مقاله دولت الکترونیک

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله دولت الکترونیک دارای ۱۳۱ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله دولت الکترونیک  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله دولت الکترونیک،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن مقاله دولت الکترونیک :

تعریف مسأله ( موضوع):
این امر مسلمی است که پژوهش‌های کاربردی(مانند بسیاری از انواع تحقیق) مسأله مدارهستند.
بدین معنی که تمام فرایند پژوهش از اولین گامهای مشاهده تا آخرین مراحل استنتاج می باید حول یک یا چند مسأله یا مشکل دور بزند. بنابراین،روشن کردن مشکل یا مسأله در یک تحقیق
علمی‌– کاربردی یکی از ضروری ترین و اولین گامهای پژوهش است. اگر مسأله، خوب روشن یا تبیین نشود تمام مراحل بعدی فرایند تحقیق از قبیل: جمع‌آوری اطلاعات و استنتاج یا نتیجه گیری دچاراشکالات و نواقصی خواهد شد که ناشی از خود آن مراحل نیست، بلکه ناشی از روشن نبودن و بیان نادرست مسأله است. بنابراین شاید اغراق نباشد که بعضی از محققان معتقدندکه خوب و درست روشن کردن مسأله، معادل نیمی از فعالیت های پژوهشی است(میرزایی اهرنجانی،۱۳۷۱،ص ۵).
امروزه اطلاعات در کنار عواملی مانند نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، انرژی و ماشین آلات،به عنوان یکی از عناصر تولید، نقش مهمی را ایفا و روز به روز بر اهمیت آن افزوده می شود (بهشتیان و ابوالحسنی،۱۳۷۹،ص ۱۵).
به کارگیری تکنولوژی اطلاعات در سازمانها پیامدهای گوناگون از جمله افزایش سرعت و دقت عمل، دستیابی به اطلاعات منظم و طبقه بندی شده، برقراری ارتباطات نزدیک و مستقیم،سرعت و سهولت در تصمیم گیری،انعطاف پذیر شدن سازمانها،پاسخگویی سریع به شرایط بسیار متغیر و پویای محیطی و ; داشته است و بطور کلی موجب ایجاد تحولات وسیع در سازمانها شده است.
از سوی دیگر آنچه امروزه تحت عنوان مدیریت دولتی نوین نامیده می شود ریشه در بهبود عملی در عرصه اداره امور عمومی دارد که در قالب ایده هایی که بطورکلی نوآفرینی حکومت
(Reinventing Government ) نامگذاری شده ،خودنمایی می کند و با خط مشی عمومی بویژه دیدگاه انتخاب عمومی در تئوری مدیریت دولتی دارای ارتباط مفهومی است. (مقیمی،۱۳۸۲،ص ۲-۳۱)
بطور کلی مدیریت گرایی یا مدیریت دولتی نوین دارای سه اصل کلی است که
عبارتند از :
اصل اول : تأکید بر ارزیابی عملکرد و کارایی
اصل دوم : تقسیم و پراکنده نمودن بوروکراسی های دولتی بصورت
واحد هایی که بر پایه پرداخت بهای خدمات بوسیله مصرف کننده،با یکدیگر معامله می کنند.
اصل سوم:عقد قرارداد با بخش خصوصی و استفاده از شبه بازار به منظور توسعه رقابت،کاهش قیمت تمام شده و سبکی از مدیریت که بیش از همه بر ستاده های معین، قراردادهای
کوتاه مدت،مشوقهای پولی و آزادی عمل در مدیریت تأکید می کند.(هیوز،۱۳۷۷،صص ۱۱-۱۰)
حال در این میان مسأله اساسی این خواهد بود که بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمانهای دولتی تا چه حدی بر شاخص ها و ابعاد بازآفرینی دولت ( از جمله حرکت به سمت دولت مخاطره پذیر، دولت نامتمرکز ، دولت مشتری مدار و دولت نتیجه مدار )مؤثر می باشد.

اهمیت و ضرورت تحقیق :
امروزه اداره امور دولتی نسبت به گذشته دچار دگرگونیهای اساسی گردیده و امکان اداره امور عمومی با نگرش سنتی وجود ندارد.با توجه به گستردگی،تنوع و پیچیدگی وظایف حکومت ها، تمرکز اختیارات در وزارتخانه ها و کارگزاران ارشد مدیریت،دستیابی به اهداف توسعه را با مشکل مواجه می سازد.(مقیمی،‌۱۳۸۲،‌ ص ۸۱)
ضرورت برخورد با چالش هایی از قبیل تغییر تکنولوژی، جهانی شدن و رقابت
بین المللی، دولتها را ناگزیر از ایجاد تغییرات عمده ای در بخش مدیریت دولتی خود نموده است. (هیوز، ۱۳۸۱،ص ۷)
طبق گزارش سال ۱۹۹۰ سازمان همکاری اقتصادی و توسعه (س.هـ.ا.ت،۱۹۹۰،ص۱) در حال حاضر،می توان در اکثر کشورهای توسعه یافته یک رویکرد مشترک را شناسایی کرد که طبق آن «اگر قرار است کارایی و اثر بخشی امور دولتی به وجود بیاید، ایجاد تغییر در فرهنگ برای تبدیل بوروکراسی ها به سازمانهای مبتنی بر نتایج که در آنها مدیران در برابر تحقق نتایج و اهداف حاصله پاسخگو هستند،ضروری است.»مشکلات اقتصادی باعث شده است که دولتها بوروکراسی های خود را مورد ارزیابی مجدد قرار دهند و خواهان تغییر شوند.
به قول کایدن (Caiden)همگان غیر قابل انعطاف بودن بوروکراسی ها بویژه عملکرد ضعیف بوروکراسی ها و مزاحمت های ناشی از محدودیت هایی کسالت آور، کاغذ بازی های وقت گیر،
کارگزاران عبوس، خدمات ضعیف و اقدامات تحریف شده و فاسد آنها را مورد سرزنش قرار
می دهند(کایدن، ۱۹۹۱،ص۷۴).
از طرف دیگر فناوری اطلاعات نقشی حیاتی در تولید و ارائه خدمات دارد. فناوریهای جدید و پیشرفته سریعاً روش های گذشته را منسوخ می کنند و موجب ارائه کالا،خدمات و پشتیبانی های برتر می شوند.فناوری اطلاعات با روند روبه رشد و سرعت نوآوری ها توانسته است ماهیت کار سازمانها را متحول کند.فناوری اطلاعات حجم اطلاعات قابل دسترسی سازمانها و افراد را افزایش
می دهد. و همچنین حجم اطلاعات سازمانها از طریق توسعه سیستم های پردازشی به سرعت روبه رشد است، به صورتی که به نظر می رسد جهان با پدیده ای به نام «انفجار اطلاعات» مواجه است.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۱۴).
امروزه در دنیای صنعتی و پیشرفته، فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری در دست دولتها می تواند حاکمیت و مشروعیت نظام را ارتقاء و بر رشد دموکراسی و پاسخگویی آن بیفزاید.دولت الکترونیک رهاورد کوچکی از کاربرد این فناوری در سطح دولتها است.(همان منبع ،ص۱)
باتوجه به مطالب بیان شده ضروری است که ارتباط و تأثیر فناوری اطلاعات را بر بازآفرینی دولت بررسی کرده و نقش فناوری اطلاعات را در مدیریت دولتی نوین مورد ملاحظه قرار دهیم.
اهداف تحقیق :
مسلماً بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها آثار قابل ملاحظه ای بر جای خواهد گذاشت. در این پژوهش علاوه بر بررسی و شناخت جنبه های مختلف فناوریهای اطلاعاتی و کاربرد های آن درسازمانهای دولتی درصدد هستیم تا تأثیرات بکارگیری فناوری اطلاعات را در سازمانهای دولتی بر ابعاد مختلف بازآفرینی دولت از جمله : حرکت به سمت دولت مشتری مدار ، دولت نامتمرکز،
دولت مخاطره پذیر و دولت نتیجه مدار بررسی نموده و مشخص سازیم که کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای دولتی تا چه حدی بر این متغیرها مؤثر بوده است.
نتایج این تحقیق برای کارکنان و مدیران سازمانهای دولتی و عمومی و محققان رشته مدیریت مفید خواهد بود.
مدل مفهومی تحقیق :
تمام مطالعات تحقیقی بر یک چار چوب مفهومی استوار است که متغیر های مورد نظر و روابط میان آنها را مشخص می کند.(ادواردز و همکاران، ۱۳۷۹،ص۲۳).
از آنجا که هر پژوهش میدانی و پیمایشی نیازمند نقشه ذهنی و مدل مفهومی است که در قالب ابزار تحلیلی مناسب، متغیر ها و روابط بین آنها ترسیم شده باشد،در این پژوهش نیز محقق با استفاده از تلفیق مدلهای صاحبنظران یک مدل ابداعی ایجاد کرده است.مدل ذیل از مدل ازبورن و گابلر اقتباس شده است . این صاحب نظران در کتاب خود تحت عنوان ( بازآفرینی دولت) اصول دهگانه ای را خاطرنشان کرده اند و معتقدند که بکارگیری این اصول در بخش دولتی موجب اصلاح بخش مزبور خواهدگردید. محقق از این اصول دهگانه، چهار اصل را که به نظر می رسید درسازمان های دولتی کشور ما کاربرد بیشتری داشته و ملموس تر می باشد، در مدل زیر آورده است.

حرکت به سمت دولت مشتری مدار
کاربرد فناوری اطلاعات حرکت به سمت دولت مخاطره پذیر بازآفرینی دولت
حرکت به سمت دولت نتیجه مدار
حرکت به سمت دولت نامتمرکز
شکل ۱-۱ : مدل مفهومی

فرضیات تحقیق :
در این تحقیق یک فرضیه اهم و چهار فرضیه اخص وجود دارد که عبارتند از :
فرضیه اهم: بکارگیری فناوری اطلاعات موجب بازآفرینی سازمان های دولتی می شود.
فرضیات اخص :
فرضیه ۱- فناوری اطلاعات موجب مشتری مدارشدن سازمان های دولتی می شود.
فرضیه ۲- فناوری اطلاعات موجب مخاطره پذیرشدن سازمان های دولتی می شود.
فرضیه ۳- فناوری اطلاعات موجب نتیجه مدارشدن سازمان های دولتی می شود.
فرضیه ۴- فناوری اطلاعات موجب عدم تمرکز سازمان های دولتی می شود.

روش تحقیق :
در این تحقیق به دلیل اینکه به دستکاری متغیر ها نمی پردازیم، تحقیق از نوع توصیفی خواهد بود، و از آنجا که به بررسی یک موضوع خاص در سازمانهای خاص می پردازیم،تحقیق از نوع کاربردی
می باشد.روش گردآوری اطلاعات در تحقیق حاضر بصورت کتابخانه ای و میدانی می باشد.
در روش کتابخانه ای با مراجعه به کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی،از کتب و مقالات فارسی و لاتین جهت تکمیل بخشی از تحقیق استفاده شده است و در روش میدانی پس از طراحی پرسشنامه با توجه به فرضیات تحقیق، پرسشنامه مذکور میان بخشی از کارکنان و مدیران سازمان مخابرات استان توزیع گردید و پس از دریافت پرسشنامه با توجه به فنون آمار استنباطی، تجزیه و تحلیل مناسبی روی آن صورت گرفته است.

جامعه آماری و نمونه آماری
جامعه آماری مورد پژوهش کارشناسان و مدیران شرکت مخابرات استان قم می باشد.
نمونه آماری نیز از بین این کارکنان بصورت کاملاً تصادفی انتخاب شده است.
قلمرو تحقیق :
این تحقیق دارای سه نوع قلمرو می باشد که عبارتند از:
۱- قلمرو موضوعی : در این تحقیق به بررسی نقش تکنولوژی اطلاعات و اثرات بکارگیری آن بر بازآفرینی دولت می پردازیم و به این نکته می پردازیم که بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمانهای دولتی تا چه حد توانسته است موجبات بازآفرینی این سازمانها را فراهم آورد.
۲- قلمرو مکانی : این پژوهش در سازمان مخابرات استان قم ،انجام گرفته است.
۳- قلمرو زمانی : این پژوهش در خرداد ماه سال ۱۳۸۳ آغاز شده است و داده های مربوط به آن در شش ماهه اول سال ۱۳۸۴ جمع آوری شده است.

تعریف مفاهیم و واژگان اختصاصی تحقیق

– تکنولوژی اطلاعات :
تکنولوژی اطلاعات در تعریف محدودش به بعد فنی یک سیستم اطلاعاتی اطلاق
می شود که سخت افزار ها، نرم افزارها، شبکه ها و دیگر دستگاه های جانبی را در بر
می گیرد. تکنولوژی اطلاعات می تواند به عنوان زیر سیستم یک سیستم اطلاعاتی در نظر گرفته شود ) P19,1999, Torbun & Other . (

– بازآفرینی دولت :
مقصود از بازآفرینی دولت عبارت است از تجدید نظر در رویکردهای سنتی مدیریت دولتی که همانا ساختار بوروکراتیک است، به رویکردمدیریت کارآفرینانه درمدیریت دولتی که ازآن به بازآفرینی دولت تعبیر شده است.
در واقع پارادایم سنتی مدیریت دولتی یعنی ساختار بوروکراتیک تأکید زیادی بر اختیارات بوروکراتیک داشت، در حالی که پارادایم جدید مدیریت دولتی یعنی بازآفرینی دولت، اهمیت بیشتری به عقلانیت اقتصادی و مزایای مبادله بازار می دهد(مقیمی،۱۳۸۲،ص۳۰).
– دولت مشتری مدار :
دولت مشتری مدار حکومتی است که به علت رویارویی با تغییرات انبوه محیطی با دقت به ارباب رجوع خود توجه کرده و شرایطی را بوجود آورد که مشتریان حق انتخاب خدمات را داشته باشند. مشتری مداری باعث پاسخگویی بیشتر ، خلاقیت و غیر سیاسی شدن تصمیمات و عدالت
خواهد شد.(الوانی، ۱۳۸۱، صص۱۲-۱۰)
– دولت نتیجه مدار: سرمایه گذاری روی ستاده ها نه داده ها
این نوع دولت ها، پاسخگویی را از ورودی ها به خروجی ها یا نتایج منتقل می کنند، و عملکردهای بخش عمومی را اندازه گرفته و اهداف را مشخص می کنند و به نهادهایی که به اهداف برسند و یا از آن فراتر بروند پاداش می دهند .(p46،۱۹۹۷,،,Osborn & Plastrik )
– دولت نامتمرکز : تغییر از سلسله مراتب مشارکت و گروههای کاری
دولت نامتمرکز به دنبال عدم تمرکز از طریق تفویض اختیار و مدیریت مشارکتی هستند، همچنین این نوع دولت ها به دنبال کوتاه کردن سلسله مراتب سازمانی به منظور پاسخگویی سریع به نیازهای مشتری و محیط می باشند.(الوانی،۱۳۸۱،ص۱۴)
این دولت ها قدرت را از طریق سازمان یا سیستم به پایین سازمان منتقل می کنند و کارکنان را با مسطح کردن سلسله مراتب سازمانی، استفاده از سیستم ها و ایجاد مشارکتهای مدیر و کارگر توانمند می کنند. (p47،,Ibid،,Osborn & Plastrik )

– دولت مخاطره پذیر: ایجاد درآمد به جای هزینه کردن
این دولت ها به جای افزایش مالیات ها یا کاستن از برنامه های عمومی، روش های مبتکرانه ای برای انجام کار بیشتر با منابع مالی کمتر را جستجو می کنند. کارآفرینان بخش عمومی دراین دولت ها، قادر به ایجاد ارزش افزوده و تضمین نتایج، حتی در زمان هایی که در مضیقه مالی به سر می برند، هستند(مقیمی همان منبع ص۳۴).

محدودیت های تحقیق :
در پژوهش حاضر مسائل و مشکلات متعددی وجود داشت که یکی از عمده ترین مشکلات ، مربوط به جدید بودن موضوع پژوهش بود که با توجه به بررسی های انجام شده تاکنون مطالعه ای در این زمینه در کشور ما صورت نگرفته است و سایر مشکلات در این زمینه عبارتند از :
۱- عدم همکاری سازمانهای دولتی در این خصوص
۲- عدم حمایتهای مالی و تنگناهای اقتصادی
۳- فقدان فرهنگ تحقیق و پژوهش، که دامنگیر اکثر پژوهش های مدیریتی در کشور ماست.
۴- عدم وجود پرسشنامه استاندارد در خصوص موضوع پژوهش

فصل دوم
ادبیات تحقیق

بخش اول
فناوری اطلاعات

مقدمه:
بشر به دنیایی گام نهاده است که آگاهی در او، سر آغاز آزادی و رهایی می باشد.قدرت و قابلیت شگرف انسان در عصر حاضر مرهون دستیابی به پیشرفته ترین آگاهیهاست.تلاش بی وقفه و گسترده برای کسب دانش و آگاهی بیشتر،دوره کنونی را به عصر«انفجار اطلاعات» تبدیل کرده است(غلامزاده و میعادی ۱۳۷۷،ص۱۲۵).
اگر در مقاطعی تاریخی از حیات جهان، پیدایش مفرغ، آهن و آتش، منشاء تمدن در زندگی بشر
قرار گرفت؛ اگر در دورانی ، خرد گرایی و رنسانس، با وسعت بخشیدن به دامنه تفکرات انسانها افق تازه ای را فراروی انسان اندیشمند قرار داد؛و اگر در برهه ای از تاریخ، پدیده ای همچون انقلاب صنعتی ، سیمای زندگی انسان را دگرگون ساخت، بدون شک در عصر کنونی پدیده ای به نام اطلاعات ، سرنوشت جوامع این عصر را رقم زده و تأثیرات عمیق و دیر پای خود را بر همه
عرصه های زندگی بشر امروزین بجا نهاده است(ادیل،۱۳۷۴،ص۲).
امروزه اطلاعات عامل اصلی کسب قدرت است وتسلط واقعی تسلط اطلاعاتی است (بهشتیان،۱۳۷۹،ص۱۲).
فن آوری اطلاعات روش کارکرد ما را دگرگون کرده،امور اقتصادی و اجتماعی و حتی طرز تفکر ما را تغییر داده است؛تجارت، بانک داری، اوقات فراغت، خدمات، خط تولید،آموزش، بهداشت و . . . در عصر حاضر نسبت به ده سال گذشته کاملاً متفاوت شده و مردم این تغییر را که فناوری اطلاعات موجب آن شده است،به تدریج تشخیص می دهند(استوور،۱۳۷۵،ص۱۰).
امروزه ما در دنیایی زندگی می کنیم که درآن اطلاعات یک منبع ضروری و دانش گرانبهاست،فقط در ۳۰ تا ۴۰ سال اخیر،اطلاعات و دانش به عنوان دارائیهایی که یک جامعه جهت توسعه موفقیت به آن نیاز دارد، تشخیص داده شده اند. با این تشخیص عصر اطلاعات شروع شد. برای درک بهتر تغییرات اجتماعی ایجاد شده در عصر اطلاعات ، بطور خلاصه به چگونگی تکامل آن می پردازیم.

تکامل عصر اطلاعات :

تا سال ۱۸۰۰ میلادی،زندگی اکثریت قریب به اتفاق مردم جهان حول وحوش کشاورزی بود.درطی عصر کشاورزی،تمام اعضای خانواده جهت فراهم آوردن غذای کافی بصورت اشتراکی با هم کار
می کردند. باایجادوگسترش ابزاروتکنیکهای جدید تولید بیشترباساعات کارکمترامکان پذیرگردید.
این امرخانواده های کشاورز را قادرساخت تامحصولات مزرعه شان را بفروشندویا با کالاهاوخدمات دیگر معاوضه نمایند.این امر منجربه گسترش بخش غیرکشاورزی وتکامل تدریجی جامعه به مرحله بعدی شد. با فرا رسیدن عصرصنعتی،درحدودسال۱۸۰۰میلادی ابتدادرانگلستان وسپس درسایرکشورها،کارگران به کمک ماشین هایی که توانایی هایشان را افزایش می داد،کار
می کردندومشارکت میان مردم وماشین ایجادشد.به این ترتیب تا اواسط قرن بیستم اکثریت قریب به اتفاق کارگران در جوامع پیشرفته ازبخش کشاورزی به بخش صنعت تغییریافته بودند.درعصراطلاعات که در ایالات متحده ودرسال۱۹۵۷شروع شد ،کشاورزی وتولید هنوز هم مهم است.
اما اغلب کارگران امروزی در ایجاد، توزیع و کاربرد اطلاعات مشارکت دارند. در عصر اطلاعات مشارکت میان افراد با یکدیگر است و ابزار اصلی این مشارکت فناوری اطلاعات است.(pp5-6،,۱۹۹۸،,Senn)
قبل از اینکه وارد مبحث فناوری اطلاعات شویم لازم است بدانیم که اطلاعات چیست؟ و چه فرقی با داده دارد؟
همچنین مهم است مشخصه های اطلاعاتی که برای تصمیم گیری مفید می باشند را بدانیم.

ضرورت اطلاعات:

اطلاعات همانند خونی است که در کالبد سازمان جریان می یابد و به آن حیات می بخشد.اطلاعات می تواند فرایند تصمیم گیری را در مورد ساختار،فن آوری و نوآوری تغذیه نماید و همچنین اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل
می سازد،سازمان را به گونه ای باید طرحریزی کرد تا بتوان اطلاعات کافی و صحیح به مدیران ارائه نمود.(دفت،۱۳۷۷،ص۵۷۱)
اطلاعات در برابر داده :
واژه های اطلاعات و داده اغلب به جای یکدیگر بکار می روند. بهر حال در متون سازمانی، تفاوت مهمی می تواند در معنی آنها وجود داشته باشد.(p609،,۱۹۹۸،pamela,etals,)
واژه «Data» به معنی «داده» از فعل لاتین «do» یا «dare» به معنی«دادن»
مناسب ترین واژه ای است که به واقعیات شکل نیافته و بدون ساختار فراوان تولید شده توسط رایانه می توان اطلاق کرد(رضائیان،۱۳۷۴،ص۲۳)
داده ها،حقایق خام یا جزئیاتی هستند که بیانگر نوع تعاملات یا فعالیت ها در داخل یک سازمان
می باشند. (p609،,۱۹۹۸،pamela,etals,)
واژه «information» از فعل لاتین«informo» و «informare» به معنی شکل دادن به چیزی است.واژه «information» از نظر علم بیان ساخت بخشیدن به توده یا ماده نامنظم را تداعی
می کند، ساخت بخشیدنی که به ماده بدون حیات و نامربوط معنی و حیات بدهد
(رضائیان ،۱۳۷۴،ص۲۳).
اطلاعات عبارتست از عاملی مفهومی که ساختار و آرایشی خاص دارد و در رفتار عمومی سیستم و تعامل آن با محیط خارج و داخل ایجاد تشخص و وحدت می کند. برخی ، از اطلاعات به عنوان آنتروپی منفی یاد کرده اند.
این صاحب نظران بر این باورند که وجود اطلاعات، از افزایش آنتروپی مثبت که در هم ریزنده و
نا متعادل کننده سیستم است، جلوگیری می کند. به دلیل چنین نقشی، اطلاعات عمر خاصی دارند و از نظر استفاده کنندگان مختلف دارای ارزشهای نسبی بر اساس موقعیت ها هستند
(خاکی، ۱۳۷۵،ص۲۱).

معیارهای مفید بودن اطلاعات :

۱- کیفیت اطلاعات(Information Quality)
هرچه اطلاعات صحیح تر باشد کیفیت آن بیشتر است و مدیران با اطمینان بیشتری می توانند بر آن تکیه کنند، البته کیفیت بیشتر نیاز به هزینه بالاتری برای جمع آوری اطلاعات دارد.
۲- به موقع بودن اطلاعات(Information Timeliness)
برای کنترل مؤثر،اقدام اصلاحی باید قبل از اینکه انحراف از برنامه با استاندارد بیشتر گردد، انجام پذیرد. بنابراین اطلاعات فراهم شده توسط یک سیستم اطلاعاتی باید به دست شخص مناسب، در زمان مقتضی،برای اقدام لازم برسد.
۳- کمیت اطلاعات(Information Quantity)
مدیران به سختی می توانند تصمیمات صحیح و به موقعی، بدون داشتن اطلاعات کافی اتخاذ کنند. مدیران اغلب با اطلاعات غیر مفید و نامربوط اشباع می شوند و چنانچه اطلاعاتی بیش از آنچه که بتوانند از آن استفاده مؤثر بنمایند بدستشان برسد، احتمالاً از آن اطلاعات چشم پوشی می کنند.
موفقیت رقابتی و حتی بقاء سازمان به توانایی تبدیل سریع داده ها به اطلاعات با مفهوم و قابل درک بستگی دارد.
۴- مربوط بودن اطلاعات(Information Relevance)
اطلاعاتی که به دست مدیران می رسد باید با مسئولیتها و وظایف آنان مرتبط باشد،یک
مدیر کارگزینی احتمالاًنیازی به دانستن میزان موجودی کالا ندارد و مدیر سفارشات محصول نیاز به مطلع بودن از وضعیت کارکنان در سایربخش ها نیست.(یزدان،۱۳۷۸،ص۸۹)
ارزش اطلاعات :
با توجه به فرایند تصمیم گیری می توان نتیجه گرفت که اطلاعات نقش تعیین کننده و مؤثری در تصمیم گیری دارد. در واقع ارزش اطلاعات به موارد زیر بستگی دارد:
۱- توسط چه کسی مورد استفاده قرار می گیرد؟
۲- در چه زمانی مورد استفاده قرار می گیرد؟
۳- در چه موقعیتی مورد استفاده قرار می گیرد؟
با این مفهوم، اطلاعات نیز مانند هر کالای دیگری در اقتصاد،برای افراد مختلف ،در زمانهای مختلف و موقعیت متفاوت با توجه به ویژگیهایی که دارد،ارزش خاصی خواهد داشت.لذا این ویژگی اطلاعات است که ارزش آنرا برای افراد مختلف تعیین می کند.(قاضی زاده فرد،۱۳۷۶، ص۶-۱۱۵)

سازماندهی اطلاعات :
اطلاعات مادامی که مرتب و سازمان یافته نباشد ، هنوز داده(data)محسوب می شود. داده ها برای اینکه هدفمند شوند باید متشکل، مرتب و سازمان یافته باشند.بنابراین اصلاً روشن نیست که انواع خاصی از اطلاعات، در چه شکلی معنادار است و به خصوص در چه فرمی از سازمان، و برای چه شغل
خاصی، معنادار خواهد بود و همین اطلاعات ممکن است برای اهداف و مقاصد متفاوت،سازماندهی و ترتیب متفاوتی را داشته باشد.(دراکر،۱۳۷۸،ص۸-۱۵۷)
حال پس از شناخت اطلاعات و درک آن به مبحث فناوری اطلاعات می پردازیم.

فناوری اطلاعات :

از فناوری اطلاعات تعاریف متعددی شده است که در ذیل به تعدادی از آنها اشاره می کنیم.
تعریف اداره صنایع وبازرگانی انگلستان:«تحصیل،پردازش،نگهداری وتوزیع اطلاعات صوتی،تصویری،نوشتاری و عددی توسط یک دستگاه میکروالکترونیکی محاسباتی و
اطلاع رسانی.»(کل،۱۳۷۶،ص۴۰۶)
فن آوری اطلاعات یا«IT» در تعریف محدودش به سخت افزار و نرم افزارهای کامپیوتری و به مشخصات فیزیکی IT مانند الکترونیک، دیجیتال، چاپگر، ارتباطات از راه دور، پردازشگرها و . . . مربوط می شود. در تعریف جامع،فن آوری ارتباطات به چگونگی استفاده از تجهیزات مربوط می شود یعنی کاربرد فن آوری برای فرایندهای تجاری،جمع آوری داده ها و تولید اطلاعاتی که برای مدیران با ارزش است(p12،۱۹۹۴,،,Daniels).
فناوری اطلاعات به اقلام و توانائیهای بسیار متنوعی اطلاق می شود که در ایجاد(تولید)،ذخیره و توزیع داده و اطلاعات بعلاوه در ایجاد دانش مورد استفاده قرار می گیرد و سه جزء اصلی آن کامپیوتر ها، شبکه های ارتباطی و معلومات خاص(know-How)می باشد.(p12،Ibid ,،,Senn)
اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کارمی رودکه مارادر ضبط،
ذخیره سازی،پردازش،بازیابی،انتقال و دریافت اطلاعات یاری می کند. این اصطلاح ، فناوریهای نوین مانند کامپیوتر،انتقال از طریق فکس،میکرو گرافها،ارتباطات از راه دور، میکرو الکترونیکها و همچنین فن آوریهای قدیمی تر نظیر سیستم های بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(بهان،۱۳۷۵،ص۸۰)

تاریخچه ظهور فناوری اطلاعات

هرچند فناوری اطلاعات اصطلاحی جدید است، لیکن از لحاظ مفهومی، قدمت آن به قدمت اشتیاق انسان به برقراری ارتباط می رسد. کلام شفاهی یعنی نخستین شکل ارتباطات، پیش از اختراع وسایلی ازقبیل تلفن یا رادیو، به دلیل این که ایجاد ارتباط فقط به صورت رویارو میسربود، دچار محدودیت بود.سیگنال هایی از نوع طبل و دود، نخستین تکنولوژی هایی بود که برای علبه بر محدودیت های کلام شفاهی طرحریزی شد. این سیگنال ها کوشش هایی برای برقراری ارتباط بدون برخورد رویارو بود. ایجاد ارتباط بوسیله دود و طبل، نیز محدودیت های بسیاری داشت. پیام ها تحت تأثیر باد و سایر عناصر طبیعی قرار می گرفت و فرستنده از دریافت صحیح اطلاعات به دست گیرنده مطمئن نبود. همچنین این نوع پیام ها برای ارجاعات آن قابل ثبت و ضبط نبود. تصاویر باعث حفظ پیشینه اطلاعات می شود. اولین تصاویر ذخیره شده، نقاشی هایی بود که در غار ترسیم می شد. این شیوه یک عیب عمده داشت و آن این بود که افرادی که می خواستند تصاویر را ببینند، باید به غار می رفتند. تصاویر غارها به تدریج به الواح گلی، سپس جوهر و پاپیروس و سیستم حروف چینی متحرک و تلگراف تغییر یافت. همچنین به تلفن که انسان را قادر می سازد از مسافت های دور با دیگران ارتباط برقرار سازد و پست که باعث می شود کلام مکتوب از نقطه ای به نقطه دیگر انتقال یابد، مبدل شد.
طی ۳۵ سال گذشته پیشرفت های قابل توجهی در استفاده از کامپیوتر و تکنولوژی های ارتباطات حاصل شده است. عامل اصلی توسعه تکنولوژی های جدید اطلاعاتی، دسترسی به وسایل ارزان قیمت میکروالکترونیک است. بدون میکروالکترونیک ها امکان توسعه همه جانبه تکنولوژی های اطلاعاتی، که امروزه در دسترس است، وجود نداشت. میکروالکترونیک ها موجبات پردازش و دسترسی مؤثر به اطلاعات را فراهم می آورند. تکنولوژی های اطلاعاتی در جهان امروز به تکنولوژی هایی اطلاق می شود که بطور سودمند و کارآمد، بررسی اطلاعات را امکان پذیر می سازد(بهان و هولمز،۱۳۷۷،ص۶).
در سه چهار دهه قبل، هدف اولیه استفاده از تکنولوژی اطلاعات، حمایت از عملیات بود. و مشتریان اصلی این نوع تکنولوژی اطلاعات، شرکت هایی بودند که در این زمینه کار خود را شروع کرده بودند و مجزا از سازمان ها بودند و از روش های ساخت نیافته استفاده می کردند. و در چند دهه قبل توجیه اصلی از بکارگیری تکنولوژی اطلاعات، کارایی بود. یک دهه بعد، استفاده از فناوری اطلاعات برای حمایت از مدیریت مورد استفاده قرارگرفت و مدیران، مشتری اصلی فناوری اطلاعات بودند. در دهه بعدی، هدف اولیه ، موقعیت های رقابتی بود و مشتریان در این دهه، تمامی افراد سازمان بودند.
بین سال های ۱۹۰۰تا۱۹۵۰ مدیریت اطلاعات شامل کنترل فیزیکی و استانداردسازی اسناد کاغذی بود. سپس ماشین های اتوماتیک پدید آمدند. در دهه های ۱۹۶۰و۱۹۷۰ ابزارهای خودکارسازی وارد سازمان ها شد. پردازش خودکار داده ها یک سیستم کامپیوتری است که برای دستیابی به نتایج موردنظر بکار می رود. در ابتدا هدف اصلی پردازش خودکار داده ها، پردازش روزانه تعاملات تجاری مانند: سفارشات فروش و تهیه گزارشات مربوطه بود. تجهیزات کامپیوتری این سیستم ها بسیار پرهزینه بودند. ضمن این که کارکنان اطلاع چندانی از نحوه کار این سیستم ها نداشتند. سپس تکنولوژی های جدید وارد محل کار در ادارات شدند. این تغییر نتیجه تأثیر ترکیب تکنولوژی های پردازش شده، اطلاعات دوربرد و اتوماسیون اداری بود. در حال حاضر مدیریت اطلاعات به مدیران متخصصی نیازمند است تا بتوانند سیستم های اطلاعات ترکیبی را طراحی و اجرا نمایند.

اجزاء فناوری اطلاعات :

همانگونه که در شکل زیر ملاحظه می گردد،فناوری اطلاعات شامل سه جزء اصلی زیر می باشد:
۱- کامپیوتر ها ۲- شبکه های ارتباطی ۳- معلومات خاص
ترکیب این اجزاء به روش های معین ، فرصتهای مفید و سودمندی را بوجود
می آورد.(,p14،Ibid،,Senn)

کامپیوترها(Computers)
سخت افزار ، برنامه ها ، اطلاعات
ارتباطات(Communications)
سخت افزار ، برنامه ها ، اطلاعات
معلومات خاص(know-how)
افراد ، کاربردها ، رویه ها

منبع: (,p14،Ibid،,Senn)

انواع کامپیوتر ها :

کامپیوترهای مورد بحث ما با توجه به قدرت، سرعت، توانایی کنترل یا ارتباطات و اتصال به ترمینالها و کامپیوتر های دیگر طبقه بندی می شوند. یک طبقه بندی قابل توجه از انواع کامپیوتر ها عبارتست از:
۱-۱) کامپیوتر های شخصی(pc) :
کامپیوتر شخصی کامپیوتری است که فقط یک نفر از آن استفاده نماید.کامپیوتر کیفی(Laptop)وکتابی(Notebook Computer) ،کامپیوترهای شخصی قابل حمل می باشند که در داخل یک کیف جا می گیرند،اما قدرت،حافظه و امکانات لازم دیگر را برای رفع نیازهای اولیه کسب و کار مانند کلمه پرداز،کاربری،نگهداری مستندات و . . . دارا می باشد.
کامپیوتر های قلمی فاقد صفحه کلید است و برای نوشتن با آن از یک قلم الکترونیکی بر روی یک صفحه استفاده می شود.
۱-۲) ایستگاه کاری(workstation) :
منظور از ایستگاه کاری یک کامپیوتر(pc) قوی می باشد که از آن برای انجام کارهای حجیم محاسبات نظیر تجزیه و تحلیل داده ها،تهیه نمودار و مهندسی از آن استفاده می شود.این کامپیوتر معمولاً دارای صفحه نمایش بزرگ می باشد تا بتوان تصاویر بزرگ و پیچیده را مورد بررسی قرار داد.

۱-۳) مینی کامپیوتر(Minicomputer) :
که به آن Midrange Computer نیز می گویند، از یکسری کامپیوتر متمرکز تشکیل شده که برای پردازش عملیات،استفاده از پایگاه داده های مشترک و تهیه گزارش از آن استفاده می شود.
۱-۴) کامپیوترهای بزرگ(Mainfrome):
این کامپیوتر ها دارای قدرتی بیش از این هستند که برای پردازش مقادیر حجیم عملیات بصورت Online به صدها و گاهی به هزاران تر مینال متصل می باشند.برای نگهداری داده های مربوط به این کامپیوترها از صدها نوار کامپیوتری و دهها واحد دیسک سخت استفاده می گردد.کامپیوترهای بزرگ در اتاقهای مخصوص نگهداری می شوند.
۱-۵) ابر کامپیوتر (Super Computer ) :
هدف اولیه از طراحی ابر کامپیوترها انجام کارهای با حجم فوق العاده زیاد و سرعت محاسباتی بالا بود.اما برای تجزیه و تحلیل مسائل پیچیده مانند شبیه سازی وضعیت آب و هوا نیز از آن استفاده
می شود.جدیدترین کاربرد این کامپیوترها در بانکداری و تولید می باشد.
علیرغم پیشرفت بسیار در تکنولوژی pc و کاربرد آنها در شبکه،همچنان از مینی کامپیوتر و کامپیوترهای بزرگ برای کار همزمان کاربران متعدد استفاده می شود و این امر از عهده کامپیوترهای PC ساخته نیست.در عین حال برای کار در محیط شبکه نیز کامپیوتر های بزرگ از قابلیت اعتماد بیشتری برخوردارند ( صرافی زاده،۱۳۸۲، ص۸۹-۸۸).
۲- شبکه های ارتباطی:
یک قسمت اصلی از فن آوری اطلاعات،ارتباطات؛یعنی ارسال و دریافت داده ها و اطلاعات از طریق یک شبکه ارتباطی است. یک شبکه ارتباطی در بر گیرنده مجموعه ای از ایستگاهها در مکانهای مختلف است که از طریق دستگاههای واسطه ای بهم مرتبط شده اند.این دستگاهها مردم را قادر می سازند تا داده ها و اطلاعات را ارسال و دریافت دارند. سیم ها و کابل های تلفن واسطه های ارتباطی متداول هستند. ارتباطات داده ای عبارت است از انتقال داده ها و اطلاعات از طریق یک واسطه ارتباطی،شبکه های ارتباطی در محصولات و خدمات بعلاوه در زندگی شخصی ما انقلابی را پدید آورده اند.شبکه های عمومی مانند مینی تل،کامپوسرور،اینترنت و شبکه گسترده جهانی(WWW) به اشخاص این اجازه را می دهد که بصورت الکترونیکی ، با دیگران از طریق کامپیوترهای شخصی ارتباط برقرار کنند.
۳- معلومات خاص :
فناوری اطلاعات به خوبی معلومات خاص کاربرانش است. به عبارت دیگر افراد بایستی معلومات خاصی برای استفاده و منتفع شدن از فرصت هایی که این فن آوری ایجاد کرده،داشته باشند.
معلومات خاص فن آوری اطلاعات شامل:
– آشنایی با ابزار فن آوری اطلاعات(IT)
– بدست آوردن مهارتهای مورد نیاز برای استفاده از این ابزار
– توافق نظر در زمینه فن آوری اطلاعات،هنگام استفاده از آن جهت حل یک مشکل یا برای بدست آوردن سود(فایده)از یک فرصت.(p20،,Ibid)
وظایف فن آوری اطلاعات :
فن آوری اطلاعات واقعاً چه کارهایی می تواند انجام دهد؟ فن آوری اطلاعات می تواند ۶ وظیفه زیر را انجام دهد:
دریافت ، پردازش ، ایجاد ، ذخیره ، بازیابی و انتقال اطلاعات
۱- دریافت :
گرد آوری جزئیات تفصیلی فعالیتها در اغلب موارد مفید است.این فرایند که دریافت داده ها
نامیده می شود، هنگامی انجام می شود که معتقد باشیم داده ها در آینده مفید خواهند بود.
۲- پردازش :
فعالیتی است که اغلب با خود کامپیوتر مرتبط است و معمولاَ هدف افراد و سازمانها از خرید کامپیوتر پردازش اطلاعات است.وظیفه پردازش مستلزم تغییر شکل ، تجزیه و تحلیل، محاسبه و ترکیب تمام شکل های داده یا اطلاعات است. یکی ازاولین کاربردهای تجاری کامپیوتر،پردازش دادها بودکه بر روی دریافت داده هاوتبدیل آنها به اطلاعات تمرکزداشت.پردازش اطلاعات به تبدیل هرنوع اطلاعات به نوع متفاوتی از اطلاعات اطلاق می شود. متن ها ( گزارشات،مراسلات)،صداها(صدای انسان،موسیقی و آهنگ)و تصاویر (اطلاعات بصری از قبیل نقشه ها،نمودارها،نقاشی ها و نقاشی های متحرک)همه می توانندپردازش شوند.سیستم های چند رسانه ای که نوعی از سیستم های پردازش اطلاعات هستند، اخیراً مورد توجه قرارگرفته اند. انواع دیگر پردازش عبارتند از :
– واژه پردازی: ایجاد اسناد مبتنی بر متن شامل گزارشات،خبرنامه ها و مراسلات. سیستم های
واژه پردازی به افراد اجازه می دهد تا داده ها،متون و تصاویر را وارد کامپیوتر کنند و آنها را بصورت جذاب و سودمند تغییر دهند.
– پردازش تصویر: تبدیل اطلاعات بصری(نمودارها،نقاشی ها و عکسها) به صورتی که بتواند داخل سیستم کامپیوتری مورد استفاده قرار گیرد یا بین افراد و دیگر کامپیوتر ها انتقال یابد.
– پردازش صدا : عبارت است از تغییر و ارسال اطلاعات صوتی
۳- ایجاد :
فن آوری اطلاعات مکرراً مورد استفاده قرار می گیرد تا از طریق پردازش، اطلاعاتی را ایجاد نماید.ایجاد اطلاعات به ساماندهی داده ها و اطلاعات به شکل مفید،خواه متن و صدا و خواه تصاویر بصری، اطلاق می شود.
۴- ذخیره سازی:
ذخیره سازی کامپیوتر را قادر می سازد تا داده ها و اطلاعات را جهت استفاده در آینده در خود
نگه دارد.داده ها و اطلاعات ذخیره شده بر روی یک واسطه ذخیره سازی (برای مثال،دیسک مغناطیسی یا CD-ROM) قرار می گیرد و کامپیوتر می تواند به هنگام نیاز آنرا بخواند.

۵- بازیابی :
فرایندی که طی آن،یک کامپیوتر،داده ها و اطلاعات ذخیره شده را برای پردازش مجدد یا برای انتقال به یک کاربر دیگر،مشخص و کپی می کند.
۶- انتقال :
ارسال داده ها و اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر انتقال نامیده می شود.
شبکه های ارتباطی جدید ما را قادر می سازد اطلاعات را در یک لحظه به سراسر جهان ارسال کنیم.دو شکل متفاوت برای انتقال اطلاعات وجود دارد.
– پست الکترونیکی: عبارتست از پذیرش،ذخیره سازی و انتقال پیام های متنی و تصویری میان کاربران یک سیستم کامپیوتری
– پیام صوتی : صورتی از پردازش صدا که فرستنده پیام صوتی اش را از طریق گوشی تلفن وارد
می کند.اطلاعات صوتی انتقال می یابد،ذخیره می شود و بوسیله گیرنده بازیابی
می شود.(Senn,Ibid,pp21-4 )
فواید فن آوری اطلاعات :
کامپیوتر های متصل بهم ازطریق سیستم های ارتباطی چهار فایده اساسی برای کاربران ایجاد
می کنند: سرعت ، ثبات ، دقت و قابلیت اعتماد.
۱- سرعت :
کامپیوتر ها هر عملی را در کسری از ثانیه انجام می دهند.آنها بسیار سریعتر از انسان هستند و
می توانند حسابهای پیچیده ، بازیابی اطلاعات ذخیره شده ،انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر و . . . را در یک لحظه انجام دهند.

۲- ثبات :
اغلب انسانها به سختی کارشان را تکرار می کنند،در واقع انجام یکباره بعضی کارها ، ابداً به سختی انجام کار به شکل یکنواخت نیست. برتری کامپیوتر نسبت به انسان در تکرار پیوسته کارهاست. کامپیوتر قادر است در هر زمان ، فعالیتها را به شکل یکنواخت انجام دهد.
۳- دقت :
علاوه بر سرعت و ثبات،کامپیوتر ها بی نهایت دقیق هستند.آنها می توانند تفاوتهای بسیار جزئی را که انسانها نمی توانند مشاهده کنند،آشکار نمایند.توانایی کامپیوتر در کنترل کوچکترین اختلافات منجر به دقت می شود.
۴- قابلیت اعتماد :
سرعت،ثبات و دقت منجر به قابلیت اعتماد می شود.هنگامی که با سرعت،پیوسته و با دقت از یک رویه یکسان پیروی می شود می توان انتظار نتایج مورد اعتماد را داشت،یعنی می توان انتظار داشت که به صورت مکرر ، نتایج مشابهی را به دست آورد.بطور کلی کامپیوتر ها قابلیت اعتماد
بالایی دارند.همچنین شبکه های ارتباطی خیلی قابل اعتماد هستند ومعمولاً درموقع نیاز دردسترسند((Senn,Ibid,pp27-8.
انواع فناوریهای اطلاعاتی :
۱- سیستم های اطلاعاتی(Information Systems )
قبل از تعریف سیستم های اطلاعاتی لازم است که به منظور درک بهتر آن تعریفی از سیستم ارائه گردد.
– تعریف سیستم :
سیستم مجموعه ای از عناصر است که برای رسیدن به یک هدف مشخص ومشترک گردهم آمده اند، به طوری که بین این عناصریک رابطه تعاملی وجوددارد. ویژگی بعدی، وجودنظم درروابط بین عناصر است.به این معنا که هر عنصری دارای یک نقش می باشد. توضیح اینکه ممکن است عناصر یا اجزاء سیستم به طور مستقل عمل نمایند،اما تغییر در وضعیت هر عنصر بر عناصر دیگر و در نتیجه برکل سیستم اثر می گذارد.(رابطه تعاملی) ( صرافی زاده ، ۱۳۸۲، ص۴).
سیستم ها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند :
سیستم باز : به سیستمی گویند که با محیط خود ارتباط داشته و ورودی خود را از محیط
می گیرد.
سیستم بسته : سیستمی که با محیط خود از نظر مبادله انرژی و اطلاعات مرتبط نباشد و در واقع مستقل از محیط اطراف خود باشد،سیستم بسته نامیده می شود.
– تعریف سیستم های اطلاعاتی :
تعاریف متعددی از سیستم های اطلاعاتی ارائه شده است که تعدادی از آنها در ذیل ارائه شده است:
• سیستم اطلاعاتی نوع ویژه ای از سیستم کاری است که از فناوری اطلاعات برای دریافت،انتقال،ذخیره سازی،بازیابی،اداره یا نمایش اطلاعات استفاده می کند که نتیجه آن پشتیبانی از یک یا چند سیستم کاری دیگر است (Alter & Steven,1999,p42 ).
• سیستم های اطلاعاتی از مجموعه ای از افراد،تجهیزات،دستورالعمل ها ،اطلاعات خام و . . . تشکیل شده که اطلاعات مفید،یکدست،صحیح و دقیق را در اختیار کل مؤسسه قرارمی دهد (جهانی ، ۱۳۷۶ ، ص۴).
• سیستم های اطلاعاتی را می توان به عنوان سیستم هایی متشکل از اجزای انسانی و
فنی دانست که در کار پذیرش،ذخیره سازی،پردازش و انتقال اطلاعات هستند.این
سیستم ها می توانند مبتنی بر هر نوع ترکیبی از تلاش انسانی،شیوه های مبتنی بر کاغذ و فناوری اطلاعات باشند.(هیکز،۱۳۷۹،شماره ۱۵)
اجزاء یک سیستم اطلاعاتی :
در هر سیستم اطلاعاتی پنج جزء وجود دارد که عبارتند از : سخت افزار،برنامه ها،
داده ها،رویه ها و افراد.
در بعد ماشینی،سخت افزار کامپیوتر،دستورات را با توجه به برنامه اجرا می کند،و در بعد انسانی،افراد از دستورات با توجه به رویه ها پیروی می کنند.پل ارتباطی میان انسان و ماشین«داده» است.
در شکل زیر این موضوع بطور خلاصه آمده است.
پل
بعد ماشینی بعد انسانی

سخت افزار برنامه ها داده ها رویه ها افراد

دستورات

روابط میان پنج جزء یک سیستم اطلاعات منبع: (p96،MIS،David،Kroenke)

انواع سیستم های اطلاعاتی :
۱- سیستم های پردازش عملیات(TPS)
سیستم های پردازش عملیات،عملیات روزمره سازمان را پشتیبانی می کنند.چند نمونه سیستم در این زمینه عبارتند از : سیستم رزرو بلیط،سیستم ثبت سفارشات،سیستم پردازش چک،سیستم حسابهای پرداختنی،سیستم حسابهای دریافتنی و سیستم پرداخت حقوق و دستمزد.
این سیستم ها به شرکتها و سازمانها کمک می کنند تا عملیات روزمره خود را اجرا نموده و فعالیتهای خود را کنترل نمایند.قابل ذکر است که هدف اولیه مؤسسات کامپیوتری مکانیزه کردن بخشهای عملیاتی سازمانها است.
گزارشات برنامه TPSبه دو شیوه قابل ارائه است:یکی آنکه اطلاعات گزارش را روی صفحه نمایش ارائه کند و دیگر اینکه اطلاعات را روی کاغذ چاپ نماید.
– انواع پردازش در سیستم ها :
بطور کلی دو شیوه پردازش وجود دارد.
– سیستم پردازش بهنگام(Online Processing)
– سیستم پردازش دسته ای(Batch processing)
– سیستم پردازش بهنگام(Online) :
سیستم های پردازش بهنگام دارای ارتباطی مستقیم بین کاربر و برنامه های کاربردی می باشد.کاربر داده های مربوط به یک عمل یا معامله را وارد سیستم می کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربر پاسخ می دهد.در این نوع پردازش بین ورود داده،پردازش،بهنگام نمودن داده های ذخیره شده و ارائه گزارش بر اساس آن فاصله زمانی وجود ندارد.
– سیستم پردازش عملیات دسته ای(Batch) :
در پردازش دسته ای ، داده های وارد شده به سیستم در یک عملیات با فایل تشکیل گروه را داده و یکجا پردازش می شوند.مثلاً در یک سیستم پردازش انبار،تمام کالاهای وارده و صادره در یک چارچوب زمانی مشخص،فرضاً در یک روز معین،در یک گروه قرار گرفته،سپس بر حسب شماره کالا مرتب(sort)شده و یکجا پردازش می شوند. (صرافی زاده،۱۳۸۲،صص۶-۲۰۳)
۲- سیستم های اطلاعاتی مدیریت(MIS) :
به بیان ساده می توان گفت که سیستم اطلاعات مدیریت با تولید گزارشات خلاصه و ساختاری و با مبنایی منظم و تکراری،کار مدیریت را تسهیل می کند.خروجیMIS به طور مرتب تهیه می شود و بیشتر برای کنترل فعالیتهای مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرد ( همان منبع ، ص۲۰۷).
به عبارت دیگر سیستم های اطلاعات مدیریت عبارتست از : سیستم های رسمی و غیر رسمی که اطلاعات قدیم،حال و اطلاعات مربوط به آینده را به صورت کتبی و شفاهی،مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می سازد و سپس بوسیله اطلاعات فراهم شده در چهارچوب زمانی مقتضی به منظور به کاربردن در تصمیم گیری،از مدیران،پرسنل و اجزای کلیدی محیط پشتیبانی می کند.(بهشتیان و ابوالحسنی،۱۳۷۹،ص۳۴).
MIS از نظر مفهومی، یک سطح بالاتر از برنامه های TPS می باشد و به عملیات روزمره مربوط
نمی شود،بلکه به مدیریت فعالیتهایی که عملیات را پشتیبانی می کنند،مرتبط است
(صرافی زاده، همان منبع،ص۲۰۸).
– اجزاء MIS :
همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده ،MIS دارای سه جزء اصلی می باشد:
۱- مدیریت ۲- سیستمهای پردازش ۳- اطلاعات
سیستمی که داده های داخلی را تسخیر می کند و آنها را در جهت تصمیم گیری مدیریت به اطلاعات تبدیل می نماید MIS می باشد.اگر چه تمامی کارکنان تصمیم گیری می نمایند، لکن تصمیم گیری مدیران در ارتباط با طرحریزی برای جهت دادن و کنترل کار گروهها می باشد.

نمودار : مفهوم مبنایی MIS
۱- مدیریت (جمع آوری اطلاعات راجع به سیستم ها،تصمیم گیری جهت طرحریزی،
بهره برداری و کنترل سیستم)
۲- سیستم ها جهت رسیدن به اهداف مشترک
۳- اطلاعات شامل دستورات جهت انتخاب داده های داخلی و خارجی مورد استفاده برای تصمیم گیری در رابطه با سیستم ها (بهشتیان و ابوالحسنی،۱۳۷۹،ص۳۶)
۳- سیستم های پشتیبانی تصمیمات(DSS) :
DSS سیستمهای کامپیوتری تعاملی(interactive) هستند و معمولاً برای مدیران رده بالای سازمانی طراحی می شوند.غالباً DSS برای حل مسائل خاصی بکار می روند که موردی هستند و نه تکراری و روزمره،برعکس سیستمهای MIS که برای نیازهای منظم و تکراری بکار می روند،نیاز DSS می تواند نامنظم و غیر معمول باشد.پس در مقام مقایسه DSS برای حل مسائلی طراحی
می شوند که کمتر ساختاری بوده و در ضمن منحصر به فرد هستند، در حالی که MIS و TPS برای مسائلی مناسب هستند که بیشتر ساختاری اند.به همین جهت DSS باید قابلیت انعطاف و سازگاری داشته باشد تا با تغییراتی که کاربر با توجه به ضرورتها و شرایط مختلف در مسأله ایجاد
می کند،هماهنگی سیستم حفظ گردد. بیشتر وقت مدیران صرف جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات جهت تصمیم گیری می شود. DSS سیستم اطلاعاتی است تعاملی(Interactive) متکی به یک سری ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری کاربر آشنا که با تهیه و ارائه یک سری اطلاعات،مدیران را در تصمیم گیری پشتیبانی می نماید.در بسیاری از اوقات تصمیم گیران برای اتخاذ یک تصمیم مناسب به تجربیات خود متکی هستند،اما مدیران سطوح استراتژیک و تاکتیکی غالباً با تصمیمات پیچیده ای مواجه هستند که تجزیه و تحلیل عوامل موجود درآنها فراتر از قابلیتهای یک انسان معمولی است.این نوع تصمیمات مربوط به سیستم های پشتیبانی تصمیمات یا DSS می باشند.
با DSS می توان کمبوداطلاعات راجبران نمودبه نحوی که مدیران بتوانندکیفیت تصمیمات خود را ارتقاء دهند.برای این امربایددرDSS ازجدیدترین نوآوریهادرتکنولوژی(سخت افزاری ونرم افزاری) مانند نمودارهای رنگی و سیستم های اطلاعات مدیریت،مدلهای برنامه ریزی و پیش بینی ، زبانهای پرسشی و حتی هوش مصنوعی استفاده نمود.
در بسیاری از موارد DSS فرایند تصمیم گیری را تسهیل می کند.مثلاً در انتخاب یک راه حل از بین چندین راه حل به کمک تصمیم گیرنده می آید.برخی DSS ها توانایی این را دارند تا براساس معیارهایی که تصمیم گیرنده مد نظر دارد،راه حل هایی را ارائه نمایند.بدین ترتیب مدیران بدون اتکا به کارشناسان MIS می توانند با دریافت راه حل ها اتخاذ تصمیم نمایند.
ویژگیهای DSS :
ویژگیهای یک DSS مطلوب به شرح زیر می باشد:
– DSS در فرایند تصمیم گیری به تصمیم گیرنده از طریق ارائه راه حل کمک می نماید.
– DSS برای تصمیمات نیمه ساختاری و ساخت نایافته طراحی می شود.
– DSS در کلیه سطوح به تصمیم گیران کمک می کند،اما در سطوح تاکتیکی و استراتژیک کارایی بیشتری دارد.
– DSS سیستمی است تعاملی که بدون کمک کارشناسان می تواند مورد استفاده تصمیم گیرنده قرار گیرد.
– DSS به آسانی با نیاز های اطلاعاتی محیط تصمیم گیری سازگار می شود.
– DSS قابلیت انعطاف کافی دارد تا با سبکهای مختلف مدیریت هماهنگ شود.
– DSS مکانیسم هایی ارائه می کند که سریعاً نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرنده را تأمین
می کند.
۴- سیستم اطلاعات مدیریت عالی (EIS) :
سیستمی است که اطلاعات را با سهولت و با شکل و فرم مناسب در اختیار مدیران ارشد اجرایی
قرار می دهد به نحوی که آنها در حداقل زمان بیشترین مفاهیم اطلاعاتی را دریافت کنند.در این سیستم به مشخصه شکیل بودن اطلاعات بیشترین توجه می شود.چون مدیران ارشد اجرایی با کمبود وقت و تنوع مشغله ذهنی مواجه بوده و با توجه به مسئولیت زیاد نیاز هست که در اسرع وقت تصمیم گیری نمایند،لذا این سیستم،اطلاعات مورد نیاز را با شکل ها و گرافهای گویا در اختیار مدیران قرارمی دهد. در این نوع سیستم ها تأکید و تمرکز روی شکل اطلاعات
می باشد.(سیدجوادین،۱۳۸۰،ص۶۱۵)
به عبارت دیگر سیستم اطلاعات مدیران ارشد عبارتست از: کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد سازمان به منظور تصمیم گیری به موقع و اقدام مقتضی در رابطه با حل مسائل و مشکلات سازمان .EIS می تواند به مدیران عالی و اجرایی سازمان به شرح ذیل کمک کند :
مدیر هیچگاه وارد جزئیات نمی شود و برای کار خود برنامه دارد و زمان خود را مطابق با برنامه اختصاص می دهد و برای مدیر مجهز بودن به بینش جامع در رابطه با محیط فعالیت بسیار مهم و حیاتی است.
مدیر به ارزش ارتباطات برون سازمانی واقف است و خوب می داند که اگر بخواهد نسبت به عملکرد سازمان متبوعش قضاوت نماید،بهتر است چشم اندازی را خارج از سازمان انتخاب نماید و از آنجا قضاوت نماید واطلاعات و یافته هایی که در این مسیر حاصل می شود عمدتاً با ارزش و قابل استفاده می باشد.
مدیران عالی بایستی نقش اطلاعات درحل مسائل ونحوه طراحی،اجراواستفاده ازسیستم های اطلاعاتی را درک نمایند و این امر از طریقEIS میسر می گردد(یزدان پناه،CD آموزشی سیستم های اطلاعاتی مدیریت).
۵- سیستم اتوماسیون اداری (OAS) :
چهارمین نوع سیستم اطلاعاتی،سیستم مکانیزه اداری یا OAS می باشد.سیستم های
OASسیستم های اطلاعاتی هستند که مکاتبات اداری را به صورت کتبی،شفاهی یا ویدئویی ایجاد نموده،پس از ذخیره سازی،اصلاح و نمایش ، آنها را انتقال می دهند.
– مکانیزه نمودن امور دفتری(OA)) (Office Automation
دفتر یا Office به معنای محلی است که عده ای از کارکنان گردهم آیند تا نوع خاصی از کار مانند پردازش اطلاعات را انجام دهند (صرافی زاده ، همان منبع،ص۱۳۹).
اتوماسیون اداری یا OA عبارتست از: کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارآیی. کارایی افزایش یافته،ناشی از تکامل تبادل اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.
دو نظر و ایده در مورد اتوماسیون اداری وجود دارد. نظر اول که بر مبنای سود ناشی از کاهش حرکت است،اساساً با افزایش کارایی دفتر و کارهای منشی گری مرتبط می باشند.
نظر دوم که اخیراً ارائه شده شامل افزایش در کارایی مدیریت علاوه بر کارایی دفتری و منشی گری می باشد. کارایی مدیریت می تواند در هر سطحی به عنوان مثال از بخش سرپرستان تا مسئولین حقوقی وجود داشته باشد.(بهشتیان و ابوالحسنی، همان منبع ،ص۲۴۶)
لازمه مکانیزه نمودن امور اداری استفاده از کامپیوتر،ابزارهای اداری و فن آوری مخابراتی در مدیریت منابع اطلاعاتی سازمان است.با این دیدگاهی که از اطلاعات به عنوان یک وسیله و منبع جامع و یکپارچه ارائه می شود،چهار عنصر مخابراتی یعنی ؛داده ها،متن،تصویر و صدا باید بطور جامع در سیستمهای چند رسانه ای اداری،قابل استفاده باشد. کارگروهی وجمعی باکامپیوتروسیستم گروه افزار روشی است برای آنکه کارکنان بتوانند در یک محیط گروهی زمان واقعی به پردازش و مدیریت اسناد به صورت on-line بپردازند.(صرافی زاده و علی پناهی ، ۱۳۸۲،ص۲۴۰)

– مزایای OA :
با ایجاد محیط مناسب انتظار می رود سیستمهای مکانیزه امور دفتری مزایای زیر را برای کارکنان علمی و فنی داشته باشد:
۱- مزایای مستقیم
مزایای مستقیم عبارتند از افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تأثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشند عبارتند از :
الف)کنترل بهتر بر کار،بخاطر تقسیم کمتر نیروی کار
ب) تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر کمتر صورت می گیرد،مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود.
ج) فعالیتهای غیر مولدمانند بایگانی،نگهداری سوابق و بهنگام رسانی کمتر می شود.
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی،مسافرت و گردهمایی کمتر می شود.
۲- مزایای غیر مستقیم :
این مزایا غیر کمی می باشند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد دربلند مدت سازمان را
غنی سازند.این مزایا عبارتند از :
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص،رضایت شغلی آنها افزایش
می یابد.
د) رضایت بیشتر مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع.
هـ)رقابت بیشتر سازمان از طریق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها

تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری :
طبقه بندی عمده ای که برای سیستم های OA وجود دارد به شرح زیر می باشد.
۱-۵) پست الکترونیکی(E-Mail) :
هدف از پست الکترونیکی آن است که به جای مبادله پیام های کاغذی (در داخل یا خارج سازمان)از مبادله الکترونیکی اطلاعات به صورت متن یا نمودار استفاده شود.چنین سیستمی باید بتواند امکانات زیر را به استفاده کننده ارائه نماید.
الف) قابلیت کار روی متن برای ترکیب،اصلاح و ذخیره سازی پیامها
ب) تهیه انواع فرم برای نامه ها،مانند نامه های رسمی،صورتهای مالی و امثال آن.
ج) مبادله پیام برای فواصل دور یا نزدیک
د) امکان ارسال پیام به یک آدرس خاص،به یک سری آدرس مشخص به تمام کاربران یک سیستم محلی و ارسال پیام برای کاربران دیگر.
۲-۵) فکس مایل(Facsmile) :
استفاده از تسهیلات فکس مایل (FAX) رو به گسترش می باشد.با کمک فکس می توان تصویر دقیقی از یک نسخه اصلی را (با استفاده از بی سیم یا شبکه تلفنی)ارسال نمود به طوری که توسط گیرنده قابل دریافت و ترکیب باشد.
در سیستم های فکس مایل با استفاده از تصویر برداری از سند ،محتوای آن بصورت دیجیتال در آمده و ارسال می گردد.سپس توسط دریافت کننده مجدداً تبدیل رمز صورت گرفته و به صورت متن در می آید.
۳-۵) کامپیوتر و میکروفیلم :
اساساً استفاده از چنین سیستم هایی مستلزم باز نمودن رمز داده های یک رسانه مغناطیسی مانند نوار مغناطیسی و تبدیل آنها به عباراتی است که توسط انسان قابل خواندن باشدتابتوان آنهارا بصورت تصویر بر روی میکروفیلم و میکروفیش ذخیره نمود.ذخیره سازی وبازیابی برروی این رسانه ها به راحتی صورت می گیرد. برخی سیستم ها برای بازیابی کاملاً مکانیزه از یک نرم افزار کامپیوتری استفاده می کنند. در ضمن می توان توسط یک چاپگر یا بازخوان(Reader)اسناد را مطالعه نمود و یا از آنها کپی تهیه کرد.اهمیت کامپیوتر و میکروفیلم در محیط اداری به دلیل قابلیت آن در ذخیره نمودن و بازیابی حجم بزرگی از داده هاست که هم آسان و هم ارزان انجام می شود.
۴-۵ )کنفرانس از راه دور (Teleconfrencing) :
بدیهی است اگر بر گزاری گردهمایی و تشکیل جلسات بدون نیاز به مسافرت و تهیه محل سکونت باشد برای سازمانها مزایای بسیاری در بر دارد.بر اساس گزارشات بدست آمده در حال حاضر بیش از ۸۰ درصد شرکتهای موفق از تجهیزات کنفرانس از راه دور استفاده می کنند و یا درصدد تهیه آن هستند.
استفاده کنندگان از این تجهیزات اعلام نموده اند که این سیستم ها دارای مزایایی به شرح زیر
می باشند :
– صرفه جویی در وقت
– سرعت اجرای گردهمایی و در نتیجه سرعت در تصمیم گیری
– صرفه جویی در هزینه ها
– امنیت حاصل از عدم رفت و آمدها
– برگزاری سریعتر جلسات
– بروز اختلال کمتر در امور روزمره
– افراد به خاطر حضور در قلمرو و سرزمین دیگران احساس عدم آرامش می کنند که این مشکل با کنفرانس از راه دور برطرف می شود.
نسل اول تکنولوژی کنفرانس از راه دور ،کنفرانس صوتی(شنیداری)بود که به دلیل هزینه پایین آن تا مدتی مورد استفاده قرار داشت ضمن اینکه با مشکلاتی نیز مواجه بود(مانند عدم رؤیت سخنرانان و تعیین هویت آنان).
کنفرانس ویدئویی فاقد این مشکلات است اما خیلی هزینه بر می باشد و با توجه به سطح فعلی تکنولوژی،نیاز به متخصص فنی می باشد. با کنفرانس از راه دور می توان دو یا چند محل را به یکدیگر مرتبط نمود.
در واقع کنفرانس از راه دور و یا انجام معاملات از راه دور نوعی کار کردن است به نام همکاری از راه دور(Teleworking)،که از تکنولوزی اطلاعاتی استفاده می شود تا نیازی به حضور فیزیکی افراد نباشد.
کنفرانس از راه دور بر سه نوع صوتی،تصویری و کامپیوتری می باشد که ذیلاً به شرح هر یک
می پردازیم.
– کنفرانس صوتی(شنیداری) :
در کنفرانس صوتی از رسانه ارتباطی صوتی برای برقراری ارتباط بین افراد استفاده
می شود که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند اما مایل می باشند برای حل مسأله ای مشترک یک گردهمایی داشته باشند.کنفرانس صوتی برای سازمانها و شرکتهایی قابل توجه می باشد که در یک منطقه جغرافیایی گسترده ای پراکنده می باشند و گروه می تواند با استفاده از ارتباطات صوتی به مبادله اطلاعات و هماهنگ نمودن فعالیتهای خود بپردازد،اما نقطه ضعف آن عدم رؤیت شرکت کنندگان در گردهمایی می باشد.

– کنفرانس ویدئویی(صوتی – تصویری) :
در کنفرانس ویدئویی علائم صوتی با علائم تصویری همراه می باشد.در کنفرانس ویدئویی نیز مانند کنفرانس صوتی از کامپیوتر استفاده نمی شود و ابزار دریافت و ارسال علائم صوتی و تصویری تلویزیون می باشد.بدین ترتیب افرادی که در یک محل قرار دارند در حالی که کنفرانس اجرا
می شود می توانند ضمن دیدن تصویر افرادی که در محل دیگر قرار دارند،صدای آنها را نیز بشنوند.
کنفرانس ویدئویی بیش از ۳۰ سال است که در کشورهای غربی مورد استفاده می باشد و بسیار
با صرفه می باشد.
ارتباط صوتی – تصویری دو طرفه می باشد و دقیقاً مانند آن است که افراد در یک اطاق حضور دارند و افرادی که در حال دریافت پیام یا سخنرانی هستند می توانند در گفتگو با افراد دیگرکه در حال ارسال پیام یا سخنرانی هستند،شرکت کنند.
– کنفرانس کامپیوتری :
در کنفرانس کامپیوتری از شبکه ای استفاده می شود که به یک کامپیوتر متصل می باشد به طوری که افراد بتوانند در خلال اجرای کنفرانس به مبادله اطلاعات بپردازند.نحوه کار کاملاً شبیه
پست الکترونیکی می باشد.در واقع در هر دو از نرم افزار و سخت افزار مشابهی استفاده می شود و لذا از نمودار مربوط به پست الکترونیکی در اینجا نیز می توان استفاده نمود.تفاوت کنفرانس کامپیوتری و پست الکترونیکی این است که شرکت در کنفرانس کامپیوتری محدود به یک گروه خاص و تخصصی می شود و لذا اطلاعات مبادله شده محدود به فعالیت مربوط به همان گروه خاص می شود.در کنفرانس کامپیوتری برای مبادله اطلاعات لزومی به حضور همزمان شرکت کنندگان نیست،در حالی که در کنفرانس ویدئویی باید در یک زمان مشخص در کنفرانس حضور داشته باشند.
۵-۵) پست صوتی(Voice Mail) :
سیستم های پست صوتی یا VMS نظیر تماس های تلفنی غیر همزمان می باشند.این سیستم ها به فرستنده این امکان را می دهد که صدا را (معمولاًروی دیسک یا سرور) به شکل دیجیتالی ذخیره نماید تا در فرصت مناسب مخاطب از تلفن خود استفاده نماید. سیستم پست صوتی دارای مزایای زیر می باشد :
• زمان کمتری صرف تلفن می شود؛زیرا صدا همان کیفیت دقیق یک یادداشت را دارد.
• تعداد وقفه ها کمتر می شود؛زیرا پیام ذخیره می شود تا زمانی که کاربر به راحتی بتواند از آن استفاده نماید.
• زمان پاسخ سریع است؛زیرا نوشتن و تایپ کردن حذف شده است.
علیرغم ویژگیهای نامطلوب مانندماهیت یکطرفه بودن جریان صدا،نبودن گفتگوی جمعی و
هزینه های بالای نصب و راه اندازی،به نظر می رسد استفاده از پست صوتی در سیستم های OA اجتناب ناپذیر است.
۶-۵) ویدئوتکست یا پیام نما :
در ویدئوتکست از کامپیوتر برای نمایش اطلاعات بر روی صفحه نمایش استفاده
می شود.اطلاعات که ممکن است به صورت متن،نمودار و جدول باشد در حافظه جانبی کامپیوتر ذخیره می شود.
سیستم های پیام نما را می توان بر اساس رسانه مورد استفاده به دو گروه به شرح زیر طبقه بندی نمود :
۱- View Data : از تلفن یا شبکه تلوزیونی کابلی استفاده می کند.
۲-Teletext : از کانالهای معمولی تلویزیونی استفاده می کند.
در View Data یک تعامل محدودی بین کاربر و کامپیوتر(از طریق صفحه کلید)وجود دارد
در حالی که در Teletext ارتباط یک طرفه است.
برای اطلاعات ویدئوتکست ۳ نوع منبع اصلی وجود دارد :
۱- کاربران می توانند به اطلاعات در کامپیوتر خود سازمان دسترسی داشته باشند.
۲- سازمان می‌تواند در یک شرکت خدمات ویدئوتکست مشترک شود تا بدین ترتیب به حافظه و اطلاعات کامپیوتر آن شرکت دسترسی وجود داشته باشد.
۳- سازمان می تواند از اطلاعات سازمانهای دیگر استفاده نماید.(صرافی زاده و
علی پناهی،۱۳۸۲،صص۵۴-۲۴۴)
۶- سیستم های خبره یا هوشمند (ES) :
در سالهای اخیر یک نوع سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم هوشمند بوجودآمده است که برای مسائل نیمه ساختاری راه حل ارائه می کند.سیستم هوشمندازتکنیکهایی بهره می برد که برای ارائه توصیه وپیشنهاد،یاتشخیص مسائل،دارای استدلال می باشد.برای انجام این کار سیستم هوشمندبا طرح سئولاتی،داده های دریافتی رابراساس یک پایگاه دانش پردازش می کند.پایگاه داده معلومات از یک سری قواعد تشکیل شده است.سیستم هوشمند اطلاعاتی راکه فراگرفتن آنها برای انسان چندین ماه،سال یاحتی چندین دهه زمان می برد،به صورت رمزدرمی آورد.با استفاده ازاین سیستم،کارکنان تازه کارخیلی سریع به کار خود مسلط می شوند. در ضمن هنگامی که کارکنان باتجربه ارتقاء پیدا می کنند و یا اداره خود را ترک می کنند،تمام اطلاعات آنها ازبین نمی رود.(همان‌منبع،صص۶-۲۲۵)
۷- هوش مصنوعی(AI) (Artificail Intelligence) :
هوش مصنوعی را کوشش هایی تعریف می کنند که در پی ساختن نظامهای رایانه ای(سخت افزار و نرم افزار)است که رفتاری انسان وار داشته باشند.چنین نظامهایی توان یادگیری زبانهای طبیعی،انجام وظیفه های انسانی(بصورت مصنوعی – روباتیک)،کاربرد دستگاههایی که رفتار و گفتارشان را نمایش می دهد،و رقابت با خبرگی و توان تصمیم گیری انسان را خواهند داشت.
این نظامها همچنین توانائیهای منطقی،استدلال،بینش و آنچه را در کیفیت انسان سراغ داریم،به نمایش خواهند گذاشت.هوش مصنوعی در پی ساخت دستگاههایی است که بتواند توانائیهای
یاد شده،یعنی استدلال،رفتار،قیاس،و مفهوم آفرینی، را از خود بروز دهند.آنچه تاکنون ساخته شده ،نتوانسته اند خود را به این پایه برسانند،هر چند سودمندیهایی برای سازمانها به همراه داشته اند.
از سوی دیگر،هیچ دلیلی در دست نداریم که نشان دهد چنان دستگاههایی در آینده پیشرفت و گسترش نخواهد نمود.(لاودن، ۱۳۸۲،صص۶-۳۸۳)
۸- سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی :
این سیستم از گروههای کاری به کار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی را دنبال
می کنند،پشتیبانی می کند.این سیستم از ابزارهای کار گروهی بهره می گیرد. با پیشرفت فناوری ارتباطات سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی قادرند تا از گروههای کاری به صورتهای مختلف جدا از زمان و مکان پشتیبانی کنند.استفاده از نرم افزارهای گروهی امروزه در سازمانهای نوین بسیار رایج می باشد.سازمان ها با طراحی اتاق های تصمیم گیری و تجهیز آنها به ابزارهای مختلف مانند ویدئو پروژکتور،تابلوهای الکترونیکی،تجهیزات ارتباط با اینترنت و رایانه های مجهز به نرم افزارهای طراحی و تحلیل می توانند کارایی گروههای تصمیم گیرنده را افزایش دهند.این عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کاهش هزینه ها می انجامد.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۶۴)
۹- سیستم کارکنان دانشی (Knowledge Workers System) :
مدیران و کارشناسان را مجموعاً کارکنان دانشی گویند چرا که عنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است.منشی ها و کارکنان دفتری،گروه مزبور را پشتیبانی می کنند. براساس تفکر نوین برای کاردانشی در امور اداری مدرن نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است.وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارتست از :

تشخیص یک مسأله یا فرصت احتمالی،تصمیم گیری،نظارت و زمان بندی برنامه ها.
کارکنان دانشی(علمی یا فنی)کسانی هستند که درگیر تجزیه و تحلیل موقعیت‌ها،ارزیابی روش‌های مختلف انجام کار،تصمیم گیری یا پیشنهاد روش،با استفاده از اطلاعات می باشد. این اطلاعات ممکن است ناشی از منابع داخلی(مانند پایگاه داده ای توزیع یافته یا جامع) ویا ازمحیط بیرونی (مانندشبکه جهانی World Wide Web) یا یک پایگاه داده ای Online و یا ناشی از تجربیات شخصی خود این افراد باشد.برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مسأله با فعالیتهای جاری محیط کار ترکیب نشود کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیت های زیر را دارا باشد:
• وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری،ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد.(سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها)
• وظیفه انجام محاسبات وارائه راه حل های مختلف راداشته باشد(سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)
• امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد(مانند سیستم پست الکترونیکی) . (همان منبع،صص۷۰-۶۹)
– شبکه های ارتباطی :
مجموعه ای از ابزار و امکانات کامپیوتری و ارتباطاتی شامل کامپیوترها،مودم ها،
ماهواره ها ،کابلها و. . . که از راه دور و نزدیک با یکدیگر مرتبط شده و توسط یکسری از پروتکل های فنی و قواعد بین المللی زمینه استفاده مشترک و متنوع مجتمع شده ای را برای کاربران فراهم
می سازند(محمودی،جزوه سیستم های اطلاعاتی،نیمسال دوم۸۲-۸۱)
یک شبکه ارتباطی مجموعه ای از مکانها یا گره ها شامل :سخت افزار،برنامه ها و اطلاعاتی است که با سیستمی که اطلاعات و داده ها را ارسال و دریافت می کند متصل شده اند.شبکه ها قادرند افراد را در مسافت های نسبتاً کوتاه یا مسافتهای بسیار دور به یکدیگر وصل نمایند.امروزه به علت
استفاده های گوناگونی که از طریق اتصال کامپیوترها به هم حاصل شده است شبکه های ارتباطی در سازمانهای کوچک و بزرگ متداول شده اند.این شبکه ها افراد و سازمانها را قادر ساخته اند در فرایند از میان برداشتن موانع ایجاد شده بوسیله بُعد مسافت،داده ها و اطلاعات مهم را انتقال دهند.
شبکه های ارتباطی می توانند در یک یا تمام چهار نقش زیر مورد استفاده قرار بگیرند:
– ارسال و دریافت الکترونیکی پیام ها و اسناد
– برگزاری جلسات با مشارکت افرادی که در مکانهای متفاوتی هستند.
– استفاده و توزیع اسناد یا اطلاعات از یک منبع
– ایجاد (خلق)یک شخصیت الکترونیکی(Senn ,Ibid, pp444-5 )
انواع شبکه های ارتباطی :
۱- شبکه های گسترده(WAN) : (Wide Area Networks)
یک شبکه کامپیوتری است که قلمرو عملیات آن از نظر جغرافیایی پراکنده و گسترده است و اغلب در سطح بین المللی عمل می کند.(زاهدی و دیگران،۱۳۷۶،ص۴۱۲)
این نوع شبکه فاقد استقرار است (محمودی، همان منبع)
۲- شبکه های محلی (LAN):Local Area Network))
شبکه ای است که کامپیوتر هاودستگاههای ارتباطی رادرداخل یک اداره یا مجموعه ای از
اداره ها،معمولاًمحدوده ای به مسافت چند صد فوت تا چندین مایل را به یکدیگر مرتبط
می سازد((Senn,Ibid,p46
این شبکه ها مناطق محدودی رادربرمی گیرندودارای مدل استقرار نیزمی باشند.(محمودی،همان منبع).