی
(حداکثر ۱ کرسی برای هر کشور)
مجارستان ۱
فنلاند ۱
یونان
لهستان
ترکیه
سویس
رومانی ۱
اسلوونی
یونان
جمهوری اسلاوکی
جمهوری مقدونیه
لوکزامبورگ ۱
بوسنی هرزگوین
مالت
ایرلند
اکراین

افریقا، آسیا، اقیانوسیه ۵ کرسی
(حداکثر یک کرسی برای هر کشور)
جمهوری خلق چین ۱
سنگاپور ۱
ژاپن
ایران
افریقای جنوبی
هند ۱
مصر
اندونزی
عراق
سوریه
زیمبابوه
الجزایر ۱
استرالیا
بحرین
اسراییل
کویت ۱
لبنان
لیبی
مالزی
موزامبیک
عربستان صعودی
سنگال
تایوان
تانزانیا
تایلند
تونس
امارات متحده عربی
هنک کنگ
فیلیپین
قاره امریکا ۲ کرسی
( حداکثر ۲ کرسی برای هر کشور)

کلمبیا
بولیوی
کوبا
ال سالواردور
پرو ۱
اکوادور

۱-۳- راهنمای مدیریت نمایشگاهها ـ مرجع AEO:
– راهنمای مدیریت
– بهداشت و ایمنی
– در نمایشگاه ها
– مرجع AEO
توجه:
برای استفاده مفید از این راهنما و کسب اطمینان از نحوه به‌کارگیری هر اقدام کنترلی برای نمایشگاه خود – و زمان به‌کارگیری آن – لازم است که درک جامعی از قانون ایمنی و بهداشت داشته باشید. در این جهت یک دوره IOSH قویاً توصیه می‌شود.
بر اساس بند ۷ قانون مدیریت بهداشت و ایمنی در محل کار (MHSWR) هر کارفرما باید یک یا چند فرد شایسته برای کمک به انجام اقدامات مورد نیاز وی در انطباق با قوانین و ممنوعیت‌های اعمال شده بر وی یا قوانین مربوطه دیگر، انتخاب کند. این افراد می‌توانند کارمندانی باشند که شایستگی لازم را دارا می‌باشند و یا می‌توانید خدمات یک مشاور بیرونی شایسته در امر بهداشت و ایمنی را به کار گیرید، خصوصاً کسی که در زمینه صنعت نمایشگاهی تجربه دارد.
همه توصیه‌ها، اقدامات کنترلی و قوانین تصریح شده در اینجا برای نمایشگاه شما صدق نخواهد کرد. گاهی نیاز خواهید داشت که کمتر از آنچه در اینجا توصیه شده، عمل کنید- و گاهی بیشتر.
نظریات اظهار شده در این راهنما از طرف AEO ، BECA و EVA می‌باشند و تنها به عنوان یک راهنما ارائه می‌شوند. بدون ارجاع ـ و مطابقت با ـ مقررات قانونی، هرگونه خطا یا غفلت از توصیه‌های این راهنما مسئولیت قانونی دربر نخواهد داشت.
درباره این راهنما:
این راهنما توسط صنعت انجمن‌های تجاری aeo, BECA و EVA تهیه شده است، و تنها بخشی از اطلاعات مورد نیاز برای اجرا مسائل بهداشتی و ایمنی، هم قبل از نمایشگاه و هم در زمان برگزاری نمایشگاه در UK می‌باشد. این راهنما عمدتاً به مسئولیت‌های چهار گروه اصلی می‌پردازد: مالکین Venue، برگزارکننده، غرفه‌دار و پیمانکار. لازم است که به مقررات قانونی و قوانین خاص نمایشگاهی خصوصاً قانون مدیریت بهداشت و نمایشگاه در محل کار ۱۹۹۹ رجوع شود.
این راهنما اصول مهم در خصوص روش مناسب برای کنترل مسائل بهداشتی و ایمنی را ارائه می‌دهد که در سه مرحله ساخت، افتتاح و جمع‌آوری قابل اجرا می‌باشند. مسئولیت‌های نمایشگاهها تحت قانون HASAWS74 عنوان می‌شوند. اجرای این راهنما اجباری نیست و شما می‌توانید اقدامات دیگر را انجام دهید. اما اگر این اصول را پیگیری می‌کنید آنگاه به اندازه لازم قانون بهداشت و ایمنی را در محیط نمایشگاه رعایت خواهید کرد.
قوانین و اطلاعات مربوط به بهداشت، ایمنی و رفاه (مانند داربست‌سازی، برق، کارهای دستی، PPE، سروصدا، مواد شیمیایی خاص 😉 در کتابهای راهنمای دیگر نیز یافت می‌شوند.

فهرست مطالب
عنوان
بخش الف
وظایف قانونی شما
ارزیابی خطر
گزارش سیاست گذاری
وظیفه مراقبت
بخش ب
حوزه مسئولیت
قرارداد اجاره
مسئولیت های برگزارکننده
مسئولیت های غرفه دار
مسئولیت های پیمانکار
سلسله مراتب مسئولیت ها در غرفه
بخش پ
چک لیست ها
چک لیست های برگزارکننده
چک لیست های مالکین venue
چک لیست غرفه داران
چک لیست پیمانکاران
بخش ت
راهنما
راهنمای ارزیابی خطر
کالاهای نمایشی و نمایش زنده
پنج مرحله برای انجام RA
نمونه ای از فرم ارزیابی خطر برای غرفه داران غرفه ساز
نمونه ای از فرم ارزیابی خطر برای غرفه دارانی که از غرفه نمایشگاهی استفاده می کنند
چگونه فرم ارزیابی خطر خود را تکمیل کنید
گزارش روش کار
اعلان عملکردهای معوق(SON)
نمونه ای از اعلان عملکرد معوق
مجوزهای کار hot
فرم مجوز کار Hot
بخش ث
نسخه پیشنهادی برای دستورالعمل غرفه دار
دستورالعمل های غرفه دار/فنی
نسخه پیشنهادی برای دستورالعمل فنی /غرفه دار
۱) مسئولیت ها و گزارش سیاست کار
۲) ارتباط در محل
۳) پیمانکاران منتخب
۴) حوزه های اصلی خطر
۵) ارزیابی خطر
۶) اقدامات احتیاطی برای آتش سوزی
۷) گزارش روش کار (MS)
۸) فرم نمونه MS
۹) روال های اضطراری
۱۰) چک لیست های غرفه داران/مشارکت کنندگان
۱۱) فرم اظهارنامه بهداشتی و ایمنی غرفه داران/مشارکت کنندگان
بخش ج
مدیریت بهداشت و ایمنی
طراحی نقشه ساختمان
تاییدیه های طراحی غرفه
غرفه های محصور شده
لبه های سکو
شیب راهه ها (ramp)برای معلولین
ساختارهای پیچیده و محاسبات ساختمانی
معابر
ورودی ها
صندلی
مسیر ترافیک
مرکز امنیتی
مرکز پزشکی/کمک های اولیه در محل
مراکز ملاقات/ اطلاعات/اموال گمشده

بهداشت و نظافت
آماده سازی، پخت و توزیع غذا
وضعیت قرار گرفتن وسایل گازی
خوراکپزی های گازی ، فر،;
LPG/ گازهای فشرده
بهداشت غذایی
تسهیلات شستشو
کودکان در نمایشگاه
کنترل پرسنل و جمعیت
اطلاعات بازدیدکننده
علامت ها
اعلان های PA
ازدحام
راه بند های قابل حمل و نقل

کالاها و برنامه های نمایشی
کالاها و برنامه های نمایشی
تجهیزات نمایشی ماشین آلات
لیزرها
محوطه نمایشگاه و نمایشات مربوطه

کار تا دیروقت
مواد شیمیایی ، ضایعات و دود و گاز خطرناک
عملیات لیفتراک
راهنمایی مختصر در خصوص مقررات LODER
سر و صدا
قوانین برق
آموزش کارکنان ( و کارکنان موقت)
داربست سازی و کار در ارتفاع
حمل و نقل و کارهای دستی
کلاه های ایمنی ( و دیگر لباسهای محافظ)
مواد و مصالح
بخش چ
ایمنی در برابر آتش سوزی و اقدامات اضطراری
اقدامات اضطراری
تیم مدیریت بحران (CMT)
چک لیست تلفن هشدار بمب گذاری
بخش هـ
سئوالات رایج و پاسخ ها

ارزیابی خطر (RA)
پنج مرحله برای ارزیابی خطر: راهنمایی برای تضمین یک RA .
همه طرف‌های مربوطه باید متعهد به انجام یک ارزیابی خطر مناسب و کافی باشند.
ارزیابی خطر برگزارکننده باید جنبه‌های مهم نمایشگاه را دربر بگیرد، ازجمله ورودی/ خروجی، برنامه‌ریزی زمان برپایی غرفه‌ها
ارزیابی خطر غرفه‌دار باید فعالیت‌هایی را دربر بگیرد که روی غرفه انجام می‌شوند، مانند خطرات ماشین‌آلات به نمایش درآمده و اگر خود به غرفه‌سازی می‌پردازند، باید شامل خطراتی باشد که از فعالیت‌های ساخت ناشی می‌شوند مانند کار کردن در ارتفاع، برق‌کاری،عملکردهای بالابری.
ارزیابی‌های خطر پیمانکار خطرات ناشی از فعالیت‌های نصب غرفه را در بر می‌گیرد، مانند کار کردن در ارتفاع، برق‌کاری، عملکردهای بالابری.
هم برگزارکننده و هم مالک VENUE بعد از امضا قرارداد اجاره ملزم به انجام یک RA جداگانه می‌باشند. RA برگزارکنندگان همه حوزه‌هایی را مطرح می‌سازد که باید تحت کنترل قرار بگیرند و نیز مشخص می‌کند که چگونه این کنترل چارچوب زیرساخت ایمنی برگزارکننده را در هر نمایشگاه (مثلاً به چه اقدامات کنترلی نیاز است) شکل می‌دهد.
اگر طراح غرفه و پیمانکار غرفه‌سازی برای غرفه‌دارانی که فقط فضای غرفه را اجاره کرده‌اند، با خطرات ناشی از فعالیت‌های کاری خود روبرو هستند و یا در نظر دارند غرفه‌های آماده را به محل بیاورند، باید همراه با هم متعهد به یک RA کافی و مناسب شوند.
غرفه‌دارانی که از غرفه‌های ساخت خود نمایشگاه استفاده می‌کنند نیز متعهد به یک RA هستند- اما نحوه این مسئولیت به برگزارکننده مربوط می‌شود که یک مدرک مکتوب را ضروری بداند یا خیر. اما به طور کلی توصیه می‌شود که برگزارکنندگان یک فرم امضا شده «اظهارنامه ایمنی و بهداشتی» را از هر یک از غرفه‌داران خود تقاضا کنند که تایید می‌کند این غرفه‌داران متعهد به یک RA «مناسب و کافی» می‌باشند. هر‌گاه غرفه‌داران دارای غرفه‌های خطرناک باشند، آنگاه لازم است که خود برگزارکننده RA را انجام دهد. برگزارکنندگان باید جانب احتیاط را بگیرند و در صورت وجود شک و تردید توصیه حرفه‌ای و تخصصی را ارائه نمایند.
گزارش سیاست‌گذاری
سیاست‌گذاری و توافقات شما برای کنترل بهداشت و ایمنی در محل نمایشگاه باید به صورت رسمی مکتوب شود.
سیاست بهداشت و ایمنی شما باید در بخش اصلی گنجانده شود:
۱- بیانیه
۲- سازمان بهداشت و ایمنی
۳- توافقات برای کنترل بهداشت و ایمنی
به این صورت به یک مقام قانونی ثابت می‌کند که شما مفادی برای ایمنی و رفاه افراد در محدوده نمایشگاه در نظر گرفته و اجرا می‌کنید.
وظیفه مراقبت
کارمندان (مانند کارکنان غرفه، کارکنان پیمانکار و غیره) باید درخصوص بهداشت و ایمنی خود، و نیز کسانی که ممکن است تحت تاثیر اقدامات آنها قرار بگیرند، مراقبت منطقی به عمل آورند. این وظیفه هر کارفرما (مانند برگزارکننده، مکان نمایشگاهی، غرفه‌دار، پیمانکار) است که رفاه، ایمنی و بهداشت را تا آنجا که از نظر منطقی انجام‌پذیر باشد، در محل کار کارمندان خود تضمین کند- و برای کسانی که مستقیماً برای آنها کار نمی‌کنند اما ممکن است که در نتیجه فعالیت‌های کاری آنها طی مدت اجاره نمایشگاه، در خطر قرار بگیرند. این تعهد شامل موارد زیر می‌شود:
۱- ایجاد ارتباط، هماهنگی و همکاری با کارفرمایان دیگر که در یک محل هستند؛
۲- تهیه و پشتیبانی سیستم‌ها و دستگاه‌هایی که مطمئن هستند و خطرات بهداشتی در بر ندارند.
۳- ترتیباتی برای استفاده، جابجایی، نگهداری و حمل و نقل اقلام و اجسام؛
۴- ارائه اطلاعات، دستور‌العملها، آموزش و نظارت لازم برای بهداشت و ایمنی
۵- تحت کنترل قرار دادن همه محیط‌های کاری در شرایطی بی‌خطر، از جمله راههای ورودی و خروجی؛
۶- فراهم نمودن محیط کاری با تسهیلات رفاهی مناسب که امن و عاری از خطر باشد؛
۷- داشتن سیاست ایمنی مناسب و کافی خصوصاً برای فضای نمایشگاهی.
توجه: وظایف یک کارفرما گاهی با وظایف کارفرمای دیگر همپوشانی دارد، و وجود مرزهای رسمی ارتباطی، همکاری و هماهنگی بین هر یک از طرفین ( VENUE، برگزارکننده، غرفه‌دار و پیمانکاران) ضروری می‌باشد.

قرارداد اجاره
قرارداد اجاره بین VENUE و برگزارکننده در خصوص حوزه‌های دقیق مسئولیت در ارتباط با ارائه خدمات و تسهیلات، باید توافقنامه‌ای در محدوده قرارداد اجاره اولیه، صورت بگیرد (مثلاً نظافت، امنیت، محل پارک خودرو، دستشویی‌ها و ;). ممکن است برخی از حوزه‌های مسئولیت همپوشانی داشته باشند و قرارداد اجاره بین اماکن نمایشگاهی مختلف می‌تواند متفاوت باشد. این حوزه‌های مسئولیت توافق شده تنها برای یک نمایشگاه خاص می‌باشند و هیچ یک از مسئولیت‌های قانونی دیگر را معاف نمی‌سازد. تضمین مناسب بودن VENUE برای نمایشگاه مورد نظر هم بر مسئولیت برگزارکننده و هم VENUE می‌باشد. بسته به ماهیت نمایشگاه، شاید به تسهیلات نمایشگاهی بیشتری نیاز داشته باشید که یک VENUE ارائه می‌دهد اما این تسهیلات و خطرات مربوط به آن توسط اجرای یک ارزیابی خطر مناسب و کافی مشخص خواهند شد.
مسئولیت‌های مالک VENUE / مدیریت VENUEمسئول ارائه مکان کاری و محیط امن برای کارکنان خود، پیمانکاران، بازدیدکنندگان از VENUE و مشتریان خود می‌باشد.
VENUE مسئول نگهداری ساختار سالن می‌باشد- مانند سقف‌ها، دیوارها، ستون‌ها، کف، لوله‌ها،سیستم‌های گرمایش و تهویه؛ فضای گردهمایی عمومی و گذرگاههای عمومی؛ پوشش ضدحریق برای تمامی تجهیزات موجود درآن که برای یک نمایشگاه خاص اجاره نشده‌اند. اگر سازه‌های پیش‌ساخته، رستوران‌های ثابت، تسهیلات رفاهی و بهداشتی برای بازدیدکنندگان تهیه شود، VENUE نیز مسئول نگهداری و پشتیبانی آنها می‌باشد.
در حوزه مسئولیت VENUE است که تا آنجا که از نظر منطقی عملی است، خود را ملزم بداند الزامات مناسبی را در محل برآورده سازند که تضمین می‌کنند برگزارکننده یک برنامه مدیریت ایمنی و بهداشتی کامل ارائه داده است، از جمله یک ارزیابی خطر مناسب و کافی برای نمایشگاه خود، تا به این طریق وظایف قانونی تصریح شده VENUE انجام شود.
VENUE باید تضمین کند که کارکنانش آموزش دیده‌اند و اقدامات لازم برای شرایط اضطراری چاپ و منتشر شده است و در اختیار همه کسانی که از این تسهیلات استفاده می‌کنند قرار دارد. VENUE باید در خصوص سلسله مراتب مدیریت مناسب توافق کند و آن را اجرا نماید به نحوی که همه خطرات ارزیابی شده و رویه‌های موارد اضطراری مورد نیاز برای هر رویداد نمایشگاهی خاص را در بر بگیرد. این رویه ها ممکن است برای هر نمایشگاه متفاوت باشد. یک «پرونده بهداشت و ایمنی» برای هر نمایشگاه باید نگهداری شود، که حاوی اسنادی نظیر RA و فرم‌های قانونی می‌باشد.
VENUE مسئول انتقال هر نوع اطلاعاتی در خصوص الزامات/ اقدامات ایمنی و بهداشتی به برگزارکنندگان است که آنها نیز به نوبه خود باید این اطلاعات را به غرفه‌داران تسلیم کنند.
مسئولیت‌های برگزارکننده
شرکت برگزارکننده، یا دارنده جواز، باید خود را ملزم بداند که همه حوزه‌های مسئولیت، مشترک یا غیره، تنظیم و مشروح شده‌اند و در محدوده یک قرارداد اجاره با VENUE مورد توافق قرار گرفته‌اند. برگزارکننده همراه با مالک VENUE مسئول تضمین محیط امن نمایشگاهی می‌باشد، از جمله ورود و خروج همه افراد به نمایشگاه، تا حدی که از نظر منطقی عملی باشد، چنانکه در قرارداد اجاره آمده است. این امر می‌تواند شامل ورودی‌ها، خروجی‌ها، خروجی‌های اضطراری، فضای اطراف غرفه‌ها، زیرسازی‌های موقت، و هر فضای نمایشی روی زمین، دریا یا هوا که بنا به درخواست برگزارکننده مستقیماً به دست آمده، اجاره شده یا به محل آورده شده است.
برگزارکنندگان نمی‌توانند مسئول مستقیم اقدام یا عدم اقدام غرفه‌داران خود و پیمانکاران غرفه‌دار شمرده شوند. اما آنها مسئول درخواست دلیلی هستند که غرفه‌دار و پیمانکارانشان ثبات غرفه‌ها و ساختارها، و به کار‌گیری سیستم‌های امن را تضمین خواهند کرد.
جهت انجام وظایف قانونی برگزارکننده که در بخش الف تصریح شده است، برگزارکنندگان باید تا آنجا که از نظر منطقی عملی است خود را متعهد سازند که غرفه‌دارانشان یک برنامه مدیریت ایمنی و بهداشتی کامل را رعایت می‌کنند. از جمله متعهد بودن و اجرای یک ارزیابی خطر مناسب و کافی برای غرفه‌های خود، تا بدین‌وسیله وظایف قانونی برگزارکننده انجام پذیرد. اگر برگزارکننده پیمانکاران را استخدام کند یا مستقیماً به آنها دستور دهد، آنگاه باید بررسی به عمل آورد که پیمانکار رسمی استخدامی واجد شرایط است و ارزیابی خطر مناسبی را برای نمایشگاه انجام می دهد.

نکاتی درخصوص بررسی ارزیابی خطر و گزارشات روش کار
همه ارزیابی‌های خطر که توسط غرفه‌دارانی صورت می‌گیرند که فقط از فضای غرفه نمایشگاهی استفاده می‌کنند، تا آنجا که از نظر منطقی عملی است، باید قبل از نمایشگاه توسط یک فرد واجد صلاحیت بررسی شوند که برای نمایشگاه مناسب و کافی هستند این امر هنگامی حیاتی است که ماهیت کلی غرفه‌ها یا تزیینات آنها به نوعی خطرناک تلقی می‌شوند. این وظیفه غرفه‌دار است که تضمین نماید که آنها و کارکنان غرفه، پیمانکاران و پیمانکاران فرعی آنها یک ارزیابی خطر مناسب و کافی را انجام می‌دهند.
هرگاه برگزارکننده خطرات خاص کالاهای نمایشی یک غرفه را بداند، یا غرفه‌دار دارای یک «غرفه پیچیده» باشد، آنگاه ارزیابی خطر آن غرفه‌دار خاص و گزارش روش کار باید قبل از برگزاری نمایشگاه و بار دیگر در محل بررسی شود تا اطمینان حاصل گردد با قوانین منطبق می‌باشند.
هر چند برگزارکننده باید از همه غرفه‌داران خود درخواست ارزیابی خطر و/ یا گزارش روش کار نماید اما مشخص شده است که دریافت یک نرخ عرضه ۱۰۰% بسیار دشوار حاصل می‌شود. بعلاوه:
۱- برگزار کننده همیشه در خصوص غرفه‌ها و یا کالاهای نمایشی که غرفه‌دار برنامه‌ریزی کرده یا از پیمانکاران آنها مطلع نمی‌شود. بنابراین برگزارکننده باید به متکی به غرفه‌داری باشد که ارزیابی خطر یا گزارش روش کار ارائه شده‌ای مناسب و کافی دارد. یک فرد واجد صلاحیت باید عملکرد را در محل بررسی نماید.
۲- همه غرفه‌ها به یک گزارش روش کار و ارزیابی خطر مکتوب که توسط غرفه‌دار تسلیم می‌شود نیاز ندارند، تنها خطرات مهم باید شناسایی شوند و اقدامات کنترلی مکتوب داشته باشند. بسیاری از غرفه‌ها (از جمله غرفه‌های پیش ساخته نمایشگاه) هیچ خطر مهمی در بر ندارند.
۳- این غرفه‌دار است و نه برگزارکننده که مسقیماً با نصب‌کننده غرفه‌های سفارشی و تامین‌کنندگان کالاها و خدمات برای غرفه‌ها وارد قرار داد می‌شود. بنابراین غرفه‌دار باید تضمین کنند که نصب‌کننده غرفه دارای صلاحیت لازم است و در این خصوص می‌تواند برای یک گزارش کار و ارزیابی خطر مناسب و کافی قبل از نمایشگاه از آنها سئوال کند.
مسئولیت‌های غرفه‌دار
غرفه‌دار برای غرفه خود با پیمانکار قرارداد می‌بندد و ساخت هر غرفه در فضای کار مجزایی صورت می‌گیرد که تحت قوانین مرتبط در بخش الف قرار می‌گیرد.
غرفه‌داران مسئولیت بیشتری در خصوص بهداشت و ایمنی دارند که فراتر از محیط کارشان می‌باشد. آنها وظیفه مرافیت از هر یک از پیمانکاران و پیمانکار فرعی مربوطه به غرفه خود را دارند همچنین هر کس که با آنها وارد قرار داد می‌شود. غرفه‌داران مسئولیت مستقیم استفاده بی‌خطر و پشتیبانی از همه عوامل غرفه و محیط آن را بر عهده دارند، که معمولاً شامل بازدیدکننده و/ یا عامه مردم می‌شود.
بر عهده غرفه‌دار است که حوزه دقیق مسئولیت را بین خود و پیمانکاران خود قبل از آمدن به محل تعیین کند. آنها باید مشخصاً بررسی کنند که پیمانکارانشان واجد شرایط هستند و ارزیابی خطر مناسب و کافی را انجام داده‌اند، همراه با یک گزارش روش کار برای غرفه‌های پیچیده- که معمولاً همراه با پیمانکار صورت می‌گیرد. مسئولیت غرفه‌دار است که صحت این اسناد و انجام اقدامات معتبر و کنترلی را در محل در تمام مدت اجاره تضمین کند.
غرفه‌داران باید اقدامات منطقی را انجام دهند که تضمین می‌کند پیمانکاران با یک سیستم کاری امن کار خود را انجام می‌دهند، از جمله خروج و ورود به نمایشگاه و به غرفه.
غرفه‌دار مسئول اطلاع رسانی خطرات خاص همراه با فعالیتهای پیمانکاران به آنها می‌باشد که این خطرات قطعاً بر کارکنان پیمانکار ضمن کار روی غرفه متاثر است.
لطفاً به بحش پ : چک لیست‌ها مراجعه کنید.
مسئولیت‌های پیمانکار
پیمانکاران باید بهداشت، ایمنی و رفاه همه افرادی را تضمین کنند که فعالیت‌های کاری خود (یا پیمانکاران فرعی آنها) بر آنها متاثر است، از جمله کسانی که حین نصب غرفه، تجهیزات یا ماشین‌آلات، پایه‌های موقت، سکوها، دستشویی‌های موقت، و نواحی نمایش و تسهیلات دیگر، در غرفه‌های مجاور، راهروها یا محیط‌های عمومی حضور دارند.
وضعیت، پشتیبانی و استفاده صحیح از ابزارها، ماشین‌آلات و دستگاهها، نظارت، آموزش و تبحر کارکنان نیز از وظایف پیمانکاران می‌باشد.
هرگاه لازم باشد، پیمانکاران اصلی باید برای مشتری خود، غرفه‌دار، گزارش روش کار و ارزیابی خطر مناسب و کافی انجام دهند. این موارد در نشست‌های قبل از نمایشگاه ارائه می‌شوند و نیز به راهنمایی‌های طراحی غرفه و دیگر متخصصین نیاز دارد که به صلاحدید پیمانکاران می‌باشد.
لطفاً به بخش پ: چک لیست‌ها مراجعه کنید.
سلسله مراتب مسئولیت‌ها در غرفه‌ها
برخی از غرفه‌ها به عنوان «ساختارهای پیچیده» شناسایی می‌شوند (به واژه‌نامه ضمیمه مراجعه کنید). این غرفه‌ها به ندرت کل venue را به عنوان یک محل ساخت طبقه‌بندی می‌کنند اما نسبت به اقدامات کنترلی وسیع‌تر باید توجه بیشتری معطوف شود. فعالیت‌های خطرناک که در ساخت این غرفه‌ها دخیل هستند باید در فضای محصور و کنترل شده صورت بگیرند و برگزارکننده با یک متخصص ایمنی و/ یا مسئول سالن مشورت کند تا با غرفه‌دار تماس بگیرند. بنابراین غرفه‌های پیچیده دارای سلسله مراتب ذیل می‌باشند:

عدم رعایت سلسله مراتب فوق منجر بدان می‌شود که فعالیت‌های کاری در غرفه ناامن جلوه کنند. در صورت وقوع این حالت و یا اگر غرفه یا ویژگی‌های آن در طول برگزاری نمایشگاه ناپایدار تلقی شوند، آنگاه برگزار کننده حق دارد تا آن غرفه را ببندد. این عمل یا به صورت موقت یا دائم صورت می‌گیرد تا بقیه نمایشگاه از ناامن جلوه کردن یا خطرناک بودن از دید venue به مخاطره نیفتد و به این ترتیب کل نمایشگاه مجبور به تعطیل شدن نگردد.