تحقیق در مورد مطالعه و طراحی مدل بهینه برای پیشگیری از اتلاف وقت در چرخه فعالیتهای یک سازمان

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 تحقیق در مورد مطالعه و طراحی مدل بهینه برای پیشگیری از اتلاف وقت در چرخه فعالیتهای یک سازمان دارای ۲۴ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد تحقیق در مورد مطالعه و طراحی مدل بهینه برای پیشگیری از اتلاف وقت در چرخه فعالیتهای یک سازمان  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی تحقیق در مورد مطالعه و طراحی مدل بهینه برای پیشگیری از اتلاف وقت در چرخه فعالیتهای یک سازمان،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن تحقیق در مورد مطالعه و طراحی مدل بهینه برای پیشگیری از اتلاف وقت در چرخه فعالیتهای یک سازمان :

چکیده
بحث ارائه شده در این مقاله، طرح یکی از روشهای بهینه سازی از دیدگاه ساختاری در فعالیتهای آموزشی و پژوهشی دانشگاه برای پیشگیری از اتلاف وقت است. در این رابطه از مدلهای تئوری گرافها، برای افزایش کارایی و پیشگیری از اتلاف وقت استفاده شده است. انجام مطالعه میدانی در این حوزه جهت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز و مستند سازی روشها و طرح مدل مناسب و پیشنهاد چند الگوریتم از مباحث مطرح شده در این مقاله است. ابتدا نمودار جریان فعالیتهای آموزشی و پژوهشی دانشگاه با استفاده از مدلهای تئوری گرافها

ترسیم می شود. سپس به منظور بهینه سازی، این گرافها مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. در این رابطه برای طرح مدل، واحدها، فعالیتها و زمان انجام هر فعالیت، نماد گذاری شده و داده های جمع آوری شده در قالب ماتریسهایی تدوین می گردد. در ادامه، با طرح چند الگوریتم امکان پردازش داده ها توسط ماشین پیش بینی می شود. بهینه سازی به دو صورت

انجام شده است. یکی با تعیین زیر گرافهای گراف متناظر با چرخه هرکار به منظور کوتاه نمودن چرخه های فعالیت و دیگری با مینیمم سازی زمان انجام کار در هر مورد انجام شده است. الگوریتم مینیمم سازی زمان بر اساس تشخیص و تعیین یال یا یالهایی با بیشترین وزن به عنوان ماکزیمم زمان، و با جایگذاری زمان محتمل عمل می نماید. همچنین عوامل مؤثر بر اتلاف وقت و ایجاد صف در چرخه فعالیتها شناسایی و حذف یا جایگزین می گردند.

واژه های کلیدی: سازمان، تئوری گراف، زیر گراف، بهینه سازی، چرخه فعالیت، واحد، کار، زمان انجام کار.

مقدمه
امروزه یکی از مباحث جدی در مدیریت، توجه به میزان کارآمدی سازمانهاست. ارائه خدمات بهینه و تلاش در جلب رضایت مشتری که در بحث CRM مطرح است، از مباحث مورد توجه در سیستمهای مدیریتی جهان است. در ایران نیز در این رابطه سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور طی دستورالعملی توجه سازمانهای دولتی را به این مهم جلب نموده است. [۶]
یکی از عوامل بسیار مهم در نارضایتی مشتریان، اتلاف وقت آنها در چرخه فعالیتهای سازمانهاست. مسئله میزان اتلاف وقت رابطه تنگاتنگ (غیرمستقیم) با میزان کارآمدی یک سازمان دارد. میزان کارامدی نیز خود به عواملی از قبیل سرعت، دقت و صحت جریان کار وابسته است. بدیهی است که برای بررسی این عوامل، نیاز به شناخت ابعاد گوناگون و کسب آگاهی از چگونگی و نحوه اجرای روشها و شیوه های انجام کار در سازمان است. گام نخست در انجام تجزیه و تحلیل یک سیستم، مستند سازی روشهای انجام کار است یعنی شناخت

روشها آنچنان که اجرا می شوند. در این مقاله نگارنده با استفاده از مدل تئوری گرافها، نمودار جریان کار را به صورت یک گراف مدل می نماید. بدین ترتیب می توان نحوه انجام فعالیتها را به تصویر کشیده و شناسایی نمود. تئوری گرافها برای مدل سازی بسیاری از مسائل در اکثر شاخه های علوم اعم از مهندسی، پزشکی، علوم پایه و حتی در شاخه های علوم

انسانی مانند مباحث مدیریت، ‌و علوم اجتماعی مورد استفاده قرار گرفته است. مثلاً در بحث شبکه های اجتماعی کاربرد نظریه گرافها بسیار وسیع است [۴]. در اینجا با استفاده از مدل تئوری گرافها، نمودار جریان کار بخشی از فعالیتهای پژوهشی و آموزشی دانشگاه ترسیم و به منظور بهینه سازی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است. البته چون هدف از این بحث ارائه یک مدل برای پیشگیری از وقت است، در این رابطه واحدهای انجام دهنده، فعالیتها و زمان انجام هر فعالیت با استفاده از نماد گذاریهای ریاضی نامگذاری و در قالب ماتریسها و

جداولی تدوین شده است. الگوریتم مینیمم سازی زمان بر اساس تشخیص و تعیین یال یا یالهایی با بیشترین وزن به عنوان ماکزیمم زمان و با جایگذاری مقادیر مینیمم در یک چرخه انجام می شود. زمان ماکزیمم و زمان محتمل مینیمم نیز محاسبه می گردد. همچنین عوامل مؤثر بر اتلاف وقت و ایجاد صف در چرخه فعالیتها شناسایی و حذف یا جایگزین می گردد.
مباحث مطرح شده در این مقاله بر اساس محورهای زیر و به منظور ارائه یکی از روشهای بهینه سازی از دیدگاه ساختاری در فعالیتهای آموزشی و پژوهشی دانشگاه است که م

تعاقبا مشروح هر بحث خواهد آمد.
تعیین اهداف و شناخت مسئله
تعیین اهداف وشناخت مسئله نیاز به مطالعه و جمع آوری اطلاعات دقیق و همه جانبه از سیستم دارد. برای این منظور با انجام مطالعه میدانی در ساختار و چرخه فعالیتها و احصائ روشها درحوزه معاونت پژوهشی و آموزشی دانشگاه و با تشکیل جلسات متعددی با کارشناسان مربوط به هر واحد و مطالعه چرخه فعالیتها، اطلاعات لازم جمع آوری شده است.

تجزیه و تحلیل
برای ایجاد بهبود در سیستم و روشهای موجود در سازمان، نیاز به ابزارها و فنو نی است که با کمک آنها بتوان کاستیها و عیوب سازمانی راکشف کرد و برای رفع آنها چاره اندیشد. از جمله این فنون، تهیه و تنظیم جدول کار است. یعنی، جدولی که نشان می دهد که کارکنان سازمان در یک مدت معین، چه کارهایی را انجام می دهند، و چه مقدار وقت، صرف انجام دادن کارها می کنند. با کمک این جدول می توان از میزان بار واقعی کار و نحوه توزیع آن در سازمان مطلع شد، محلهای تراکم کار و نیروی انسانی را شناخت، از تکرار و تداخل وظایف آگاه شد و از چگونگی تخصیص اوقات به وظایف و از نحوه تطبیق نوع و ماهیت وظایف با تخصص کارکنان کسب اطلاع کرد، به تعداد واقعی نیروی انسانی مورد نیاز پی برد و به مبنایی برای ارزشیابی کارکنان و زمینه ای جهت تعیین حقوق و دستمزد آنان یافت [۵].

البته در اینجا ما با رسم گراف متناظر با چرخه هر فعالیت، اقدام به تجزیه و تحلیل می کنیم. هدف اصلی از این تجزیه و تحلیل اندازه گیری زمان و مینیمم سازی آن است. تجزیه و تحلیل با طبقه بندی اطلاعات، طراحی ماتریسها، بررسی نحوه ارتباط واحد ها، تعیین فعالیت هر واحد و اندازه گیری زمان انجام هر فعالیت صورت می پذیرد.
طرح مدل

طراحی مدل به منظور بهینه سازی، برای افزایش کارایی و بر اساس اصلاح روشها انجام می شود. در این رابطه ابتدا واحدها، کار و فعالیتها نماد گذاری و گراف متناظر با چرخه کارها رسم می شود. بکار گیری مدل امکان تجزیه تحلیل اتوماتیک سیستم را فراهم می سازد.

طراحی الگوریتم
الگوریتم مینیمم سازی زمان بر اساس تشخیص و تعیین یال یا یالهایی با بیشترین وزن به عنوان ماکزیمم زمان و با جایگذاری مقادیر مینیمم در یک چرخه انجام می شود. زمان ماکزیمم و زمان محتمل مینیمم نیز محاسبه می گردد. در اینجا سه الگوریتم مناسب برای محاسبه اتوماتیک و به منظور بهینه سازی طراحی گردیده است.

تعیین عوامل مؤثر بر اتلاف وقت
به منظور افزایش کارایی، عوامل مؤثر بر اتلاف وقت و ایجاد صف شناسایی و معرفی می گردد. در این رابطه با نظر کار شناسان باید نسبت به حذف بعضی از مراحل و فعالیتها و با جایگزینی مراحل دیگر بطوری که به اهداف سازمان لطمه ای وارد نسازد عوامل مورد بحث را حذف و یا کمرنگ نمود. قبل از تشریح هر یک از مراحل فوق لازم است تعریف چند مفهوم آورده شود.
تعریف ۱- سازمان:
سازمان عبارتست از سیستمی متشکل از اجزای به هم پیوسته و مبتنی بر نظم و انضباط که به منظور رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت می کند[۵] .
تعریف ۲- گراف:
یک گراف را با دوتایی (E و V)G= نشان می‌دهندکه V مجموعه ای غیر تهی و متناهی از عناصری که آنها را راس نامیم و E مجموعه‌ای متناهی از دوتاییهایی از عناصر V هستند (که از ضرب دکارتی V در خودش حاصل می شود). که آنها یال نامیده می شود. این دو مجموعه را بصورت زیر در نظر گرفته می شود .
V={ } n N ,
E={e , e , … e } m N

تعریف ۳- زیر گراف:
گراف ( E و V ) = G را زیر گراف ، گراف (E و V) = G نامیم اگر

گراف را به طور هندسی می‌توان روی سطوح مختلف از جمله صفحه نمایش داد، برای این منظور رئوس گراف را با دوایرکوچک و یالها را با خطوط ارتباط دهنده راسها نمایش می‌دهیم [۲] .
اکنون به تشریح هر یک از مراحل فوق می پردازیم. برای تعیین اهداف و شناخت مسئله اقدام به انجام مطالعه میدانی در ساختار و چرخه فعالیتها و احصائ روشها درحوزه معاونت پژوهشی و آموزشی دانشگاه شد. در این رابطه با کارشناسان مربوط به هر واحد نیز جلسات متعددی تشکیل گردید که نتایج آن در ماتریسهای طراحی شده درج گردیده است. پس از جمع آوری اطلاعات کار تجزیه و تحلیل اطلاعات آغاز می گردد. در این رابطه با استفاده از مدل گرافها، گراف متناظر با جرخه فعالیتها رسم شده است.

طرح مدل
مدل سازی چرخه های فعالیتها بوسیله گرافها به صو رت زیر طراحی می گردد.
فرض شود که مجموعه واحدهای یک سازمان با مجموعه و کارها و وظایف هر واحد به صورت مجموعه باشد. هر وظیفه خود به صورت مجموعه فعالیتهایی می باشد که با مجموعه نشان داده می شود. هر واحد در یک سازمان انجام وظایفی را به عهده دارد که برای انجام هر وظیفه لازم است فعالیتهایی صورت پذیرد. بنابراین برای انجام کارها با زیر مجموعه هایی از U و Aمواجه هستیم. چرخه مربوط به هر کار به صورت یک گراف قابل رسم است. در این گراف هر راس متناظر با یک واحد و هر یال نشان دهنده فعالیت بین دو رأس است که نشان دهنده کار انجام شده و ارجاع کار پس از انجام (بررسی) ازیک واحد به واحد دیگر است. گراف حاصل یک گراف برچسب دار و وزن دار است. رئوس دارای برچسب شماره واحدها و یالها حاوی یک مقدار که مربوط به زمان انجام آن فعالیت است.

تعریف تابع زمان مربوط به هر فعالیت
فرض شود که A مجموعه فعالیتها و U مجموعه واحدهای یک سازمان باشد. زمان مربوط به انجام هر فعالیت را به وسیله تابع F به صورت زیر تعریف می کنیم.

اکنون جهت درج داده ها و پردازش اتو ماتیک آنها لازم است ماتریسهای مناسبی طراحی گردد.
الف- ماتریس فعالیت واحد ها:
برای دستیابی اتو ماتیک به فعالیتهای هر واحد، ماتریس لیست فعالیتهای واحدها به صورت نمودار شماره ۱ طراحی گردیده است که در آن .

جدول شماره ۱ مربوط به تعیین ماتریس فعالیت واحدها

….

.
.

.
.
….
.
. …….. ……..
.
. ….

در این ماتریس وقتی که داریه برابر یک باشد بدین معنی است که واحد انجام دهنده یا تحویل کیرنده فعالیت است. وقتی برابر دو باشد هم انجام دهنده و هم تحویل گیرنده فعالیت است و وقتی برابر صفر باشد نه انجام دهنده و نه تحویل گیرنده فعالیت است. مجموع دارایه های هر ستون برابر دو می باشد که نشان دهنده یال است و مجموع درایه های هر سطر، تعداد فعالیتهای واحد متناظر با آن سطر که همان درجه آن رأس است را مشخص می کند. جدول شماره ۲ مربوط به کد گذاری واحدهای پژوهشی است.

جدول شماره ۲ – مربوط به تعیین واحدهای پژوهشی دانشگاه شاهرود
نام واحد
معاونت پژوهشی دانشگاه
شورای پژوهشی دانشگاه
دفتر امور پژوهش
دفتر ارتباط با صنعت
کتابخانه و مرکز اسناد و مرکز کامپیوتر
انتشارات
معاونت پژوهشی دانشکده
شورای پژوهشی دانشکده
مدیر گروه آموزشی
شورای گروه آموزشی
امور مالی پژوهشی
داوران طرحهای تحقیقاتی U1

.
.
.
.

ب- ماتریس فعالیت و زمان:
این ماتریس زمان فعالیتها انجام شده در سازمان را مشخص می کند. زمان به دو صورت اندازه گیری می شود. زمان ماکزیمم (بدبینانه) و زمان مینیمم (خوشبینانه) انجام هر فعالیت اندازه گیری می شود و سپس زمان محتمل مینیمم را می توان از رابطه زیر بدست آورد که در آن به ترتیب عبارت از زمان ماکزیمم، مینیمم و زمان محتمل باشند.