دانش رسان |
مرکز علم و دانش کشور مقاله مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس)
در حال بارگذاری
توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد
مقاله مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس) دارای ۴۱ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد مقاله مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس) کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس)،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن مقاله مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس) :
مدیریت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس)
امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها، پیچیدگی ساختار و فعالیتهای آنها، افزایش متغیرهای محیطی تاثیرگذار و; مدیران را ناگزیر کرده است. برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر اعضا کمک بگیرند. بدین‌منظور، مدیران معمولاً جلساتی را تشکیل می‌دهند و با همفکری و تعامل درمورد موضوعهای مطرح شده به تبادل اطلاعات می‌پردازند یا تصمیماتی را به صورت گروهی اتخاذ می‌کنند. تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می‌شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می‌کند. البته موارد مذکور درصورتی
صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیتهای سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارایی و کارآمدی سازمان کمک نخواهدکرد بلکه به‌عنوان یک غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهدشد. در مقاله حاضر ابتدا تعریفی از جلسه ارائه می‌شود، سپس انواع جلسه و ارکان جلسه همراه با وظایف آنها تشریح خواهدشد در نهایت ضمن معرفی موانع و مشکلات جلسات، توصیه‌هایی را نیز برای اثربخشی جلسات ارائه خواهیم کرد.
تعریف جلسه
اگرچه تعاریف به ظاهر متفاوت از جلسه ارائه شده است با این حال، این تعاریف از ارکان مشترکی برخوردارند. جلسه را می‌توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدفهای مشترک هستند و ارتباطات (شفاهی و یا کتبی) را وسیله اصلی نیل به این اهداف قرار می‌دهند (هینز: ۱۳۷۲). به عبارت دیگر، جلسه گروهی از افراد واحدهای مختلف سازمان است که برای انجام وظایف سازمانی مشخص به‌طور موقت یا دائم دور هم جمع می‌شوند(۲۰۰۱(VENTERS FELICIA:.
انواع جلسه
جلسات متفاوتی در سازمانها برگزار می‌شود. گاهی هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارش‌دهی است، گاهی توجیه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و گاهی تصمیم‌گیری درمورد یک مساله است. دویل و استراوس جلسات را به چهار نوع زیر تقسیم می‌کنند: (دویل، استراوس:( ۱۳۷۵)
۱-جلسه حل مساله: عبارت حل مساله برای افراد گوناگون معنی مختلفی دارد. مشکل به موقعیتی اطلاق می‌شود که نتوان آن را تغییر داد. مشکل می‌تواند شامل ابهام درمورد یکسری مقررات جدید، نداشتن نام برای محصول و; باشد، آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد. تا تمایلی به تغییر نباشد، مشکل حل نخواهدشد. یک جلسه حل مساله زمانی خوب جواب می‌دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد.
-۲ جلسه تصمیم‌گیری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصمیم‌گیری نیست. درحالی که در یک جلسه تصمیم‌گیری فشار برای تصمیم‌گیری نهایی است. اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبی پیروی می‌کند، جلسه باید تصمیم‌گیرنده نهایی داشته باشد. در این جلسات تعداد اعضای گروه نباید کمتر از ۱۵ نفر باشد، تشکیل جلسه با حضور ۳۰ نفر هم امکان‌پذیر است. قبل از هر جلسه باید اطمینان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصمیم‌گیری آگاه هستند و آن را قبول دارند. در برخی از موارد مدیران قبل از تشکیل چنین جلساتی، تصمیم را خود اتخاذ می‌کنند و از افراد به‌طوری صوری استفاده می‌کنند. در چنین مواردی بهتر است به جای جلسه تصمیم‌گیری یک جلسه استفاده از اطلاعات تشکیل شود و مدیر تصمیم خود را بگیرد.
۳ -جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی: درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش‌دهی و استفاده از اطلاعات است. هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. مبادله اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر سازمان اداری است. ازطریق مبادله اطلاعات است که کارکنان می‌توانند مشکل سازمان خود را حل‌وفصل کنند. یک مدیر از راه مبادله اطلاعات، قادر است از تمام دانشها، اطلاعات، تجربیات و عواطف اعضای خود به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند. درنتیجه عدم اطلاع‌رسانی، سوءظن دربین اعضاء سازمان پرورش می‌یابد و گاهی به حوادث ناهنجار می‌انجامد. مبادله اطلاعات عمودی که از بالا به پایین صورت می‌گیرد نسبت به مبادله اطلاعات افقی که میان مقامات همسطح جاری است از اهمیت بیشتری برخوردار است. (ماحوزی: ۱۳۷۹)
۴ -جلسه ارزیابی (بازخور)): پویایی جلسات بازخور، متفاوت از جلسات گزارش‌دهی است. در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر و پیشنهاد ارائه می‌کنند. این‌گونه جلسات ارزشمند است چرا که هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارد. برخلاف جلسات گزارش‌دهی، جلسات بازخور باید سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی شده باشد.
ارکان جلسه و وظایف آنها
در رویکرد سنتی اداره جلسه، ارکان جلسه را به سه دسته رئیس، دبیر و عضو جلسه طبقه‌بندی می‌کنند ولی در رویکرد تعاملی که یک روش جدید در اداره جلسات محسوب می‌شود، به منظور اجتناب از اثر نامطلوب رئیس در جلسه، رکن چهارم به عنوان مجری جلسه اضافه شده است. بنابراین، ارکان جلسه عبارتند از مجری، دبیر، رئیس و عضو جلسه که همگی در یک سیستم خود تصحیحی در جلسه ایجاد تعادل می‌کنند. (دویل، استراوس: ۱۳۷۵)
مجری جلسه
مجری عضوی است بی‌طرف که درنظریات جلسه مشارکت نکرده و در ارزیابی آنها نقش ندارد بلکه نقش او فقط کمک به گروه در متمرکزساختن انرژیها در زمینه وظایف، جلوگیری از برخورد شخصی در گروه و ایجاد فرصت مشارکت برای کلیه افراد است.
دبیر جلسه: دبیر فردی بی‌طرف و غیرارزیابی‌کننده است. وظیفه وی نوشتن نقطه‌نظرات اساسی افراد در خلال جلسه است. دبیر عین جملات افراد را یادداشت می‌کند. البته هدف این نیست که همه مطالب کلمه به کلمه گزارش شود. فعالیت دبیر نباید موجب کندی سرعت جلسه شود. این گزارش را حافظه گروهی می‌گوییم و به‌عنوان گزارش موردقبولی از آنچه واقعاً اتفاق افتاده تلقی می‌شود.
اعضای جلسه: اعضای جلسه مشارکت‌کننده فعال در جلسه هستند. مسئولیت اعضای جلسه این است که بگذارند دبیر و مجری نقش بی‌طرف خود را ایفا کنند و اعضای جلسه باید مراقب باشند که نظرات افراد به‌طور صحیح گزارش شود. اعضای گروه علاوه بر اینکه انرژی خود را صرف وظیفه خود می‌کنند، مراقب هستند که مجری امکان مشارکت همه را در بحث فراهم کند.
رئیس جلسه: در روش سنتی، رئیس جلسه همزمان اداره‌کننده جلسه نیز محسوب می‌شود. ولی در روش تعاملی، رئیس، جلسه را اداره نمی‌کند بلکه عضو فعال آن است. رئیس تمام تصمیمات نهایی را می‌گیرد. درصورتی که پیشرفت جلسه رضایت‌بخش نباشد، می‌تواند محدودیتهایی وضع کند و درمورد نقطه‌نظرات خود به‌طور فعال بحث کند. رئیس می‌تواند اعضای گروه را به قبول وظایف ترغیب سازد و یا ترتیب جلسه دیگر و با گروه دیگر را بدهد و یا با رسانه‌ها در تماس باشد.
موانع و مشکلات جلسات
جلسات یکی از پیچیده‌ترین فعالیتهایی است که انجام می‌پذیرد. موفقیت و شکست آنها درگرو تجزیه‌وتحلیل آنچه انجام شده و انجام نشده است.محققان‌موانع‌ومشکلات جلسه‌رادر۶ عنوان‌طبقه‌بندی‌می‌کنند.(دویل،استراوس:۱۳۷۵)
۱ -توجه اعضای جلسه به موضوعهای مختلف در یک زمان: جلسه ترکیبی از افراد متعدد است و هر فرد دارای علائق، مشکلات و اولویتهای خاص خود است. بنابراین طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است.
۲ -مغشوش شدن موضوع جلسه با فرایند آن: برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند. تمایز بین محتوی (مشکل، عنوان یا صورتجلسه) و فرایند (روش، متد) دشوار، اما حیاتی است و عدم توجه به آن یکی از علل عدم موفقیت جلسات است.
۳ -برخورد شخصی و مشکل تراکم گفتگو در جلسه: اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات می‌شود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌گردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد.
-۴ روشن نبودن نقشها و مسئولیتها: یکی از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکت‌کننده در جلسه است. تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است.
-۵ سوءاستفاده از قدرت توسط رئیس جلسه: وقتی مدیر در موضوع جلسه‌ای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت می‌کند که از عقاید او دفاع می‌کنند. تجربه نشان داده است که مدیرانی که جلسات را خود اداره می‌کنند، تمایل دارند که فعال‌ترین فرد جلسه باشند و تقریباً ۶۰% از وقت جلسه را به خود اختصاص می‌دهند. به همین علت مشارکت افراد در جلسه پایین می‌آید. بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره می‌شوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری معمولاً رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا می‌کند. مثل مسابقه‌ای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است.
راه‌حل این مشکل جداکردن نقش فرایند از نقش قدرت و تصمیم‌گیری است. بدین‌ترتیب که مدیر مسئولیت تصمیم‌گیری و درگیر شدن با موضوع را بپذیرد و وظایف مربوط به فرایند را به فرد دیگری (مجری) تفویض کند.
۶ -گرایش افراد به یکسان فکرکردن: جنیس(JANIS) یکی از صاحبنظران موضوع، تمایل گروهها برای یکسان فکرکردن را <گروه فکری> می‌نامد و دلایل زیر را درمورد اینکه چرا <گروه فکری> ایجاد می‌شود، ذکر می‌کند:
-۱ اگر شما با رئیس یک شرکت بزرگ و بااهمیت و یا اعضای گروه مهم تصمیم‌گیری برخورد داشته باشید، متوجه می‌شوید که آنها این احساس را دارند که <ما هر کاری را می‌توانیم انجام دهیم چون افراد خوبی هستیم و بنابراین، تصمیمات ما نیز درست خواهدبود>. همین احساس در گروه به صورت حس قدرت و اهمیت جمعی، کاملاً مشخص است و یکی از نگرشهای خطرناکی است که منجر به تصمیمات خطرناکی می‌شود;
۲ -هرقدر که فرد به سطوح بالاتر سازمان ارتقا می‌یابد، بیشتر از واقعیتهایی که در سطوح پایین‌تر سازمان و یا بیرون آن اتفاق می‌افتد، جدا می‌شود. زیرا ارزشهای سازمان بر افراد تاثیر می‌گذارد و در یک فرایند طبیعی غربال، صرفاً افراد مشابهی به بالای سازمان راه پیدا می‌کنند. بنابراین، مدیران سازمان هر روز با نقطه‌نظرات مشابهی سروکار دارند و ممکن است فکر کنند که هرقدر در سازمان ارتقاء می‌یابند، اطلاعات صحیح‌تر و نظرات افراد متخصص و متنوع‌تری را دریافت می‌کنند، اما به لحاظ وجود این فیلترها (یعنی گفتن آنچه که دیگران می‌خواهند بشوند) واقعیت درست برعکس این است;
-۳ هرقدر در گروه حس به‌هم پیوستگی و اعتماد وجود داشته باشد، افراد احساس راحتی بیشتری برای ابراز مخالفت خواهند داشت که البته این امر تا نقطه‌ای صدق می‌کند. از آن حد به بالا، افراد با خود می‌گویند که اگر اعتراضی کنند، کار گروه پیچیده‌تر می‌شود. برای بسیاری از افراد احساس تعلق، اهمیت بیشتری از اتخاذ بهترین تصمیم در گروه دارد;
-۴ وقتی که گروه با هم رشد می‌کنند، یکسری باورهای مشترکی در افراد شکل می‌گیرد و هرکسی این باورها را زیرسوال ببرد به‌عنوان مزاحم تلقی می‌شود و فشار بر او زیاد می‌شود و به جای تشویق ابراز نظرات مختلف، افراد را به سازش وامی‌دارند;
۵ -وقتی که اعضا گروه شامل مدیراجرایی ارشد و کارکنان می‌شود. وفاداری و حمایت یکی از دلایل دیگری است که افراد را از انتقاد بازمی‌دارد;
-۶ وقتی که اشتیاق زیادی برای توافق در گروه وجود داشته باشد، هر نوع نشانه مخالفت ممکن است نادیده گرفته شود. و اگر یک عضو درمورد موضوعی سکوت کند برای دیگر اعضا موافقت تلقی می‌شود;
-۷ گروه فکری وقتی ایجاد می‌شود که گروه تحت فشار برای تصمیم‌گیری باشد (مثلاً تا ساعت ۵ باید تصمیمی گرفته شود);
۸ -مواردی که افراد مایل نیستند که رهبر گروه زیر سوال قرار گیرد. این هم یکی از راههایی است که منجربه گروه فکری می‌شود.
یکی از بهترین راهها برای جلوگیری از پیامدهای گروه فکری، حصول اطمینان از این است که اعضای جلسه غیرمتجانس هستند. به‌عبارت دیگر باید مطمئن شد که افراد با نقطه‌نظرات مختلفی در جلسات تصمیم‌گیری و حل مساله حضور دارند. در بسیاری از جلسات سازمانها سلسله مراتبی افراد ثابتی شرکت می‌کنند (مدیر و کارکنانش). وقتی که همه افراد از یک بخش باشند و سابقه و تجربه مشابهی هم داشته باشند و این افراد برای جلسات گزارش‌دهی و استفاده از اطلاعات بسیار مناسب هستند. اما وقتی مشکلی بروز می‌کند باید از افراد دیگری دعوت شود. مدیر نه تنها باید از <گروه فکری> جلوگیری کند بلکه باید از فواید مشارکت و همکاری هم بهره ببرد. به‌عبارت دیگر اگر مدیر اجازه دهد نوع مشکل یا مساله، اعضای گروه را تعیین کند به‌طور طبیعی یک گروه نامتجانس انتخاب می‌شود. هرقدر گروه نامتجانس‌تر باشد، نیاز بیشتری به روشن کردن و سازمان دادن نقشها و فرایندها هست.
از سایر مشکلات جلسات می‌توان به موارد زیر اش
اره کرد:
۱ -مشخص نبودن اهداف و انتظارات: یعنی برای افراد جلسه مشخص نباشد که چرا دعوت شده‌اند و چه کاری باید انجام دهند;
-۲ وجود مشکلات و مسائل حل نشده‌ای درمورد قدرت و اختیار: یعنی مشخص نباشد که آیا افراد جلسه قدرت تصمیم‌گیری دارند;
۳ -اجتناب از مساله: افراد جلسه معتقد باشند که هیچ مشکلی وجود ندارد;
۴ -نگرش منفی: افراد جلسه باور داشته باشند که نمی‌توانند درمورد مساله کاری انجام دهند و تلاش برای حل آن زیرسوال باشد;
-۵ مشکل ارتباطی: افراد جلسه به صحبتهای دیگران گوش نکنند و یا از صحبتهای آنها چیزی متوجه نشوند;
۶ -عدم وجود محیط مناسب: فضای جلسه به صورتی باشد که افراد نتوانند به راحتی صدای دیگران را بشنوند و یا آنها را ببینند;
۷ -تضادهای شخصی و فقدان صداقت در جلسه.
همچنین یک بررسی که از ۶۳۵ نفر مدیر به‌عمل آمده، نشان می‌دهد که مدیران از ۷۵% جلساتی که در آنها حضور یافته‌اند ناراضی بودند. دلیل نارضایتی آنان در زیر خلاصه شده است.(هینز: ۱۳۷۲)
درصد نارضایتى جلسه
خارج شدن بحث از موضوع جلسه
آمادگى ضعیف
مشخص نبودن اثربخشى
نشنیدن مطالب
پرحرفى شرکت کنندگان
طول مدت جلسه
فقدان اشتراک مساعى ۸۳
۷۷
۷۴
۶۸
۶۲
۶۰
۵۱
علت نارضایتی مدیران از جلسات اقتباس از: ماریون هینز، ۱۴:۱۳۷۲
توصیه‌هایی برای اثربخشی جلسات
جلسات بی‌حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. نتایج یک بررسی که در مجله وال‌استریت به چاپ رسیده است، نشان می‌دهد که در نقاط مختلف جهان، مدیران عالی و میانی سازمانها به‌طور متوسط در هفته حداقل ۱۷ ساعت از وقت خود را در جلسات سپری می‌کنند. این درحالی است که آنها اظهار می‌کنند تنها ۵۶% از جلساتی که در آن حضور داشتند مفید بوده و بیش از ۲۵% جلسات غیرضروری بوده و می‌توانست ازطریق مکالمه تلفنی یا ارسال یک یادداشت این کار انجام گیرد. باتوجه به این آمار و ارقام می‌توان اظهار کرد که اگر جلسات زائد در سازمانها حذف شود، حداقل ۲۵% از زمانی که صرف جلسات می‌شود کاهش می‌یابد و همچنین می‌توان با مدیریت اثربخش بقیه جلسات (۷۵% جلسات) ۲۰% دیگر از زمان صرف شده در جلسات را کاهش داد. درنتیجه با برگزاری جلسات اثربخش می‌توان زمان صرف شده توسط مدیران در جلسات را از ۱۷ ساعت در هفته به ۱۰ ساعت کاهش داد. (۱۹۹۹JIM HICKMAN:(
جلسات بخش ناگزیری از محیطهای کاری مدرن است ولی برگزاری آنها باید ضروری تشخیص داده شود و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ‌وجه نباید جلسه تشکیل شود. از توصیه‌های زیر برای اثربخشی جلساتتان استفاده کنید. (۲۰۰۱WIGGINS DAVE:(
اهداف جلسه را مشخص کنید: درطول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد.
هدفتان چیست‚ برای برگزاری جلسه باید اهداف مشخص و واضحی داشته باشید. به‌عبارت دیگر آیا هدف شما از تشکیل جلسه تصمیم‌گیری درمورد موضوعی یا حل مشکل، آموزش، اطلاع‌رسانی و غیره است. هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت‌کننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست.
دستورجلسه تنظیم کنید; تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید. به‌عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید.
شرکت‌کنندگان در جلسه را محدود سازید: معمولاً وقتی تعداد شرکت‌کننده افزایش می‌یابد، جلسه کم‌بازده می‌شود. بنابراین، موقع تصمیم‌گیری در مورد تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه، سخت‌گیر باشید. اینکه چه کسانی باید به جلسه دعوت شوند بستگی دارد به توانایی افراد در کمک به موضوع جلسه و نیاز افراد به آگاهی از موضوعهایی که در جلسه مطرح می‌شود. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت‌کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به‌عنوان شرکت‌کنندگان نیمه‌وقت در جلسه دعوت کرد.
بر موضوعهای دستورجلسه تمرکز کنید: معمولاً جلسات موقعی مفید و اثربخش می‌شود که توجه افراد به موضوعهای دستورجلسه تمرکز شود. موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به‌طور سریع و مو‌دبانه جلو ادامه این صحبتها را بگیرد;
وقت‌شناس باشید: اگر قرار است جلسه‌ای در ساعت ۸ شروع شود، آن را درست سر ساعت ۸ شروع کنید. برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول و بی‌ملاحظه هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه به موقع شروع می‌شود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسید.
زمان اتمام جلسه را تعیین کنید: جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت‌کننده در جلسه بر روی موضوعهای جلسه تمرکز شوند و از صحبتهای بیهوده اجتناب کنند;
زمان جلسه را تعیین کنید: بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت ۱۱ صبح و ۴ بعدازظهر است. احتمال تمرکز افراد به موضوعهای جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعداز ناهار اجتناب کنید. بیشتر افراد بعداز صرف ناهار با کاهش انرژی مواجه می‌شوند. همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است. به جای اینکه برای اعلام جلسه آتی از دعوت‌نامه یا تلفن استفاده کنید، موقعی که همه افراد در جلسه هستند، زمان و مکان جلسه بعدی را تعیین کنید;
جلسه را بدون وقفه اجرا کنید: هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به‌وجود آید. هر دقیقه وقفه‌ای که در جلسه ایجاد می‌شود، یک دقیقه از وقت گرانبهای هریک از افراد شرکت‌کننده در جلسه هدر می‌رود;
بلند شوید و ایستاده صحبت کنید: اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از ده دقیقه به طول نمی‌انجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید. یک رابطه‌ای بین راحت بودن و بیشتر صحبت کردن وجود دارد و افراد درحالت ایستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتی کمتری می‌کنند;
مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید: محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه، جلسه خوبی را تضمین نمی‌کند، اما اتاق جلسه نامناسب به بدشدن جلسه کمک می‌کند. در انتخاب مکان جلسه راحتی رفت‌وآمد اعضا، محیط و فضای جلسه از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمرکز حواس را موردتوجه قرار دهید. (نصر اصفهانی): ۱۳۷۹
جمع‌بندی
با گسترش و پیچیده‌تر شدن ساختارها و فعالیتهای سازمانها، شیوه تشکیل جلسات و اداره موثر آنها نیز پیچیده‌تر شده و خود به‌عنوان فن و مهارت خاصی درآمده است که سطوح مختلف مدیران ناگزیر از اکتساب این فن و مهارت هستند. آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به‌عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان درآمده است.
عدم موفقیت جلسات معلول عوامل متعددی است که درمجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات درجلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات محسوب می‌شود. نیل به مقصد مذکور مستلزم تجهیز مدیران به روشهای مناسب اداره جلسات است .
منابع و ماءخذ
۱ – حقیقی، محمدعلی – علیمردانی، محمد مهدی (۱۳۷۷)، <الگوهایی برای تنظیم وقت مدیریت>، انتشارات موسسه فرهنگی نشر عالم، چاپ اول.
۲ – دویل، میشل و استراوس، دیوید (۱۳۷۵)، <چگونه جلسات را اداره کنیم>. ترجمه فلورا سلطانی تیرانی، انتشارات سازمان مدیریت صنعتی، چاپ اول.
۳ – رضایی‌نژاد، عبدالرضا (۱۳۷۵)، <دستنامه مدیران>، انتشارات موسسه خدمات فرهنگی رسا، چاپ اول.
۴ – ماحوزی، مهدی (۱۳۷۹)، <فن رهبری کنفرانس و اداره جلسات>، مرکز نشر تحقیقات قلم آشنا، چاپ دوم.
۵ – نصراصفهانی، علی (۱۳۷۹)، <مدیریت رفتار گروهی>، انتشارات جهاد دانشگاهی واحد اصفهان، چاپ اول.
۶ – هینز، ماریون (۱۳۷۲)، <روشهای موثر در اداره جلسات>، ترجمه مهدی ایران‌نژاد پاریزی، انتشارات مرکز آموزش بانکداری، چاپ دوم.
– JIM, HICKMAN (9991), “THE MAKINGS OF A GOOD MEETING” RAWAT7 PUBLICATIONS.
– VENTERS, FELICIA (1002), “CULTURAL CONVERGENCE”, THE MEETING8 .19-NO2PROFESSIONAL DIGITAL, SEPTEMBER, VOL
– WIGGINS, DAVE (1002), “HOW TO HAVE SUCCESSFUL MEETING (01 TIPS9 FOR MARKING YOUR NEXT GATHERING MORE EFFECTIVE), SUCCESSFUL .518- NO 4MEETINGS JOURNAL, VOL
صمد عالی: کارشناس بخش مشاوره و تحقیق سازمان مدیریت صنعتی نمایندگی آذربایجان
http://www.kurd.medu.ir/IranEduThms/theme2/cntntpge.phppgid=24&rcid=1
نگاهی به جلسات شورای دبیران در راستای فعال سازی شورا
از دید گاه اسلام شورا و مشورت اساس کار و سیاست مدیریت ورهبری است و مشورت در انجام امور با مو منان از دستورات خدای متعال بر پیامبر می باشد.
(وشاورهم فی الامر فاذا عزمت فتوکل علی الله)
اختصاص سوره ای از قرآن نیز با عنوان “شورا” ناشی از اهمییت مشورت وشور در اسلام است.
در جوامع کنونی نیز مشارکت ومشورت در امور از مهمترین فاکتورهای برقراری روابط انسانی می باشد.
“مشارکت یعنی مجموعه اقداماتی که میزان نفوذ و مسئولیت کارکنان (معلمان –دانش آموزان-و اولیاء)را در فراند تصمیم گیری – از طریق تفویض اختیار در سطوح مختلف – افزایش دهد و نوعی حس مالکیت و تعلق را در افرادی که به شکلی با سازمان مربوط هستند بوجود آورد.”ممیر کمالی –محمد-فصلنامه تعلیم وتربیت ص۱۰
معلمین با اختصاص بخشی از ساعات روز خود وصرف بیشترین نیرو وانرژی در مدرسه ولمس مسائل اموزشی وتربیتی در ارتباط با دانش آموزان صاحب نظر بوده و بخوبی می توانند در تصمیم گیری ها و سازندگی وپیشبرد اهداف آموزشی و تر بیتی سهیم وشریک باشند.
جلسات شوراها مرکز وکانون بررسی عقاید –ایده ها و نظرات بوده وشورای آموزشی مظهر ومحل اتخاذ تصمیمات گروهی می باشد.و تقویتکننده ی حس مسئولیت پذیری- مشارکت -عضویت وتعلق فرد به گروه را به همراه دارد.و بالاتر از همه شورا نمادی از رهبری- ازاد اندیشی- و احترام به کرامت انسانی از سوی مدیر مدرسه می باشد.مدیریت مبتنی براصول مشارکت جویی و مشورت می تواند وصول به اهداف آموزشی وتربیتی را آسان نموده وموجب ارتقاء آن شود.
عوامل تاثیر گذار برجلسات شورای معلمان:
۱-زمان:با منظور نمودن حد اکثر ۲ ساعت در ماه وتنظیم یک برنامه مشخص وهمه جانبه وبادر نظر گرفتن کلیه جوانب مانند( اوقات مناسب معلمان –سرگردان نشدن دانش اموزان-و هماهنگی با اولیاء)اقدام به ارائه ی
یک جدول زمان بندی شده نموده وبه اطلاع معلمان و اولیاءواداره ی متبوع رسانده شود.
۲- مکان:از انجا که منظور از تشکیل جلسات بحث وتبادل نظر می باشد لذا شکل ظاهری جلسه باید نشانی از وحدت و یگانگی باشد . بهترین سبک نشستن دور هم و جزا نبودن معلمان از یکدیگر ومدیر می باشد.
نحوه اداره جلسات:موفقیت هر جلسه بستگی به رهبران و اداره کننگان جلسه دارد و وجود یک فرد توانا وماهر اعم از مدیر یا یکی از معلمان می تواند تضمین کننده ی موفقیت جلسات باشد.
۳-وظایف رئیس شورا:
– فراهم نمود ن محیط آرام و بدون قید وبند اداری و آماده برای انجام کار جدی و بحث وتبادل نظر
-ابراز خشنودی از حضور وشرکت معلمان
-بیان دستور جلسه وتذکرات و توضیحات لازم
-ایجاد فرصت اظهار نظر برای همه و ممانعت از انحصار جلسه توسط عده ای از معلمان
-هدایت صحیح جلسه ومذاکرات در مورد موضوع دستور جلسه
– ابهام زدایی از مفاهیم و پرسش ها و یا مطالب طولانی که موجب رکود بحث شود
-بیان صریح مسائل مورد تصمیم و جلب نظرات موافق یا مخالف
-جمع بندی مباحثاتونتیجه گیری از مذاکرات جلسه
-مشخص کردن تصمیمات و تعیین مسئول پی گیری
-مراقبت بر ثبت نظرات ومصوبه های جلسه
-فراهم نمودن زمانی برای رفع خستگی و استراحت
موضوعات قابل طرح در جلسات شورا:
اشنایی با روش های تدریس معلمان وروش های نوین تدریس
—معرفی کتب – مجلات و نشریه های جدید آموزشی
-آشنایی با فناوری اطلاعات وارتباطات و معرفی سایت های آموزشی
سخنرانی مقامات علمی و صاحب نظران امور اداری در آموزش وپرورش
نمایش فیلم های آموزشی و تربیتی
رسید گی به مسائل خاص در مدرسه
آشنایی با دستور العمل ها و بخشنامه های اداری
تصمیم گیری در موارد خاصی که طبق آیین نامه اجرایی بر عهده شورای مدرسه است.
ارائه ی مطالب و تصمیمات متخذه در انجمن اولیا و مربیان و شورای دانش اموزی جهت بررسی در شورای معلمان
بررسی علل افت تحصیلی وارائه ی پیشنهاد برای رفع آن
تعیین میزان و چگونگی تکالیف درسی دانش آموزان در اوقات فراغت
طراحی سوالات امتحانی و ارزشیابی در کلاس
کاربرد تشویق و تنبیه ونحوه ی اجرای آن
بررسی مشکلات دانش آموزان با توجه به تفاوت های فردی
و;;..
۴- علل رکود جلسات شورای معلمان:
عدم باور در برخی از مدیران به تاثیر شوراها
نداشتن برنامه ریزی و کم محتوایی جلسات
عدم اداره صحیح جلسات
مناسب نبودن زمان و مکان برگزاری جلسات
عدم رعایت نظم وانظباط از سوی برخی از مدیران
عدم توجه به توانایی معلمان ومتکلم وحده بودن مدیران عدم ارائه ی گزارش از اقدامات انجام شده و نتایج بدست آمده در جلسات
عدم وجود انگیزه ورغبت در معلمان برای شرکت در جلسات
عدم نظارت از ادارات در مورد تشکیل و کیفیت جلسات
عدم نتیجه گیری از تصمیمات در روند آموزش وپرورش
فرد گرایی و عدم تمایل به انجام کار گروهی در مدارس
پیشنهادات در جهت کیفیت بخشی جلسات شورا:
۱- تشکیل جلسه همراه با داشتن مطالب کافی
۲- در نظر گرفتن ویژگی وآمادگی شرکت کننگان
۳- زمینه فرصت اظهار نظر برای همه
۴-همدلی و همکاری شرکت کنندگان
۵- بی طرف بودن و عدم استفاده از قدرت برای تحت الشعاع قرار دادن جلسات
۶-دادن ازادی به شرکت کنندگان برای بیان ازادانه و شفاف
۷-ثبت تصمیمات در صورتجلسه
۸- در بحث ها و ارائه اطلاعات و نتیجه گیری از روش حل مساله استفاده شود.
۹-از روش های بر انگیزاننده در اداره جلسه استفاده شود
۱۰-استفاده از اسناد و مدارک و فیلم و چارت و نظایر ان
۱۲-پی گیری اجرای تصمیمات
راهکار هایی که می تواند در این راستا موثر باشد:
— بهسازی نگرش مدیران نسبت به اهمیت مشارکت و نقش مثبت ان
-بهسازی نگرش کارکنان و معلمان نسبت به نقش موثر انان در فرایند تصمیم سازی و تصمیم گیری
–اموزش مدیران و ایجاد تقویت مهارت های روابط انسانی
اموزش تئوری و کارگاهی برای اموزش مدیران و معلمان در جهت فعال سازی جلسات
— در نظر گرفتن زمان و مکان مناسب
–شرکت مدیران رده بالا در جلسات و نظارت بر کیفیت جلسات
–پی گیری مصوبات جلسات و باز خورد مناسب و اطلاع رسانی از افدامات صورت کرفته
–تقدیر از معلمان ومدیران مشارکت جو . فعال
–گنجانیدن شاخث هایی در فرم ارزشیابی مدیران ومعلمان
–توجه به نیاز ها و احساسات همکاران و بیان عواطف و احساسات مثبت نسبت به عملکرد انان
نتیجه:
در تحولات مطرح شده در اموزش و پرورش استفاده از نیروی فکری و بهینه و اندیشه های موثر معلمان در زیر ساخت های توسعه و نهادینه شدن مشارکت “شورای معلمان”نیاز مند برنامه های موثر و اثر بخش است.
http://egzd2.blogfa.com/post-20.aspx
نگاهی به اهداف و فواید شورای معلمان ؛ اینجا معلمان جلسه دارند!
انسان موجودی اجتماعی است که نیازها و خواست های او جز با همکاری و همیاری و تبادل نظر فکری برآورده نمی شود. انسان با کمک و همفکری توانسته است به اختراعات و اکتشافات بزرگ و بهره برداری از آن دست یابد و پیشرفت علم و تکنولوژی هرچه بیشتر این کار جمعی و تبادل اطلاعات وآرا و نظرات را در میان انسان ها ملت ها و دولتها بیشتر و بیشتر می نماید.
تصمیم گیری های اجتماعی در ابعاد مختلف سیاسی، فرهنگی و اقتصادی وقتی دقیق تر و درست تر خواهد بود که افراد صاحب نظر در تنظیم آن بیشتر شرکت داشته باشند و تصمیم ها هرچه بیشتر در معرض نظرخواهی و تبادل افکار و اندیشه های مختلف قرار گیرند. برخورد اندیشه ها به صورت پیوسته و صحیح می تواند نقایص و نارسایی های تصمیم گیری و اجرا در مجامع مختلف از بین ببرد ونتایج به دست آمده را هر چه کامل تر و دقیق تر نماید.
این موضوع را هم عقل می پذیرد و هم تجربه تاریخی تایید می کند که همواره چند فکر بهتر از یک فکربوده و تصمیمی که از تبادل نظرات و برخورد اندیشه های افراد مختلف به دست آید کامل تر و بهتر از تصمیمی است که به وسیله یک فرد و بدون مشورت دیگران گرفته شده و این همان فلسفه وجودی شور و شورا در سازمان ها و موسسات و جوامع مختلف می باشد.
اهمیت مشاوره و شورا دراسلام
اسلام که کامل ترین و بهترین قوانین را برای حرکت انسان به سوی سعادت و خوشبختی دار است و براساس سرشت انسان استوار بوده و رشد انسان و جامعه انسانی را درحرکت به سوی کمال مطلق که همان الله است تضمین می کند، قطعاً نه اهمیت مشاوره و شورا را درتعالی جوامع انسانی نادیده نگرفته بلکه به اندازه ای به آن ارج نهاده که حتی یک سوره به نام شورا نام گذاری شده است. به منظور نشان دادن دیدگاه قرآن نسبت به شکوفایی استعدادها و تبلور و تصفیه اندیشه ها در رابطه با مشاور و شورا لازم است به منابع اسلامی درخصوص این موضوع رجوع کنیم تا قبل از هر چه چیز ضرورت وجودی شورا و اهمیت آن از نظر اسلام روشن شود.
الف- قرآن
قرآن در سه جای مختلف به شور و شورا به صورتهای گوناگون اشاره کرده است که یکی از آنها را بیان می کنیم. اول: سوره بقره آیه ۲۳۳- دوم: سوره آل عمران آیه ۱۵۹- سوم: شورا آیه ۳۸
و الذین استجابوا لربهم و اقامو الصلوه و امرهم شوری بینهم و مما رزقناهم ینفقون
و آنان که دعوت پروردگار را اجابت کردند و بر پای داشتند نماز را و کارشان با مشورت یکدیگر است و آنچه روزی دادیمشان انفاق می کنند.
ب – سخنان پیامبر و ائمه علیه السلام
پیامبر و امامان بزرگوار درجاهای مختلف اهمیت شور و شورا بیان کرده اند که ما در اینجا به ذکر دو مورد بسنده می کنیم.
۱- لامظاهره اوثق من المشاوره ولاعقل کالتدبیر.
هیچ پشتیبانی قوی تر از مشورت نیست و هیچ عقلی بهتر از تفکر و تدبیر نیست.
پیامبر صلی ا; علیه و آله
بحار الانوار، ج ۷۵، ص ۱۰۰، حدیث ۱۷)
۲- آفه المشاوره انتقاض الاراء. آفت مشورت، شکستن رای هاست.
علی علیه السلام-غرر الحکم و دررالکم ج ۱ فصل ۱۶ص ۳۰۵ ص ۱۳)
مشورت و جایگاه آن درمدرسه
شورا و مشاوره یکی از مباحث مهمی است که در فرهنگ اسلامی مورد توجه خاص قرارگرفته است. مشورت با مردم درمسائل مختلف زندگی و جامعه باعث رسیدن به راه حل های بهتر و دقیق تر و جلوگیری از تکرار اشتباهات می باشد. یکی از ارکان مهم جامعه مدرسه می باشد. که تصمیم گیری صحیح مبتنی بر تعلیم و تربیت اسلامی در آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است. دراین تصمیم گیری مسئولین مدرسه و معلمین نقش ویژه ای را ایفا می کنند. که تحت عنوان شورا می توان آن را مورد بررسی و نقد قرارداد.
شورای معلمان جمعی است از معلمان و اداره کنندگان مدرسه که به منظور بحث و تبادل نظر و هماهنگی درامور آموزشی، پرورشی واداری آموزشگاه و تامین مشارکت معلمان درحسن جریان آموزشی، پرورشی و اداری مدرسه تشکیل می گردد.
دنیای پر تحول امروز با تغییرات سریع و مداوم همراه است. پاسخگویی به نیازهای امروز و فردای دانش آموزان ایجاب می نماید که دانش روز، در قالب روش های متناسب و جدید به دانش آموزان ارائه گردد.
تغییر و تحول در محتوا و روش، بدون مشورت و کمک متقابل معلمان با یکدیگر امکان پذیر نیست و این امر در شورای معلمان که محیطی برای تبادل تجربه هاست، بهتر تحقق می یابد.
برای دست یابی به این نیاز لازم است شورای معلمان را تجهیز کرد و جوی را درمدرسه ایجاد نمود که در آن آموزش بامحیط اجتماع و تحولات آن انطباق یابد.
اهداف وفواید شورای معلمان:
۱- محلی برای بالابردن مهارت و کارایی معلمان در اثر آموزش در شورا
۲- موقعیتی برای بهبود جو سازمانی و افزایش روحیه کارکنان و ایجاد الفت بین آنها
۳- محلی برای بازگویی، تجزیه و تحلیل و بررسی هدف های تعلیم و تربیت درکل و اهداف مدرسه در جزء.
۴- وسیله ای سودمند برای هدایت و راهنمایی همکاران جوان و آماده سازی معلمان جدید.
۵- محلی برای تصحیح روش ها.
۶- امکانی برای ارزیابی افراد از خود و دیگران.
۷- محلی برای بررسی مسائل آموزشی، درسی، رفتاری و اخلاقی دانش آموزان.
۸- ایجاد احساس شخصیت و مسئولیت در معلمان.
در مشورت کردن، محاسنی همچون تفقد از نیروها و دخیل کردن آنها در تصمیم سازی، شکوفایی استعدادها گزینش بهترین رای، ایجاد انگیزه و علاقه برای اجرای تصمیم نهایی، نهفته است.
راهبردهای بهبود و غنی سازی شورای معلمان
– افزایش اطلاعات معلمان از اهمیت و نقش شورا و وظایف و اختیارات آنها.
– تشکیل شورا با برنامه و اطلاع و دعوت قبلی باشد و ساعت شروع و خاتمه آن با استفاده از نظرات معلمان تنظیم و اعلام شود.
– مشخص نمودن موضوعات مورد بحث در جلسات، تا شرکت کنندگان بتوانند اطلاعاتی در زمینه بحث موردنظر جمع آوری کنند.
– مشخص نمودن مکان شورا و توجه به مواردی از جمله گنجایش، نور، دما، صندلی، وسایل صوتی، دور از سر و صدا بودن و;
– اختصاص لحظات اولیه شورا به شنیدن نقطه نظرات همکاران.
– متکلم وحده نبودن مدیر در جلسات شورا.
– تنظیم برنامه های شورا به نحوی که علاقه معلمان رابه فعالیت های حرفه ای افزایش داده و باعث ایجاد انگیزه شود.
– انتخاب دبیر جلسه برای نوشتن گزارش هر جلسه و تعیین رابط میان مدیر و معلمان به منظور طرح نظرات معلمان و مشخص کردن موضوع نشست بعد.
– تشکیل شورا به منظور آشنایی و آگاهی معلمان از شیوه نامه ها، قوانین، شرح وظایف، امتحانات، نظام نمره دادن،الگوهای تدریس، روش های نوین ارزشیابی و نحوه فعال سازی دانش آموزان در فرآیند آموزش.
– بحث در مورد دانش آموزان مشکل دار و ارائه راه حل های مناسب و مطلوب به منظور حل مشکلات این گونه دانش آموزان، مطرح نمودن مشکلات واقعی مدرسه و تبادل نظر پیرامون حل آنها.
– پیگیری مداوم تصمیمات اتخاذ شده در جلسات شورا
– اداره کردن شورا توسط معلمان به صورت نوبتی.
– بحث و تبادل نظر در خصوص تقویت روابط مربیان، معلمان و اولیای دانش آموزان.
– برگزاری جلسات منظم و مستمر، و بیان اهداف آموزش، انتظارات مدرسه از کارکنان، ملاک های دقیق ارزشیابی از عملکرد و راه های باز خورد آن به وضوح و به طور روشن.
– تشکیل شورای معلمان به صورت کارگاه آموزشی به نحوی که استاد از خارج و دستیار از خود معلمان باشد.
– تشکیل شورا در قالب بازدید از مراکز علمی (در خارج از مدرسه) و بحث و نقد مشاهدات.
– تشکیل جلسه به منظور آگاهی از مشکلات معلمان (در صورت قابل طرح بودن) و بحث و تبادل نظر در مورد حل مشکلات.
– شرکت مدیر در جلسات شورای مدرسه و فرصت دادن به معلمان برای اظهار نظر خود، و هدایت جلسه به هدف مشترکی که هست و نتیجه گیری لازم از هر جلسه.
– برخورد مناسب مدیر مدرسه با نظرات معلمان.
– برگزاری جلسات به منظور رسیدن به هدف نه انجام وظیفه و ظاهرسازی و به خاطر رفع تکلیف.
– تدریس معلمان در شورا به صورت نوبتی به منظور مجهز شدن معلمان به الگوهای برتر تدریس.
– نمایش فیلم های تربیتی و آموزشی در شورا و بحث و تبادل نظر درباره آن ها.
– دعوت از مسئولان اداره جهت شرکت در جلسات شورا به منظور آشنایی نزدیک با مسائل، مشکلات و نقطه نظرات معلمان.
– با اجتناب از طرح مسائل حاشیه ای، نگذاریم مدت زمان جلسات شورا طولانی، و باعث خستگی همکاران شود.
– دعوت از استادان مجرب و متخصص در خصوص آموزش مسائلی نظیر نحوه تهیه طرح درس، نحوه تدریس، نحوه به کارگیری فن آوری و;
-عدم سرزنش و تحقیر معلمان توسط مدیر مدرسه در جلسات شورا.
– ارائه مقالات علمی توسط معلمان در شورا و آشنا کردن معلمان با سایر موسسات علمی و آموزشی.
– دعوت از صاحب نظران مسائل تربیتی و مسئولان شهر،برای پربار کردن جلسات شورا.
– تاکید به وقت شناس بودن شرکت کنندگان، آشنایی با موضوع بحث، ارائه تجربیات خود و احترام به نظرات و عقاید دیگران.
– مطرح نمودن مشکلات شغلی معلمان، از جمله روش های نوین تدریس، روش های آزمون سازی، طراحی و تولید وسایل کمک آموزشی و نحوه استفاده از آن ها در جلسات شورا.
– تنظیم محتوای شورا به گونه ای باشد که علاوه بر افزایش اطلاعات علمی و حرفه ای، به طرح خلاقیت و ابتکار معلمان بپردازد و به حل مشکلات آنان کمک کند.
– دعوت از اولیای متخصص دانش آموزان در جلسات شوراهای پایه ای برای رفع مشکلات آموزشی و پرورشی.
– اداره کننده جلسه باید وقت شناس خوش برخورد، مسلط به مسائل مورد بحث و بی طرف باشد. ضمنا توانایی اداره جلسه را داشته باشد.
– ارائه مطالب مورد بحث در هر جلسه شورا به صورت مکتوب به مدیر مدرسه و پیگیری مدیر برای رفع مشکلات مطروحه در شورا.
منابع:
۱- دکتر جاسبی، عبدالله، شورا و مشاوره در اسلام، نشر علوم تربیتی، فصلنامه علمی و پژوهشی دانشکده علوم تربیتی دانشگاه تهران- سال یازدهم، شماره (۱-۲)، ۱۳۶۷
۲- حسینی، سیدمهدی، مشاوره و راهنمایی در تعلیم و تربیت اسلامی، انتشارات امیرکبیر تهران ۱۳۶۴
۳- صافی، احمد، مدیریت و نوآوری در مدارس، انتشارات سازمان انجمن اولیا و مربیان، تهران، چاپ دوم، بهار .۱۳۷۸
۴- قرائتی، محسن، ۳۰۰ اصل در مدیریت اسلامی برگرفته از تفسیر نور، مرکز فرهنگی درس هایی از قرآن، چاپ اول، زمستان .۱۳۸۴
۵- گروه آموزشی مدیران، راهبردهایی در مدیریت آموزشگاهی، دفتر آموزش عمومی وزارت آموزش و پرورش، چاپ دوم، .۱۳۷۹
۶- ماهنامه رشد مدیریت مدرسه، دوره چهارم، شماره ۳۷، تابستان .۱۳۸۵
۷- ماهنامه رشد مدیریت مدرسه، دوره چهارم، شماره ۳۵، فروردین ماه .۱۳۸۵
۸- ماهنامه رشد مدیریت مدرسه، دوره پنجم، شماره ۴۳، اسفندماه .۱۳۸۵
۹- ماهنامه رشد مدیریت مدرسه، سال دوم، شماره ۱۱، آذرماه .۱۳۸۲
۱۰- ملکی، محمد، شورا در اسلام، ناشر نهضت زنان مسلمان، .۱۳۵۹
http://www.magiran.com/npview.aspID=1589989
آموزش و پرورش اثر بخش چیست؟
روزنامه همشهری دکتر حیدر تورانی آموزش و پرورش اثر بخش ناظر بر یک دردمندی، دغدغه و چالش درونی متعهدانه به کارکرد و عملکرد آموزش و پرورش کشور است؛ که علاوه بر کارآمدی (میزان استفاده از منابع) به اثربخشی (میزان دستیابی به اهداف) اهمیت بسیار می دهد. این موضوع بر پایه سؤال اصلی زیر است: «چرا عملکرد نظام آموزش و پرورش متناسب با اهداف و استانداردهای از پیش تعیین شده نیست؟» به دیگر سخن این که، چرا تغییرات به وجود آمده در دانش، نگرش، بینش و رفتارهای فردی و گروهی فارغ التحصیلان و دانش آموختگان دوره های مختلف تحصیلی، متناسب با اهداف و استانداردهای از پیش تعیین شده و وضعیت مورد انتظار نیست؟ در شرایط و وضعیت موجود، خروجی سیستم آموزش و پرورش بیشتر پاسخگوی انتظارات نظام آموزشی تا سطح محصول و برونداد است، در حالی که تا سطح پیامد (نتایج و وضعیت مورد انتظار) فاصله بسیار است. برنامه های آموزشی مدارس که بیشتر در قالب کتابهای درسی و سایر مواد آموزشی (نوشتاری، شنیداری، دیداری) و برنامه های مکمل، با روشهای سنتی انجام می پذیرد، قادر نیست دانش، نگرش، بینش و رفتار دانش آموزان را با باورها و مبانی ارزشی جامعه اسلامی ایران متناسب سازد. به عنوان مثال تلاشها و اقدامات زیادی در فرآیند سیستم آموزش پرورش انجام می گیرد. اما فارغ التحصیلان آن به رغم قبول شدن و کسب نمره ۱۸ و ۱۹ در درس تاریخ یا تعلیمات دینی و اجتماعی، از موقعیت و رفتارهای اجتماعی سالم و قابل انتظاری برخوردار نیستند،در حالی که آموزش و پرورش اثر بخش به دنبال بهبود و بهسازی فرآیند سیستم آموزش و پرورش برای دستیابی به اثربخشی و کارآمدی بالا است. (سطح ۴ در نمودار ۲) بدیهی است که عوامل زیادی بر عملکرد سیستم آموزش و پرورش چه در داخل محیط سیستم و چه در خارج آن دخالت داشته و اثر می گذارند. اما غرض و مقصود نهایی، تحقق اهداف نظام آموزش و پرورش است. این که چگونه و با چه سازوکارهایی تغییر سازمانی را در هویت، شخصیت، رفتار و عملکرد نظام آموزش و پرورش برای رسیدن اهداف و وضعیت مورد انتظار (آموزش و پرورش اثر بخش) مدیریت و رهبری کنیم؟ تغییر سازمانی به مثابه استراتژی آموزش و پرورش اثر بخش آموزش و پرورش اثر بخش، آغاز یک راه بزرگ و پیچیده ای است که باید با «تغییر سازمانی» به مثابه استراتژی اصلی آموزش و پرورش اثر بخش همراه شود. «تغییر سازمانی» به تغییری اطلاق می شود که در نهایت منجر به ایجاد تحول در شخصیت و هویت سازمان شود، به طوری که رفتار و عملکرد را در سازمان متحول کند. دو جزء اساسی در این عنصر عبارتند از: «تغییر شخصیت و هویت سازمان» و تأثیر این تغییر بر «عملکرد رفتار سازمان» . اگر تغییراتی به وجود بیاید، اما موجب تغییر در شخصیت هویت سازمان و رفتار و عملکرد آن نشود، تغییر بنیانی نیست؛ بلکه تغییری است عادی و تدریجی، که تنها می تواند بین سازمان و محیط آن برای ادامه حیات تعادل ایجاد کند. تغییر عادی و تدریجی که در سازمان صورت می گیرد، مانند تغییری است که رودخانه برای هماهنگی با مسیر خود انجام می دهد، در حالی که تغییر بنیانی تغییر مسیر رودخانه و یا بستن سد روی آن است. تغییر عادی به طور طبیعی و خود به خود انجام می گیرد، در حالی که تغییر اساسی و بنیانی نیازمند برنامه ریزی و شناخت و آگاهی است و به همان نسبت نیز کار را مشکل و پیچیده می سازد. تغییر تدریجی و عادی در سازمان به قصد حفظ تعادل سیستم با محیط انجام می گیرد، در صورتی که تغییر بنیانی، نیازمند تغییر در ساختار و فرآیند عملیاتی آن است. منظور از «ساختار» ، تغییرات در استراتژی های مورد استفاده در سازمان، ساخت تشکیلاتی، نوع تکنولوژی، سیستم های اطلاعاتی و شیوه تصمیم گیری و الگوهای استفاده از منابع انسانی؛ و مقصود از «فرآیند عملیاتی» ، کیفیت رفتار انسانی، کیفیت عملکرد یادگیری و محیط یادگیری، سیر اطلاعات و نحوه ارتباطات در تصمیم گیری، مشارکت، همکاری و جریان امور در سازمان است. آموزش و پرورش اثر بخش، نیازمند تغییر بنیانی است و با شعار، سخنرانی و نصایح، وضع مقررات و ارسال بخشنامه سرانجامی ندارد. ممکن است به طور موقت با ایجاد و اعمال سازوکارهایی مثلاً ایجاد انگیزه در افراد و بهسازی فضای سازمانی و فرصتهای محیطی و سیاسی به وجود آمده تغییراتی به وجود آورد، اما اگر «طرح سازمانی» متناسب با تغییرات جدید ایجاد نگردد، این تغییر و تحول نمی تواند تداوم یابد. در این صورت، تغییر بنیانی و اساسی محسوب نخواهد شد. لذا ایجاد طرح سازمانی متناسب با تغییرات، بسیار مهم است. بویژه وقتی که انتظار از آموزش و پرورش اثر بخش، کارایی، اثر بخشی و نوآوری باشد. اکثر کارگزاران و مدیران تحول، به افزایش حجم بازده توجه دارند. برای مثال تعداد مدارس ساخته شده، تعداد فارغ التحصیلان، تعداد بزرگسالان با سواد شده، تعداد اردوی برگزار شده، تعداد آزمون گرفته شده و ; از نظر آنها حائز اهمیت است. اگر چه افزایش بازده مهم است، اما با اهمیت تر از آن ایجاد بهبود در عملکرد بویژه در جهت کارایی، اثربخشی و نوآوری بیشتر است. «کارآیی» می تواند به میزان هزینه احداث مدارس جدید، هزینه ساخت کتابخانه ها، نمازخانه ها و آزمایشگاه ها، ریشه کن کردن بی سوادی و تعداد افراد با سواد شده، کتابهای تألیف شده و چند تألیفی، کتابهای درسی، تیراژ مجلات آموزشی؛ و «اثربخشی» به کیفیت بناهای احداث شده، کیفیت کتابهای تألیف شده، فارغ التحصیلان با سواد توانمند تعریف شود؛ «نوآوری» نیز می تواند باعث احداث مدارس با کاربردهای نوین، ارائه خدمات آزمایشگاهی و کتابخانه ای جدید و برنامه های نوین برای باسواد کردن دانش آموزان و کتابهایی با رویکردهای فعال، خلاق، مسئله محور و پژوهش مدار شود. با سازوکارها و توانمندی های موجود نظام آموزش و پرورش و مدیریت و راهبری آن، تنها بخشی از انتظارات، در سطوح دانش و مهارتهای فردی محقق می شود. در حالی که انتظار داریم تغییرات، علاوه بر سطوح دانش؛ نگرش و بینش و رفتارهای فردی و گروهی دانش آموزان را نیز دربربگیرد. به عنوان مثال؛ «دانش آموزان پس از گذراندن دروس تعلیمات اجتماعی، تاریخ و هنر، کمک به دیگران از جمله افراد ضعیف و نیازمند جامعه را یک حق و تکلیف برای خویشتن تلقی نموده و از انجام این کار حسنه لذت برده و احساس رضایت کنند و یا این که در مقابل اهانت و تهاجم به مقدسات و ارزشهای دینی و ملی، داوطلبانه و آگاهانه واکنش نشان دهند. سنتها و مراسم ملی- مذهبی از جمله درختکاری، چهارشنبه سوری، سیزده به در، عید قربان، عیدفطر و آئین های ماه رمضان و محرم و ; را مطابق با مبانی ارزشی جامعه برگزار کنند. این که چرا آموزش موجود مدرسه ای؛ موجب رفتارهای مناسب اجتماعی، سیاسی، دینی، اقتصادی ، زیست محیطی و ; در دانش آموزان نمی شوند، نکته ای مهم و اساسی است که باید در فرآیند و کارکرد نظام آموزشی و تغییرات سازمانی مورد بررسی و پژوهش قرار گیرند. نگاه به آموزش و پرورش با تأکید افراطی بر نگاه آموزشی از نوع حافظه مداری و انتقال دانش، نه حصول اهداف، گویای این نکته است که انتظار از سیستم، رسیدن به اهداف و تغییر رفتارهای مطلوب فردی و گروهی نیست و انگار که دست اندرکاران آن نیز به غیر آموزش و انباشت مطالب در حافظه دانش آموزان، تعهدی ندارند. این وضعیتی است که متأسفانه اکنون شاهد آن هستیم. یعنی فارغ التحصیلان با معدل ،۱۸ ۱۹ و ۲۰ ، اما با بینش ها و رفتارهای فردی و گروهی غیرقابل قبول یک شهروند ایرانی و اسلامی. اگر چه همه نارسایی های موجود در عملکرد و بازده، ناشی از نظام آموزش و پرورش و کتابهای درسی و آموزش نبوده و سایر نهادهای آموزش و فرهنگی جامعه نیز مسئول اند، لیکن بخش مهم آن، انتظارات و چشمداشتی است که هر جامعه پیشرفته ای از نظام آموزش و پرورش فرزندان خود دارد و لذا برای دستیابی به سطح اثر بخشی و کارآمدی بالا و نیز تغییرات مطلوب در دانش آموزان باید کارکرد و عملکرد نظام آموزشی مورد بازنگری و بازآرایی قرار گرفته و تغییر سازمانی به مثابه استراتژی آموزش و پرورش اثر بخش مورد توجه قرار گیرد. منابع قدرت و نفوذ در کنار همه این برنامه ریزی های جدید و مطالعات همه جانبه برای بهسازی نظام آموزش و پرورش برای تحقق آموزش و پرورش اثر بخش، چند منبع مهم قدرت و نفوذ هم وجود دارد که اهداف، عملکرد و بازده سازمان را بسیار متأثر می سازند و لذا توجه به آنها از اهمیت و ضرورت بسیار برخوردار است. این منابع عبارتند از: ۱- دیدگاه افراد نافذ و مسلط، ۲- ایدئولوژی سیاسی جامعه ۳-ارزشهای فرهنگی جامعه. به عنوان مثال، تغییرات به وجود آمده در حذف معاونت پرورشی به رغم عملکرد ضعیف آن، بیشتر با پافشاری، تعقیب و نفوذ افرادی در رأس نظام آموزش و پرورش همراه بوده است. اکنون نیز ابقای مجدد امور تربیتی، بیشتر همراه با دیدگاه افراد مسلط و ایدئولوژی سیاسی جامعه است. می بینیم که هیچ یک از این مراحل، از یک فرآیند برنامه ریزی شده و پژوهشی و نظامداری پیروی نکرده و نمی کنند. تغییر نظام متوسطه نیز که با رویکرد کارآفرینی، اشتغالزایی و تربیت نیروهای خلاق و هدایت داوطلبان واجد شرایط به تحصیلات عالی در یک فرآیند نفس گیر انجام گرفته است، در مسیر اجرا به جهت فشار دیدگاه افراد نافذ و مسلط و ارزشها و باورهای فرهنگی جامعه دستخوش تغییر شد و از مسیر اصلی و برنامه ریزی شده اش فاصله گرفته است. بنابراین چون منابع قدرت و نفوذ، همواره هم جهت با مسیر و فرآیند برنامه ریزی ها و مطالعات و تغییرات بنیانی نبوده و موجب نارسایی در عملکرد و بازده سازمان می شوند، لذا بهتر است از ابتدا این ملاحظات به نحوی مورد توجه قرار گیرند. چند راهکار اصلی ۱- اهداف دوره های تحصیلی براساس نیازها و تحولات جهان امروز با نگاهی استراتژیک بازآرایی و تدوین شوند. ۲- شاخص هایی که پیامدهای سیستم آموزش و پرورش (آموزش و پرورش اثربخش) را ارزشیابی کنند، تدوین شوند؛ نه شاخص های عملکردی و کمی موجود که عمدتاً ناظر بر خروجی است نه نتایج. ۳- هویت، شخصیت، رفتار و عملکرد آموزش و پرورش متناسب با شاخص ها و استانداردها اصلاح و بهسازی شوند. ۴- وظایف، کارکرد، ظرفیت و هوش سازمانی سیستم آموزش و پرورش بازنگری شوند. ۵- برنامه جامع استراتژیک و راهبردی آموزش و پرورش در افق چشم انداز ۲۰ ساله کشور تدوین شود (به نظر می رسد آنچه که امروز به عنوان سند ملی آموزش و پرورش مطرح است، تا حدود بسیار زیادی مبین آن است.) سخن پایانی بنابراین، آموزش و پرورش اثر بخش می تواند، ورودی های سیستم آموزشی را، در جریان یک فرآیند پویا به نتایجی که همه الزامات و مجموعه ای از ویژگی های ذاتی مورد انتظار و مطلوب را داشته باشد، برساند. آموزش و پرورش اثر بخش در جمهوری اسلامی ایران، بر پایه منابع اسلامی(کتاب، سنت، اجماع و عقل) با رویکردهای مختلف از جمله «رویکرد فرهنگی- تربیتی» و یا هر رویکرد متناسب دیگر، قادر خواهد بود شهروندی را تحویل جامعه دهد که علاوه بر داشتن شرایط مناسب با ویژگی های یک شهروند ایرانی و اسلامی، بتواند با حفظ هویت دینی و ملی به عنوان یک شهروند جهانی نیز ایفای نقش نموده و با جهان در حال تغییر، تعاملی سازنده داشته باشد.
http://www.edub.ir/
شورای معلمان مدرسه
۱)مدرسه رده ی عملیاتی برای تحقق اهداف نظام آموزش و پرورش و تجلیگاه فرهنگ و گرایش ها و خواسته های متعهد است. و دراین میان معلم با عناصر پیچیده روحی و روانی دانش آموزان سر و کار دارد. در این شرایط تحقق مطلوب اهداف نیازمند مشورت در رده عملیات و استفاده از تجارب و اطلاعات معلمان است و همچنین مدیریت برای اداره، برنامه ریزی، تصمیم گیری و ارزشیابی و گرفتن باز خورد واحد آموزشی به شورای معلمان نیاز دارد.
۲) شورای معلمان نقش به سزایی در بهبود، بهسازی، احساس تعلق، ایجاد علاقه مندی کسب مهارت نیروهای انسانی دارد. شورای آموزشی محل خوبی برای شناخت مشکلات ارائه راه حل، ایجاد روحیه تعاون و همکاری و دهها فایده دیگر است. در واقع مغز و قلب هر سازمان آموزشی شورای آن سازمان است.
۳) ارزش و اعتبار معلمان در درجه ی اول تلاشی از مبنای اسلامی، علمی و فلسفی آن است بر اساس پژوهش های انجام شده هر چه تصمیمات با فکر و مشارکت افراد بیشتری گرفته شود ، از استحکام و درستی بالاتری برخوردار است مسائلی که به نظر و رای همگان گذاشته می شود از خطای کمتری برخوردار است و به نسبت دخالت آرا زیادتر، و همه جانبه تر خواهد بود.
الف- از دیدگاه اسلام نیز مشارکت و شورا اساس کار مدیریت آموزشی است اسلام هیچ مدیریتی را در بی نیاز از مشورت نمی داند رسول گرامی اسلام نیز دستور یافت با مومنان به مشورت بپردازد شاید اختصاص دادن سوره ای به عنوان شورا و تاکید بر این که اصولا مشورت کردن از ویژگی های مومنان است ناشی از همین سیاست اسلامی است. بالعکس مدیریت در اسلام مخالف خود کامگی، خود محوری و سلطه گری است.
- در صورتی که به هر دلیلی موفق به دانلود فایل مورد نظر نشدید با ما تماس بگیرید.
