مقاله پایگاه داده

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

  مقاله پایگاه داده دارای ۸۸ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله پایگاه داده  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله پایگاه داده،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن مقاله پایگاه داده :

فصل ۱
پایگاه داده چیست؟
یک مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات
هر پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به یک عنوان یا موضوع خاص می باشد. این مجموعه معمولاً به نحوی سازماندهی می شود که کاربر بتواند:
• آیتم های اطلاعاتی دلخواه خود را در آن دریابید.

• آیتم های جدیدی را که با آنها مواجه می شوید، به آن اضافه کنید.
پایگاههای داده الزاماً در کامپیوتر نگهداری نمی شوند. برای مثال کتابچه های آدرس و فهرستهای تلفن پایگاههای داده ای هستند که روی کاغذ ثبت شده اند (هر چند ممکن است افراد بسیار معدودی آنها را پایگاه داده بنامند)
اما نگهداری یک پایگاه داده در کامپیوتر، باعث تسهیل و تسریع فرآیند دست کاری اطلاعات موجود در آن
می شود. برای مثال با بکارگیری یک فهرست تلفن (چاپ شده روی کاغذ) به راحتی می توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختیار داشتن نام آنها پیدا کنید. اما عکس این موضوع صادق نبوده و یافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسیار دشوار خواهد بود.
اما با استفاده از یک فهرست تلفن کامپیوتری اطلاعات فوق الذکر را با سرعت سهولت بیشتری می توان دریافت کرد. همچنین با استفاده از چنین فهرست تلفنی نام تمام افرادی که در یک خیابان بخصوص زندگی می‌کنند یا تمام افرادی که نام کوچک آنها Paul می باشد، را به راحتی پیدا کرد.
پایگاههای داده کامپیوتری انعطاف پذیر هستند. بدین معنی که روشهای بسیار متعدد و متنوعی را برای کار کردن با اطلاعات (حتی مقادیر بزرگی از اطلاعات) تدارک می بینند. نرم افزار Microsoft Access نمونه ای از سیستمهای مدیریت پایگاههای داده (برنامه هایی که امکان تولید و مدیریت پایگاههای داده در کامپیوتر را فراهم می کنند)

رکوردها و فیلدها
معمولاً اطلاعات موجود در یک پایگاه داده، به کوچک ترین اجزا تقسیم می شوند. هر یک از این اجزا در فیلد مخصوص به خود قرار می گیرد. برای مثال جهت وارد کردن نام و آدرس افراد در یک پایگاه داده کاربر،
نمی تواند تمام اطلاعات هر فرد را در یک فیلد واحد، نظیر آنچه در زیر نشان داده شده است را وارد نماید.

بلکه به طور طبیعی هر قطعه از اطلاعات را در فیلد جداگانه ثبت می کند تا امکان تشخیص و تمیز دادن آنها از یکدیگر فراهم شود.
جداول و پایگاههای داده
به مجموعه ای از رکوردها، جدول گفته می شود. چنانچه یک پایگاه داده تنها حاوی یک جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حکم پایگاه داده خواهد بود. در این مهارت ICDL تنها با پایگاههای داده سرو کار دارد که حاوی یک جدول هستند. تنها چیزی که باید در مورد دسته ای از پایگاه داده که حاوی بیش از یک جدول هستند بدانید،‌ این است که Access امکان ایجاد آنها را فراهم می کند.
هنگامی که با هزارها یا صدها هزار رکورد سروکار دارید، بحث به کارگیری یک سیستم مدیریت

پایگاههای داده پیش می آید. برای مثال چنان چه از کامپیوتر خواسته شود، تنها رکوردهایی را (از میان صدها هزار رکورد موجود در پایگاه داده) استخراج کرده و نمایش دهد که نام خانوادگی (فیلد Last Name) آنها با حرف «S» و کد پستی (فیلد Zipcodes) آنها با عدد «۶۰» آغاز می شود، مدیریت پایگاه داده این کار را با سرعتی فراتر از حد تصور و توانایی بشر انجام می دهد.
اما سیستمهای مدیریت پایگاه داده فاقد «قوه درک مرسوم» می باشند. برای مثال، چنان چه اطلاعات را در فیلدهای صحیح وارد نکرده باشید، سیستم مدیریت پایگاه قادر به تصحیح این اشتباه نخواهد بود.
دو نمای Forms , Datasheet
نرم افزار Access و بسیاری از سیستمهای دیگر مدیریت پایگاههای داده، امکان مشاهده و دست کاری اطلاعات را به دو روش فراهم می کنند. روش اول متضمن مشاهده و دست کاری اطلاعات در یک داده برگ (نمای Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست کاری اطلاعات در فرمهای
(نمای Forms) می باشد.

در نمای Datasheet می توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (یک ستون برای هر فیلد) و ردیفها (یک ردیف برای هر رکورد) مشاهده کرد. ظاهر پایگاههای داده در این نما همانند صفحات گسترده تصویر زیر یک پایگاه داده نمونه را در نمای Datasheet نشان می دهد.

نمونه ای از نمای Datasheet که امکان مشاهده هم زمان رکوردهای متعدد را فراهم می کند
اما نمای Forme در هر لحظه تمام یا بخش منتخبی از اطلاعات یک رکورد واحد را نشان می دهد. نمای Forme می تواند با فرمتی نمایش یابد که موجب تسهیل در خواندن اطلاعات پایگاه داده گردد. می توانید یک فرم را به روشی سازماندهی کنید که مانند یک فرم کاغذی، فیلدها را در موقعیتهای مناسب و دلخواه شما به نمایش درآورد. یک روش مناسب برای فراگیری بیشتر در مورد پایگاههای داده کامپیوتری، بررسی چند نمونه ای از این پایگاههای داده و گشت و گذار در آنها می باشد. نرم افزار Access دارای سه پایگاه داده نمونه به نامهای Solution , Orders , Northwind خواهیم پرداخت؛ اما قبل از این کار لازم است برنامه Access را شروع کرد.
شروع Access
به منظور شروع برنامه Access به یکی از این دو روش عمل کنید:
روی آیکون Microsoft Access دابل کلیک کنید.
یا
• گزینه های Microsoft Access / All Programs / Start را انتخاب نمایید.

به این ترتیب نرم افزار Access راه اندازی شده و پنجره مربوط به آن نمایش می یابد. پنجره برنامه Access در بدو شروع،‌ شامل یک نوار منو، یک نوار ابزار و یک ناحیه وظیفه مرسوم به New File، در سمت راست می باشد. ناحیه وظیفه New File فرمانهای مختلف مورد نیاز جهت تولید پایگاههای داده جدید و باز کردن پایگاههای داده موجود را در یک محل گردآوری کرده است. در صورتیکه ناحیه وظیفه New File باز
نمی باشد، با انتخاب گزینه های Toolbars/Task/View آن را باز کنید.
یک کادر محاوره را به نمایش در می آورد. این کادر محاوره امکان باز کردن یک پایگاه داده موجود و یا تولید یک پایگاه داده جدید را در اختیار شما قرار می دهد.
باز کردن پایگاه داده نمونه Northwind
برای باز کردن یک پایگاه داده موجود می توانید یکی از این روشها را مورد استفاده قرار د هید: انتخاب گزینه های File / Open کلیک کردن روی دکمه Open واقع در نوار ابزار Database یا استفاده از ناحیه وظیفه New File.
۱-‌‌‌‌ در صورتی که قبلاً پایگاه داده Northwind را باز کرده باشید، نام این پایگاه در ناحیه Open a File واقع در ناحیه New File لیست خواهد شد. به این ترتیب برای باز کردن پایگاه داده مزبور کافی است روی نام آن کلیک کنید.
چنانچه پایگاه داده Northwind در ناحیه وظیفه لیست نشده است. گزینه More Files… را انتخاب نمایید. به این ترتیب کادر محاوره Open نمایان شده و امکان کاوش در پوشه های موجود در کامپیوتر پایگاه داده مورد نظر را در اختیار شما قرار می دهد. فایل پایگاه داده Northwind احتمالاً در آدرس زیر قرار دارد.
C:/ Program Files / Microsoft Office 10/Samples
در صورت نیاز می توان از پنجره Windows Explorer یا My Computer برای یافتن فایل پایگاه داده Northwind استفاده کرد.
۲- پس از یافتن فایل Northwind . mdb آن را انتخاب کرده و روی دکمه Open کلیک کنید.
۳- در صورتی که با یک صفح خوش آمد گویی، مواجه شدید، روی دکمه OK کلیک کنید تا بسته شود.
به این ترتیب Access دو پنجره به نامهای Database , Main Switchbhoard را نمایش می دهد، پنجره Database در حکم «مرکز کنترل» برنامه Access می باشد. پنجره Main Switchbhoard نزدیک یک محیط رابط ساده تر را برای افرادی که مشغول استفاده از پایگاه داده (نه کار روی طراحی آن) هستند، فراهم
می کند.
در طی این مهار از استاندارد ICDL از پنجره Database استفاده خواهیم کرد، نمه از پنجره Main Switchbhoard ، بنابراین پنجره Main Switchbhoard را با کلیک کردن روی Display Database Window ببندید.
پنجره Database
قسمتهای زیر ناحیه objects از پنجره Database قابل مشاهده اند: Tables (جداول) ، Queries (معیارها)، Froms (فرمها)، Reports (گزارشها)، Pages(صفحات) ، Macros (ماکروها) و ‌Modules (ماژول ها) . هر یک از این قسمتها حاوی مجموعه ای از آیتم ها می باشد که Access آنها را شیء می نامد. (هر یک از این اشیا به نحوی به پایگاه ارتباط دارند.) در مهارت پایگاه ICDL مطالبی در مورد چهار قسمت اول خواهید آموخت؛ بنابراین نگران قسمتهای Modules , Macros, Pages نباشید.
• جداول [Tables]
• معیارها [Queries]
• فرمها [Forms]
• گزارشها [Reports] گزارشها امکان استخراج اطلاعات از یک پایگاه داده به صورت نسخه های چاپی را فراهم می کنند.
هنگام کار با Access به دفعات با پنجره Database مواجه خواهید شد. از طریق این پنجره می توانید هر یک از اشیاء تشکیل دهنده یک پایگاه را (جهت به کارگیری و تغییر دادن آنها) باز کنید، در عین حال هنگامی که کار شما با هر یک از اشیای مذکور به پایان می رسد، Access شمار را به پنجره Database باز
می گرداند. در عین حال می توانید با انتخاب گزینه های Database : > نام پایگاه داده< / Window به پنجره Database باز گردید.
اولین بار که یک پایگاه داده را باز می کنید، به طور طبیعی جدوال (Tables) موجود در آن در پنجره Database ظاهر می شوند. اگر این قسمت این گونه نیست، به سادگی روی گزینه Tables واقع در لیست objects کلیک کنید.

توجه کنید که پایگاه Northwind حاوی چندین جدول می باشد. در این میان، جدول Employees را از طریق کلیک راست کردن روی آن و سپس کلیک کردن روی دکمه Open ویا از طریق دابل کلیک کردن روی آ‌ن جدول مزبور باز کنید. در ادامه نوع اطلاعات موجود در این جدول را مورد توجه قرار دهید. به این ترتیب می توانید ایده خوبی در مورد نحوه استفاده عملی از پایگاههای داده به دست آورید.
• چنان چه تعداد فیلدهای موجود در یک جدول، نظیر Employees ، بیش از تعداد فیلدهای قابل نمایش در یک صفحه واحد می باشد، از نوار مرور افقی برای حرکت به چپ یا راست استفاده کنید.
در صورتی که نوار مرور افقی قابل مشاهده نمی باشد، روی دکمه Maximize کلیک کنید تا نوار مرور نمایان گردد.
• چنانچه تعداد رکوردهای یک جدول بیش از آن باشد که در یک صفحه واحد قابل نمایش باشند، از نوار مرور قائم برای حرکت به بالا و پایین در میان رکوردها استفاده کرده و یا دکمه های کاوش که در پایین پنجره Datasheet نمایش یافته اند را به کار بندید.
نوارهای ابزار Access
پر استفاده ترین عملکردهای مورد استفاده در Access از طریق کلیک کردن روی دکمه های موجود در نوارهای ابزار ا ین نرم افزار قابل دسترسی هستند. به طور طبیعی Access مناسب ترین نوار ابزار برای عملیات جاری شما را نمایش می دهد. منظور از مناسب ترین نوار ابزار، نوار ابزاری است که حاوی دکمه های مربوط به عملکردهای پر استفاده در عملیات جاری می باشد.

اگر مایلید یک نوار ابزار را ناپدید کنید (و تمام انتخابهای خود از طریق منوها انجام دهید)، یا اگر می خواهید سایر نوارهای ابزار را نمایش دهید، گزینه های View/Toolbars را انتخاب کرده و سپس در لیست نوارهای ابزار نمایش یافته، نوار ابزاری را که مایل به احضار آن هستید انتخاب کرده و نوار ابزاری را که مایل به ناپدید کردن آن هستید، از حالت انتخاب خارج کنید.
چنانچه یک نوار ابزار بخصوص را در لیست نوارهای ابزار مشاهده نمی کیند، گزینه Customize را انتخاب کنید تا لیست کاملی از نوارهای ابزار موجود به نمایش درآید. سپس نوار ابزار مورد نظر را انتخاب کرده و یا از حالت انتخاب شده خارج کنید. در پایان روی دکمه Close کلیک کنید.

پنجره Database حاوی یک نوار ابزار مخصوص می باشد که همواره در بالای این پنجره به نمایش در می‌آید. گزینه های موجود در این نوار ابزار نیز بسته به نوع شیء انتخاب شده در نوار objects تغییر می کنند.
پسوند نام فایل های Access
این فایل های پایگاه داده Access به پسوند (Microsoft DataBase) . mdb ختم می شود. این پسوند کاربر را در جهت تشخیص فایلهای Access از سایر انواع فایل ها، از قبیل فایل های (xls) Excel یا (doc) Word یاری می دهد.

فکر کردن در مورد فیلد ها
پس از تصمیم گیری در مورد فیلدهای یک پایگاه داده، به دقت در مورد نحوه به کارگیری فیلدهای مزبور فکر کنید. برای مثال اگر مایلید پرندگان را بر اساس کشور یا ناحیه ای که در آن یافت می شوند، مرتب یا انتخاب کنید،‌ باید ستونی برای کشور داشته باشید، زیرا برای مثال، ممکن است بدانید که بوردو در فرانسه قرار دارد، اما Access نمی داند. مثال دیگر اینکه، اگر مایلید به یافتن تمام آلبوم های تولید شده به وسیله Nick Lowe هستید، باید اطلاعات مربوطه را ترجیحاً به صورت مرسوم (نام فامیل پس از نام کوچک)‌ثبت نمایید.

ویژگی Online Help
نرم افزار Access ، همانند Power Point , Excel , Word و سایر محصولات نرم افزاری شرکت مایکرو سافت، یک سیستم کمکی (Help) قابل جستجو و Online را در اختیار کاربر قرار می دهد. بنابراین دو جزء عبارت «Online Help» به صورت زیر قابل تعریف می باشد:
• منظور از واژه «Help» و مجموعه اطلاعاتیاست که شمار را در درک و با کارگیری امکانات نرم افزار مورد نظر یاری می دهند.
• منظور از واژه «Online» ایناستکه مطالب و محتویات Help در صفحه نمایش کامپیوتر شما نمایش می یابند، نه به صورت چاپ شده روی کاغذ. محتویات Online Help را می توانید به چند روش مورد جستجو و مطالعه قرار دهید، از طریق منوی Help ،‌ از طریق کادرهای محاوره یا از طریق به کارگیری ویژگی دستیار (Office Assistant) Office .
به کارگیری دستیار Office

دستیار (Office Assistant) Office یک ابزار مناسب و متحرک است که امکان تایپ کردن عنوان یک موضوع یا درج یک سوال در مورد موضوع مورد نظر را در اختیار شما قرار داده و بسته به عنوان یا سوال درج شده توسط شما، لیستی از عناوین کمکی مربوط را ارائه می دهد. به این ترتیب می توانید عنوان دلخواه خود را از لیست مزبور انتخاب نمایید.
روش های به کارگیری Office جهت دریافت کمک:
۱- روی نمای متحرک دستیار Office (تصویر قابل) کلیک کنید.
در صورت که نماد دستیار Office در صفحه نمایش شما قابل مشاهده نمی باشد، گزینه های Help / Show the Office Assistant را انتخاب نمایید.
۱- در بالن جستجوی نمایش یافته، کلمه help را تایپ کنید.

۲- روی دکمه Search کلیک کنید.
۳- روی عنوان دلخواهی از لیست عناوین حاصل از جستجو کلیک کنید. به این ترتیب محتوای عنوان مزبور را در پنجره Microsoft Access Help به نمایش در می آید. این پنجره را به تفصیل در قسمت «استفاده از پنجره Help برای دریافت کمک» مودر مطالعه قرار خواهیم داد.
۴- با کلیک کردن روی دکمه Close واقع در گوشه بالا سمت راست پنجره Help این پنجره را ببندید.
به کار گیری کادر Ask a Question برای دریافت کمک
کادر Ask a Question قسمت سمت راست نوار منوی Access ظاهر شده و امکان تایپ کردن عنوان یک موضوع و یا یک سؤال را برای دریافت کمک بدون استفاده از دستیار Office فراهم می کند.
سؤال و یا عنوان موضوع مورد نظر خود را در کادر Ask a Question تایپ کرده و کلید Enter را فشار دهید. به این ترتیب Access به همان شکلی که در مورد دستیار Office ذکر شد، لیست عناوین مربوط را نمایش می دهد.
استفاده از پنجره Help جهت دریافت کمک
برای باز کردن پنجره Microsoft Access Help گزینه های Help/Microsoft Access را انتخاب کرده و یا کلید F1 را فشار دهید.

برای استفاده از پنجره Help به منظور دریافت مستقیم کمک، ابتدا باید دستیار Office را غیر فعال نمایید. به این منظور لازم است از مراحل زیر پیروی نمایید.
روی نماد دستیار Office کلیک راست کرده و گزینه Options را از منوی میانبر ظاهر شده برگزینید.
گزینه the Use office Assistant را از حالت انتخاب شده خارج کرده و روی دکمه ok کلیک کنید.
پنجره Help دارای سه زبانه می باشد که امکان جستجو در Help را به سه روش مختلف فراهم می کنند.
زبانه Contents : این زبانه حاوی توضیحات کوتاهی در مورد ویژگی های اصلی Access است.
هر جا یک عنوان را همراه با نمادی به شکل یک کتاب دیدید، روی آن دابل کلیک کنید تا زیر – عنوانهای آن مشاهده شوند.
هر جا نمادی به شکل یک علامت سؤال را رویت کردید، برای خواندن متن Help روی آن دابل کلیک کنید.

زبانه Answer Wizard: سؤال خود را در کادر What would you like to do تایپ کرده و روی دکمه Search کلیک کنید. به این ترتیب، Access تمام عناوین Help را که با سؤال شما مرتبط هستند، نمایش می دهد.
زبانه Index : واژه یا عبارت مورد نظر خود را تایپ کرده و یا یک واژه کلیدی را از لیست مربوطه انتخاب نمایید، سپس روی دکمه Search کلیک کنید. به این ترتیب Access لیستی از عناوین مرتبط را در قسمت پایین ناحیه سمت چپ نشان می دهد.
پس از یافتن عنوانی که در جستجوی آن هستید، روی آن کلیک کنید تا متن آن در سمت راست زبانه Index ظاهر شود.
هنگام جستجو و خواندن عناوین کمکی، دکمه های زیر را در بالای پنجره Help مشاهده خواهید کرد:
دکمه Hide / Show : این دکمه برای اختفا یا ظاهر کردن ناحیه سمت چپ کادر محاوره Online Help به کار می رود.
دکمه Back / Forward : این دکمه شما را در میان عناوینی از Help که قبلاً مورد مطالعه قرار داده اید، به عقب و جلو می برند.
دکمه Print : با کلیک کردن روی این دکمه می توانید آن دسته از محتویات Help را که در حال حاضر در کادر محاوره نمایش یافته اند،‌ چاپ کنید.

نه های متعددی در رابطه با Onlines Help در اختیار شما قرار می گیرند.
توصیه می شود چند دقیقه از وقت خود را صرف بررسی کامل سیستم Online Help در Access نمایید. به خاطر داشته باشید، هنگام پاسخگویی به سؤالات آزمون ICDL مجاز به استفاده از Online Help هستید، بنابراین بهتر است تبحر و سرعت عمل کافی در استفاده از آن پیدا کنید.
استفاده از Online Help در کادرهای محاوره
۱- در حالی که پایگاه داده Norhwind در نمای Datasheet باز است، گزینه های Format / Datasheet را برگزینید تا کادر محاوره Format Datasheet نمایان شود.
۲- در کادر محاوره ظاهر شده، روی نماد علامت سؤال موجود در گوشه بالا- سمت راست آن کلیک کنید تا نمادی شبیه به علامت سؤال در سمت راست اشاره گر ماوس نمایان شود.
۳- روی گزینه Flat واقع در کادر محاوره کلیک کنید.

۴- به این ترتیب Access یک متن کمکی را در مورد گزینه انتخاب شده (گزینه Flat) نمایش می دهد.

۵- در محل دلخواهی از صفحه نمایش Access کلیک کنید تا متن کمکی ناپدید شود، سپس روی دکمه Cancel کلیک کنید تا کادر محاوره بسته شود.
بستن یک پایگاه داده
برای بستن یک پایگاه داده Access گزینه File / Close را انتخاب کرده و یا روی دکمه Close واقع در پنجره Database کلیک کنید.
بستن Access
برای خارج شدن از برنامه Access، گزینه های File / Exit را انتخاب کرده و یا روی دکمه Close واقع در پنجره Access کلیک کنید.

فصل ۲
ایجاد پایگاههای داده در Access
۱- تولید یک پایگاه داده جدید و خالی
۱- برنامه Access را راه اندازی کنید.
۲- در قسمت New از ناحیه وظیفه New File ، روی گزینه Blank Database کلیک کنید تا Access کادر محاوره New Database File را به نمایش در آید.

۳- در کادر محاوره ای New Database File نام دلخواهی (نظیر nama) را برای فایل پایگاه داده جدید خود وارد کرده و پوشه ای را که مایلید فایل مزبور در آن قرار گیرد، مشخص نمایید، به این ترتیب Access به طور خودکار پسوند mdb . را به نام پایگاه داده اضافه می کند. نرم افزار Access در حالت پیش فرض پیشنهاد می کند که پایگاههای داده خود را در پوشه My Documents ذخیره کنید. اما شما می توانید این پوشه را مورد موافقت قرار داده و یا تغییر دهید.
۴- روی دکمه Create کلیک کنید.
۵- هنگامی که یک پایگاه داده را تولید می کنید، اشیایی که دارای ماهیت جدول هستند، به طور طبیعی در پنجره Database نمایان می شوند (به عبارت دیگر، آیکون Table در نوار Objects انتخاب شده است). اگر این گونه نیست، روی آیکون Table در نوار Objects کلیک کنید.
۲- انتخاب جدول نمونه
با توجه به اینکه پیش بینی دقیق کاری که قصد دارید با پایگاه داده خود انجام دهید غیر ممکن است، ویزارد Table گسترده وسیعی از انتخابها را از طریق جداول نمونه پیشنهاد می کند.
۱- با دابل کلیک کردن روی گزینه Create table by using wizard واقع در پنجره Database ویزارد Table را آغاز کنید.

به عنوان یک روش جایگزین می توانید روی دکمه New واقع در نوار ابزار پنجره Database کلیک کرده و مطابق تصویر زیر، گزینه Table Wizard را در کادر محاوره New Table انتخاب نموده و روی دکمه ok کلیک کنید.

۲- در کادر محاوره Table Wizard که هم اکنون نمایش یافته است، دو گزینه به نامهای Personal , Business قابل مشاهده اند. نرم افزار Access بسته به گزینه ای که انتخاب می کنید، لیست متفاوتی از جداول نمونه را در کادر Sample Tables نمایش می دهد.
۳- گزینه Business را انتخاب کرده و لیست Sample Tables را مرور کنید. برای هر یک از جداول لیست Sample Tables ، فیلدهای نمونه را در لیست Sample Fields مشاهده و بررسی کنید. ملاحظه خواهید کرد که هیچ یک از جداول نمونه، نیاز شما (جدولی در مورد پرندگان) را برآورده نمی کنند.
۴- اکنون گزینه Personal را انتخاب نموده و دوباره لیست Sample Tables را مرور کنید.
۵- جدول nama را انتخاب کنید
۳- انتخاب فیلدها
اولین صفحه از ویزارد Table حاوی سه کادر لیست می باشد. اولین کادر، جداول نمونه Access را نمایش می دهد . دومین لیست تمام فیلدهای موجود در جدول نمونه انتخاب شده را نمایش داده و سومین لیست، فیلدهایی را نشان می دهد که تصمیم به وارد کردن آنها در جدول جدید خود گرفته اید، بدیهی است،‌ لیست سوم در ابتدای کار خالی می باشد.

به منظور انتقال یک فیلد از لیست Sample Fields به لیست Fields in my new table ، روی فیلد مزبور و سپس روی دکمه ای که حاوی علامت «>» است، کلیک کنید. در صورتی که نظرتان در مورد انتقال یک فیلد بخصوص به لیست فیلدها تغییر کرد، کافی است آن را در لیست Fields in my new table انتخاب کرده و روی دکمه ای که حاوی علامت «< » است، کلیک کنید. در عین حال برای انتقال تمام فیلدهای جدول نمونه به جدول خود، کافی است روی دکمه ای که حاوی نماد «>>» است کلیک نمایید. برای حذف تمام فیلدها از لیست سمت راست (لیست فیلدهای جدول جدید) نیز می توانید روی دکمه ای که حاوی نماد «<<» است، کلیک کنید.

انتخاب فیلدهای مورد نیاز
۱- فیلدهای زیر را از لیست Sample fields به لیست Fields in my new table منتقل کنید:Flowering , Genus , Common Name , Plant ID Place Purchased , Date Purchased, Waterinh Ferequency, .
۴- تغییر دادن نام فیلدها
اکنون که فیلدهای مورد نیاز در جدول را از جدول نمونه ویزارد انتخاب کرده اید، در مرحله بعد باید نام مناسبی را به هر یک از فیلدهای وارد شده در جدول جدید اعمال کنید. Fields in my new table و سپس روی دکمه Rename Field کلیک کرده و سپس نام جدید فیلد مورد نظر را درکادر محاوره Rename Field تایپ نمایید.
۱- فیلد Plant ID را از لیست Fields in my new table انتخاب کرده و روی دکمه Rename Field کلیک کنید.

۲- نام جدیدی مورد نظر برای فیلد را نتخاب شده و در کادر محاوره Rename Field تایپ کرده و روی دکمه OK کلیک کنید.
۳- روی دکمه Next کلیک کنید.
تبریک می گویم! اکنون اولین جدول خود را در Access تولید کرده اید.
۴- اکنونباید نام دلخواه خود را به جدول تولید شده اطلاق کنید.
نام nama را به جدول اعمال کنید (همان نام پایگاه داده موجود در جدول).
۵- تعیین کلید اولیه
در یک فهرست تلفن، ممکن است افرادی متعددی با نام خانوادگی Murphy لیست شده باشند. از سوی دیگر، ممکن است نام کوچک تعدادی از این افراد John باشد. برای یافتن فرد مورد نظر خود از طریق این فهرست تلفن، لازم است اطلاعات بیشتری از قبیل آدرس افراد در اختیار داشته باشید. حتی در این صورت نیز ممکن است یک پدر و پسر هم نام که دارای آدرس مشترک هستند، کار را برای شما دشوار کنند. در این حالت می توانید سؤالات بیشتری را از آنها پرسیده و به این ترتیب پی ببرید که آیا دقیقاً مشغول صحبت با فرد مورد نظر خود هستید یا خیر؟
اما در یک سیستم کامیپیوتری، Access باید بدانید که شما به دنبال کدام John Murphy هستید. طبیعی است که شما مایل نیستید از طریق آزمون و خطا John Murphy مورد نظر خود را بیابید، بنابراین یک شناسنده منحصر به فرد مرسوم به کلید را به هر رکورد اعمال می کنید. کلید هر رکورد منحصر به همان رکورد بوده و نمی تواند با رکوردهای دیگر مشترک باشد.
کلید پایگاه داده : به یک فیلد (ترکیبی از فیلدها)‌در یک رکورد پایگاه داه گفته می شود که منحصراً برای شناسایی آن رکورد مورد استفاده قرار می گیرد.

تعیین یک کلید اولیه
۱- در دومین صفحه Table که در آن نام جدول جدید را مشخص کردید، گزینه No, I’ll set the primary key را انتخاب کرده و روی دکمه Next کلیک کنید.
۲- در پاسخ به سؤال « ؟ What field will hold data that is unipue for each record» به معنی «کدام فیلد حاوی داده خواهد بود که مقدار آن در هر رکورد منحصر به فرد می باشد؟» گزینه Number را انتخاب کنید (البته این گزینه از قبل به عنوان گزینه پیش فرض انتخاب شده است). در پاسخ به سؤال :
«؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزینه :
Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نمایید.
۳- روی دکمه Next کلیک کنید.
۴- سپس Access از شما می پرسد، در ادامه مایلید چه کاری انجام دهید: تصحیح طرح جدول،‌ وارد کردن مستقیم داده ها در جدول، یا وارد کردن داده ها در جدول با استفاده از ویزارد فرم؟
جدولی که حاوی هیچ داده ای نباشد، کاملاً بی ارزش است؛ بنابراین اگر مایلید داده های دلخواه خود را به طور مستقیم و بدون فوت وقت در جدول وارد کنید، گزینه Enter data directly into the table را برگزینید.
۵- روی دکمه Finish کلیک کنید.

۶- وارد کردن داده ها در جدول
هنگام نمایش که یک جدول تولید می کنید، Access آن را ابتدا در نمای Datasheet نمایش می دهد. محتویات جدول جدید در نمای Datasheet به قرار زیر می باشند:
• عنوان ستونها در ناحیه فوقانی جدول که معادل با نام فیلدهای آن می با شد.
• فقط یک ردیف خالی در زیر عنوان ستونها

با کلیک کردن داخل هر یک از فیلدهای جدول، می توانید داده های دلخواه خود را در فیلد مزبور وارد کنید. برای انتقال از هر فیلد به فیلد بعدی نیز باید از کلید Tab و یا کلیدهای جهتی استفاده نمایید. البته یک استثنا در این مورد وجود دارد. فیلد Number (کلید اولیه شما) به طور خودکار توسط Access تعیین می شود (نمی توانید عدد جدیدی را در این فیلد وارد کرده و یا عدد موجود را تغییر دهید)
بلافاصله پس از اینکه وارد کردن داده ها در یک رکورد جدید را شروع می کنید، یک سطر جدید در زیر سطر مربوط به رکورد مزبور ایجاد می شود؛ بنابراین هیچ نگرانی در مورد ایجاد رکوردهای جدید وجود ندارد. در واقع همواره یک رکورد خالی در انتهای جدول شما وجود دارد که می توانید اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد کنید.
وارد کردن داده ها در جدول شما
۱- جزئیات مربوط به تعدادی از نماها را در فیلدهای nama . Size , Migratory Color , Name از جدول namaوارد کنید.
در این مرحله ممکن است پهنای برخی از فیلدها کوچک تر از آن باشند که امکان نمایش یافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. که در مراحل بعد خواهید آموخت. اما در مورد فیلدهای Migratory ، اگر این فیلدها حاوی کادر کنترل باشند، برای نشان دادن فروش یک آپارتمان کافی است روی کادر کنترل مربوطه کلیک نمایید. اما چنان چه فیلدهای Migratory حاوی کلمه «No» (به جای کادر کنترل) باشند، برای نشان دادن ویژگی برای فروش یک آپارتمان باید کلمه «Yes» را به جای کلمه «No» تایپ نمایید.

۲- جدول خود را با کلیک کردن روی دکمه Close پایینی، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول
(نه پنجره Access ) ببندید. به این ترتیب Access طی پیغامی نظر شما را در مورد ذخیره کردن تغییرات اعمال شده در جانمایی جدول جویا می شود. در پاسخ به این پیغام روی دکمه Yes کلیک کنید.
۳- به این ترتیب Access شما را به پنجره Database باز می گرداند.
اکنون نحوه تولید یک جدول در Access و چگونگی وارد کردن داده های یک جدول از طریق نمای Datasheet را می دانید.

۷- تغییر پهنای ستونها
تغییر پهنای ستون کار ساده ای است. در این مرحله متوجه خواهید شد که Access در بدو تولید یک جدول، پهنای یکسانی را به تمام ستونهای آن اعمال می کند. با توجه به این موضوع، برخی از ستونها در ابتدای امر باریک تر از آن هستند که امکان نمایش دادن تمام محتویات خود را داشته باشند.
در عین حال برخی از ستونها بیش از حد لازم پهن بوده و موجب افزایش پهنای کلی جدول شما می گردند. در نتیجه ممکن است برخی داده های شما از سمت راست پنجره Datasheet بیرون بروند و برای مشاهده آنها مجبور به استفاده از نوار مرور افقی شوید. برای تغییر پهنای یک ستون از جدول، روی خط حایل بین عنوان ستون مزبور و عنوان ستون سمت راست آن، کلیک کنید (به این خط قائم،‌ مرزیاب فیلدها گفته می شود.)
پس از تغییر شکل اشاره گر، آن را به سمت چپ یا راست درگ کنید تا پهنای ستون مورد نظر به مقدار دلخواهتان برسد.
در عین حال با دابل کلیک کردن روی مرزیاب هر فیلد می توانید پهنای ستون مربوط به آن را به نحوی تغییر (افزایش یا کاهیش) دهید که بزرگ ترین داده موجود در ستون مزبور به طور کامل نمایش یافته و در عین حال هیچ فضای خالی اضافی در آن وجود نداشته باشد.

تنظیم پهنای ستونها
۱- در پنجره Database روی نام جدول nama دابل کلیک کنید تا باز شود.
۲- پهنای ستونها Color , nama Name را به نحوی تغییر دهید که ظاهر کلی جدول بهبود یابد.
۸- سوئیچ کردن به نمای Design
در فصل ۱ با دو نمای قابل استفاده برای مشاهده یک پایگاه داده آ‌شنا شدید. این دو نما عبارت بودند از Datasheet که امکان مشاهده هم زمان رکوردهای متعدد را در قالب سطرها و ستونهای مختلف فراهم

می کند و نمای Form که در هر لحظه تنها امکان مشاهده یک رکورد را در اختیار شما قرار می دهد.
اکنون با سومین نمای Design (طراحی) نام دارد، آشنا خواهید شد. از طریق این نما می توانید ساختار و سازماندهی جدول خود را تغییر دهید. نمای Design لیستی از تمام فیلدهای جدول را همراه با نوع داده های قابل ورد در آنها نمایش می دهد در عین حال نمای Design برای تولید یک جدول جدید از صفر و اضافه، حذف و تصحیح نمودن فیلدهای یک جدول موجود قابل استفاده است.
• در صورتی که جدول شما در نمای Datasheet باز شده است، با انتخاب گزینه های View / Design View و یا کلیک کردن روی دکمه Dsign View از نوار ابزار به نمای Design سوئیچ کنید.
• در صورتی که جدول شما در نمای Design باز شده است، برای بازگشت به نمای Datasheet
• می توانید گزینه های View / Datasheet View را انتخاب کرده و یا روی دکمهView Datasheet‌ از نوار ابزار کلیک کنید. دکمه های نوار ابزار امکان سوئیچ کردن سریع بین دو نمای مورد بحث را در اختیار شما قرار می دهند. در نتیجه پس از اعمال تغییرات دلخواه خود در نمای D esign
• می توانید به سرعت به نمای Datasheet باز گشته و نتیجه اعمال تغییر مزبور را مشاهده نمایید. چنانچه جدول شما باز نباشد، می توانید از ابتدا آن را در نمای Design باز کنید. به این منظور کافی است جدول مزبور را در پنجره Database انتخاب کرده و روی دکمه Design کلیک کنید.

نمای Design (Design View)
نمایی است که امکان تغییر ساختار سازمانی جداول را فراهم می کند. در نمای Design قادر به تولید ا یندکس می باشید.
۹- تولید ایندکس

تولید یک ایندکس که از یک یا چند فیلد می توانید فرآیند مرتب کردن و بازیابی رکوردها را به مقدار قابل توجهی تسریع نماید؛ بخصوص زمانی که پایگاه داده مورد نظر خیلی بزرگ باشد. کاربرد ایندکس ها در نرم افزار Access همانند کاربرد ایندکس موجود در انتهای کتابها می باشد، به عبارت دیگر، ویژگی ایندکس در Access شما را در جهت جستجو و یافتن داده هایی که در جستجوی آن هستید، یاری می دهد.
برای مثال، جستجوی یک عنوان در ایندکس انتهای یک کتاب بسیار ساده تر از بررسی صدها صفحه کتاب مزبور و یافتن عنوان مورد نظر می باشد؛ همچنین استفاده از یک ایندکس پیچیده تر که احتمالاً حاوی نام کوچک و آدرس افراد می باشد، امکان تمیز قائل شدن بین ۴۷ مورد نام Smith را که در یک پایگاه داده ظاهر شده اند در اختیار شما قرار می دهد.

نرم افزار Access قادر به استفاده از ایندکس های جدول برای پیش گیری از اتلاف وقت شما می باشد. با استفاده از این ایندکس ها دیگر نیازی به جستجوی هزارها رکورد یک پایگاه داده به منظور یافتن یک رکورد خاص نخواهید بود. ایندکسی که بر مبنای چندین فیلد تولید شده است (مثلاً فیلدهای نام خانوادگی، نام کوچک و شهر) با توجه به همین تحلیل شما را یاری می دهد.
ایندکس پایگاه داده (Database Index)

لیستی از کلیدها که یک پایگاه داده می تواند برای یافتن و مرتب کردن رکوردها مورد استفاده قرار دهد. ایندکس ها انجام اعمالی نظیر یافتن و مرتب کردن را تسریع می کنند؛ چرا که در صورت استفاده از آنها، پایگاه داده تنها نیاز به برآورد کردن فیلدهای ایندکس خواهد داشت، نه تمام رکوردها.

تولید یک ایندکس
۱- جدول nama در نمای Design به نمایش در آورید.
۲- گزینه های View / Indexes را انتخاب کرده و یا روی دکمه Indexes واقع در نوار ابزار کلیک کنید. به این ترتیب می توانید ایندکس هایی را که قبلاً تنظیم شده و هر یک تنها مشتمل بر یک فیلد می باشند، مشاهده نمایید.
۳- یک عبارت در یک ردیف خالی از فیلد (ستون) Index Name تایپ کنید.
۴- در محل دلخواهی از ستون Field Name واقع در سمت راست متنی که در مرحله قبل تایپ کردید، کلیک کنید. با انجام این عمل، یک پیکان رو به پایین در سمت راست این فیلد ظاهر می گردد. روی پیکان مزبور کلیک کرده و گزینه Place Seen را انتخاب نمایید.
۵- در فیلدی که در زیر مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد کلیک کرده و گزینه Date Seen را انتخاب نمایید.

۶- در فیلدی که در زیر فیلد مورد استفاده در مرحله قبل قرار دارد کلیک کرده و گزینهName nama را انتخاب نمایید.
۷- روی دکمه Close واقع در گوشه بالا – سمت راست کادر محاوره Indexes و سپس روی دکمه Close واقع در گوشه بالا- سمت راست جدول nama کلیک کنید.
۸- هنگام مواجه با پیغامی که نظر شما را در مورد ذخیره کرن تغییرات جدول در نمای Design جویا
می شود، روی دکمه Yes کلیک کنید.

اکنون یک ایندکس با فیلدهای متعدد را بر مبنای سه فیلد Date Seen , Place Seen و nama Name تولید کرده اید. از این بع بعد Access می توانید ایندکس تولید شده را برای بازیابی سریع اطلاعات مربوط به نماهایی که در یک محل بخصوص و در محدوده ای بخصوص از تاریخها مشاهده شده اند، مورد استفاده قرار دهد. تولید ایندکس، آخرین گام از عملیات تولید یک پایگاه داده به شمار می رود. اکنون می توانید از محیط Access خارج شوید.

فصل ۳
تصحیح پایگاههای داده Access
تغییر و حذف رکوردهای یک پایگاه داده
جهت تغییر یا حذف یک رکورد در پایگاه داده nama ابتدا برنامه Access سپس پایگاه داده nama در ادامه جدول nama را باز کنید. به این ترتیب جدول شما در حالت پیش فرض در نمای Datasheet به نمایش در خواهد آمد.
تغییر یک فیلد
به منظور تغییر یک فیلد، ابتدا روی آن کلیک کنید.
• چناچه در انتهای سمپ چپ فیلد کلیک کنید، کل آن انتخاب می شود، در نتیجه هر چیزی که تایپ نمایید، بلافاصله جایگزین کل محتوای فعلی فیلد می گردد.
• چنان چه در محل دیگری از فیلد کلیک کنید، می توانید از کلیدهای Backspace و Delete برای حذف مورد به مورد کاراکترها استفاده کرده و در صورت تمایل، کاراکترهای جدید وارد نمایید.
توجه کنید که وقتی داخل یک فیلد کلیک می کنید، علامتی شبیه به یک پیکان داخل کادری که در انتهای سمت راست رکورد مربوطه قرار دارد، به نمایش در می آید. این کادر اصطلاحاً کادر انتخاب کننده رکورد نامیده شده و پیکانی که داخل کادر مزبور ظاهر می گردد، رکورد جاری را مشخص می کند (منظور از رکورد جای رکوردی است که در حال حاضر مشغول کار کردن روی آن هستید).
به خاطر دارید که امکان تغییر فیلد Number وجود ندارد (محتوای این فیلد توسط Access تعیین می شود) در عین حال تغییر فیلد Migratory می توانید روی آن کلیک کنید. به این ترتیب، چنان چه فیلد مزبور دارای وضعیت On (دارای علامت تیک) باشد، به وضعیت Off (بدون علامت تیک) تغییر خواهد یافت و بر عکس (چنان چه فیلد Migratory حاوی مقدار «No» باشد، تنها دو انتخاب پیش پای شما خواهد بود: یا باید فیلد مزبور را به حال خود رها کنید و یا آن را به Yes تغییر دهید. در حقیقت هیچ ورودی دیگری پذیرفته نخواهد شد.)
حذف کردن یک رکورد

جهت حذف کردن یک رکورد، ابتدا رکورد مزبور را با کلیک کردن در محل دلخواهی از آن به رکورد جاری تبدیل کنید، سپس برای حذف رکورد اقدام به انتخاب گزینه‌های Edit / Delete Record نموده و یا روی دکمه Delete Record از نوار ابزار کلیک کنید. با انجام این عمل با پیغامی برای تأیید حذف رکورد مواجه خواهید شد که بسته به پاسخ شما، رکورد مورد نظر حذف شده و یا باقی می ماند.