کاداستر و بررسی نقش آن

مقدمه
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاههای اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ، تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی شهروندان در جهت استقرار و تقویت عدالت و امنیت اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف و ماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا” مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن بر عهده نهادهای تخصصی مدنی ( دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند . اما  انتخاب و گزینش سر دفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیتهای آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.
مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که  در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است ، که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی میباشد. صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی ، طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ، تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقاء  اثربخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.
 در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ، احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ، بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت  به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایتمندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکتهای مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند .
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای ۳۸۲ واحد ثبتی ( به طور متوسط به ازاء هر  000 180 نفر یک واحد ثبتی ) در سراسر کشور بوده و جمعا” ۷۷۱۴ نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول بکار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به ۳۳ درصد از پستهای سازمانی خالی هستند . تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا”  5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد . همچنین در سراسر کشور ۳۱۹۸ دفتر ازدواج و طلاق و تعداد ۳۲۵۶ دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند .
بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموع ۷۷۱۴ نفر پرسنل موجود ، ۳/۶۵ درصد آنها بصورت استخدام رسمی ، ۷/۲۹ درصد پیمانی و ۵  درصد  نیز  بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند .  همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات ۶/۹ درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، ۵/۴۰ درصد دیپلم ، ۶/۹ درصد فوق دیپلم و ۳/۴۰ درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان ۱ به ۴ می باشد . ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر ۵/۴۶ درصد از پرسنل سازمان کمتر از ۱۰ سال سابقه دارند ، ۴۰ درصد بین ۱۰ تا ۲۰ سال ، ۵/۹ در صد ۲۰ تا ۳۰ سال و ۴ درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از ۳۰ سال سابقه هستند . همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه ۶۰ تا اول دهه ۷۰ خلاء جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقاء طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود .
علیرغم ثابت ماندن نسبی پستهای سازمانی و همچنین رشد محدود نیروی انسانی به نسبت سالهای قبل از انقلاب رشد فعالیتها و تقاضاهای خدمات ثبتی بسیار سریع و قابل توجه بوده است . هم اکنون قریب به ۲۱ میلیون پرونده ثبتی ملکی در سراسر کشور از ابتدای فعالیت سازمان تشکیل گردیده که به جهت ماهیت پرونده های ثبتی هیچوقت مختومه نمی شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهای اخیر نیز سالیانه بیش از ۵ درصد( ۱۲۰۰۰۰۰ پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص های مثبت توسعه ای کشور از جمله افزایش فعالیتهای اقتصادی مردم ، رشد فرهنگ مالکیت گرایی و افزایش بورس بازی زمین و مستغلات ، رشد جمعیت و توسعه تقسیمات کشوری ، افزایش دفاتر اسناد رسمی (که باعث افزایش فعالیتهای نظارتی و هدایتی سازمان شده است) ، تشدید فعالیت و حضور در معاهدات بین المللی از جمله عضویت در WIPO و بسیاری عوامل دیگر ، باعث شده است در سالهای گذشته حجم فعالیتهای سازمان رشد قابل توجه ای داشته باشد .
به بیان آماری ضریب افزایش حجم فعالیتهای سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بیش از ۲۰ درصد رشد را نشان می دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالکیت که عمده ترین فعالیت سازمان محسوب می شود ، در سال ۱۳۷۹ بالغ بر ۶۹۷۴۷۷ فقره و در سال ۱۳۸۳ افزون بر ۱۳۰۱۳۸۶ فقره سند مالکیت شهری در واحدهای ثبتی سراسر کشور صادر شده است ( حدودا” ۲۰ درصد رشد بطور سالیانه) و این در حالیستکه علاوه بر رشد طبیعی فعالیتهای سازمان ، افزوده شدن تکالیف جدید برای سازمان از جمله تکالیف برنامه چهارم توسعه کشور شامل مواد  18و ۱۳۳ در خصوص صدور اسناد مالکیت برای اراضی مسکونی و غیر مسکونی روستاها که خود به خود جمعیت متقاضی ثبتی را به دو برابر میزان فعلی افزایش می دهد ، شاهد افزایش تصاعدی تقاضاهای خدمات ثبتی خواهیم بود . بنابراین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایط فعلی یکی از پر ارباب رجوع ترین دستگاههای اجرایی کشور محسوب می شود و این روند در آینده نیز با شدت بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد و در صورت عدم چاره اندیشی درست و در غیاب حمایت و پشتیبانی دولت حتی شاهد بحران در این زمینه خواهیم بود .
مدیریت جدید سازمان که تقریبا” از اواسط سال ۱۳۸۳  مسوولیت اداره و راهبری سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشکلات و معضلات موجود ، پاسخگویی موثر به خواسته ها و نیازمندیهای مردم و پیشگیری از بحران فوق الذکر و با ملاحظه اهداف آرمانی مندرج در سند چشم انداز بیست ساله و مسوولیت ها و تکالیف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سیاستهای تعیین شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضایی (که به چشم‌اندازهای سرعت، دقت و صحت در رسیدگی به پرونده‌ها تاکید داشته و استفاده از منابع انسانی مسوولیت‌پذیر، آگاه و کارآمد و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای شبه ‌قضایی برای رسیدگی به پرونده‌ها با به کارگیری فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات را توصیه می نماید ) ، چشم انداز و اولین برنامه راهبردی خود را تدوین و به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرایی کردن برنامه راهبردی سازمان ، برنامه جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان نیز تهیه و به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارائه شده است .
 محور برنامه راهبردی پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوین و الکترونیکی به منظور ارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم است . به منظور فراهم سازی زمینه های لازم جهت اجرای موفقیت آمیز برنامه راهبردی سازمان و در قالب برنامه های کوتاه مدت ، مدیریت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعالیتهای مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .
در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال ۱۳۸۴ که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال ۱۳۸۵ ، توسعه و پیاده سازی “نظام ثبت رایانه ای” را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه “بستر سازی و  ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی” ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای “طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی” خواهد بود .
در خاتمه ضمن تشکر و سپاسگزاری از توجه خاص حضرتعالی نسبت به توسعه و رشد و شکوفایی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، استدعا دارد این سازمان را مستظهر به حمایتها و پشتیبانی های حکیمانه خود در مسیر توسعه قضایی ، توسعه پایدار کشور و خدمت به مردم و نظام جمهوری اسلامی ایران  بفرمایید .

۱- اهداف راهبردی سازمان
مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .
الف- اهداف استراتژیک محوری ( حوزه هایی برای توسعه سازمان ‌)
این اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسیم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . این اهداف تا پایان برنامه راهبردی مبنای برنامه ریزی و فعالیت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنین برای عملی ساختن این اهداف , بررسی ، تحقیق و شناسایی رهیافت ها , راه کارهای و برنامه های مناسب ، پیش نیاز تهیه طرح ها و پروژه های مربوطه خواهد بود .
ترفیع جایگاه سازمان در نزد حاکمیت و  افکار عمومی
کاهش تصدی گری سازمان و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای تخصصی
بهبود مستمر سطح کیفی، سهولت و سرعت عمل در ارایه خدمات ثبتی

الکترونیکی کردن ثبت اسناد و املاک کشور
توسعه قلمرو فعالیتهای سازمان و گسترش خدمات ثبتی

اصلاح قوانین و مقررات ثبتی با تاکید بر پیشگیری از وقوع جرم و حمایت از حقوق مردم
کاهش میزان املاک و اراضی ثبت نشده

صیانت و حمایت از حقوق مالکیت ملی و آحاد جامعه در مجامع بین المللی

ب- اهداف کیفی  وابسته به وظایف بخشها  
منظور از اهداف کیفی وابسته به بخشها ، بهبود متناوب شاخص های عملکردی سازمان در بخش های ستادی ، پشتببانی و اجرایی است . هر کدام از این اهداف متناظر با یک یا چند واحد سازمانی ستادی یا اجرایی بوده و به وسیله طراحی و اجرای متناوب و مستمر طرحها و برنامه های مناسب محقق خواهند شد .
ارتقاء و توسعه کیفی نظام مدیریتی سازمان
ایجاد نظام بازرسی و نظارتی کارآمد و اثر بخش به منظور نظارت بر حسن جریان امور
توسعه و نگهداری منابع نیروی انسانی شامل امور برنامه ریزی ، جذب و سازماندهی نیروی انسانی ، نگهداری و امور رفاهی و غیره
بهسازی نیروی انسانی از طریق آموزش مفاهیم و مهارتهای مورد نیاز
توسعه و پیاده سازی نظام پشتیبانی اداری مطلوب و خودکار به منظور تهیه و نگهداری ابنیه و فضای اداری، تجهیز واحدها و تامین لوازم اداری، سیستمهای ارتباطی و الکترونیکی ، وسائط نقلیه و غیره
توسعه و بهبود مستمر تشکیلات سازمانی
توسعه و متناسب سازی مستمر تعداد دفاتر اسناد رسمی و سایر نهادهای مدنی همکار
بهبود و کارآمد سازی سیستم ها و فرآیندها اداری
توسعه و کارآمد سازی سیستم های حفاظتی و اطلاعاتی و صیانت از حریم سازمان
توسعه و پیاده سازی کاداستر جامع
توسعه کاربری فناوری اطلاعات و ارتباطات
توسعه و نهادینه سازی پژوهش و تحقیقات کاربردی
توسعه و استقرار نظام روابط عمومی ، ارتباطات بین الملل و اطلاع رسانی موثر و نوین
توسعه و استقرار نظام سیاستگذاری و  برنامه ریزی ، پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی و ارائه خدمات مالی مطلوب
بهبود ارائه خدمات حقوقی و تدوین قانون و مقررات لازم
توسعه امور اجرایی و عملیات ثبتی سازمان شامل املاک ، ثبت شرکتها و مالکیت فکری ، اجرای اسناد رسمی ،امور  اسناد و سر دفتران
لازم به ذکر است در انجام برنامه ریزیها و اجرای طرحهای مختلف و جهت تحقق اهداف فوق الذکر ، علاوه بر ملحوظ کردن سیاستهای کاری تعیین شده در برنامه راهبردی سازمان ، رسیدگی به استانهای محروم ، جلب مشارکت سازمانی ، ارتقاء انگیزش نیروی انسانی ، پیشگیری از وقوع جرم ، قضا زدایی ، کاهش مراجعات مردم به ثبت ، تکریم ارباب رجوع ، پاسخگو بودن سیستم  و … مورد توجه و تاکید مدیریت سازمان بوده است .

۲- اهم فعالیتهای اجرایی سازمان به زبان آماری
در این بخش از گزارش به صورت خیلی خلاصه و آماری به عملکرد واحدهای اجرایی سازمان شامل عملکرد واحدهای ثبتی استانها و همچنین آندسته از واحدهای ستادی که بطور مستقیم در زمینه سیاست گذاری ، هدایت و نظارت بر امور اجرایی و تخصصی نقش ایفا می نمایند در طی شش ماهه دوم سال ۱۳۸۴   ( عملکرد آماری استانها از مرداد لغایت پایان دی ماه سال ۱۳۸۴ محاسبه شده است )پرداخته  می شود . لازم به ذکر است که  آمار عملکرد واحدهای اجرایی استانها برای ماههای بهمن و اسفند پس از جمع آوری و جمعبندی متعاقبا” ارائه خواهد شد.

•    در بخش صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی
بند ح ماده ۱۸ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی واقع در خارج از محدوده قانونی شهرها و شهرستانها و روستاها را به نام مالکین قانونی آنها تا پایان برنامه چهارم بعهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که مطابق با آئین نامه اجرائی آن عملیات مربوطه در دست اقدام است.

•    در بخش ثبت و صدور سند مالکیت برای واحدهای مسکونی روستاها
ماده ۱۳۳ قانون برنامه چهارم توسعه صدور اسناد مالکیت املاک واقع در بافت مسکونی روستاهای دارای شورای اسلامی و مراکز دهستانها را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که از مرداد ماه لغایت دی ماه سال جاری ۱۰۳۸۲۴ سند مالکیت در این بخش صادر شده است .

•    در بخش صدور اسناد مالکیت شهری
جداول زیر عملکرد سازمان در بخش املاک را نشان می دهد.
تعداد تقاضاهای ثبت پذیرفته شده    تعداد املاک تحدید شده    تعداد اسناد مالکیت صادره    اسنادمالکیت تسلیم شده
        در اجرای قاون مواد ۱۴۷ و۱۴۸ اصلاحی    در اجرای ماده ۱۴۰ قانون برنامه سوم توسعه    در اجرای قانون اصلاحات اراضی    سایر    جمع   
۲۶۲۹۶    50574    104747    103824    16540    416134    641245    585979

تعداد خلاصه معاملات    تعداد پلاکهایی که سند مالکیت جدید بنام دولت صادرشده    تعداد تفکیکهای انجام شده برحسب واحد    تعداد افرازهای انجام شده    پاسخ به استعلامات واعلام وضعیت    تعداد آراء هیئتها
وارده    ثبت شده در دفتر املاک                املاک ثبت شده    املاک جاری    ماده ۱۴۷ اصلاحیی    ماده ۱۴۸ اصلاحی
۹۱۳۱۷۷    1004003    5876    236466    4896    947564    141071    75909    5072

•    در بخش ثبت وقایع ازدواج و طلاق

ازدواج دائم    ازدواج منقطع            طلاق خلعی    طلاق بائن    طلاق رجعی    بذل مدت
۴۱۶۸۱۲    317            27311    12282    2680    82

•    در بخش اجراء اسناد رسمی
پرونده های تشکیلی اجراء    تعداد پروند ههای مختومه شده    میزان نیم عشروصولی
تعداد اجرائیه های چکهای بلامحل    سایر پرونده های اجراء       
۱۰۳۵۸    30127    16400    710 774 891 73

همجنین علاوه بر مجموع عملکرد بخش اجرا واحدهای ثبتی ، اداره کل اجرای اسناد رسمی ستاد سازمان نیز دارای عملکردی به شرح زیر می باشد.
۱- تعداد پرونده های تشکیلی             5326فقره
۲- تعداد پرونده های مختومه            3401 فقره
۳- بازداشت اموال                 1830 فقره
۴-ارزیابی اموال                    335 فقره
۴- ممنوع الخروجی                 337 فقره
۶- آگهی مزایده                 113 فقره
۷- پیش نویس سند انتقال اجرائی         70فقره
۸- سایر مکاتبات                 20762 فقره
۹- صدور رای ماده ۲۲۹ آئین نامه اجرا         70فقره
۱۰ – میزان نیمعشر وصولی             074/274/155/9 ریال

•    در بخش ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی
آمار عملکرد ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی در واحدهای ثبتی کشور به تفکیک استانها در گزارش ضمیمه این گزارش ارائه شده است ، در زیر به عملکرد واحد ستادی ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی سازمان از فروردین  لغایت ۹/۱۲/۸۴ و پنج ماهه دوم سال  1384به صورت آماری اشاره می گردد.
        فروردین تا تاریخ ۹/۱۲/۸۴    5 ماهه دوم سال ۸۴        فروردین تا تاریخ ۹/۱۲/۸۴    5 ماهه دوم سال ۸۴
۱    شرکتهای تجاری ثبت شده    22157    10423    تعیین نام شهرستان    116024    57461
۲    شرکتهای تجای منحل شده    3315    1345    مکاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر اداره کل    8485    2381
۳    موسسات ثبت شده    1286    552    مکاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر ثبت شرکتها    44815    23779
۴    موسسات منحل شده    95    49    صدور اظهارنامه کارت بازرگانی    7124    3153
۵    شعبه شرکت خارجی ثبت شده    74    32    صدور اظهارنامه تغییرات کارت بازرگانی    960    439
۶    شعبه شرکت خارجی منحل شده    5    1    صدور اظهارنامه ابطال کارت بازرگانی    21348    176
۷    نمایندگی شرکت خارجی ثبت شده    ___    ___    اظهارنامه واصله علائم ایرانی    21348    10692
۸    نمایندگی شرکت خارجی منحل شده     2    ___    اظهارنامه واصله علائم خارجی     1227    568
۹    شرکت تعاونی ثبت شده     157    61    علائم ثبت شده ایرانی     9814    5157