مقاله انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها دارای ۱۲ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن مقاله انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها :

انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها

مقدمه
اکثر شرکتها و کارخانجات جهت تولید و ارائه خدمات خود نیاز به این دارند که اقلام مصرفی خود را در آنجا قرار می دهند . نحوه استفاده از انبار و همچنین سیستم انبار یکی از عوامل مؤثر و مهم در امر تولید می باشد .

انبار در شرکتهای تولیدی و کارخانجات بیشتر شامل مواد اولیه ، ابزار آلات ، کالای ساخته شده و ضایعات می باشد . در صورتیکه در شرکتها و مؤسسات خدماتی انبارها معمولاً کوچکتر از انبارهای شرکتهای تولیدی است و شامل لوازم مصرفی وابزارآلات می باشد . در شرکتهای بازرگانی نیز انبار شامل کالاهای خریداری شده و در واقع کالاهای آماده برای فروش می باشد . در این پژوهش سعی شده است جهت آشنایی علاقمندان پیرامون انبار ، سیستم انبار ، کدینگ ، انبارگردانی و … توضیحات مختصری جمع آوری و ارائه گردد .
این پژوهش با عنایت به سیستم انبار شرکت « تجهیزات و ایمنی راهها » تدوین گردیده است .

انبـار
در کلیه شرکتها واحدی بنام انبار وجود دارد که در واقع مسئولیت تدارکات و پشتیبانی تولید را به عهده دارد و اکثر احتیاجات مربوط به تولید را مرتفع می کند . به عنوان مثال اگر در حین تولید نیاز به مواد اولیه یا مواد شیمیایی و یا قطعاتی از یک دستگاه باشد در صورت نبود انبار تا زمان خریداری جنس یا مواد مورد نظر تولید به حالت تعطیل درخواهد آمد . در صورتیکه با وجود انبار بسیاری از این قبیل مشکلات برطرف خواهد شد .

تقسیم انبار
به لحاظ نوع ، کاربرد ، نحوه نگهداری و حجم اقلام انبار ، انبار یک شرکت معمولاً به چند انبار تقسیم می شود که ابن انبارها ممکن است در یک مکان و یا اینکه در چند نقطه ( احتمالاً دور از هم ) مستقر شوند مثلاً برخی از مواد شیمیایی در اتاق سرد نگهداری می شوند تا از تبخیر سریع آنها جلوگیری شود . و یا الکترودهای مخصوص جوشکاری در درون دستگاهی بنام « آون » نگهداری می شوند تا از جذب رطوبت و اخلال در هنگام جوشکاری جلوگیری شود . دمای حرارت داخل این دستگاه قابل تنظیم بوده ولی دمای نگهداری الکترودهای صنعتی ۳۵۰ درجه سانتیگراد میباشد .

نگهداری برخی از اقلام مانند ضایعات تولید در فضای باز مشکلی ایجاد نمی کند ولی قطعات فلزی و ابزارآلات را حتماً باید در جایی مسقف و دور از معرض باران و نور آفتاب قرار داد .
با توجه به توضیحات اخیر شرکت « تجهیزات و ایمنی راهها » انبار خود را به انبارهای :

۱- انبار مواد اولیه
۲- انبار محصول
۳- انبار کالای ساخته شده
۴- انبار لوازم یدکی و قطعات
۵- انبار ابزارآلات
۶- انبار سوخت و مواد شیمیایی
۷- انبار ضایعات ، تفکیک نموده است .

ذکر این نکته قابل توجه است که در شرکت تجهیزات وا یمنی راهها تفاوتی میان انبار محصول و انبار کالای ساخته شده وجود دارد و آن این است که محصول به کالایی اطلاق می شود که در جای دیگری ساخته شده و فقط بابت کارهای جانبی از قبیل رنگرزی ، گلاسبیرکاری ، مونتاژ و … به شرکت آورده شده است ولی کالای ساخته شده از ابتدا در شرکت ساخته می شود .

انبار مواد اولیه نیز شامل مواد خامی است که مستقیماً وارد خط تولید می گردد .
انبار لوازم یدکی شامل قطعات و لوازمی است که درون دستگاهها مورد استفاده قرار می گیرد و در صورت خراب شدن نیاز به تعویض دارند ، از قبیل بلبرینگ ، چرخ دنده ، تسمه ، واشر و … .

انبار ابزارآلات مربوط به ابزار کار و ابزاری است که بوسیله آنها خرابی دستگاههای تولید مرتفع می گردد مانند انواع آچار ، پیچ گوشتی ، فنر و … .
انبار سوخت شامل سوخت مصرفی از قبیل بنزین ، گازوئیل و غیره و همچنین مواد شیمیایی مورد استفاده در شرکت از قبیل گلاسبیر ، تینر و … می باشد .
انبار ضایعات شامل دو قسمت عمده میباشد که یکی از آنها « ضایعات ذوبی » نامیده می شود که شامل ضایعاتی است که قابل استفاده مجدد نبوده و فقط جهت ذوب و تخمیر به فروش می رسند مانند ضایعات کاغذ و یا ضایعات اوراق فلزی کوچک . گروه دیگر ضایعات « ضایعات قابل استفاده » نامیده می شوند مانند صفحات فلزی که از آنها جهت درست کردن واشر استفاده می شود .

سیستم انبار
هر انبار بنا به صلاحدید مدیران شرکت دارای مکانیزم خاصی جهت ورود و خروج و همچنین نگهداری کالا می باشد به این مکانیزم « سیستم انبار » گفته می شود .
سیستم انبار شامل نحوه ورود جنس به انبار ، نحوه نگهداری جنس در انبار ، نحوه نگهداری حساب موجودیهای جنسی ، نحوه خروج جنس از انبار ، سیستم جلوگیری از خطرات احتمالی در انبار ، فرمهای مورد استفاده در انبار و … می باشد .

نحوه نگهداری حساب موجودیهای انبار ممکن است به شکل دستی ( سنتی ) و یا رایانه ای ( مکانیزه ) باشد . در سیستم دستی برای نگهداری موجودیهای انبار از فرمی به نام کاردکس استفاده می شود که در این فرم مقدار مانده یک کالای خاص با ذکر مشخصات فنی ، شرح و کد در آن قید می گردد . در هنگام ورود جنس در قسمت مربوط به « وارده » تعداد جنس ورودی و در هنگام خروج جنس در قسمت مربوط به « صادره » تعداد جنس خروجی از انبار قید می گردد . بدیهی است مقادیر وارده با مانده قبلی جمع شده و به قسمت مانده جدید نقل می گردد ، در صورتیکه مقادیر صادره از مانده قبلی کسر شده و در قسمت مانده جدید قید می گردند ، ولی در سیستم مکـانیزه کلیـه این امـور ( ثبت تعـداد مـانده جدید ) همگـی توسط ماشـین ( رایانه ) انجام می پذیرد .

فرمهای مورد استفاده در انبار
در هر انبار با توجه به ساختار آن جهت جابجایی جنس ( ورود ، خروج و برگشت ) از فرمهای خاصی استفاده می شود که اهم این فرمها عبارتند از :
۱- رسید ( قبض ) انبار
۲- حواله انبار
۳- فرم برگشت به انبار
۴- رسید موقت
۵- حواله ( رسید ) مستقیم
۶- برگ خروج از انبار و … .

۱- رسید ( قبض انبار ) : سندی است که برای دریافت کالا و ورود آن به انبار صادر شده و بیانگر نام ، کد ، مشخصات فنی و تعداد جنس وارده به انبار ، همچنین تحویل دهنده و تحویل گیرنده جنس میباشد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست می باشد .
۲- حواله انبار : این سند جهت خروج کالا از انبار صادر شده و بیانگر کلیه موارد مذکور در رسید انبار بعلاوه واحد درخواست کننده کالا میباشد . نمونه حواله انبار ضمیمه پیوست می باشد .

۳- برگشت به انبار : گاهی اتفاق می افتد که جنس خارج شده از انبار به دلایل مختلف مـورد مصـرف واقع نمـی شود . جـهت عـودت این جنس بـه انبـار از فـرمی بـه نـام « برگشت به انبار » استفاده می شود که دقیقاً شبیه به « رسید انبار » می باشد . دلایل مختلفی جهت عودت جنس به انبار وجود دارد از جمله : عدم کیفیت کافی جنس جهت مصرف ، زیاد بودن جنس درخواست شده و مصرف کمتر آن و ; . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

۴- رسید موقت : همانگونه که از عنوان این فرم پیداست جهت رسید موقت کالاهای وارده به انبار استفاده می گردد . تفاوت رسید موقت و رسید دائم ( رسید انبار ) در این است که رسید دائم معمولاً کامل بوده و فاکتور و مبلغ خرید آن مشخص می باشد و جهت تنظیم سند مالی مربوط به خرید جنس و درخواست خرید نواقص اطلاعات وجود ندارد . اما گاهی ممکن است که کالایی بدون فاکتور وارد انبار گردد و یا فاقد برگ درخواست خرید باشد ، در اینصورت رسید موقت صادر میشود و هنگامی که مدارک مورد نیاز تکمیل گردید رسید موقت باطل گردیده و رسید دائم صادر می شود . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

۵- حواله ( رسید ) مستقیم : گاهی ممکن است به دلیل اینکه خط تولید و یا پروژه در دست اجرا از انبار فاصله زیادی داشته باشد جهت کاهش هزینه ها اجناس درخواستی مستقیماً به خط تولید و یا محل اجرای پروژه برده شوند و اصلاً وارد انبار نگردند در این صورت از فرم « حواله مستقیم » یا « رسید مستقیم » ( که هر دو دارای یک ویژگی هستند و با هم فرقی ندارند ) استفاده میشود . مثلاً انبار شرکتی در تهران است و پروژه ای در کرج در حال انجام است و برای پروژه قرار است که چندین تن سیمان از آبیک خریداری گردد . در اینصورت حمل این سیمان به انبار تهران و سپس حمل مجدد آن به کرج کار عاقلانه و مقرون به صرفه ای نمی باشد . فرم حواله ( رسید ) مستقیم در واقع عمل ثبت ورود و خروج جنس را همزمان منعکس می نماید .نمونه فرم ضمیمه پیوست می باشد .

۶- برگ خروج از انبار : در برخی شرکتها که ساختمان انبار مجزا و دور از خطوط تولید است مجوز خروج جنس از انبار توسط مسئول انبار یا انباردار صادر و توسط نگهبان کنترل و اخذ می گردد . این عمل جهت انجام کنترلهای داخلی شرکت انجام می گیرد .

نحوه ورود جنس به انبار
بطور کلی نحوه ورود جنس به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مثل مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم می نماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد و واحد تدارکات پس از مراحل قانونی ( دریافت استعلام بهاء ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می گردد . رسید انبار در ۳ نسخه ( یک نسخه ۳ برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس (‌ تحویل دهنده ) یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بهاء و … جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .

نحوه خروج جنس از انبار
پس از تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس ، در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأیید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می شود .

نحوه نگهداری موجودی حساب کالا در انبار
۱- در انبارهایی که نگهداری حساب کالا به صورت دستی میباشد از برگه هایی به نام کاردکس جهت نگهداری حساب کالا استفاده می شود این کاردکس شامل ستونهایی از قبیل ردیف شرح ، تاریخ ، شماره رسید ( یا حواله ) مقدار صادره ، مقدار وارده و مانده میباشد . در صورتیکه کالایی وارد انبار شود با توجه به کد کالا ( شماره شناسایی و طبقه بندی ) کاردکس مورد نظر پیدا شده و مقادیر وارده ( مطابق با رسید انبار ) در قسمت وارده کاردکس ثبت شده و مانده جدید نیز به تعداد مانده قبلی بعلاوه مقدار وارد شده ثبت می گردد . به عکس اگر کالایی از انبار خارج گردد مقدار کالای خارج شده ( طبق حواله انبار ) در قسمت صادره کاردکس ثبت می گردد و مانده جدید برابر با مانده قبلی منهای مقدار صادر شده خواهد بود .

۲- در انبارهای شرکت مذکور ( تجهیزات و ایمنی راهها ) چون از سیستم مکانیزه استفاده می گردد کلیه امور مذکور در بند ۱ بالا همگی توسط رایانه انجام می گیرد بدین صورت که با ثبت رسید انبار در رایانه مقدار کاردکس نیز به همین میزان افزایش می یابد و یا با ثبت حواله در سیستم ، مقدار مانده کاردکس به همان میزان کاهش می یابد .
کدینگ ( شماره کالاهای انبار )

هر انبار با توجه به حجم فعالیت ، مقدار جنس موجود در آن ، نوع اجناس و طبقه بندیهای خاصی جهت شماره گذاری اجنـاس انبـار در نظـر دارد . در شـرکت مذکور (تجهیزات و ایمنی راهها) هر انبار با یک کد مشخص از سایر انبارها متمایز است . بعنوان مثال کد انبار مواد اولیه یک میباشد و کلیه اجناسی که با کد ۱ شروع می شوند مربوط به انبار مواد اولیه هستند و یا کد انبار سوخت ۵ می باشد یعنی کلیه اجناس این انبار با پیش شماره ۵ شروع می شود . تعداد ارقام کد کالا بستگی به تعداد اجناس موجود در انبار ، تعداد قفسه ها و نیز تعداد اجناس هر طبقه دارد . مثلاً جهت یافتن جنسی که در آن ۳۲۵۴۳۷ است می توان به قرار ذیل اقدام نمود :

اولین عدد از سمت چپ ۳ میباشد که بیانگر این است که جنس مورد نظر در انبار ابزارآلات است ، دومین عدد ۲ میباشد که بیانگر این است که جنس مذکور در قسمت ( پارتیشن ) دوم انبار است . سومین رقم که عدد ۵ میباشد بیانگر این است که جنس مذکور در ردیف پنجم واقع است . چهارمین رقم که عدد ۴ میباشد بیانگر این مطلب است که جنس مذکور در ردیف چهارم است . پنجمین رقم که عدد ۷ میباشد بیانگر هفتمین ردیف جعبه یا قفسه مورد نظر است . این امر جهت سهولت در یافتن اقلام انبار برنامه ریزی و طراحی شده است .
البته قابل ذکر است برخی از اقلام در جای اصلی خود واقع نشده اند و به دلایلی از قبیل حجم زیاد حساسیت و یا کم گردش بودن در نقاط دیگری از انبار نگهداری می شوند .

حفاظت فیزیکی از انبار
در هر انبار جهت جلوگیری از آسیب به موجودیهای انبار تدابیری اتخاذ می گردد . مثلاً در انبار از کپسولهای آتش نشانی جهت اطفاء حریق و یا از چشمهای الکترونیکی جهت اطلاع از آتش سوزی ، تهیه اتاقهای سرد ( با درجه حرارت پائین ) جهت مواد شیمیایی ، تهیه اتاقهای گرم ( با درجه حرارت بالا ) برای مواد رطوبت گیر و حساس به سرما ، استفاده از پالتهای مناسب جهت بسته بندی اجناس و … استفاده می گردد .

انبار گردانی
همانگونه که می دانیم موجودی مواد و کالا یکی از اقلام دارائیهای جاری و همچنین یکی از مهمترین اقلام ترازنامه است . در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار (مبلغ) واقعی موجودیهای مواد و کالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد . البته این عمل ممکن است با حضور حسابرسان شرکت ( داخلی ) و یا حسابرسان مستقل و یا هر دو انجام پذیرد .
برای دستیابی به موجودی دقیق انبارها از برگه های مخصوص شمارش ( تگ ) استفاده می شود .

جمع آوری برگه های شمارش
اگر شمارش اول و دوم بیش از یک روز طول بکشد ( معمولاً در انبارهای بزرگ و دارای اقلام زیاد ) در پایان هر روز برگه های شمارش به تفکیک شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شود . پس از آنکه کلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شرکت ( حسابرسان ) پاکت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد کامپیوتر می گردد .

لیستهای مغایرت
اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد . سپس این شمارشها وارد کامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی کالاها طبق کاردکس مقایسه می گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا کمک انباردارهایی که مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت

سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود . سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد کامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود . لازم به ذکر است کلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمـارش سوم بـه تـأیید و امضـاء انبـاردار می رسد .
پس از لیست مغایرت نهایی لیستهای دیگری نیز تهیه می شود از قبیل لیست کلی انبارگردانی ( شامل تمام اقلام انبارها و موجودی آنها طبق کاردکس و شمارش نهایی و مغایرت احتمالی ) لیست کلی مغایرات ریالی و مقداری ، لیست کسری و اضافی انبار ( مغایرت ریالی ) و … .

پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه می گردد . کلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار می رسند .

جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست کسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار می گیرد . بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور می گردد . بعنوان مثال اگر انبار شرکتی A ریال کسری ( ریالی ) و B ریال اضافات ( ریالی ) داشته باشد برای اصلاح این حساب ثبتهای زیر انجام می گیرد :

هزینه های متفرقه A موجودی مواد و کالا B
موجودی مواد و کالا A سایر درآمدها / درآمدهای متفرقه B
جهت ثبت کسری انبار جهت ثبت اضافات انبار
البته این ثبتها ، ثبتهای مالی است که واحد حسابداری مالی مسئول انجام آنهاست و حسابداری انبار فقط موجودیهای واقعی نهایی ( شمارش شده ) را بعنوان مانده نهایی خود در کاردکسها اصلاح می نماید و این مانده ها بعنوان موجودی نهایی به سال مالی بعد منتقل می گردد .

نحوه انبارگردانی
جهت انبارگردانی معمولاً کمیته ای تشکیل می شود بنام کمیته انبارگردانی که مسئول این کمیته معمولاً مسئول تدارکات شرکت و اعضای آن مسئول حسابداری ، مسئول نقلیه ، مسئول فروش و … هستند . در این کمیته چگونگی انبارگردانی و نحوه کار به روشنی مشخص شده و در دستورالعمل انبارگردانی مکتوب می گردد . همچنین در دستورالعمل انبارگردانی شخصی به عنوان هماهنگ کننده انبارگردانی مشخص می گردد که مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها ، شمارشگران و حسابرسان را به عهده دارد . ضمناً کلیه امور و پیشنهادات حسابرسان در مورد نحوه شمارش و … از طریق ایشان ( هماهنگ کننده ) بررسی و اجرا می گردد .

۱- کنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چک می شود و اگر جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار دارند ولی دارای یک کد هستند یکجا جمع آوری میشوند و یا اگر چند جنس مختلف با هم مخلوط شده باشد باید تفکیک گردند و در ردیف خود چیده شوند .

۲- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه است که در آن شماره سریال برگه ، کد کالا ، شرح کالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش کنندگان وجود دارد . این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت کامپیوتری پرینت شده و هر کدام روی جنس مربوطه قرار می گیرد .

۳- شمارش اول : شمارش کنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر است . شمارش از یک طرف انبار و در جهت خاصی شروع می شود . شمارش کنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی می کنند و به هر جنس که رسیدند قسمت اول تگ را جدا کرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت می نمایند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود (روی جنسها) قرار می دهند . طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش کنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد .