مقاله مدیریت مشارکتی

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله مدیریت مشارکتی دارای ۲۹ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله مدیریت مشارکتی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله مدیریت مشارکتی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن مقاله مدیریت مشارکتی :

چکیده
این مقاله تلاش دارد تا با شناسائی موانع ساختاری و میان فردی ارتباطات سازمانی، راههای غلبه بر این موانع را مورد مطاله قرار دهد و شیوه های ارتباطی مؤثر در سازمان را پیشنهاد نماید. توضیح آنکه، انسان ها از بدو تولد می دانند که چگونه باید با محیط و واقعیت های پیرامون تعامل و ارتباط داشته باشند و از موقعیت هایی که تهدید کننده قدرت ، ارزشها و خواسته های آنان است دوری نموده و فرصت های جدید را خلق نمایند. این تجربه به انسان ها می آموزد که در ارتباطات خود تا چه حد تهاجمی و تا چه اندازه تدافعی رفتار نمایند . اما اینک که سازمان ها به شدت اجتماعی شده‏اند و جوامع متشکل از بنگاه ها و سازمان ها شده‏اند، موانع ساختاری و میان فردی فراوانی ارتباطات سازمانی و ارسال مؤثر پیام را تهدید می کنند.
واژگان کلیدی: ارتباطات، الگوهای ارتباطی، موانع ارتباطی، رسانه، ارتباطات فرهنگی، فضای شخصی.

مقدمه
در دنیای متحول امروز فرستنده پیام درپی آن است که ادراک مشترکی ازیک پیام برای هرگیرنده پیامی به دست آورد. بنابراین هدف ارتباطات، دستیابی به اقدام هماهنگ بین پیام دهنده وگیرنده پیام می باشد. این بدین معناست که مفهومی که از درون فردی برخاسته است به میان دیگران راه یافته و توسط دیگران برداشت می‏شود. یعنی درواقع ارتباطات، برخی ازمفاهیم وتفکرات ومعانی ویا به عبارت بهترپیام ها را به دیگران تفهیم می کند. براین اساس ،ارتباطات را انتقال مفاهیم ویا انتقال نشانه ها ونیزانتقال ویا تبادل پیامها می دانند (فرهنگی،۶:۱۳۷۳).
منظور از ایجاد ارتباطات می تواند انجام اقدام های هماهنگ، مشارکت در اطلاعات و بیان احساسات و عواطف باشد. ارتباطات از عناصر اولیه مدیریت است. مدیران باید در سطوح مختلف با اشخاص، خواه زیردست، خواه بالا دست و یا همتراز خود ارتباط برقرار کنند. نحوه ارتباط مدیریت با کسانی که برای اوکارمی کنند، ممکن است مهمترین ضرورت باشد.
برخی از تعاریف ارتباطات را می توان به شرح زیر برشمرد:

۱ـ ارتباطات بیانگر فراگرد ایجاد معنی است (دین،بانلود ،۱۹۶۲).
در این میان دو نکته نهفته است :

الف- ایجاد
ب- معنی
۲ـ ارتباطات فراگرد تفهیم وتفاهم وتشریک مساعی است (نلسون و پیرسون ،۵:۱۹۸۳).
دراین تعریف سه نکته نهفته است:

الف- ارتباطات یک فراگرد است.
ب- ارتباطات تفهیم معناست.
ج- ارتباطات تشریک معناست.
۳ـ ارتباطات به گونه ای وسیع وگسترده تجارب مشترک تعریف شده است (فرهنگی،۱۳۷۳).
ارتباطات از واژه لاتین کومیونِ برآمده که به معنای مشترک(عموم) است.
به طورکلی می توان چنین گفت که ارتباطات در بسیاری از فعالیت های سازمان وجود دارد و مهمتراینکه ارتباط، فرایندی است که فعالیت های فردی وگروهی ومراوده ها برای افزایش اثربخشی ازطریق آن هماهنگ می شود.

فرایند ارتباطات

ارتباطات به عنوان یک فرایند، شامل اطلاعاتی است که از طریق علائم و نشانه ها ارسال و یا دریافت می شود. این اطلاعات شامل کلمات، حرکات غیرکلامی، نگرش ها و حالات می باشد. به عبارت ساده چنین گفته می شود که ارتباطات دربردارنده این است که” کی چه می گوید؟ به چه طریقی می گوید؟ برای چه کسی و با چه درجه ای از تأثیر پیام می فرستد “(اچ. لاسول ،۱۹۴۸ ۵۱-۳۷).

مدل ساده شده ای ازفرایند ارتباطات درشکل آمده است.

به هرحال بایدگفته شودکه افراد اطلاعات ارسالی و دریافتی و اطلاعات رک و بی پرده(صریح) کمی را تبادل می کنند. این به دلیل آن پرده ادراکی ما می باشد.

ارتباطات بین شخصی(افراد) متضمن فرایندی است که حداقل با چهارفاکتورتبیین می شود:

الف- احساس در مورد خود.

ب- احساس درمورد دیگری.

ج- احساسات درمورد محتوای آن چیزی که باید مورد بحث قرارگیرد.

د- احساسات درمورد موضوعی که مورد توجه قرارمی گیرد.

این چهارعامل نیزبه عنوان پرده های ادراکی به شکل زیرمی تواند ترسیم گردد:

پرده های ادراکی نه تنها تحت تأثیر متغیرهای موقعیتی و آنی است، بلکه همچنین تحت تاثیر فرهنگ فردی، سیستم شخصی (ادراک ازخویشتن، عوامل شخصیتی، حالات، قدر و منزلت) و ساخت (بافت) سازمانی نیز می باشد. به عنوان مثال مدیری که نسبت به خود احساس عدم امنیت می کند و یا نسبت به دریافت کننده پیام نگرش منفی دارد، پیامی کاملا ً متمایز از آن مدیری که اعتماد به نفس داشته و نسبت به گیرنده پیام اعتماد دارد، می فرستد.
مدیران وکارکنان می توانند اثربخشی و هدفمندی خود را با انعکاس هوشیارانه پرده های ادراکی خود و با بهره گیری از فرایندی که در مدل اول آمده است بهبود بخشند. اعضای سازمانی چهارعامل زیر را می توانند به عنوان چک لیست عملی مورد استفاده قرار دهند:

چهارچوب ذهنی من چیست؟

دربارهُ X(گیرنده یا فرستنده) اطلاعات چگونه فکرمی کنم(چه احساسی دارم)؟ تعصب ها
وموضعگیری های من نسبت به او چیست؟
من دربارهُ محتوای خاص پیام چه فکرمی کنم(چه احساسی دارم)؟ تعصب ها وموضعگیری های من دراین مورد چیست؟
در بارهُ موضوع پیام چه فکر می کنم؟

توجه به این نکته ضروری است که انتخاب رسانه ای که توسط آن پیام ها را دریافت یا ارسال می کنیم بر میزان و چگونگی ارتباطات تأثیر می گذارد.

رسانه های ارتباطی ومیزان غنای آنها
جدول زیر رسانه های مختلفی را که ازطریق آنها ما ایجاد ارتباط می کنیم به صورت مقایسه ای نشان می دهد.

جدول شماره ۱: آنچه رسانه های مختلف ایجاد ارتباط می کنند.

ظرفیت داده ای غنای اطلاعاتی رسانه های ارتباطی
پائین ترین بالاترین مذاکره چهره به چهره
کم بالا تلفن
متوسط متوسط پست الکترونیکی
متوسط متوسط نامه فردی
متوسط متوسط یادداشت ها و خاطرات شخصی
زیاد کم گزارشات مکتوب رسمی
زیاد کم بولتن
بالاترین پائین ترین گزارش رسمی رمزدار

Source: Based on R.L. Daft – R. H. Len gal. Information Richness. A New Approach to managerial Behavior- Organizational Design 1984.

رسانه ها درصورتیکه دارای اثربخشی(ارسال پیام هدفمند) وکارایی(صرفه جویی درهزینه های انتقال) مورد نظرباشند، موفق ارزیابی می شوند. این رسانه ها از زیادترین(بالاترین) بعد غنای اطلاعات و کمترین ظرفیت (تبادلات چهره به چهره) تا پائین ترین سطح ازغنای اطلاعات و زیادترین ظرفیت داده (مثل گزارش رسمی رمزدار) روی یک طیف قرار می گیرند.
انتخاب رسانه مناسب تاحد زیادی بر ادراک گیرنده و پذیرش پیام تأثیر می گذارد. به عنوان مثال ازآنجا که پیام ها معانی پیچیده وتحریک آمیز را به همراه معانی مبهم و ناپیدا(ناآشکار) با خود دارند، ارسال یک فاکس(نمابر) ویا پست الکترونیکی وسیلهُ مناسبی جهت اطلاع فرد از مرگ یکی از اعضاء خانواده اش نیست.

هدف اساسی ارتباطات این است که اولاً پیام مشخص(مورد نظر) توسط گیرنده پیام درک و مورد قبول واقع شود و سپس اقدام (عمل) لازم همانطور که انتظارش می رود انجام پذیرد. همینطور بایستی اختلالات ـ یعنی آن چیزی که در درک و پذیرش پیام دخالت می کند ـ شناسایی و اثر آن کاهش یابد.
سؤالات مشخصی وجود دارد که مدیران وکارکنان قبل از ارسال پیام به داخل و یا بیرون سازمان می توانند از خود بپرسند، آنها به قرار زیر می باشند:
۱ـ ماهیت اطلاعات چیست؟ پیامی که بایستی ارسال شود چیست؟

۲ـ مناسبترین رسانه برای ارسال این پیام چیست؟
۳ـ اگر پیام ازطریق رسانه غیرمناسبی ارسال شود، چه نتایجی به بار می آورد؟
انتخاب رسانه مناسب (صحیح) اولین گام در ایجاد ارتباطات مؤثر بین فردی، بین گروهی و بین سازمانی است.

موانع ارتباطات مؤثر بین فردی
موانع ارتباطات بین فردی ریشه در پردهُ (ساختار) ادراکی فرستنده و گیرنده پیام (اطلاعات) دارد. منظور از اطلاعات، بدنه زبان و نشانه ها و نیز کلمات و واژه هاست. یکی ازراه های معمول شناخت و درک موانع برسرراه ارسال و دریافت مؤثر پیام، مجموعهُ علائم مشخصه ای است که روی پیوستار شکل زیر تحت عنوان نزاع یا تفاهم آمده است.

شکل شماره ۱: علائم شناخت و درک موانع

پیوستار نزاع ـ تفاهم و رفتارهای تأییدی
به نظر می رسد که آدمی از بدو تولد می داند که چگونه باید تفاهم مؤثر داشته باشد و یا از موقعیت هایی که تهدید کننده مکان، زمان، نیازها و ارزشهای اوست، بگریزد. رفتارهای تهاجمی (نزاع و جدال) و تدافعی (احساس) به صورت طبیعی بروز می کند و مبنای غالب ارتباطات بین فردی است. هم رفتارهای ارتباطی تهاجمی و هم تدافعی (فروتنی) بر پایهُ فقدان احترام برای خود و دیگران استوار است. به علاوه اینکه نتیجهُ رفتارهای تهاجمی یا تدافعی و ارتباطات اینگونه، غالباً غیر کارآمد و تخریبی هستند.

موا نع ارتباطا ت مؤثر سازمانی
درحالیکه موانع بسیار عظیمی بر سرِ راه ارتباطات مؤثر فردی در سازمان وجود دارد، گاهی ساختار و دیوانسالاری سازمانی هم برسرراه ارسال و دریافت مؤثر پیام به عنوان یک مانع عمل می نماید.
تعدادی از موانعی که در روابط بین شخصی در سازمان اختلال وارد می کنند به شرح زیر می باشد، این موانع می تواند به عنوان معیار سنجش مهمی برای تشخیص ارتباطات فرد و دیگران در سازمان عمل نماید:

۱ـ قضاوت کردن
قضاوت کردن می تواند به عنوان یک مانع ارتباطی محسوب شود، به عنوان مثال هنگامی که یک مدیرمی گوید : من نمی توانم شما را باور کنم، قضاوتی رخ می دهدو این داوری می تواند در سازمان نقش غیر سازنده ایفاء نماید.

۲ـ شیوه های نامناسب برای ارائه راه حل ها
در زمانی که راه حلی درخواست نشده و فقط زبان تهدید و پست و مقام سخن می گوید یکی دیگر از موانع ارتباطات بین فردی بروز می نماید. به عنوان مثال دستوردادن به فرد برای انجام کاری، یا تهدید فرد به انجام کار، روش های مشخصی از ارائه راه حل هاست. موعظه کردن نیز روشی از ارائه راه حل زیرِ عنوان مساعدت کردن و کمک رساندن می باشد.

۳ـ مقابله با منافع و علایق دیگران
مقابله با منافع و علایق دیگران نیز می تواند ارتباطات بین فردی را سد نماید. مقابله و اجتناب شامل سرگرم شدن در مصاحبت های غیرضروری، استفاده از مذاکرات غیرمنطقی و این که علائق انگیزشی افراد را نادیده بگیریم نیز از جمله حرکت های فردی و جزء موانع ارتباطی در سازمان است.
با توجه به مشکلات و موانع پیش گفته، یکی از وظایف مدیران در سازمان ایجاد شرایط ارتباطی موثر و مفید در سطح سازمان است.

ایجاد شبکه های ارتباطی موثر در سطح سازمان
مدیران و گروه های کاری باید بدانند که چگونه افراد را سازماندهی کنند تا ارتباطات مؤثری در واحدهای کاری، گروهی و تیمی داشته باشند. پاسخ به این سؤال که چگونه افراد را به بهترین روش سازماندهی کنیم، تا اطلاعات را با یکدیگر تبادل نمایند و موجب انجام کارها و حل مشکلات شوند، بستگی به مقدار متغیّرها، ماهیّت کار، منابع موجود و تجربه مورد نیاز دارد.
جدول زیر پنج وضعیت شبکه ارتباطی را جهت سازماندهی و تسهیل ارتباطات به صورت مقایسه ای نشان می دهد.

شکل۲: انواع ارتباطات و ویژگیهای تبادل اطلاعات

Source : Based on A. Bavelas ” Communication Patterns in task- oriented groups “Journal of Acoustical society of America, 22, 1950; 725-730

به هرحال، یک یا دو تا از این وضعیت ها برای تبادل اطلاعات مورد نیاز در هر گروه کفایت می کند. این وضعیت ها به گروه ها کمک می کند تا گلوگاه ها(تنگناها)، موانع و فرصتها را جهت تسهیل در ارتباطات مورد شناسایی قرار دهند.
همانطور که در جدول مشاهده می شود، شبکه تمام کانال ها، درگیری مشارکت آمیز را افزایش داده و جریان اطلاعات چند بعدی (وظیفه ای) بیشتر از سایر مدل ها در آن وجود دارد. به هرحال، سرعت تبادل اطلاعات وجود دارد.
رهبری و تمرکز که میزانی از مسؤلیت انفرادی فرد درتصمیم گیری است، در اینجا عامل های مهمی به حساب نمی آیند.
همچنین باید یادآور شد که اقناع و اشباع ـ جایی که اطلاعات برابر و مساوی به همهُ اعضاء می رسد ـ نیز زیاد خواهد بود.