مقاله سیستم انبارداری

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله سیستم انبارداری دارای ۹۲ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله سیستم انبارداری  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله سیستم انبارداری،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن مقاله سیستم انبارداری :

سیستم انبارداری

فصل اول : مقدمه
مقدمه:
به تدریج که سازمانها بزرگ و پیچیده و متنوع تر می شوند مشکلات و مسائل مختلف و متفاوتی رابا خود به همراه می آورند که در این صورت لازمه اداره کردن آن ارتباط و همکاری وهماهنگی در بخشهای مختلف سازمان با یکدیگر می باشد.
در این خصوص یکی از مهمترین بخشها انبار می باشد که به منوان یک حلقه اصلی در هر سازمان محسوب می شود.

امروزه انبار و انبارداری دیگر از اهمیت زادی برخوردار است و دیگر به انبار داری به چشم نگهداری و حفظ محصولات و کالااز زمان خرید یا تولید تا زمان تحویل و فروش و مصرف دیده نمیشود بلکه انبارداری شامل انبار کردن و فعالیت مرتبط با آن از قبیل ترکیب ، جابجایی،تخلیه و بارگیری و; می باشد.
لازم به ذکر است که مدیریت انبار باید از تعداد ، نوع ، اندازه ،نحوه تحویل وگرفتن و دادن کالاها و تعداد موجودی انبار باخبر باشند.

تعریف موضوع :

انبار به هر محل وفضایی گفته می شود که بتوان در آن انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت محصولات ساخته شده وقابل فروش و یا کالای نیم ساخته و انواع قطعات لوازم یدکی وتجهیزات و ماشین آلات ،ملزومات ،ابزار آلات وهرگونه کالای مستعمل وغیر قابل مصرف و اسقاطی را در آن به طور منظم وسیستماتیک وبرای مدت معین و یا نا معلوم نگهداری کرد.
انبارداری ،عبارت است از دریافت جنس یا کالااز خارج ونگهداری آنها طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن یا صدور به بخش تولید و تحویل گرفتن با صرف حداقل زمان ونیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس وکالاها مورد نیاز بخشهای مختلف یا خریداران به آنها در حد اقل و دراسرع وقت ممکن.

استفاده کنندگان از گزارش :
استفاده کنندگان از این گزارش شامل تمامی شرکتها و ادارات دولتی و خصوصی می‌با

شد.

هدف :
– راهکارهایی برای بهبود سیستم انبارداری
– بررسی موانع تسریع در حسابداری انبار
– ارائه راهکار جهت کاهش هزینه های انبارداری

فصل دوم : تعاریف
تعریف انبار:
بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت ، مل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه محصول ساخته شده ، مواد ولوازم مصرفی ،( کالای در جریان ساخت ) ساخته قطعات یدکی ماشین‌آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آن هم بر اساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.

جایگاه انبار :
سازماندهی سازمانهای مختلف بنا بر نیازهای آنها متفاوت است :
۱) ساختار ساختمانی
۲) ساختار سازمانی
۳) ساختار سازمانی

اهداف و وظایف انبار:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه سازمانهای دولتیوچه بخش خصوصی ،انبارداری عبارتست از کلیه ،‌تأمین ونگهداری کالاهای موردنیاز سازمان است فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبار ها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:
۱ـ برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خوب

۲ـ همکار ی و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده
۳- نگهداری کالا در انبار بنحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعملهای سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جوئی و کاهش هزینه‌های تولید موجب شده و بنیه مالی ( سازمان ) شرکت را تقویت می نماید.

انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند :
۱ـ انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشند.
۲ـ انبارهای سرپوشیده یا هانگارد : این انبارها دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالا را فقط از باران و آفتاب حفظ می نماید.
۳ـ انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار قطعات یا انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می آید ، انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی ، قابل اشتعال یاانفجار ،فاسد شدنی ،شیمیایی و سموم و انبار مواد غله تقسیم

می‌شود و از لحاظ چگونگی وماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یاانبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای یا انبارهای کارخانه های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی دیگری را نیز از انبارها به عمل آورد که در زمره سایر روشهامی‌توان آنها را بررسی نمود.

انواع موجودی‌های انبارها:
۱ـ مواد اولیه : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است.
۲ـ کالای نیمه ساخته : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می باشد.
۳ـ کالای ساخته شده :‌کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
۴ـ اجناس خریداری شده جهت فروش : که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودیبیشتر به چشم می‌خورد.
۵ـ مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیر مستقیم مؤثرند مثل گریس ،‌روغن ، ملزومات و غیره
۶ـ قطعات یدکی ماشین‌آلات : که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاهها به کار می‌روند.
۷ـ ابزار آلات :‌که ابزار کارگاه ها برای تولید محصول می باشد.

۸ـ اجناس اسقاطی : اجناسی که مستهلک شده و غیر قابل استفاده است و معمولاً به مزایده گذاشته یا تعمیر مجدد می‌گردد.
موجودی‌های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگزاری و کدگزاری مناسبی قرار گیرند.

سیستم انبارداری و مزیت‌های آن :
۱ـ شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع .
۲ـ تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیق‌تر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری های مدیریت
۳ـ دادن اطلاعات دقیق و صحیح به بخشهای موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها

۴ـ ایجاد اطمینان خاطر در مدریت و مسئولین بخشها در صورت وجودسیستم منظم و تصمیم‌گیری به جا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی
اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبانگیر ما می‌شود که عبارت است از :‌
۱ـ کمبود فضا : چرا که کالاهای خوب چیده نشده ومحلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است.
۲ـ جابجایی اضافی ناشی از عدم وجودنظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان و صدمه دیدن کالاها
۳ـ تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار وکاهش راندمان کاری مسئول انبار ، راننده تجهیزات ، کارگر تولید ، سرکارگر ، مدیر تولید و یا حتی مدیران رده های بالاتر
۴ـ وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی به علت نامرتب بودن انبارها
۵ـ ضایع شدن مواد ومحصول به علت عدم توجه به مسائل ایمنی ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا حتی می‌تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه شود.
وظایف انبار دار :
۱ـ تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان ، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه
۲ـ صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی
۳ـ مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ، ضایعات ،‌حادثه ناشی از طبقه‌بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام در انبار
۴ـ پیش بینی ، برنامه‌ریزی و کنترل موادابار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه

وظایف مدیر انبارها :
۱ـ توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری صحیح و اصلاحی دیگر
۲ـ اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان
۳ـ نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تبعه
۴ـ تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شود.

وظایف رئیس یا متصدی انبار:

۱ـ حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت از آنها از فساد و مخاطرات احتمالی
۲ـ اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هرموقع از زمان .
۳ـ تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن
۴ـ مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.

انتظارات مدیریت یک موسسه از سیستم کنترل انبارها :
۱ـ وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید ،‌دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری
۲ـ تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید
۳ـ به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات
انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.

طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا :
برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را بنحو احسن به مرحله اجرا در آورد و از خرید کالاهای زاید و بلا مصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کملود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود ،مدیران و مسئولین کلیه قسمتهای سازمان با همکاری مسئولین قسمتهای خرید و انبارها ، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات ومحاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورده نموده و با ایجاد سیستم صحیح ، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید.

بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا ، متناسب با سیستم کارسازان ، موقعیت جغرافیایی ، امکانات مالی ، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و ارائه طرحی چون و چرا که در کلیه سازمانها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این امر مهم یاری نمود.
۱ـ تعیین انواع کالای مورد نیاز سازمان : در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی موردنیاز است ؟
برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات ومراحل ذیل را به مرحله اجرا در آورد:
الف) قسمتهای مختلف :‌سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.

ب) قسمت تدارکات لیستهای ارسالی از قسمتهای مختلف را دقیقاً بررسی نموده وکالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومیرا بصورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.
ج ) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیستهای فوق اضافه می‌شود.
د ) سپس کالاهای اختصاصی قسمتهای مختلف سازمان مشخص وبنام قسمت بدین ترتیب اسامی‌در خواست کننده بصورت کلی کالای مورد نیاز اضافه می‌شود .
کلیه نیازها با ذکر قسمتهای مصرف کننده آن مهیا می‌شود.
۲ـ استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان :
در اجرای اصل مشخصات فنی و میازن ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف،‌مناسبترین نوع یا مارک هر یک از کالاها مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک را معین مینمایند . تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارکهای غیرمجاز خودداری نمایند.
۳ـ تعیین مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولویت کالاها تهیه می‌شوند.
۴ـ شناسایی منابع خرید و تأمین کالا : جهت حصول اطمینان از دفت و سرعت در خرید و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگیهای معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگیها همچنین بررسی امکانات تهیه وتولید ممکن است درداخل یا کشور باشند.
بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می اورد لذا علاوه بر صرفه جویی در قیمت خرید و حمل و نقل ، موجب افزایش مهارت کارکنان شده ونگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد . منبع دیگر تامین کالا ، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازمست انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمتهای نیازمند دیگر و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در انبارها جلوگیری شود .به طور خلاصه منظور از طراحی وبرنامه‌ریزی خرید و تأمین کالا اینست که مشخص نمائیم ؛

الف) به چه کالا ( کالاهایی ) نیاز داریم ؟
ب) این کالاها با چه مارک و مشخصاتی باشند ؟
ج) از هر قلم کالا چه مقدار احتیاج داریم ؟
د ) این کالاها از کجا خریداری و تأمین نمائیم ؟
هـ ) چه فضایی و در چه زمانی برای کالا در نظر بگیریم؟

تعریف طبقه‌بند و نکات مهم دراجرای آن :
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروهها یا دسته هائیکه دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند.
۱) برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
۲) با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
۳) انعطاف پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم وشیوه طبقه‌بندی :
۱ـ تعداد اقلام انبار وکالاها و همچنین ظرفیت انبارها
۲ـ وسایل نگهداری کالا و میزان صارات و واردات کالاها
۳ـ موقعیت جغرافیایی قسمتهای مصرف کننده
۴ـ مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان

انواع طبقه‌بندی کردن :
۱ـ طبقه‌بندی کردن کالاها مورد نیاز سازمان
۲ـ طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار
۳ـ طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد
۴ـ طبقه‌بندی کالاها بر اساس طرحها و برنامه ها
۵ـ طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه های عمده تقسیم و هر گروه را درانباری با توجه به عملیات و فعالیتها قرار داده و آن انبار را به همان نام می نامند.
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر آنرا به … خواص و حجم و کاربرد و میزان مصرف و امکانات نگهداری و گروههای فرعی تقسیم می نمایند.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را براورد و محاسبه نموده و کلهی این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.

در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان بندی اجرای هر برنامه کالاهایی موردنیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند.
روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه موسسات صنعتی به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و دولتی و خصوصی به اجرا در می آید.
تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندارد گویند که مورد قبول و استفاده کلیه این طبقه‌بندی درسه گروه عمده و اصلی چند موسسات تولیدی قرار می‌گیرد .
گروه فرعی از هر گروه اصلی انجام می‌شود.
گروه اول مواد خام است که شامل موادی چوناحیوانات زنده ، محصولات خام حیوانی خوراکی، محصولات خام حیوانی غیر خوراکی ،‌الیاف خام نباتی ، الیاف خام حیوانی ،مواد خامحیانی ،‌مواد خام سوختنی ،‌سنگها و فلزات تصفیه نشده ، مواد معدنی و فلزی و … می باشد که هر کدام گروه های فرعی دارند .
گروه دوم مواد اصلی تولیدات یا مواد نیمه ساخته است مثل چرم و موادساخته شده حیوانی ، خمیر کاغذ سازی ،‌مواد چربی ،‌مواد ساخته شده از نفت خام . ماد شیمیایی ،مواد ساخته از فلزات تصفیه شده و …
گروه سوم یا محصولات ساخت و تولیدات است مثل محصولاتی که از یک نوع فلز معین یا چوب یا الیاف یا لوازم روشنایی و … ساخته می‌شود.

تعریف کد گذاری :
باایجاد رویه و سیستمی‌که به وسیله ان اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر بصورت خلاصه منتقل گردد کد گذاری گویند.

فواید کد گذاری:

۱ـ جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق کالا .
۲ـ استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی
۳ـ ثبت عملیات واردات و صادرات کالا و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی
صدرو سفارش خرید به طور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساه تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل

انواع روش کد گذاری :‌

۱ـ روش اعداد ترتیبی
۲ـ روش اعشاری
۳ـ روش حروف الفبایی
۴ـ روش نیمونیک یا روش استفاده از حروف اول نام کالاها

تعریف سیستم اطلاعاتی انبار
ایجاد روشی است سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می‌سازد . در اصل فرآیند انبارداری از تأمین اعتبار تا تسویه حساب است .

بخش های درگیر در سیتسم اطلاعاتی انبار:
حسابداری ، کارگزینی ، فروش ، خرید ، بازار ،‌تدارکات ،‌طراحی و برنامه‌ریزی ، تولید

انواع هزینه‌ها :‌
هزینه سرمایه راکد، هزینه محل ،‌بیمه ، مالیات ، انبارداری یا نگهداری ،‌دستمزد ، فاسد و فرسوده شدن کالا ، هزینه‌های دفتری سفارشان ، هزینه‌ها ، هزینه‌های ناشی از تغییرات فصلی ، سفارش یا تهیه و ساخت ،‌موجودی قیمت ،‌هزینه خرابی محصولات و کارگری ، نصب و راه اندازی ، هزینه توقف خط تولید ، هزینه فرصت فروش های از دست رفته یا فقدان یاکسری ، هزینه عدم اجرای دقیق قرار داد .
شرکت فرش دارای سه انبار می باشد :
۱ـ انبار قطعات
۲ـ انبار مواد اولیه
۳ـ انبار محصول
در ابتدا ما به توضیح انبار قطعات می پردازیم و سیستم و گردش کار را در آن در انبار قطعات یا به عبارت دیگر انبار فنی خرید به دو گونه بررسی می‌کنیم ،‌صورت می‌گیرد .
۱- خرید داخلی
۲- خرید خارجی
که خرید داخلی خود به دو قسمت تبدیل می‌شود:
۱ـ خرید از داخل خودمشهد صورت بگیرد یا در تهران و شهرهای دیگر : درابتدا خرید داخلی بدین گونه صورت می‌گیرد که ، ما به توضیح خریدداخلی می پردازیم سرپرست قسمت با توجه به نیازی که داری توسط برگ هایی که حواله انبار نام دارد جنس را از انبار درخواست می‌کند اقلامی‌را که لازم دارد در آن فرم مربوطه می نویسد و مدیر آن قسمت آن را امضاء می‌کند پس از امضاء مدیر قسمت برگه حواله جای انبار دار می آید و اگر جنس در انبار موجود باشد که جنس را تحویل می‌دهد و از تحویل گیرنده جنس امضاء می‌گیرد.

حواله انبار دارای دونسخه می باشد که نسخه اول درانبار برای وارد کردن اطلاعات در کامپوتر و آمار گرفتن موجودی‌ها داخل انبار می ماند و نسخه دوم نزد درخواست کننده می ماند که ببیند چه چیزی را درخواست کرده است که این خودیک جنبه کنترلی دارد از طریق قسمت مربوط که ببیند این جنس را چه کسی درخواست و حسابداری کرده است و علت خراب شدن آن چیست و یا خراب شده است یا نه ، هیچگونه ثبتی در این مورد نمی زند.
این حالات بالا برای زمانی رخ می‌دهد که کالا در انبار موجود باشد. انبار دار حواله انبارها را شماره می زند و طبق کدی که دارد وارد کامپیوتر می‌کند و انبار دار می‌تواند تا پایان ماه این اقلام را اگر اشتباهی در وارد کردن ان داشته است تصحیح کند و بعد از یک ماه دیگر نمی‌تواند چونتوسط حسابدار از انبار شماره های ماه قبل فقل می‌شود و دیگر نمی‌توان بر روی آن دسترسی داشته باشیم . این حالتی که را که توضیح دادیم برای زمانی است که کالا در انبار موجود باشد ، حال اگر کالا درانبار موجود نباشد بایدمراحل زیر را اجرا کنیم .
انباردار بر روی حواله انبار می نویسد که کالا در انبار موجود نمی باشد و باید درخواست خرید شود و یک فرم آن را به مدیر قسمت می‌دهد و دو نسخه دیگر را نزد خود نگه می‌دارد .
درخواست ( برگ درخواست خرید جنس است ) مدیر قسمت توسط فرم هایی که خرید جنس را می نماید و آن رخواست را امضاء می‌کند و به انبار تحویل می‌دهد و انبار پس از مطابقت با درخواست جنس آنها ،‌آن برگه را امضاء می‌کند و به مدیر کارخانه می‌دهد و مدیر کارخانه هم آن را امضاء می‌کند و پس از امضاهای مجاز به دست تدارکات می‌رسد.

البته لازم به ذکر است که این برگه دارای چهار نسخه می بشد که نسخه اول آن برای اطلاع حسابداری و وضعیت نقدینگی به حسابداری می‌رود و ثبتی در این قسمت برای خرید نمی زند چون خرید هنوز قطعی نشده است و امکان برگشت کالا می باشد و نسخه دوم ان انبار قطعات می ماند و نسخه سوم قسمت درخواست کننده جنس برای بایگانی و نسخه چهارم تدارکات پس از

آنکه برگه خرید جنس به دست قیمت ( استعلام بهاء ) تدارکات رسید تدارکات با توجهبه فرم هایی که دارد به نام های لازم را با توجه به کیفیت کالا و شرایط پرداختی به دست می آورد و در اختیار مدیریت کارخانه قرار می‌دهد و پس از تأیید مدیریت کارخانه قرار میدهد و پس از تأیید مدیریت کارخانه جنس خریداری می‌شود و این جا خود مدیر شرکت مستقیماً و این خود یک نقطه مثبت بر قیمت کالا نظارت دارد تا تخلفی صورت نگیرد.

برای مدیریت است که مستقیماً در جریان کار می باشد و البتهلازم به ذکر است که یاد آور بشویم که این نظارت بر طبق معاملات خرید صورت نمی‌گیرد پس از خریداری کالا ،‌کالای مربوطه به انبار آورده می‌شود البته رسید نمی‌شود پس از وارد شدن جنس به انبار ، انبار دار برگ خرید جنس را با جنس خریداری شده مقایسه می‌کند تا همان جنس خریداری شده باشد و در این جا انبار دار کنترل بر خرید کالا دارد.
پس از بررسی انبار دار از سرپرست قسمت تقاضا کننده کالا می‌خواهد تا جنس را رویت کند و نظر خود را اعلام کند ، اگر جنس موردتأیید سرپرست قسمت قرار گرفت که مراحل زیر را در پیش رو خواهیم داشت جنس مربوطه رسید انبار می‌گردد.
رسید انبار دارای چهار نسخه می باشد:
۱ـ نسخه اول به همراه فاکتور خرید ، صورت خرید ،‌توسط تدارکات به حسابداری برای پرداخت وجه و ثبت های لازم داده می‌شود.
۲ـ نسخه دوم در اختیار انبار قرار می‌گیرد برای وارد کردن اطلاعات در کامپیوتر و همچنین کنترل موجودی کامپیوتر و همچنین کنترل موجودی
۳ـ نسخه سوم تدارکات برای بایگانی

۴ـ حسابداری برای بایگانی
و دارای دو امضاء معتبر می باشد:
۱ـ امضاء انبار دارد به منظور وارد شدن کالا به انبار
۲ـ امضاء سرپرست قسمت به منظور تأیید کیفیت کالا
البته لازم به ذکر است که توضیح بدهم که رسید کالا دو گونه صورت می‌گیرد :
۱ـ رسدی انبار معمولی
۲ـ رسید انبار مستقیم

رسید انبار معمولی : همین رسیدی است که در بالا توضیح داده شده است .
رسید انبار مستقیم : در موردکالاهایی صورت می‌گیرد که مصرف آن در سال کم می باشد و به خاطر همین وارد کامپیوتر نمی‌شود و جزء موجودی انبار در نظر گرفته نمی‌شود و تفاوت دیگری هم که دارد رسید

مستقیم دارای سه امضاء می باشد :
۱ـ انبار دارد
۲ـ سرپرست قسمت
۳ـ امضاء تحویل گیرنده جنس می باشد و امضاء سوم خود جنبه کنترلی دارد و مشخص می‌کند که جنس برای چه قسمتی استفاده شده است و توسط چه کسی گرفته شده است.
پس از رسید انبار شدن نسخه سفید و صورتی و زرد آن له تدارکات داده می‌شود که مراحل مالی ان را ادامه بدهد البته لازم به ذکر است که رابطه و ارتباط دهنده انبار و حسابداری تداکارت می باشد منظور از ارتباط دهنده این می باشد کهکلیه مدارک مربوط به درخواست خرید کالا ، رسید کالا و همچنین تأیید سرپرست قسمت توسط تدارکات به حسابداری برده می‌شود.
تدارکات نسخه صورتی خود را بر می‌دارد و نسخه سفید و زرد را به همراه صورت خرید جنس

و فاکتور مربوطه تحویل حسابداری می‌دهد تا کارهای مالی بر روی آن صورت بگیرد .
البته لازم به ذکر است که قبل از تحویل دادن مدارک به حسابداری باید به قسمت مدیریت کارخانه برود و قیمت را دوباره مدیریت چک کند تا خلافی صورت نگرفته باشد و پس از بررسی ان را تأیید و امضاء می‌کند و بعد به حسابداری می‌رود .
به طور کلی مدیریت کارخانه در دو قسمت بر قیمت نظارت دارد:
قبل از خرید جنس و بعد از خرید جنس و این خود نیز یک نقطه قوت برای مدیریت کارخانه می باشد .
تمام مراحلی که توضیح داده شده برای زمانی است که کالا تأیید شود حال اگر مالا تأیید نشود مراحل ذیل را در پیش روی داریم .
زمانی که جنس تأیید نگردد توسط انبار دار نامه ای به مدیریت نوشته می‌شود که جنس مربوط به تأیید قسمت مربوطه نرسیده است و دستور خروج آن به نگهبانی را برای تعویض صادر کنند.
مدیریت قسمت هم نامه را امضاء می‌کند و به نگهبانی می فرستد و نگهبانی هم اجازه خروج کالا را توسط مامور خرید می‌دهد .
این کار زمانی است که جنس رسید انبار نشده باشد حال اگر جنس رسید انبار شده باشد و پس از مدتی بخواهد برگشت داده شود باید از فرم برگ خروج اجناس موقت برای تعویض و یا برگ خروج دائم برای پس دادن جنس استفاده می‌شود.
نمونه فرم آن در صفحه بعد اورده شده است .
این فرم ها دارای ۴ نسخه می باشد .
۱ـ نسخه اول حسابداری : نسخه اول به این دلیل حسابداری برده می‌شود چون بعضی از قطعات ممکن است بر روی آنها در بیرون کاری صورت بگیرد که این عمل ملزم به پرداخت وجه می باشد و چون حسابداری باید وجهی را برای این کار پرداخت کند پس لازم است از این خروج با خبر باشد.
۲ـ نسخه دوم انبار :‌برای اطلاع از خروج کالا
۳ـ نگهبانی
۴ـ قسمت مربوطه

دارای ۵ امضاء معتبر می باشد:
۱ـ مدیریت کارگاه
۲ـ انبار دار
۳ـ حسابداری
۴ـ مدیرتی کارخانه
۵ـ و در آخر هم امضاء نگهبان مربوطه
پروانه خروج های دائم و موقت از طریق انبار فنی مورد بررسی قرار می‌گیرد و اگر جنسی برای تعویض رفته باشد و برنگشته باشد با مأمور خرید هماهنگی لازم را انجام می‌دهد تا مورد پیگیری قرار گیرد .به طور کلی انبار فنی نظارت کامل بر ورود و خروج کلیه کالا در شرکت را دارد و در بین تمام انبارها ،‌انبار فنی مسئولیت بیشتری از لحاظ کنترلی دارد و اگر اتفاقی بیفتد باید پاسخگو

باشد. این مراحلی که توضیح داده شده مربوطه به خرید داخلی و همچنین خرید مربوط به مشهد بود حال اگر خرید داخل مشهدنبود و از تهران یا شرکت های دیگر باشد ،‌همین مراحل را درپیش رو خواهیم داشت با این تفاوت که درخواست خرید جنس را برای دفتر تدارکات تهران فاکس می‌کنیم و مأمور خریدمان در تهران پس از استعلام و خرید کالای مربوطه کالا را برای ما می فرستد و ما همان ماحلی که برای خرید از مشهد انجام می‌دادیم برای خرید از تهران هم همین مراحل را طی

می‌کنیم و پس از رسیدن فکس می‌کنیم تا از تأیید کالا با اطلاع باشد .

خرید خارجی
خرید خارجی در شرکت به طریق زیر صورت می‌گیرد :
در پایان هر سال انبار دار یک گردش کالا از اقلام خارجی خودمی‌گیرد و آن را در اختیار سرپرست قسمت قرار می‌دهند سرپرست قسمت پس از بررسی آن اقلامی‌که گردش زیادی داشتند با توجه به نیازش درخواست می‌کند و تحویل انبار می‌دهد انبار چی از دریافت لیست کد فنی و شرح لاتین آن را و کشوری که جنس از آن جا باید خریداری شود برای فرم درخواست داخلی توضیح داده شده است برای دفتر مذکور ارسال می کند. و شرکت مذکور لیست اقلام درخواست شده را به همراهحمل آن از طریق زمینی یا هوایی را برای مان فاکس می‌کند دفتر تهران این اطلاعات را در اختیار انبار می‌گذارد انبار هم این اطلاعات را به سرپرست قسمت اعلام می‌کند اگر مورد قبول بود که پایین آن را امضاء می‌کند و مجدداً پس از امضاء مدیر کارخانه به تهران ارسال می‌گردد تا در تهیه کالا اقدام شودو اگر به هر دلیلی قابل قبول نباشد از خرید این جنس صرفنظر می‌شود و به تهران اعلام می‌شود که فعلاً منصرف شدن از خرید کالای مورد نیازشان و دلیل ان را پایین در خواست برای تهران ارسال می‌کنند.

لازم به ذکر است که کلیه کارهای انبار هم به طریق دستی صورت می‌گیرد و هم به صورت کامپیوتری . به صورت دستی ان در صفحات قبل توضیح داده شده و سیستم کامپیوتری آن به این طریق است که پس از آنکه درخواست خرید جنس به انبار وارد شد انبار دار پس از تأیید امضاء های مجاز ان در خواست را وارد کامپیوتر میکند و دکمه ارسال را می زند و در خواست خرید به واحد تدارکات منتقل می‌شود واحد تدارکات هم پس از استعلام بهاء و کارهایی که مربوط به خرید کالا می باشد را انجام می‌دهد و پس از انکه جنس توسط واحد تدارکات خریداری شده واحد تدارکات

لیست جنس هایی را که خریداری کرده است توسط کامپیوترارسال می‌کند و انباردار پس از چک کردن لیستی که واحد تدارکات ارسال کرده با اجناس موجود در انبار هر گونه کم یا زیاد بودن اجناس را اعلام می‌کند و سپس آن اجناس را از طریق کامپیوتر رسید می‌کند تا قبل از اینکه واحد انبار رسید نکرده باشد اجناس را واحد تدارکات در تعداد اجناس می‌تواند تغییر دهد ولی به محض اینکه انبار جنس را رسید کرد برنامه تدارکات قفل می‌شود و دیگر دسترسی ندارد و انجام تغییر وتحولات برروی اجناس رسید کردن توسط کامپیوتر باعث می‌شود که اگراشتباهاتی از طریق دستی داریم مشخص شود .
البته لازم به ذکر است که این عمل فقط برای خریدهایی صورت می‌گیرد که از طریق واحد تدارکات مشهد خریداری می‌گردد صورت می‌گیرد.
نحو سفارش کالا در انبار:
نحوه سفارش کالا در انبار به این طریق است که :
انبار دار یک حداقل موجودی و یک حداکثر موجودی دارد که طب قآن عمل می‌کند مثلاً برای بعضی از کالاهای آن طبق تجارب و گردشی که کالا در سال شده است به این نتیجه رسیده است که این کالا باید حداقل ۵ تا موجودی داشته باشد و حداکثر ۱۵ تا و طبق این عمل درخواست خرید کالا را انجا می‌دهد و نمی‌گذارد که هیچ وقت موجودی انبار از ۵ عدد پایین تر بیاید و نقطه شمارش صفر شود و یا بیشتر از ۱۵ تا درخواست کند که موجودی انبار زیاد شود و موجب خرابی کالا و یا

هزینه‌های دیگر آن شود همیشه به تعداد متعال درخواست می‌کند البته بعضی از اقلام هم است که در طی سال یکبار بیشتر مصرف نمی‌شود و آن کالاها در موقع نیاز توسط سرپرست قسمت اعلام و خریداری می‌شود .
۱ـ مرور اسناد خرید کالا تغییر سال مالی
۲ـ گزارش انبار گزارشات کاردکس کالا

۳ـ معرفی کالا معرفی انبار انبار
۴ـ واحد سنجش کالا
محل فیزیکی رسید خرید داخلی رسید خرید خارجی
۵ـ حواله برگشت به خرید اسناد انبار داخلی
حواله برگشت به خرید خرید خارجی
* امانی اسناد انبار تحویل فروش مصرف
رسید برگشت از فروش فروش
* امانی برکشت امانی دیگران نزد ما امانی دیگران نزد ما
برگشت امانی ما نزد دیگران
نقاط ضعف :
یکی از نقاط ضعف انبار فنی این می باشد که زمانی که جنس وارد انبار می‌شود تا زمانیکه سرپرست قسمت آن را تأیید نکند رسید نمی‌شود و این حالت ممکن است باعث گم شدن جنس گردد و از گم شدن آن کسی اطلاعی نداشته باشد و لازم است در این مورد کالاها رسید موقت شود و زمانی که تأیید گشت رسید واقعی گردد و اگر مورد تأیید سرپرست قسمت قرار نگرفت رسید موقت باطل شود.
۲ـ دومین مشکلی که انبار دارد این است که بعضی از کالاها وارد کامپیوتر نمی‌شود و رسید مستقیم می‌گردد و این مشکل عمده ای است و باید تمام کالاهایی که وارد شرکت می‌شود اعم از آنهایی که مصرفشان زیاد است یا کم است وارد کامپیوتر شود تا مقدار مصرف ان سریع مشخص گردد.
۳ـ سومین ایراد این می باشد که زمانی که انبار دار رسید کالا را به تدارکات می‌دهد از ان امضاء نمی‌گیرد و این باعث می‌شود که اگر رسید انبار گم شود واحد تدارکات این مسأله را قبول نکند و گم شدن رسدی انبار را به گردن انبار بیاندازد.

۴ـ چهارمین ایرادی که در انبارها رویت می‌شود این است که بعضی از اقلام اول خریداری می‌شود و بعد از خریئ ،‌درخواست خرید برای ان صادر می‌شود و این عامل هم در بعضی مواقع مشکل ساز می‌شود.

فصل سوم : تئوریهای علمی مرتبط با موضوع
طراحی یک سیستم انبار داری
سیستم اطلاعاتی انبار پیوست جزئی از مجموعه جامع سیستم های اطلاعاتی مدیریت شامل : ( سیستم مالی و حسابداری ، سیستم حقوق ، و دستمزد ، سیستم انبار ، سیستم پرسنلی می باشد .)
بدیهی است با استفاده از فرم ها روش ها و دستورالعمل ها ی این سیستم و با توجه به اصول و موازین حسابداری می توان نظم مطلوب را از نظر کنترل موجودی انبار بر قرار نمود .
ضمناً اشاره می گردد نظر به اینکه موجودی های انبار هر شرکت دیگر از نظر نوع فعالیت بزرگی و کوچکی شرکت و اهداف سازمانی مغایر می باشد البته انبار یکی از پایه‎های اصلی تجارت محسوب می شود زیرا قسمت اعظم سرمایه شرکت های تجارتی را موجودی انبار های تشکیل می دهد .

هدف از استقرار سیستم انبار داری و تعریف سیستم انبار داری :
منظور از سیستم اطلاعاتی انبار ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی برای اجرای عملیات مربوط به کنترل کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات می باشد و یا می توان گفت منظور از سیستم اطلاعاتی انبار ایجاد روشی است سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری کالاها را از مرحله درخواست کالا تا مرحله تهیه و

تحویل آن به مصرف کننده میسر می سازد جزئیات عملیات در واحد های مختلف تولیدی یا خدماتی بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی شرکت ممکن است با هم تفاوت هایی داشته باشند لکن نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید شرکت می باشد .
۱- ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر درداخل کارخانه برای تبادل اطلاعات بین دوائر مختلف تولیدی و خدماتی
۲- تسریع در عملکرد قسمت های مختلف به کمک طراحی فرم های مناسب و لازم
۳- ایجاد کنترل های بهتر در داخل محیط کارخانه
۴- کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبارهای توجه به تنوع آنها

۵- طراحی فرم های مناسب تر برای نگهداری حساب موجودی های انبار
۶- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودی های انبار

فرمهای مورد نیاز در انبار داری :
۱- فرم کارت انبار : این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوطه به موجودی انبار مورد استفاده قرارمی گیرد وتوسط انباردار تهیه گردیده و برای موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد
الف) ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی ها
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی ها
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مقادیر
د) تشخیص اقلام کم گردش و راکد انبار
هـ) ضبط سوابق سفارش موجودی ها
۲- فرم برگشت کالا به انبار : این فرم هنگامی که مازاد کالای دریافتی به انبار برگردانده می شود تنظیم می شود و توسط انبار دار یا برگشت دهنده کالا تکمیل می شود .
۳- برگ سفارش خرید : از این فرم برای خرید کالا مورد نظر از فروشنده استفاده می شود و توسط دارنده خرید تهیه گردیده
۴- فرم گزارش : روزانه بارزس ( صادره ، وارده ) : این فرم توسط بازرس وهنگام ورود یا صدور کالابه کار خانه صادر می شود
۵- رسید موقت انبار : این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده و تحویل انبار دار گردیده است .
۶- رسید انبار : این فرم به منزله تایید تحویل کالا به انبار است که هنگام دریافت و رسید کالا به انبار توسط انبار دار تنظیم می گردد .
۷- برگ ارسال و تحویل کالا : در شرایطی که کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری می گردد از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و همچنین برای کنترل و تحویل اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار می گیرد .
۸- برگ برگشت از خرید: در مواردی که کالای خریداری شده به دلایلی پس داده می شود انبار این فرم را تنظیم می نماید .

۹- برگ تحویل اسقاط : این فرم هنگامی که یکی از بخشهای کارخانه جنس اسقاطی را تحویل انبار می دهد توسط انبار تنظیم می شود
۱۰- جواز خروج : این فرم توسط افراد مجاز برای خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار می گیرد .
۱۱- برگ کالاهای امانی ارسالی : این فرم در موقع ارسال کالا به صورت امانی به موسسه یا قسمتی که به آن نیاز دارد توسط انباردار تنظیم می شود.
۱۲- برگ برگشت کالای امانی : این فرم هنگام برگشت کالاهائی که قبلاً به صورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار صادر می شود.
۱۳- برگ کالای امانی دریافتی : این فرم برای کالاهائی که به صورت امانت از مؤسسات یا قسمتهای دیگری دریافت گردیده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار صادر می‎گردد.
۱۴- برگ برگشت کالای امانی دریافتی : این فرم هنگام عودت دادن کالایی که قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار صادر می شود.
۱۵- حواله انبار : این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود و توسط انباردار پر می شود.
۱۶- برگ درخواست خرید : این فرم توسط دایره خرید انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.
۱۷- کارت سفارش انبار : این کارت دارای کاربردهای زیر می باشد.

الف) پیگیری اقلام درخواستی از طریق واحد سرپرستی انبارها
ب) درج کنترل مقدار اقلام درخواستی، سفارش داده شده و تعداد دریافت شده مربوط به هر سفارش
۱۸- برگ تعدیل (افزایش/کاهش) موجودی : چنانچه درصدد باشیم مقدار آماری موجودی (ریالی یا مقداری) انبار را کاهش یا افزایش بدهیم ولی موجودی واقعی را تغییری ندهیم این فرم مورد استفاده قرار می گیرد. مثلاً در انبارگردانی ها برای تعدیل حساب ها در انبارها از این فرم بهره گرفته می شود.

دستورالعمل دریافت کالا و انبارش موقت و دائم (کنترل مورد نیاز هنگام دریافت کالا از فروشنده)
هدف : تعیین نحوه تحویل گرفتن کالا و انبارش آن می باشد.
مسئولیت : مسئولیت این کار با انباردار می باشد.
دامنه کاربرد : ۱- کلیه اقلام ورودی به شرکت ۲- محصولات کامل شده یا نیمه تمام که به انبار تحویل می شوند ۳- کالاهایی که به طور موقت از شرکت خارج می شوند.
توضیحات :
رسید انبار برای کالاهایی صادر می شود که برای اولین بار وارد انبار شده اند و قبلاً برای آن یا اجزای آن رسید انبار صادر نشده است.
محصولات کامل شده یا نیمه تمام بوسیله برگ انتقال بین انبار و واحدهای دیگر انتقال می یابند، نقل و انتقال کالاهایی که بطور موقت از شرکت خارج می شوند نیز با این فرم انجام می گیرد.
کالاهای استفاده نشده در واحدها طی فرم برگشت کالا به انبار عودت داده می شوند.
مراحل اجرا :
الف) کالاهای خریداری شده
۱- پس از دریافت کالاهای خریداری شده به برگ درخواست مربوط به آنها مراجعه و صحت انطباق کالا با درخواست انجام شده را بررسی کنید. در صورت عدم تطابق کالا را به مأمور خرید با ذکر علت جهت بازپس دهی کالا به تأمین کننده آن و خرید مجدد عودت دهید.

۲- اگر کالایی بدون برگ درخواست خریداری و تحویل انبار شده باشد، رسید انبار آن باید حتماً به تأیید و امضای مدیر عامل یا یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت برسد.
۳- اقلام ورودی را از لحاظ مقداری، تحویل گرفته و در انبار با پلاک انبارش موقت – غیرقابل مصرف انبارش نموده و پس از درج کلیه اطلاعات، بجز اطلاعات مربوط به فروشنده در سه نسخه رسید انبار آنرا امضاء نمایید. این رسید انبار، رسید موقت محسوب می گردد. توجه داشته باشید که فرمهای رسید انبار، دارای شماره ماشینی باشند، همچنین فرمهایی که به هر دلیل غیر قابل استفاده می گردند، نیز مانند فرمهای کامل شده توزیع و بایگانی می گردند.

۴- رسید موقت کلیه مواد اولیه تولید (کالاهایی که کد کالای آنها در انبار به ارقام ۰ ، ۱ ، ۲ ، ۳ و ۶ شروع می شوند) را به واحد کنترل ارسال نمایید. واحد کنترل کیفیت نسبت به بازرسی و کنترل مواد اولیه اقدام نموده و در صورت تأیید رسید انبار را ممهور به مهر کنترل کیفی و امضاء می نماید و در صورت عدم تأیید، رسید انبار را همراه با گزارش علت عدم تأیید به انبار ارجاع می نماید.

۵- رسید موقت کلیه ابزارهای اندازه گیری را نیز به همراه آن وسایل به واحد کنترل کیفیت ارسال نمایید. واحد کنترل و کیفیت، نسبت به کالیبراسیون آنها اقدام نموده و در صورت تإیید، رسید انبار را ممهور به مهر کنترل کیفی و امضاء می نماید و ا ین وسایل را به لیست ابزارهای اندازه گیری خود افزوده و در صورت عدم تأیید، رسید انبار را همراه با گزارش علت عدم تأیید به انبار ارجاع می نماید.
۶- رسید موقت کلیه قطعات یدکی و ماشین آلات (کالاهایی که کد کالای آنها در انبار یا ارقام ۹۰، ۹۴ و ۹۵ شروع می شوند) را به واحد فنی ارسال نمایید. واحد فنی، نسبت به بازرسی و کنترل آنها اقدام نموده و در صورت تأیید، در قسمت مربوطه رسید انبار را ممهور به مهر واحد فنی و امضاء می نماید و در صورت عدم تأیید، رسید انبار را به انبار ارجاع می نماید.
۷- اگر کالایی نیاز به کنترل قبل از رسید قطعی درخواست کننده دارد، وصول آن را به مدیر واحد درخواست کننده اطلاع داده و با رساندن کالا به رویت وی، در قسمت پیگیری های خرید درخواست خرید همان کالا، از ایشان تأیید بگیرید.
۸- در صورت عدم تأیید کالا در هر یک از موارد فوق روی ردیف مربوط به آن در رسید انبار خط قرمز کشیده و عبارت مرجوعی را جلوی آن بنویسید. سپس پلاک انبارش موقت، غیرقابل مصرف کالا را با پلاک کالای تأیید نشده، غیرقابل مصرف تعویض نمایید. سپس پیگیری لازم را جهت بازنگرداندن کالا به تأمین کننده آن از طریق مأمور خرید بعمل آورید.
۹- تحویل کالاهای تأیید نشده یا انبارش موقت، به هر صورت ممنوع می باشد.

۱۰- بر روی درخواست خرید کالاهای تأیید شده در صورت کامل شدن خرید، تاریخ کامل شدن خرید را درج نمایید و در غیر این صورت، اطلاعات مقدار خریداری شده را در قسمت پیگیریهای خرید وارد کرده کرده و رسیدن کالا را به درخواست کننده آن اطلاع داده و در قسمت مربوطه از وی امضاء بگیرید.
۱۱- پس از کامل شدن رسید انبار، جهت تأیید آن را به مدیر پشتیبانی بدهید. پس از امضای مدیر پشتیبانی رسید انبار قطعی شده است. وی دو نسخه اول و دوم رسید انبار را به مأمور خرید جهت تکمیل اطلاعات و ارسال به امور اداری مالی، به مأمور خرید داده و نسخه سوم را به انبار جهت ثبت در کامپیوتر و بایگانی عودت می دهد.

۱۲- کالاهایی که بلافاصله مصرف می کردند در صورتیکه فاقد کاردکس انبار می باشد، با صدور حواله انبار و درج شماره آن در ستون شماره جنس رسید انبار و با رعایت دستورالعمل تحویل کالا، به درخواست کننده کالا تحویل نمایید.
۱۳- در مورد کالاهایی که شامل بند قبل نیستند، یعنی کالاهایی که تمام یا بخشی از آنها برای مدتی در انبار باقی می مانند یا از قبل سابقه انبارش داشته و دارای کاردکس می باشند، بصورت زیر عمل نمایید:
۱۳-۱ در صورت نداشتن کاردکس در سیستم برای آن طبق دستورالعمل کدگذاری در انبار به شماره ۲۱ و ۳۱ کالا را کدگذاری کرده و در سیستم برای آن کاردکس تشکیل دهید.
۱۳-۲ بسته بندی کالا را مورد بررسی قرار داده، در صورتیکه دارای بسته بندی مناسب نباشد آن را به شکل مناسب بسته بندی نمایید، سپس بر روی هر بسته، مشخصات: کد کالا، تاریخ و شماره رسید انبار را درج نمایید.
۱۳-۳ در مورد کالاهایی که دارای تاریخ مصرف می باشند، تاریخ اعتبار مصرف را بر روی برچسبی با رنگ متمایز درج کرده و بر روی هر بسته بچسبانید.

۱۳-۴ برای کالاهای جدید محلی را در نظر گرفته و آن را به عنوان آدرس کالا در کاردکس سیستم بنویسید.
۱۳-۵ کالا را به آدرس آن برده و آن را انبارش نمایید.
۱۳-۶ پس از ثبت رسید در سیستم، بر روی نسخه انبار مهر «ثبت کامپیوتر شد» بزنید و در پرونده رسیدهای انبار بایگانی نمایید.