مقاله کنفرانس ویدیویی اولی

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله کنفرانس ویدیویی اولی دارای ۵۷ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله کنفرانس ویدیویی اولی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله کنفرانس ویدیویی اولی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن مقاله کنفرانس ویدیویی اولی :

کنفرانس ویدیویی اولی
مقدمه
کنفرانس ویدیویی در حال تغییر روش‌های تجارت و ارتباطات است. این فناوری امکان ملاقات رو در رو را بر فراز مرزها مهیا می‌سازد و راه را برای ارتباط مفید سازنده به همراه تصمیم‌گیری‌های دقیق چه در داخل و چه در خارج سازمان هموار می‌نماید. در حقیقت این یک راه ارتباطی مناسب با امکانات منحصر به فردی است.
در حال حاضر این فناوری بیشتر و بیشتر خود را به عنوان یک ابزار مهم تجارتی نمایان ساخته واز طریق صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع سازمانی‌، کمک شایانی به عملیات روزانه سازمانی می‌نماید.
تعریف ویدیو کنفرانس

ویدئو کنفرانس تکنولوژی است برای برقراری کنفرانس ها، جلسات، کلاس ها ; برای اشخاصی که در نقاط مختلف قرار دارند استفاده می شود بدین معنی که سیگنال های صوت و تصویر از طریق خط تلفن، کابل شبکه ،ISDN; انتقال پیدا می کند (از یک نقطه به نقطه دیگر، از یک نقطه به چند نقطه و یا از چند نقطه به چند نقطه) که با استفاده از این تکنولوژی دیگر احتیاجی به سفرهای غیر ضروری نمی باشد.
انواع ویدیو کنفرانس :

ویدئو کنفرانسینگ به دو سیستم تقسیم می شود:
۱- Desktop Video Conferencing
۲- Group System

سیستم Desktop برای ایجاد ارتباط Video Conferencing در جاهای کوچک (Small Office) استفاده
می شود.با ترکیب تکنولوژی ISDN و کامپیوتر های شخصی کاربران می توانند ملاقات هائی یک به یک با یکدیگر داشته باشند.
Group System را برای اتا ق های بزگ کنفرانس،کلاس های اموزش از راه دور وکلا” Medium and Large office استفاده می شود . از این سیستم می توان برای Multiple Conferencing با استفاده از سیستم هائی با استاندارد (ISDN) H.320 و (ip/Lan) با استاندارد H.323 استفاده کرد .
مزایای کنفرانس ویدیویی

* بدون اینکه دفتر کار خود را ترک نمایید می‌توانید ارتباط مداوم با شرکاء‌، کارکنان و مشتریان داشته باشید.
* امکان ملاقات‌های اضطراری فراهم می‌شود تا در اسرع وقت‌، موارد ضروری بحث و گفتگو قرار گیرد سپس تصمیم‌های فوری اتخاذ شود.
* قابلیت صوتی و تصویری بالای این فناوری، امکان عمل و برخوردی مانند ملاقات حضوری ارائه می‌دهد.
* از طریق صرفه‌جویی در وقت و منابع مالی و انسانی‌، کنفرانس ویدیویی تاثیرات مثبتی بر کارروزانه و کیفیت زندگی شما می‌گذارد .
* برداشتن فاصله های جغرافیایی

* تعامل و تبادل اطلا عات با سازمان ها ، شرکت ها ، دانشگا ه های بین المللی
* بهبود روابط خارجی مدیران سازمان های مختلف و امکان برقراری جلسه از محل دفتر انان
* رفع مخاطرات ناشی از سفر

* امکان حضور در جلسات متعدد در یک روز کاری
• هدایت عمل‌های جراحی از راه دور

• تشکیل کلاس‌های آموزش از راه دور و استفاده از امکانات آموزشی، واقع در نقاط مختلف جهان
• برقراری ارتباط بین سالن‌های کنفرانس واقع در محل‌های مختلف
• امکان تبادل اطلاعات با متخصصین خارج از کشور

• کاهش فاصله ها با ایجاد ارتباط صوتی و تصویری بدون محدودیت زمانی و مکانی
• افزایش میزان در دسترس بودن کارشناسان و مدیران
ویژگی های مراکز ویدیو کنفرانس

• قابلیت نمایش هم زمان سایت خود و سایت مقابل در یک تصویر
Doual streaming video • : امکان ارسال دو تصویر زنده به صورت هم زمان ازسایت مبدا و تفکیک دو تصویر و نمایش انها بر روی دو مانیتور
• امکان ارسال و دریافت فایل جهت به اشتراک گذاشتن اسناد گوناگون و ارسال و دریافت اطلاعات گرافیکی در حین انجام یک کنفرانس تصویری
• Audio and Video streaming : امکان ارسال صوت و تصویر به طور زنده و یک طرفه بر روی شبکه برای افرادی که به طور مستقیم در کنفرانس ویدیویی شرکت ندارند . این افراد می توانند با وارد کردن کلمه رمز صوت و تصویر کنفرانس را به طور زنده از طریق شبکه دریافت کرده و به صورت یکطرفه در کنفرانس شرکت نمایند.

• Echo cancellation : حذف صداهای اضافی و عدم برگشت صدا
Voice tracking camera video • : ردیابی صدای فرد گوینده و تنظیم اتوماتیک دوربین روی سخنگو
• کیفیت فوق العاده صدا وتصویر
Voice activing • : نمایش اتوماتیک تصویر هر سایتی که شروع به صحبت میکند.
• سرعت بالای نمایش تصویر و استفاده از سیستم pal
•امنیت بالا
تاریخچه کنفرانس ویدیویی
کنفرانس ویدیویی از اواسط سال ۱۹۷۰ میلادی وجود داشته است. از آن زمان تا کنون، این فناوری دستخوش تغییر و تحولات زیادی شده است. برای سالیان دراز شرایط به نحوی بود که می‌بایست حتما پهنای باند بالا بر مبنای هزینه‌های زیادی در سازمان وجود داشت تا بتوان از این فناوری استفاده کرد. همین طور هیچ استاندارد خاصی در این صنعت وجود نداشت و دستگاه‌ها فوق‌العاده گران وهزینه‌بر بودند که فقط سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ می‌توانستند این

هزینه‌ها را تقبل کنند.در حال حاضر اوضاع عوض شده است به نحوی که دستگاه‌ها به صورت جهانی فروش می‌رودو هزینه‌های ارتباطی نیز پایین آمده در عین حال که استانداردهای زیادی در این صنعت به ثبت رسیده‌، تصاویر صوتی و تصویری با کیفیت بالایی انتقال می‌یابد و نرم افزار را می‌توان ارتقاءداد که این خود

باعث امنیت بیشتر سرمایه‌گذاری بر روی این فناوری می‌باشد.از سامانه‌های امروز هر کاربری با اطلاعات ناچیز از دستگاه‌ها نیز می‌تواند به سادگی استفاده کند و بیشتر این سامانه‌ها قابلیت‌های زیادی همچون ارتباطات چند جانبه انتقال فایل‌های رایانه شخصی و تصاویر ویدیویی از طریق فناوری “دووویدیو” قابلیت دو نمایشگری را دارا هستند.همین طور از سامانه‌های امنیتی پیشرفته‌ای مانند رمزنگاری پیشرفته استفاده می‌کنند که با توجه ۱۲۸بیتی می‌تواند کنفرانس را

بیش از پیش امن نمایند. پروتکل‌های جدیدی مانند H.264 نیز باعث فشرده‌سازی بیشتر تصاویر ویدیویی پیش از ارسال می‌گردد که این خود نقش به سزایی درصرفه جویی پهنای باند مورد نیاز خواهد داشت. در اواسط سال ۱۹۹۰ میلادی، اتحادیه بین‌المللی مخابرات (آی تی یو) استانداردهای جهانی را برای کنفرانس ویدیویی تعیین نمود. این استانداردها برای پشتیبانی و کارایی سامانه‌ها با مارک‌های مختلف بود. وقتی دستگاه کنفرانس ویدیویی انتخاب می‌نمایید مهم است که مطمئن شوید بااستانداردهای بین‌المللی موجود همخوانی دارد و فقط تعریف‌های خاصی در حد آن مدل را شامل نمی شود. سامانه ‌ها ییکه همخوانی لازم با استانداردهای(آی تی یو) را ایجاد نمایند فقط می‌توانند با دستگاه‌هایی از همان نوع ارتباط داشته باشند. اما بالعکس سرمایه‌گذاری در یک سامانه با
استانداردهای بین‌المللی باعث می‌شود که شما مطمئن باشید :
* به آخرین فناوری روز تجهیز شده است .

* کیفیت تصویری مناسبی در تمام سرعتهای انتقال داده ها به شما ارائه می دهد .
* پس از مدت زمان کوتاهی از بین نمی رود .

* به راحتی می تواند با دستگاه‌های دیگر که از آن استانداردها پیروی می‌کنند نیز ارتباط ایجاد کند .
با توجه به استانداردهای بالای کنفرانس ویدیویی موجود، این صنعت در حال حاضر دارای رشد۴۰ درصدی در سال است و دلیل آن نیز آگاهی بیش از پیش کاربران با قابلیت‌های این فناوری و طرق مختلف بهره‌وری از آن به عنوان یک ابزار قوی ارتباطی در سازمان‌ها و تجارت‌های خویش است .
کنفرانس ویدیویی در ایران

سابقه برپایی مراکزویدیو کنفرانس در ایران به سال ۱۳۷۷ بر می گردد. در ان سال شهرهای مشهد,بابل,تبریز,اصفهان, شیراز , اهواز با مرکزیت تهران در این شبکه قرار گرفتند و به تدریج شهر های همدان و ارومیه نیز به شبکه سراسری ویدیو کنفرانس کشور پیوستند.در طی این مدت متجاوز از دو هزار جلسه از طریق مراکزویدیو کنفرانس برگزار شده است که عمدتا جلسات داخلی وزارت ارتباطات , مخابرات استان ها , مراکز اموزش مدیریت دولتی و سازمان بهزیستی و; را شامل می شود.

کنفرانس ویدیویی در استان خراسان ( رضوی ، شمالی ، جنوبی )
درحال حاضر در استان خراسان ۱۴ سایت ثابت و ۶ سایت سیار ویدیو کنفرانس ایجاد شده است و این سیستم در شهرستان های نیشابور , بیرجند , سبزوار, قوچان ,کاشمر , تربت حیدریه , تربت جام , فردوس , گناباد , سرخس و;. فعال بوده و علاوه بر سایت مرکزی و ۳ سایت در مشهد تعداد ۶ سایت دیگر با قابلیت سرویس دهی به هر منطقه ای که متقاضی بخواهد ایجاد شده است که امکان برگزاری گردهمایی و جلسات اداری , کلاس های اموزش و; از راه دور به صورت

صوتی و تصویری برای بخش های دولتی و غیردولتی فراهم اورده است. سیستم یکپارچه ویدیو کنفرانس شرکت مخابرات خراسان رضوی با بهره گیری از دوبستر انتقال اینترنتی وخطوطمایکروویو(E1,IP) با کیفیت فوق العاده صداوتصویر امکان برقراری ارتباط با ۳۰ نقطه کشور را داراست. سرعت بالا , نمایش اتوماتیک تصویر هرسایتی که شروع به صحبت می کند, امکان نمایش ۱۶ تصویر مجزا وهمزمان ,امکان اتصال به رایانه های PC,LAP TAB,پشتیبانی همزمان از ۳ مانیتور

مجزا,ردیابی صداوتصویر فرد گیرنده به طور خودکار, عدم پژواک صداو; از دیگر ویژگی های سیستم یکپارچه ویدیو کنفرانس شرکت مخابرات خراسان رضوی است . این سایت ها با سرمایه گذاری بیش از۶میلیاردو۲۱۰ میلیون ریال ایجاد شده است و هزینه استفاده ازویدیو کنفرانس بر حسب فاصله بین مراکز به طور متوسط دقیقه ای ۱۵ هزار ریال محاسبه شده است .

ساختار سامانه‌های کنفرانس ویدیویی
اجزا اصلی یک سامانه کنفرانس ویدیویی عبارتند از : دوربین، میکروفون، صفحه نمایش، بلندگو وکدک.
دوربین و میکروفون، تصویر و صدا را در یک واحد تهیه می‌کنند. سپس کدک این تصویر و صدا را تبدیل به سیگنال‌های دیجیتالی می‌کند و آن را قبل از ارسال بر روی شبکه‌، فشرده می‌کند. درطرف دیگر، کدک این سیگنال‌ها را به حالت اولیه باز می‌گرداند و تصویر را به صفحه نمایش وصدا را به بلندگو می‌فرستد. این مراحل به نظر پیچیده می‌آید ولی کاربر هیچ کدام از این مسائل رااحساس نمی‌کند. فقط کافی است که کاربر شماره را وارد کرده و دگمه برقراری ارتباط را فشاردهد.
میکروفن

سیستم های ویدئو کنفرانس شامل میکروفن های رومیزی (Table Type) می باشد که صداها را ضبط کرده و به Codec می فرستد تا به مقصد برسد.
نمایشگر
LCD/DLP Projector ,Plasma Display Monitor ,XGA Computerو Video Monitor
این وسایل تصویری برای نشان دادن تصاویری است که از Codec دریافت می کند.

۱ (ISDN System)NT-
این دستگاه سیستم ISDN را به سیستمی تبدیل می کند که برای ویدئو کنفرانسینگ قابل تشخیص باشد تبدیل می کند.

Network Connection
بخشی که باعث برقراری ارتباط بین site های مورد نظر می باشد که می تواند از طریق خطوط تلفن ، ISDN و یا شبکه (LAN,WAN) .

WEBCAM

سیستم ویدئو کنفرانس شامل دوربین های دارای زوم ، کنترل دار می باشد دوربین اشکال، افراد حاضر در کنفرانس را ضبط کرده و به Codec می فرستد تا مقصد برسد.

انواع WEBCAM ها

در بازار انواع مختلفی از WEBCAM وجود دارد که از میان انها میتوانید به انتخاب بپردازید . از جمله شرکت هایی که در زمینه تولید WEBCAM از شهرت خوبی برخوردارهستند می توان به , LOGITECH,VEO CREATIVE LABS اشاره کرد. Webcam های شرکت LOGITECH دو مدل QUICK CAMEXPRESS و CAM

MESSENGER QUICK راعرضه میکند . این WEBCAM ها میکروفن هم دارند .

شرکت VEO محصولات گوناگونی در زمینه ویدیو کنفرانس عرضه کرده است . این شرکت قبلا XIRLINK نام داشت وممکن است شما محصولاتی را تحت نام قبلی این شرکت مشاهده کنید . ازجمله WEBCAM هایی که محصول شرکت VEO هستند می توان به مدل های Stingray, Connect اشاره کرد. شرکت CREATIVE LABS نیز WEBCAM

میکروفن دار Campro را عرضه میکند . این WEBCAM دارای قابلیت های مختلفی چون فوکوس خودکار می باشد. ، دوربین های دیجیتال دارای یک سنسور بوده که نور را به سیگنال های الکتریکی تبدیل می نماید . سنسورهای استفاده شده در اکثر WEBCAM ها، از نوع CCD)))Charge Coupled Device) می باشد . در تعدادی دیگر از WEBCAM ها ازتکنولوژی نیمه هادی)) CMOS)complementary metal oxide semiconductor) استفاده می شود. با اینکه سنسورهای CMOS ، تصاویر دیجیتال با کیفیت مطلوبتر را ارائه می نمایند ودر آینده متداولتر خواهند شد ، ولی نمی توان ادعا نمود که تکنولوژی فوق جایگزین سنسورهای CCD در WEBCAM ها خواهد شد . CCD ، مجموعه ای بسیار کوچک از دیودهای حساس به نور بوده که مسئولیت تبدیل تصویر ( نور ) به الکترون ( سیگنال های الکتریکی ) را برعهده دارند . دیودهای فوق ، photosites نامیده می شوند . هر photosite ، حساس به نورمی باشد.

برخی ویژگی ها ی مهم Webcam

از مهمترین ویژگی های مرتبط با Webcam ، می توان به موارد زیر اشاره نمود :

دقت: هر اندازه تعداد پیکسل های یک تصویربیشتر باشد، تصویر مذکور واضح تر است

اندازه،‌وزن و طرح: برای برخی از کاربران اندازه و وزن دوربین ببشتر از میزان دقت آن اهمیت دارد( حمل آسان دوربین ) .استفاده از دوربین های کوچک آسان می باشد ولی بدلیل کوچک بودن صفحه و دکمه های کنترل کننده آن ، ممکن است به مرور زمان تبعات و مشکلات خاص خود را بدنبال داشته باشد .

عدسی زوم : دوربین های ارزان قیمت، اغلب فاقد لنزهای نوری می باشند. اگر مجبور به انتخاب بین دوربین های دارای لنزهای نوری و یا دوربین های با دقت بالا می باشیم ، پیشنهاد می گردد ، دوربینی انتخاب گردد که دارای لنز نوری باشد.. لازم است به تبلیغاتی که در رابطه با لنزهای Webcam و میزان عملکرد آنان می شود ، دقت لازم نیز صورت پذیرد.تعداد زیادی از تولید کنندگان ، زوم لیزری ( حرکت لنز بمنظور بزرگنمائی تصویر ) را با زوم دیجیتال ( تعداد اندکی پیکسل را می تواند capture نماید ) ، ترکیب و اعلام می نمایند .

تمرکز دستی: برای گرفتن تصاویر از فاصله بسیار نزدیک و یا در مواردیکه امکان تتنظیم اتوماتیک وجود ندارد ،استفاده از پتانسیل های ارائه شده بمنظور تنظیم دستی دوربین ،کمک مناسبی بمنظور اخذ تصاویر واضح را ارائه می نماید. در برخی دوربین ها امکان استفاده از تنظیم دستی وجود نداشته و در چنین مواردی می توان از دوربین مورد نظر صرفا” در فواصل

محدودی استفاده بعمل آورد .

باطری ها: در Webcam از یک و یا چند نوع باطری استفاده می گردد. باطری نوع AA ،هم بصورت قلیایی غیر قابل شارژ و هم بصورت قابل شارژ موجود می باشد . باطری های ظرفیت بالا CRV3 و یا باطری های قابل شارژ ، نمونه هائی دیگر از باطری های قابل استفاده در Webcam می باشند. باطری Webcam بسرعت مصرف و استفاده می گردد.

( خصوصا” باطری های قلیائی ) . طول عمر باطری Webcam ها ارتباط مستقیمی با قیمت آنان ندارد . مثلا” ممکن است دوربین هایی با قیمت ارزان ، دارای باطرهائی با عمرمفید بمراتب بیشتری نسبت به دوربین های گرانقیمت باشند.

تنظیمات نوردهی: تمامی Webcam ها، امکان استفاده اتوماتیک را فراهم می نمایند ، درچنین مواردی کافی است از یک دکمه از قبل تعبیه شده که تمامی پارامترهای لازم بمنظور اخذتصاویر را بصورت پیش فرض در نظر می گیرد ، استفاده گردد. استفاده از دوربین هایی که دارای دیافراگمی جهت تنظیم میزان ورود نورمی باشند ، بمراتب مطلوبتر خواهد بود. با استفاده از دوربین های فوق و تنظیم فاصله لنز و یا مدت زمان باز بودن دیافراگم ، بقیه تنظیمات بصورت اتوماتیک در نظر گرفته خواهد شد.

منوها: در زمان انتخاب یک Webcam ، لازم است به امکانات ارائه شده بمنظور تنظیم دقت ، حالت و سایر موارد دیگر نیز دقت گردد . وجود امکانات مناسب در خصوص مشاهده سریع تصاویر گرفته شده نیز از مزایای یک Webcam محسوب می گردد. وجود دکمه های زیاد بر روی دوربین علاوه بر اتلاف زمان ، تنظیم و دسترسی به تصاویر گرفته شده رامشکل می سازد.هر اندازه تعداد دکمه های یک دوربین بیشتر باشد ،منوهای مرتبط با آن نیز افزایش خواهد یافت .

یک WEBCAM منا سب

فرمت ظاهری و بدنه Webcam باید به گونه ای باشد که بتواند به راحتی برروی مانیتور قرار گیرد . لازم است Webcam به گونه ای برروی مانیتور بسته شود که هنگام ویدیو کنفرانس از روی ان سرخورده و به پشت مانیتور نیافتد. بسیاری از Webcam ها در محل اتصال خود به مانیتور دارای پایه های گردانی هستند که با استفاده ازان پایه میتوان جهت دوربین Webcam را به راحتی تغییرداد . Webcam هایی که برای کامپیوتر های کتابی استفاده میشوند معمولا دارای یک قطعه نصب شونده هستند که به بالای صفحه کامپیوتر کتابی قلاب میشود. بیشتر Webcam ها از طریق USB به کامپیوتر وصل میشوند. بعضی از Webcam های جدید تر از اتصالات USB 2.0 ویا Fire Wire استفاده میکنند . سرعت این اتصالا ت نسبت به رابط USB 1.1 بیشتر است . البته اگر میخواهید ویدیو کنفرانس تان راازطریق یک اتصال شماره گیر برگزار کنید دیگر نیازی به رابط سرعت بالای USB 2.0ندارید ومی توان از USB 1.1 نیز استفاده نمایید , چون اتصال شماره گیر از انتقالات داده ای که حجم بالایی دارند پشتیبانی نمی کند.

علاوه بر رابطی که Webcam از ان استفاده میکند , خوب است که هنگام تهیه یک Webcam جدید مسایل دیگری چون طول سیم Webcam , وجود میکروفن ونرم افزاری که برای برقراری ویدیو کنفرانس تان به ان نیاز دارید را نیز مد نظر قرار دهید . طول سیم Webcam باید به قدرکافی بلند باشد تا هنگام قرار گرفتن بر روی مانیتور کشیده نشود و کم نیاید . هم چنین سیم های کوتاه باعث میشود که شما نتوانید جهت دوربین Webcam را انگونه که دوست دارید تنظیم

کنید. ضمنا اگر میکروفن ندارید دقت کنید که Webcam ی که تهیه میکنید دارای میکروفن باشد.همچنین باید بدانید که از چه نرم افزاری برای برقراری ویدیو کنفرانس استفاده کنید . نرم افزاری که انتخاب میکنید باید با Webcam تان سازگار باشد.

یافتن نرم افزار مناسب

نرم افزارهای مختلفی در زمینه ویدیو کنفرانس وجود دارد که شامل نرم افزار های رایگان ,حرفه ای و گران هستند . حتی بعضی از سرویس های پیغام رسانی فوری مانند Windows Messenger و Yahoo!Messenger از ویدیو کنفرانس پشتیبانی می کنند.معمولا اعضای یک ویدیو کنفرانس باید از نرم افزار یکسانی استفاده کنند . البته تعدادی از نرم

افزارهای جدید با استانداردهای H.323 و H.324 سازگار هستند که این ویژگی به اعضای ویدیو کنفرانس اجازه می دهد از نرم افزارهای مختلفی بهره ببرند . اگر بخواهید نرم افزاری متفاوت با انچه که اعضای ویدیو کنفرانس دراختیار دارند به کار ببرید در ان صورت هم باید نرم افزار شما وهم نرم افزار سایر اعضا با استانداردهای H.323 و H.324 سازگار باشد .

برای اگاهی از این موضوع باید مستندات و یا فایل اطلاعات ان برنامه را مطالعه کنید, اما برای رهایی از مشکل سازگاری و یا عدم سازگاری خوب است همان نرم افزاری که سایر اعضای ویدیو کنفرانس استفاده می کنند را به کار ببرید , به همین دلیل قبل از تهیه نرم افزارباید با اعضا ارتباط برقرار کرده و از نرم افزاری که انها استفاده می کنند مطلع شوید.

بعضی نرم افزارها علاوه بر انتقال سیگنال های صوتی و تصویری , قابلیت های دیگری را نیزدارا هستند . از جمله این قابلیت ها میتوان به Whiteboard , دسترسی اعضا به کامپیوتر های یکدیگر و اجرای برنامه های موجود برروی سیستم انها اشاره کرد . منظور از Whiteboard, صفحه ای است که به اعضا اجازه می دهد سند به خصوصی را مشاهده کرده وبه ویرایش وتغییر ان سند بپردازند . یکی از مسایل دیگری که باید مد نظر بگیرید این است که نرم افزارتان از چه قابلیت های صوتی پشتیبانی می کند.

در این میان دو نوع قابلیت صوتی وجود دارد : Half duplex (دو طرفه غیر هم زمان ) و Full duple (دو طرفه هم زمان) . نرم افزار هایی که Half duplex هستند به اعضای کنفرانس فقط اجازه ی صحبت کردن نوبتی را می دهند . یعنی باید سخنان اولین کاربر تمام شود تا کاربر دوم بتواند شروع به صحبت کند. اما . نرم افزار هایی که Full duplex هستند

به اعضای ویدیو کنفرانس شرایط طبیعی را فراهم می کنند و اعضا می توانند همزمان با یکدیگر به سخن گفتن بپردازند . همانطور که شنیدن صدای تمام اعضا به طور همزمان می تواند بر تجارب وکیفیت ویدیو کنفرانس تاثیر به سزایی داشته باشد , دیدن تصاویر اعضا نیز می تواند پیرو چنین رویه ای باشد , یعنی بعضی از نرم افزارها به شما اجازه می دهند که در هرلحظه فقط تصویر یکی از اعضا را مشاهده کنید.

از جمله نرم افزارها ی معروفی که برای ویدیو کنفرانس استفاده میشود می توان به برنامه ی NetMeeting ( محصول میکرو سافت ) اشاره کرد . از دیگر نرم افزارها ی ویدیو کنفرانس Windows Messenger ( محصول میکرو سافت ) و Yahoo ! Messenger 5.5و همچنین Team View(Reality fusion ) را می توان نام برد. برنامه ی Windows Messenger

بخشی از ویندوز xp است ولی با این وجود میتوان برنامه های Windows Messenger و NetMeeting هر دو دارای قابلیت هایی همچون Whiteboard و به اشتراک گذاری برنامه هستند .

برنامه Windows Messenger تحت ویندوز XP قابل استفاده است . علاوه بر این کاربر باید یک حساب Microsoft.NET نیز داشته باشد . برنامه TeamView به کاربران اجازه می دهد که همزمان با یکدیگر گفتگو کنندو بر روی صفحه مانیتور تصویر ۶ نفر از اعضا ظاهر شود. با این برنامه می توان تعداد اععضای ویدیو کنفرانس را به ۲۵۰ نفر رساند.