پاورپوینت مستند سازی

توجه : این پروژه به صورت فایل power point (پاور پوینت) ارائه میگردد

 پاورپوینت مستند سازی دارای ۳۰ صفحه می باشد و دارای تنظیمات کامل در Power Point می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل پاور پوینت پاورپوینت مستند سازی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : توضیحات زیر بخشی از متن اصلی می باشد که بدون قالب و فرمت بندی کپی شده است

بخشی از فهرست مطالب پروژه پاورپوینت مستند سازی

مقدمه
اهداف اصلی مستند سازی
(۳۷۲) Documentسند
(۳۴۷) Quality Manualنظامنامه کیفیت
Quality Plan  ) طرح کیفیت ۳۷
Record ) سابقه۳۷
سندهای مورد استفاده در سیستم های مدیریت کیفیت
ISO 9001:2000 نیازمندیهای مستند سازی
ISO 9001:2000 رهنمودهایی درباره بند ۴۲ استاندارد
اصول کلی در نگارش مدارک
نظامنامه کیفیت
قدم نخست در ایجاد یک سیستم موثر، داشتن مدارک خوب
به چه میزان مدارک لازم است ؟
Document Control کنترل مدارک
انتخاب سیستم کنترل مدارک
Master List فهرست اصلی
چند توصیه مهم
مدارک برون سازمانی
Change Document تغییر مدارک
استفاده از شبکه کامپیوتری برای کنترل مدارک
اشکالات رایج در کنترل مدارک

مقدمه

مستند سازی Documentation) ) یکی از فرآیندهای بسیار مهم در استقرار و اجرای سیستمهای مدیریت می باشد

مستند سازی در اجرای صحیح و یکنواخت سیستم های مدیریت سازمان ها و بهبود مداوم آنها ، تاثیر بسزایی داشته وعلاوه بر این موجب انتقال اطلاعات و اشاعه دانش و تجربیات در داخل سازمان ها می شود

آشنایی مدیران ، کارشناسان و کارکنان ، با اصول مهم مستند سازی و نیازمندی های آن در استانداردهای سیستم های مدیریت ( منجمله : ISO 9001:2000 ) و همچنین تکنیک های کنترل مستندات، به سازمانها در امر استقرا ر سیستمهای مدیریت کمک شایانی می نماید

مطالب متن حاضر با استفاده از استانداردهای ISO 9000:2000  ، ISO 9001:200 مقاله‹‹ رهنمودهایی درباره مستندسازی در استاندارد ISO 9001:2000 ›› منتشره از سوی کمیته فنی TC 176 سازمان جهانی استاندارد و برخی مقالات ذیربط سازمان های معتبر تهیه شده است

اهداف اصلی مستند سازی

a ـ مبادله اطلاعات

مستندات وسیله ای برای انتقال و مبادله اطلاعات می باشند . نوع و گستره مستندات بستگی به نوع محصولات و فرآیندهای سازمان ، میزان رسمیت سیستم های ارتباطی و سطح توانمندی های ارتباطی درون سازمان و فرهنگ سازمانی دارد

b ـ شواهد انطباق

مستندات ، شواهدی برای اینکه چه برنامه ریزیهایی صورت گرفته و عملاً چه اقداماتی انجام شده است ، فراهم
می سازد

c ـ اشاعه دانش

مستندات ، وسیله ای برای حفظ و ترویج دانش و تجارب سازمان می باشند . مثلاً‌مشخصات فنی که می تواند مبنایی برای طراحی و ساخت یک محصول باشد

d –  دستیابی به انطباق با نیازهای مشتری و بهبود کیفیت

e –   ارزیابی اثربخشی و تداوم سیستم مدیریت کیفیت

 (۳۷۲) Documentسند

اطلاعات و وسیله نگهداری و انتقال آن را سند می نامند

مثال: روش اجرایی ، نقشه ، گزارش ، سوابق ، مشخصات

یادآوری:وسیله انتقال اطلاعات ممکن است بصورت کاغذ ،نوار مغناطیسی دیسک نوری یا الکترونیکی ، عکس یا نمونه اصلی و یا ترکیبی از آنها باشد
مشخصات،عبارت است از سندی که نیازمندیهایی را اعلام میکند

یادآوری‌: مشخصات ممکن است مربوط به فعالیتها باشد ( نظیر سند اجرایی ،مشخصات فرآینده و مشخصات آزمون )‌یا به محصولات ( نظیر مشخصات محصول ، مشخصات نقشه و عملکرد ) ارتباط  پیدا کند

 (۳۴۷) Quality Manualنظامنامه کیفیت

نظامنامه کیفیت ، سندی است که سیستم مدیریت کیفیت یک سازمان را مشخص می کند

یادآوری : ساختار و جزئیات نظامنامه کیفیت ، متناسب با اندازه و وپیچیدگی هرسازمان خاص ، ممکن است متفاوت باشد

Quality Plan  ) طرح کیفیت ۳۷

طرح کیفیت ، عبارت است از سندی که مشخص می کند کدام روش اجرایی و منابع مربوط به آن توسط چه کسی ، در چه زمانی و در مورد کدام پروژه ، محصول . فرآیند و یا قرارداد باید به مرحله اجرا در آید

یادآوری :‌یک طرح کیفیت ، معمولاً به بخشهایی از نظامنامه کیفیت و یا به روش های اجرایی استناد کرده و ارجاع می دهد طرح کیفیت ، معمولاً یکی از نتایج طرح ریزی کیفیت

Record ) سابقه۳۷

سابقه ، سندی است که نتایج بدست آمده و یا شواهد حاکی از عملکرد فعالیتها را ارائه می دهد

یادآوری : بطور کلی ، سوابق نیاز به بازبینی ندارند

سندهای مورد استفاده در سیستم های مدیریت کیفیت

مدارک ذیل در سیستم های مدیریت کیفیت ، مورد استفاده قرار می گیرند

a ـ مدارکی که در سطح داخل و یا در سطح خارج سازمان ، اطلاعات ثابتی از سیستم مدیریت کیفیت سازمان بدست می دهند.چنین مدارکی را ‹‹ نظامنامه کیفیت ›› مینامند

b ـ مدارکی که چگونگی بکارگیری سیستم مدیریت کیفیت را بر روی یک محصول ، پروژه یا قرارداد خاص ، تشریح می کند ، چنین مدارکی را ‹‹ طرح کیفیت ›› می نامند

c ـ مدارکی که نیازمندیهایی را اعلام می کنند ، چنین مدارکی را ‹‹ مشخصات فنی ›› می نامند

d ـ مدارکی که توصیه ها و پیشنهاداتی را ارائه می کنند ، چنین مدارکی را ‹‹ راهنما ›› می نامند

e ـ مدارکی که اطلاعاتی پیرامون چگونگی اجرای یکنواخت فرآیندها و انجام فعالیتها ارائه می کنند . چنین مدارکی
می توانند ‹‹ روشهای اجرایی مدون ›› ، ‹‹ دستورالعملهای کاری›› یا ‹‹ نقشه ها ›› باشند

f ـ مدارکی که شواهد عینی از فعالیتهای انجام شده یا نتایج بدست آمده را ارائه می نمایند . چنین مدارکی را ‹‹سوابق›› مینامند

هر سازمانی حجم مدارک مورد نیاز خود و وسیله ارتباطی مورد استفاده را با توجه به عواملی نظیر نوع و اندازه سازمان ، پیچیدگی و تعامل داخلی فرآیندها ، پیچیدگی محصولات ، نیازمندیهای مشتری ، الزامات قانونی ،
مهارت های کارکنان و حد ضروری اثبات برآورده شدن نیازمندیهای سیستم مدیریت کیفیت ، تعیین می نماید

ISO 9001:2000 نیازمندیهای مستند سازی در

بند ۴۲۱ ، این استاندارد تحت عنوان ‹‹ کلیات ››‌بیان می کند که مدارک سیستم مدیریت کیفیت باید شامل موارد ذیل باشد

a ـ بیانیه های مکتوب خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت

b ـ نظامنامه کیفیت

c ـ روش های اجرایی مدون مورد نیاز این استاندارد

d ـ مدارک مورد نیاز سازمان برای اطمینان از برنامه ریزی ، اجرا و کنترل اثر بخش فرآیندهای آن

e   ـ سوابق مورد نیاز این استاندارد

یادآوری : میزان و گستره مستندات بستگی به عوامل ذیل دارد

ـ اندازه سازمان و نوع فعالیتهای آن

ـ پیچیدگی و تعامل فرآیندها

ـ‌ شایستگی کارکنان

ISO 9001:2000 رهنمودهایی درباره بند ۴۲ استاندارد

a ـ بیانیه های مکتوب خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت

نیازمندیهای خط مشی کیفیت در بند ۵-۳ و نیازمندیهای اهداف کیفیت در بند ۵۴۱ استاندارد مذکور ، تعریف شده اند

b ـ نظامنامه کیفیت

بند ۴۲۲ استاندارد ISO 9001:2000 حداقل مواردی را که یک نظامنامه کیفیت باید داشته باشد را مشخص می سازد . برخی سازمانها ممکن است از نظامنامه کیفیت ، علاوه بر صرفاً مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت خود ، برای مقاصد دیگری استفاده نمایند

-یک سازمان کوچک ممکن است مقتضی بداند که شرحی از کل سیستم مدیریت کیفیت خود را به همراه روش های اجرایی مدون مورد نیاز استاندارد ، در یک نظامنامه کیفیت بگنجاند

سازمان های بزرگ چند ملیتی ممکن است به چند نظامنامه در سطح جهانی‌، ملی ویا منطقه ای و نیز به سلسله مراتب پیچیده ای از مستندات نیاز داشته باشند

c ـ روش اجرایی مدون

در استاندارد ISO 9001:2000 ، مشخصاً برای فعالیت مشروحه ذیل نیاز به روش اجرایی مدون یا مکتوب می باشد

۱-    کنترل مدارک ۴۲

۲-    کنترل سوابق ۴۲

۳-    ممیزی داخلی ۸۲

۴-    کنترل محصول نا مطابق ۸

۵-    اقدام اصلاحی ۸۵

۶-     اقدام پیشگیرانه ۸۵

برخی سازمانها ممکن است ادغام روشهای اجرایی چند فعالیت ، دریک روش اجرایی مکتوب را مناسب تر تشخیص دهند ، ماننداقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه

سازمانهای دیگر ممکن است یک فعالیت مورد نظر را در بیش از یک روش اجرایی ، مکتوب نماینده ، مانند ممیزی داخلی

هر دو مورد فوق ، قابل قبول می باشد

dـ مستندات سازمان بمنظور اطمینان از برنامه ریزی ، اجراو کنترل موثر فرآیندها

تهیه مستندات ،‌بمنظور برآورده نمودن نیازمندیهای استاندارد ، به اختیار سازمان بوده و شامل

– نقشه فرآیند یا فلوچارت فرآیند

– چارت سازمانی

– مشخصات

– دستورالعملهای کاری

-مستندات حاوی ارتباط داخلی

– جدول زمانبندی تولید/ ارائه خدمات

– فهرست تامین کنندگان مورد قبول

–  برنامه های آزمایش و بازرسی

– طرح های کیفیت

کلیه مدارک مذکورباید مطابق بند ۴۲۳یا(در صورت مقتضی)تحت کنترل باشند

e – سوابق

– سوابق مورد نیاز استاندارد با عبارت ‹‹ مراجعه شود به بند ۴۲۴ ›› در استاندارد مشخص شده و باید نگهداری شوند

– سایر سوابقی که سازمان برای اثبات انطباق فرآیندها ، محصولات و سیستم مدیریت کیفیت خود نیاز دارد (مانند بند ۷۲۱ )

اصول کلی در نگارش مدارک