کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران دارای ۱۶۸ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

این پروژه توسط مرکز کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران۲ ارائه میگردد

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران :

معرفی سازمان:

سازمان مرکزی تعاون روستایی در سال ۱۳۴۲ تاسیس شد و دولت وقت ایران تعهد کرد که به سرویس های تکنیکی ، آموزشی، تجاری و کمک اعتباری به شرکت تعاونی های گروهی و فردی کشاورزی ادامه دهد. باوجود شبکه گسترده تعاونیهای روستائی وکشاورزی بعنوان دوبال توانمند دولتی ( سازمان مرکزی تعاون روستائی ایران ) وغیردولتی ( شبکه تعاونی روستائی ایران ) بخش کشاورزی رادرحصول اهداف استراتژیک خرید محصولات کشاورزی وپایداری وتنظیم بازار وتوسعه پایدار روستا نقش اساسی ایفا می نماید.
در حال حاضر دو هزار و نهصد و سی و نه شرکت تعاونی روستایی گروهی با اعضای کل ۴.۵۱۵.۸۴۲ نفر عضو و سرمایه ۴۴۷.۷۹۲.۰۰۳.۸۸۷ ریال است.
سازمان مرکزی تعاون روستایی که بر اساس قانون عهده دار امر هدایت، نظارت و حسابرسی شبکه گسترده تعاونیهای روستایی و کشاورزی می باشد، دارای ۳۱ شعبه در استانها، ۲۳۴ نمایندگی در شهرستانها، ۱۲ مدیریت و ۲۵ اداره در مرکز بوده که جمعا دارای۵.۹۹۲ پست سازمانی بوده که فعلا با تعداد ۲.۹۲۰ نفر پرسنل درکل کشور وظایف محوله را انجام می دهد.

تعاونیها درایران پیشینه ای درحدود شصت ساله دارند وتعاونیهای روستایی وکشاورزی بعنوان تعاونیهای چند منظوره عام وارد پنجمین دهه حضور وفعالیت خود درروستاهای کشورشده اند. تعاونیهای روستائی به واقع پس ازانجام اصلاحات ارضی درسال ۱۳۴۱ درجهت حمایت ازکشاورزان وتولیدکنندگان که صاحب اراضی شده بودند شکل گرفت وپا به عرصه روستا گذاشت.
درک نیاز مشارکت مردمی، استفاده ازمنابع مالی اندک که توسط اعضاء اندوخته میگردد ولزوم استفاده بهینه ازعنصرمدیریت روستایی مورد نظر موجب گردید که درروستاها، شرکتهای تعاونی روستایی وکشاورزی تاسیس گردد.

چشم انداز بلند مدت سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران در توسعه سازمانی:

۱- توسعه ICT در مقوله برقراری ارتباطات شبکه ای با توجه به پیشرفت تکنولوژی (۳G و یا ۴G).

۲- توسعه ICT درشرکتهاواتحادیه های تعاون روستایی وفعالیت در جهت کاهش میزان شکاف دیجیتالی درسطوح اجتماعی و بین المللی.

۳- توسعهICT در سطوح مختلف سازمان مرکزی و کلیه سازمانها، اتحادیه و شرکتهای تابعه استانی و شهرستانی.

۴- توسعهICT در روستا در جهت پیش بینی میزان محصول، بارش سالیانه و وضعیت جوی و …

۵- توسعهICT در شرکتهای تعاونی روستائی ، کشاورزی و تعاونیهای زنان.

۶- توسعهICTوبهره گیری از سیستمهای خبره در کشاورزی(Expert Systems).
۷- توسعهICT در کلیه فروشگاههای مصرف شبکه و استقرار سیستم مکانیزه فروشگاه زنجیره ای روستا و …
۸- توسعهICT در نمایندگیهای جایگاه مواد نفتی.
۹- توسعه ICT در ورابط بین الملل سازمان.
۱۰- توسعه ICT در فعالیتهای تجاری (بازاریابی، صنعت ، کشاورزی، توریسم ).

۱۱- توسعه ICT در مقوله Rural Tourism و بالاخص Agri-Tourism در جهت شناساندن پتانسیل های مناطق روستایی و گردشگری به جهانگردان.
۱۲- توسعه ICT در بحث فرصت های جدید (Teleworking ، …, Call center) برای روستاییان و کشاورزان.
۱۳- توسعهICTدرفعالیتهای خدماتی،رفاهی و فرهنگی روستا.
۱۴- توسعه ICT در جهت ایجاد همکاری بیشتر با وزارت بهداشت و درمان و وزارت رفاه و تامین اجتماعی برای کم کردن فاصله طبقاتی در زمینه های مختلف بهداشتی و خدماتی بین شهر و روستا.

شمه ای از چشم انداز سازمان به این صورت است که پس از طی مراحل شناخت کامل و تحلیل سازمان، تمام و یا اکثر فعالیت های درون سازمانی و یا برون سازمانی اعم از خرید محصولات تضمینی، بازاریابی محصولات کشاورزی بصورت ملی و بین المللی، مدیریت فروشگاههای مصرف، خرید گندم آنلاین از کشاورزان توزیع و تخصیص نهاده های کشاورزی، بررسی وضعیت انبارها، و خلاصه تمام فعالیت هایی که در اساسنامه سازمان ذکر گردیده بصورت آنلاین و بهنگام انجام پذیرد. در این سازمان جهت دستیابی به اهداف فوق طی یک سال گذشته (از خردادماه ۱۳۸۳لغایت اردیبهشت ماه ۱۳۸۴) پنج فاز کلیدی و زیربنایی اجرا شده است که شامل ایجاد LAN – بهره مندی از نرم افزار اتوماسیون اداری – دریافت خط پرسرعت اینترنت به مدت ۵ سال و بصورت رایگان – ایجاد سالن و کلاس کامپیوتر – راه اندازی و بکارگیری پورتال سازمان از جمله آن می باشد.

چکیده :

گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت‎های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و

ارائه راه حل‌ها و راهکارهای مختلف شده ‎است. طبیعی است که هر یک از این روشها و

ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشکلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال‌های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا اصطلاحاً شبکه محور طراحی و بکارگیری شده‎اند. امروزه کمتر مؤسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه می‎توان یافت که از فناوری پورتال بی‌بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد.

پورتال‌های سازمانی جدای از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارائه می‌کنند، فرصت‎های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. این بدان مفهوم است که پورتال‌های سازمانی زمینه همکاری‎های متقابل و امکان بهره‎برداری از توانائیهای حرفه‎ای و سرمایه‎گذاری مشترک را در فعالیت‎های بازرگانی فراهم می‎سازند. آنچه در پی می آید، تشریح نقش و کارکرد پورتال‌هایسازمانی در مدیریت شبکه محور است.

کلیدواژه(ها) : فناوری اطلاعات؛ پورتال؛

پورتال‌های سازمانی؛ مدیریت شبکه محور

مقدمه:

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات کلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی که تمامی جوامع ناگزیر از رویکرد به آن شدند. اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد که در آن تولیدکنندگان، تامین‎کنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندرکار یک چرخه اقتصادی قادر شدند در یک فضای مجازی مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است که یکی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله کسب و کار است .

به جرأت می‎توان گفت که تجارت الکترونیکی یکی از نمودها و کاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در کشورهای پیشرفته به شیوه الکترونیکی صورت می‎پذیرد.

مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشکیل و تأسیس شده‎اند. پورتال‌های سازمانی به عنوان یکی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال‌های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبکه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال‌هایسازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند که معمولاً شامل مواردی نظیر کاوش، سرویس پست الکترونیک، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امکان تعامل دو سویه میان مدیران و کاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر کاربران عضو در یک پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را که در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است.

پیدایش پورتال

همچنان که استفاده از اینترنت در اوایل سال ۱۹۹۴ آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا کرد. این پدیده که به خودی خود تقویت می‌شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای کمک به امر ناوبری یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران
فهرست‌های راهنما» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند.

کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران
فهرست‌های راهنما، راهنمایان وب بودند که متشکل از ویراستاران انسانی بوده و براساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند.

نتیجه نهایی، معمولاً یک «پیوند» به یکی از صفحات معین وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.

از طرف دیگر، موتورهای جستجو کلمات کلیدی را از روی صفحات وب در بانکهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می‌کردند که جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تکامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یک چالش مطرح بود که چگونه دقیقاً چیزی را به کاربر بدهیم که او می‎خواهد؟ روند تکاملی وبسایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع کاربران» به«سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران
فهرست‌های راهنما وجستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال ۱۹۹۷، هالسی مینور که در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع کرد. این کلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است.

در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ کرد. در ساده‎ترین معنا،

پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سکوی پرتابی است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یک صفحه مبدأ از آن استفاده کند. مارشاک معاون گروه پاتریشیا سیبولدمی‎گوید: «پورتال‌ها باعث کاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می‌شوند». در عین حال پورتال‌ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی کامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الکترونیکی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو.

از اینرو پورتال‌ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها

متشکل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.

از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی

پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه

گسترده جهانی پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و

کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می‌شدند. در نتیجه وب سایت‌های کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتال‌های اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی‌کردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.

پورتال‌ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها می‌توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت‌ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم‌های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت‌های کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت‌های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیام‌های کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم‌های عکس‌های شخصی و

خانوادگی و سرویس‌های رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت‌ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می‌کنند .

کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان ابلیت‌های

پورتال‌های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر می‌آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم‌های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می‌کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.

پورتال‌های سازمانی

از اوایل سال ۱۹۹۷ که استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎های مختلف کاوش و بازیابی

اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فکر طراحی و ایجاد پورتال‌های سازمانی برای خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شرکت‎هایی مانند مایکروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند که این رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال‌های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال‌های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎کنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های کاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می‎نمایند. محیط شبکه‎ای پورتال‌های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری می‎ یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر می‎برد

احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می‌نماید. یکی دیگر از ویژگی‎های پورتال‌های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیت‎های مبتنی بر شبکه خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امکانات تنظیم شخصی‎ که معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی کاربران در کار با امکانات شبکه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای کاربردی ایجاد می‎نماید.

قابلیت‎های موجود در پورتال‌های سازمانی نظیر کاوش، کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران
فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد برای یافتن شرکت‎های محلی، سرویس‎های یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن‎ها یا آدرس‎های پست الکترونیکی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیش‎بینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، کار آموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران
فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ار سال و دریافت سریع پیامها، آگهی‌ها و پیشنهادهای تجاری، دفترچه‎های آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎های کاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبکه‎ای کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی کنند. این به معنی وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکه‎ای نیست، بلکه به معنی ایجاد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.

امروزه روشن شده است که کاربران پورتال‌های سازمانی حدود یک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یک سوم را صرف پیامها و مشارکت در تالارهای گفتگو و یک سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات می‎کنند. امکانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام کوتاه کارایی پورتال‌های سازمانی را چند برابر ساخته است. کاربران این پورتال‌ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور

فیزیکی در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلکه می‌توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واکنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشترکین خود شده‎اند. همه اینها کارایی پورتال‌های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته‌اند.

چارچوب یک پورتال

یک فضای کاری پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع

محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختی صورت می‌گرفت، حاصل نمی‌گردد. در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط کاربر آن نیست،

بلکه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و کاری یکپارچه‌ای است که از میان بسیاری از سامانه‌های فناوری اطلاعات می‌گذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیت‌های کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینه‌های منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب می‌کنید، باید بتواند کلیه این قابلیت‌ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.

این یکپارچه‌سازی ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی است که با ساختارهای شبکه ای موجود درگیر و ترکیب می‌شوند و شرایطی را به وجود می‌آورند که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل می‌نماید و می‌تواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم نماید. این رویکرد فراتر از انتظار شرکت‌هایی نظیر IBM بوده است. این شرکت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت. مزایایی که از طریق استخراج ارزش‌های کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگی‌های تخصصی آن عاید کاربر می‌شد، در واقع مجموعه ای از دارایی‌های محتوایی پورتال را تبدیل به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی ساخت. هر یک از پیاده سازی‌ها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص می‌باشد. پورتال‌های تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر هستند در حالیکه پورتال‌های تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده اند. پورتال‌های تجارت به مشتری (B 2 C) متمرکز بر قابلیت‌های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند. در رأس هر یک از پورتال‌ها می‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌ای از ویژگی‌های بیشتری را ممکن است در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو می‌تواند پردازش فرایندهای تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگی‌ها از طریق چندین پورتال برای یک سازمان فراهم می‌شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می‌گردید که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، می‌توان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پورتال (B 2 C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می‌کند که مشتریان تجاری از طریق آن می‌توانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند. علاوه بر اینها، بانک مذکور از یک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده می‌کند که از طریق آن پرداخت وام‌های کوتاه مدت از بانک‌های تجاری بزرگ به بانک‌های کوچکتر مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد.

مدیریت این روابط چندگانه فروشنده – خریدار، یک کار چندگانه و ترکیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود می‌آورد.

پورتال‌ها به چارچوب یکپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی که به عنوان راهی برای

استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنایی شده است که از طریق آن تبادلات چندگانه صورت می‌گیرند، مدیریت شبکه محور را امکان پذیر ساخته است و با مشارکت کنندگان بسیاری در تعامل می‌باشد. همانطور که ملاحظه می‌شود، تعریف کاربردی از پورتال متمرکز بر نیازهای چندگانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. یک پورتال باید به سرعت مستقر شود، اما در عین حال باید به نحو گسترده ای در میان کاربران مختلف به صورت شخصی تنظیم شود، گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همکاری لازم را میان کسانی که در ارتباط با یک موضوع خاص نیاز به کمک و مشارکت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف کافی برخوردار باشد و بالاخره اینکه یک فضای کاری الکترونیکی مناسبی را برای کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پرتحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر تکامل و ارتقاء می‌دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت‌های الکترونیکی آنها در عرصه‌های کاری و شغلی، در ارسال یک فایل الکترونیکی به وسیله پست الکترونیکی خلاصه می‌شود. این افراد تنها از ۵ درصد از امکانات قابل ارائه در یک پورتال استفاده می‌کنند. ۹۵ درصد دیگر از امکانات موجود در یک پورتال منتظر کسانی است که به سراغ آن می‌آیند و از

این امکانات در جهت ارتقای شغلی و حرفه ای خود استفاده می‌کنند.

اجرای مدیریت در پورتال‌های سازمانی

اسفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای دو تأثیر عمده ملی است: یکی «رشد اقتصادی»و دیگری «افزایش بهره‎وری». بررسی‎های انجام شده بیانگر این مطلب است که بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در کشورهای مختلف، رقمی بین ۵۰ تا ۱۰۰ درصد می‎باشد. در کشورهای پیشرفته همچون آمریکا، سرمایه‎گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه ۶/۷۰ درصدی در تولید ناخالص داخلی می‎شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت سایر سرمایه‎گذاری‎های کشور دارد. به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره‎وری شده که از طریق مشارکت در سیستم‎های تولید و فروش (بازار) جهانی که پایه همگی، فناوری اطلاعات می‎باشد، حاصل می‎گردد.

شبکه‎های رایانه‎ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. قدرت اقتصادهای شبکه‎ای در این است که متناسب با افزایش حجم و اندازه شبکه، ارزش به‎کارگیری فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. برای توضیح بیشتر مطلب، می‎توان مشاهده کرد که یک رایانه شخصی به تنهایی، بهره‎وری را به میزان محدود و مشخصی افزایش می‎دهد. حال اگر این رایانه به شبکه‎ای متصل گردد که بتواند با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همکاری‎های سازمانی را نیز میسر سازد، بالطبع بهره‎وری آن چندین برابر می‎شود. در همین حال، وقتی به میلیونها رایانه دیگر در جهان نیز متصل می‎گردد و امکانات گسترده شبکه‎ای، تجاری، سازمانی و غیره را مورد بهره‎برداری قرار می‎دهد، بهره‌وری آن نیز بسیار افزایش می‎یابد. به علاوه، هنوز شاهدیم که تمامی پتانسیل‎های شبکه اینترنت، مورد شناسایی و بهره‎برداری قرار نگرفته است. پورتال‌های سازمانی تنها به عنوان یکی از راه‎حل‎های ممکن در جهت بهره‎وری هر چه بیشتر در عرصه فعالیت‎های اداری و تجاری طراحی و ارائه شده اند.

آنچه که در این میان مهم به نظر می‎رسد، فرایند و چگونگی اجرای مدیریت در این

پورتال‌هاست. پورتال‌های سازمانی به لحاظ برخورداری از ویژگیها و قابلیت‎های خاص توانسته‎اند محیط مناسبی را برای انجام امور اداری فراهم سازند. بخش اعظمی از فعالیت‎های سازمانی میان فروشنده و خریدار در چارچوبی صورت می‎گیرد که مورد توافق طرفین می‎باشد ضمن آنکه تجارب علمی و فنی طرفین به خودی خود نوعی ارزش افزوده محسوب می‎شود. در یک جمع‎بندی کلی از فرایندهایی که در یک پورتال سازمانی در ارتباط با اجرای مدیریت صورت می‎گیرد، می‎توان به این مراحل اشاره نمود:

– ارتباط مدیر با حوزه مدیریت در پورتال

– آگاهی از آخرین وضعیت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)

– مطالعه و بررسی پیامهای دریافتی و ارسال پاسخهای مناسب

– بررسی فرصتهای تجاری و تعیین گزینه‎های برتر

– دریافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه

– اعلام نظر و صدور دستورات

– تصمیم‎گیری و تصمیم سازی

– خرید، سرمایه‎گذاری یا معرفی خدمات

– دریافت مبالغ و هزینه‎های مربوط از طرق الکترونیک

– ارزیابی از فعالیت‎های صورت گرفته برای برنامه‎ریزی‎های آتی

پورتال چیست؟

پورتال (Portal) عبارت از درگاهی است به دنیای اطلاعات و منابع اطلاعاتی، به صورت دسته بندی شده و به شکل مورد نیاز کاربر.در واقع تعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : “مکانی است (Hub) که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود در را بدست آورند “. هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند :

مکان : “پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر ” و یا “پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است ” . در هر حال پورتال وبگاهی است که می کوشد خود را به اولین ایستگاه کاربران برای حرکت در اینترنت تبدیل کند.به پورتال ها وبگاه لنگرگاه( (Anchor site و گذرگاه( Gateway ) هم می گویند.در ساده ترین معنا، پورتال دروازه ای است به وب و سکوی پرتابی است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به عنوان یک مبدا، از آن استفاده نماید.

ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و… باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال(Tailoring) باشد . در پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند

اطلاعات مورد نیاز : یکی از ویژگی های پورتال دریافت اطلاعات از سایتهای دیگر(Content aggregation) است . پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین :

• · پورتال ، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست .
• · پورتال ، استاندارد کننده اطلاعات نیست .
• · پورتال ، یک وب سایت همه کاره نیست

تفاوت های بین وب سایت و پورتال:

تفاوت های اساسی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد. مهمترین این موارد در زیر به صورت خلاصه آورده شده است:
• پورتال به صورت دروازه ورود به یک بانک اطلاعاتی است. آنچه که مهم است، آن است که پورتال همواره ما را به سایتها یا پورتال های دیگر راهنمایی می کند و به خودی خود تنها یک راهنما است. برای همین است که در بعضی از موارد به پورتالها، Internet Yellow Pages می گوییم. در حالی که یک وب سایت می تواند حاوی مقدار زیادی اطلاعات باشد که فقط بر روی آن سایت قابل دسترسی است.
ممکن است، وب سایت از امکاناتی مشابه یک پورتال برای جستجو و مدیریت داده ها استفاده نماید، اما آنچه که مهم است آن است که این داده ها عموما بر روی پایگاه داده های خود سایت قرار دارند.

• پورتال عموما” حاوی مطالبی است که جنبه اطلاعات عمومی دارد. داده هایی که از منابع مختلف بر روی یک پورتال جمع آوری می شوند، معمولا دارای پراکندگی فراوانی هستند. به همین علت، در بسیاری از پورتال ها، ابزارهایی مانند Directory قرار داده می شود تا این اطلاعات را طبقه بندی نماید.
از سوی دیگر داده های قرار داده شده بر روی یک وب سایت، اولا” از منابع محدودتری تامین می شوند و ثانیا” دارای پراکندگی زیادی نبوده، حول یک محور و موضوع مشخص دور می زند.

• پورتال یک سیستم کاربر محور است. به این معنی که تمام امکانات پورتال بر این اساس پیش بینی شده است تا جوابگوی نیاز های کاربران با سلایق، علاقمندیها، سنین و رده های کاری متفاوت باشد. امکاناتی مثل پست الکترونیکی، Chat، انجمنهای اینترنتی و … همه برای آن است که کاربران را به هر شکل ممکن به پورتال دعوت نماید.
در حالیکه یک وب سایت،یک سیستم Subjective یا موضوع محور است. درست است در هر وب سایت، امکاناتی برای کاربران مختلف پیش بینی می شود، اما باید به این نکته توجه داشت که کاربری که با یک وب سایت کار میکند باید به شکلی به موضوع وب سایت مرتبط یا علاقمند باشد.

• یکی از مهمترین جنبه های تفاوت بین پورتال و وب سایت جنبه اقتصادی آن است. پورتال ها عموما” برای کسب درآمد ساخته شده اند. بیشتر پورتال ها درآمد های خود را از طریق تبلیغات کسب می نمایند.

حال پورتال را در سه بخش مورد بررسی قرار می دهد :

• ویژگی های پورتال
• انواع پورتال
• · اجزای فنی پورتال

ویژگی های پورتال به طور کلی عبارتند از:

قابلیت دسته بندی و طبقه بندی مطالب و محتویات، مدیریت و تجمیع مطالب و محتویات ، ارائه ابزارهایی جهت تولید و توسعه مطالب و محتویات ، قابلیت ارائه محتویات و مطالب روی هر نوع سامانه و بستری ، قابلیت امنیت مناسب ، پشتیبانی از زبان های مختلف ، سهولت دسترسی به اطلاعات ، قابلیت سفارشی سازی و شخصی سازی ، قابلیت جستجو و نمایه بندی مطالب و محتویات قابلیت مرور مطالب و محتویات دسته بندی شده ، قابلیت ارائه یک رشته خدمات از طریق مؤلفه های قابل جایگزینی و سفارشی سازی.(Portlet)

لیستی از ویزگیهای پورتال:

۱- ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال . (PersonalizationوTailoring)

۲- ارائه سیستمهای جستجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد . (Search and Directory)

۳- ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization)

۴- ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال .(Content & Data Management)

۵- ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.

۶- پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایتهای دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز .

۷- عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality) . این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای PDA و موبایل نیز می گردد .

۸- Single sign-on : مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد .

۹- راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.(Security)

۱۰- ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy)

۱۱- ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .( Browse / Navigate Documents)

۱۲- ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان (“Forum”) . (Collaboration)

۱۳- ارائه سرویس های متداول در اینترنت

۱۴- ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند .( Subscribe / Whatsnew)

۱۵- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند . این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص “دریافت پیام ” را درخواست کنند.(Alert)

۱۶ – مدیریت گردش کار – تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند ، پیاده سازی آن بر روی کاغذ می باشد. اما آیا این امکان کافی است ؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است. (Workflow Management)